Главная страница
Навигация по странице:

  • Экспертные комиссии.

  • Проведение экспертизы ценности.

  • Основы делопроизводства. Дипломная работа Основы делопроизводства. Дипломная работа основы делопроизводства


    Скачать 86.73 Kb.
    НазваниеДипломная работа основы делопроизводства
    АнкорОсновы делопроизводства
    Дата08.09.2022
    Размер86.73 Kb.
    Формат файлаdocx
    Имя файлаДипломная работа Основы делопроизводства.docx
    ТипДиплом
    #667252
    страница4 из 8
    1   2   3   4   5   6   7   8

    Экспертиза ценности документов



    Завершающий этап работы с документами в делопроизводст­ве — обработка дел для их дальнейшего хранения и использова­ния. Обработка дел для хранения включает проведение экспер­тизы научной и практической ценности документов, оформле­ние дел, составление описи на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения.

    Экспертиза ценности документов — это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения основе принятых критериев.

    В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

    • отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;

    • отбор на временное хранение документов, не представ­ляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;

    • выделение к уничтожению документов, не имеющих науч­ной ценности и утративших практическое значение;

    • установление или изменение сроков хранения документов. Документы оцениваются на основании принципов историзма,

    системности, целостности. Критериями оценки документов яв­ляются их происхождение, содержание и внешние особенности.

    Экспертные комиссии. Экспертиза ценности в делопроизвод­стве проводится при составлении номенклатуры дел, при фор­мировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам, а также при подготовке дел к последующему хранению и при выделении дел на уничтожение.

    Для организации и проведения экспертизы ценности доку­ментов, их отбора на хранение и уничтожение в учреждении создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). В министерствах и ведомствах, центральных органах обществен­ных организаций для отбора и передачи документов на государственное хранение, а также для контроля и оказания методиче­ской помощи подведомственным организациям создаются цен­тральные экспертные комиссии (ЦЭК).

    ЦЭК и ЭК — совещательные органы. Они работают в посто­янном контакте с экспертно-проверочными комиссиями (ЭПК) соответствующего архивного учреждения, от которого получают указания организационно-методического характера.

    Проведение экспертизы ценности. Ежегодно в делопроизвод­стве организаций проводят отбор документов на постоянное и временное хранение, а также для уничтожения. Этот отбор про­водит персонал структурных подразделений при участии сотруд­ников ведомственного, архива. Он предполагает анализ фактиче­ского содержания документов, находящихся в деле. Не только на основе заголовков дел, а путем полистного просмотра доку­ментов определяется их научная и практическая ценность и со­ответствующие сроки хранения.

    В результате работы экспертной комиссии образуются четы­ре группы документов с различными сроками хранения:

    1) постоянного хранения в государственных архивах;

    2) временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);

    3) временного хранения (до 10 лет);

    4) подлежащие уничтожению в связи с истечением срока хранения.

    В ведомственный архив передаются дела постоянного и вре­менного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их пере­дача происходит только по описям. Дела временного (до 10 лет) хранения не подлежат сдаче в ведомственный архив. Они хранятся централизованно службой документационного обеспече­ния или в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению.

    После утверждения описей на дела постоянного хранения архивное учреждение разрешает учреждению уничтожить доку­менты с временными сроками хранения. Уничтожение доку­ментов оформляется актами. Акт о выделении к уничтожению документов и дел подписывают председатель и члены ЭК, утверждает руководитель учреждения.
    1. Оформление дел



    Оформление дела — это подготовка дела к хранению в соот­ветствии с установленными правилами.

    Оформление дела предполагает комплекс работ по подшивке документов, нумерации листов, составлению заверительной надписи, составлению (в некоторых случаях) внутренней описи документов, внесению уточнений в реквизиты обложки дела: уточнение названия организации, делопроизводственного ин­декса и заголовка дела, даты дела и др.

    Оформление дел начинается с момента их заведения в дело­производстве и завершается в процессе подготовки к сдаче в ведомственный архив. Оформление дел проводится работниками службы документационного обеспечения организации и струк­турных подразделений. Оформление может быть частичное или полное. Дела временного хранения (до 10 лет) обрабатываются упрощенно (частично). Они остаются в скоросшивателях, листы не нумеруются и сдаются в архив по номенклатуре дел. Но дела могут и не сдаваться в архив, а храниться в структурных подраз­делениях для использования в справочной работе.

    Для учета количества листов в делах постоянного и вре­менного (свыше 10 лет) хранения составляется заверительная надпись. Она составляется на отдельном листе-заверителе, который располагается в конце каждого дела. В ней цифрами и прописью указывается число пронумерованных листов дела и отдельно через знак «+» - число листов внутренней описи, если она есть.

    Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.

    Заверительная надпись пишется разборчиво. В ней указыва­ются дата составления, должность и фамилия составителя, ко­торый затем ставит свою подпись.

    После подшивки документов и нумерации листов производится оформление обложки дела. Требования к оформлению закреплены ГОСТ 17914-72.

    Если дело начато в одной организации, а закончено в другой, на обложке проставляются три даты: дата заведения дела в одной организации, дата поступления дела в другую организа­цию и дата окончания дела во второй организации.

    Важным реквизитом обложки дела является указание коли­чества листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела.

    Срок хранения проставляется на обложке дела по номенкла­туре дел организации после сверки ее с ведомственным переч­нем документов с указанием сроков хранения или после уточне­ния срока хранения по решению ЭК организации. На делах по­стоянного хранения пишется: «Хранить постоянно».

    Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве организации. В нем указываются номер фонда, номер описи и номер дела.

    1. 1   2   3   4   5   6   7   8


    написать администратору сайта