Раздел 5. Дисциплина Информационные системы в экономике Раздел Компьютерные технологии подготовки текстовых документов, обработки экономической информации на основе табличных процессоров
 Скачать 271 Kb.
|
|
3. Оформление текста. 3.1. Основные методы оформления (форматирования) текста. Как правило, используются два типа оформления структурных элементов текста: - непосредственное оформление, когда форматирование применяется к предварительно выделенному фрагменту через команды меню и - оформление с помощью стиля. Рассмотрим подробнее процесс непосредственного форматирования. Каждый документ, создаваемый средствами текстового процессора, имеет в качестве основы некоторое оформление по умолчанию. Набор параметров (или атрибутов оформления), а также их конкретные величины определяются программой текстового процессора. Например, текстовый процессор Word для Windows предлагает следующие параметры оформления текста: - символы - нормальной насыщенности, кегль 10 пунктов; - абзацы - без отступов, выровнены влево, через один интервал; - величина табуляции - через 0,5 дюйма (или 1,27 см); - размер печатной страницы текста - формат А4 (210 мм на 297 мм); - границы текста на печатной странице - левое 2,5 см, правое 1 см, верхнее 1,5 см и нижнее 2 см. Различают три типа форматирования прозаических текстов: - символьное (или шрифтовое) оформление; - форматирование абзаца; - оформление (верстка) страниц (или разделов). 3.2. Оформление символов текста. Минимальная единица информации, которой оперирует система подготовки текста, - символ. К символам применимы все операции по редактированию и оформлению текста документа. Системы подготовки текстовых документов используют следующие основные понятия, связанные с наборами символов. Шрифт - комплект литер с буквами того или иного алфавита и всеми относящимися к нему знаками и цифрами. Начертание шрифта (typeface) или гарнитура - графические особенности шрифта, определяемые наклоном и характером очка (шрифт прямого и курсивного начертания), шириной очка (шрифт нормального, узкого и широкого начертания), его насыщенностью (шрифт светлого, полужирного, жирного начертания). Семейство шрифтов - набор шрифтов, имеющих много общего. Печатники под шрифтом понимают совокупность трех характеристик: гарнитуру, размер и стилевые особенности (курсив, полужирный и полужирный курсив). Гарнитуры можно подразделить на четыре большие категории. 1. Serif (Сериф - шрифт с засечками). Наиболее популярны гарнитуры Times, Bookman. Засечки могут быть как строго горизонтальны, так и обрезаны под определенным углом к базовой линии. Шрифт с засечками лучше всего использовать для основного текста. При чтении такого текста взгляд как бы скользит вдоль линии засечек. 2. Sans serif (Санс сериф - шрифт без засечек). Рубленые шрифты. Полиграфисты иногда называют эту гарнитуру гротесковым шрифтом. Одна из наиболее популярных гарнитур этой категории Helvetica. 3. Script (Скрипт - имитация рукописного текста). Размер шрифта (кегль), его высота задается в пунктах. Пункт - единица измерения, принятая в полиграфии. Обозначается буквами pt. pt = 0,352 мм. Кроме пункта используется питч (pitch) - количество символов, которое может быть напечатано на отрезке в один дюйм. Обозначается буквой р. Интервал - величина, равная 12 pt. Размер шрифта на принтере в пунктах определяет расстояние от верхнего края самого высокого символа до нижнего края самого низкого. Обычно кегль шрифта несколько больше самой литеры, так как некоторые буквы выступают над строкой (например, «и»), а некоторые имеют нижний выступ (например, «у», «ф»). Кегль включает высоту собственно буквы (очко) и так называемые заплечики - свободные пространства над и под очком, образующие межстрочные промежутки. При выборе шрифта для матричных принтеров иногда задается количество знаков, печатаемых на одном дюйме (character per inch, cpi). Все используемые шрифты могут быть разбиты на две категории: шрифты моноширинные или фиксированные (monospace), у которых все символы одинаковой ширины, и шрифты пропорциональные (proportionally spaced), у которых ширина символа определяется особенностью его изображения (например, буква «ш» шире, чем «а»). Операционная система Windows, например, использует моноширинный шрифт Courier, шрифт Times New Roman - пропорциональный шрифт. При выборе шрифта для печати документа основным критерием является его удобочитаемость. Выбранный шрифт не должен отвлекать внимание читателя от содержания документа. Разнообразие может внести лишь текст заглавных надписей различных составных частей документа (рубрик). Для основного текста рекомендуется использовать шрифт с засечками. Прямое назначение засечек - повысить читабельность текста. Рубрикация (система заголовков) должна привлекать внимание читателя. Для такого текста при выборе шрифта главный критерий неразборчивость, а то, насколько он контрастирует с основным текстом. Рекомендуется использовать с этой целью рубленый шрифт без засечек. Примером такого шрифта в Word для Windows может служить Arial, аналог шрифта Helvetica. Можно дать несколько общих рекомендаций по созданию страницы документа: - не используйте на одной странице много видов гарнитур. Максимально рекомендуется три типа гарнитуры; - все страницы документа набирайте выбранным набором гарнитур; - придерживайтесь сетки-схемы размещения текста и иллюстраций на странице; - не стремитесь максимально заполнить все пространство страницы текстом. При работе на ПЭВМ приходится иметь дело с выдачей символов на два устройства: на дисплей и на принтер. В связи с этим, говоря о некотором шрифте, всегда следует уточнять, о чем именно идет речь: о принтерном или об экранном шрифте. Все шрифты, как те, так и другие, по технологии изготовления могут быть разделены на две большие категории: матричные (или растровые) и векторные (контурные). Еще недавно категория матричных шрифтов являлась единственной. Шрифты в этом случае создаются по так называемой bitmap технологии, или методом битовой карты. В файле с таким шрифтом хранятся «точечные» изображения каждого символа внутри сетки точек фиксированного размера. Чем выше разрешающая способность устройства, тем больше размер матрицы, а, стало быть, и качество прорисовки контуров символов. Каждый символ растрового шрифта прорисовывается вручную и его форму можно подобрать так, чтобы он выглядел наилучшим образом на конкретном дисплее или при определенном разрешении. Однако разрешение обычного монитора намного хуже, чем разрешение самого «слабого» принтера. По этой причине нельзя добиться полного соответствия изображения на бумаге и на принтере. К недостаткам растровых шрифтов можно отнести существенное ухудшение качества изображения при изменении размера шрифта, его масштабировании. Контуры букв приобретают ступенчатую форму, возникает так называемый «лестничный» эффект. Принцип соответствия изображения WYSIWYG поддерживает большинство современных систем подготовки текстовой информации, поэтому возникает необходимость использования иной технологии создания шрифтов, свободной от указанных недостатков. Второй способ создания шрифтов заключается в кодировке контура символа в виде прямых и кривых линий. Эти шрифты называются еще свободно масштабируемыми шрифтами. При создании шрифта используют, как правило, символы большого размера, это позволяет прорисовать мельчайшие детали. Масштабируемые шрифты обладают рядом значительных преимуществ по сравнению с растровыми. Прежде всего, масштабируемые шрифты допускают значительно большее разнообразие размеров. Аналогичный комплект матричных шрифтов занимал бы значительное дисковое пространство. Масштабируемые шрифты могут использоваться как для вывода текста на экран, так и на принтер. Программа, выводящая изображение символа на принтер, может полностью использовать максимальное разрешение, обеспечив наивысшее качество печати. Масштабируемые шрифты позволяют добиться наибольшего удовлетворения принципа WYSIWYG. Алгоритмы, управляющие выводом изображения, используют один источник данных - описание шрифта для печати символов на экране и на принтере. Способ описания масштабируемых шрифтов является стандартным и может использоваться на любых дисплеях и принтерах. Это значительно сокращает расходы времени на создание шрифтов. Шрифты могут воспроизводиться системой Windows на любом принтере, поддерживающем графическую печать и загрузку шрифтов. Технология TrueTypeимеет еще одно важное свойство, называемое встраиванием шрифта. Это позволяет пользователям обмениваться документами, текст которых набран шрифтами нужных гарнитур, не нарушая авторские права разработчика шрифта. Нужный шрифт встраивается в документ в закодированной форме. Кодирование не ухудшает качества документа и в то же время предохраняет от попыток извлечения шрифтов из документа и бесплатного использования. Существует три уровня применения возможности встраивания шрифтов TrueType: 1. На первом уровне разработчик может запретить встраивание данного шрифта в документ. Получатели документов, выполненных с помощью шрифтов такого типа, должны позаботиться об их приобретении либо произвести замену в тексте документа каким-нибудь доступным шрифтом. 2. На втором уровне поставщики шрифтов могут ограничить возможность включения шрифтов только чтением, документы могут быть просмотрены и напечатаны, но не могут быть изменены. 3. Третьим и наиболее удобным для использования уровнем встраивания шрифтов является встраивание с возможностью чтения и записи. Технология оформления фрагментов текста позволяет разработчику документа производить форматирование двумя способами: - либо после набора текста; - либо задавать нужные атрибуты оформления до процесса набора. При первом варианте требуется: - указать (выделить) фрагмент текста, для которого будут установлены новые параметры оформления; - провести установку значений атрибутов оформления через команду меню системы подготовки текстов. Второй вариант предполагает следующую последовательность операций по форматированию: - производить набор текста до тех пор, пока не потребуется специальное оформление следующего вводимого фрагмента; - установить новые параметры оформления с помощью набора средств, предоставляемых программой подготовки текста; - продолжить набор текста. Установленный формат символов будет применяться ко всем вводимым символам, для абзаца текста будут применены установленные атрибуты абзацного оформления; - завершив набор, отключить установленное специальное форматирование. Количество параметров оформления символов отличается в разных программах текстовых процессоров. Стандартными параметрами символьного оформления являются: - тип (гарнитура) шрифта; - кегль (высота) символов шрифта; - начертание литер (полужирный, курсив, полужирный курсив, обычный); - подчеркивание; - цвет символов; - расположение символов относительно опорной линии строки (верхний и нижний индекс). Представители более мощных программ в классе подготовки текстовых документов обеспечивают возможность выделения цветом, различные эффекты (зачеркивание, скрытый текст). Может быть обеспечена операция автоматического кернинга и разрядки для пар символов. Под кернингомпонимается настройка интервала между определенными парами символов при больших кеглях шрифта, когда имеет место увеличение межбуквенного промежутка за счет особенностей написания символа. Разрядка - операция увеличения межбуквенного пространства для улучшения вида строки текста и выравнивания правых границ строк. 3.3. Оформление абзацев. Внешний вид текста в большой степени зависит не только от форматирования символов, но и от оформления абзацев текста. Абзац является одним из основных структурных элементов. Обычно новый абзац в тексте образуется при нажатии клавиши Позиция отступа зависит от параметров настройки конкретной системы текстовой обработки. Набор параметров абзацного форматирования, аналогично набору атрибутов символьного форматирования. К наиболее общим атрибутам можно отнести задание: - типа выравнивания границ строк; - отступов для строк; - межстрочных интервалов; - обрамления и цвета фона текста; - расположения текста абзаца на смежных страницах документа. Под выравниванием понимается способ расположения текста абзаца между заданными левой и правой границами текста. Способ выравнивания вместе с форматом шрифта влияет на удобочитаемость текста. Напомним, что системы подготовки текстовых документов используют четыре способа выравнивания текста абзаца при автоматической верстке строк в процессе набора: влево, вправо, по центру и выключка - когда каждая строка абзаца, кроме концевой, выравнивается по правой границе за счет расстановки переносов с последующим равномерным расширением пробелов между словами. Выключка придает тексту более формальный вид и имеет еще одно важное преимущество:выровненный текст, как правило, содержит больше символов в каждой строке, что уменьшает общее количество строк. Именно поэтому газетный стиль оформления текста использует колонки с выровненным по краям текстом. Проблема появления «мягких» пробелов и увеличения межсловного промежутка решается расстановкой переносов. Следует различать абзацы с отступом от левых и правых полей страниц. Поля определяют общую ширину области основного текста - другими словами, полем называется расстояние между текстом и краем страницы. Отступ абзаца определяет расстояние текста от поля. Отступы абзаца позволяют отделить текст одного абзаца от другого или выделить отдельные абзацы в тексте документа. Выделяют отступ первой строки абзаца - для абзацев с «красной» строкой или с «выступом», отступ для последующих строк абзаца слева и справа. Абзац с «выступом» - это абзац, в котором отступ образуется для каждой строки, кроме первой. Этот тип форматирования используется обычно для создания маркированных или нумерованных списков. Ряд текстовых процессоров, например WordPerfect, допускает установку величины отступа для отдельной строки текста абзаца. Межстрочный интервал, или интерлиньяж, - это расстояние между строками в абзаце. Увеличение интерлиньяжа позволяет легко читать более длинные строки, т.е. позволяет использовать шрифт меньшего кегля. Величина межстрочного интервала задается либо в строках, либо в пунктах для более точной установки. Абзацы можно снабдить линиями обрамления с любой из сторон либо использовать заливку для затенения заднего плана текста. Технологическая последовательность операций форматирования абзацев аналогична описанной выше технологии форматирования символов текста, т.е.существует два способа применения параметров абзацного оформления: - установка атрибутов форматирования до набора текста; - предварительное маркирование абзаца или группы абзацев и установка нужных параметров форматирования для них. Стилевое оформление текста получило свое развитие во всех современных текстовых процессорах, предназначенных для подготовки сложных смешанных текстов. Под стилем понимается специальный инструмент для форматирования фрагментов разрабатываемого документа. Стиль - описание оформления текста, которое именуется и запоминается в шаблоне, на котором базируется документ. Стиль состоит из двух частей: его имени и инструкции форматирования. Имя стиля служит для его идентификации, а инструкция форматирования описывает оформление, которое использует текстовый процессор при применении данного стиля к фрагменту текста. Главное преимущество стилей перед «непосредственным» форматированием заключается в том, что вы можете изменять стандартные атрибуты форматирования встроенных стилей, а также создавать свои собственные стили. После того, как вы определите стиль для какого-нибудь типа абзаца, вам достаточно применить новый стиль и абзац будет автоматически отформатирован в соответствии с атрибутами стиля. При каждом изменении атрибутов форматирования, связанных с данным стилем, все абзацы, к которым он применен, будут автоматически переформатированы. Стилю можно назначить клавиатурную комбинацию и вызывать ею оформление соответствующим стилем. 3.4. Расположение текста. После того, как вы присвоите имя файлу и сохраните его на диске, он будет доступен вам в любое время. 1. Напишите заголовок ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ТЕКСТОВЫХ РАБОТ и подзаголовок Расположение текста (между заголовком и подзаголовком делайте двойной интервал, т.е. два раза нажмите на клавишу Enter). 2. Сделав после подзаголовка двойной интервал, наберите текст . 3. Щелкните на кнопке Сохранить панели инструментов Стандартная. Появится диалоговое окно Сохранение документа. Оно появляется тогда, когда вы сохраняете документ впервые. 4. Щелкните на кнопке Создать новую папку в появившемся диалоговом окне. В поле Имя документа введите имя Машинописные работы, щелкните на кнопке ОК. Теперь дважды подряд щелкните на значке папки Машинописные работы, чтобы имя папки появилось в поле Папка. 5. Щелкните в поле Имя файла и введите имя Расположение текста. Имя файла может состоять из 255 символов. Буквы могут быть как прописные, так и строчные. 6. Щелкните мышью на кнопке Сохранить или нажмите клавишу Enter. Диалоговое окно закрывается, и документ будет сохранен в файле с заданным именем. Ваш текст будет сохранен под именем Расположение текста в папке Машинописные работы. Лучше всего сохранять документ сразу же после того, как вы начали работать над ним, а в дальнейшем желательно сохранять его примерно через каждые 15 минут. Кнопка Сохранить на панели инструментов Стандартная позволяет делать это легко и быстро. Сохраняя работу каждые 15 минут, вы сведете до минимума риск утери результатов своего труда в случае отключения электроэнергии. Машинописные работы выполняются на писчей бумаге формата А4, A3 и А5. Стандартная машинописная страница - формат А4. В процессе работы машинописная страница заполняется текстовым, цифровым или смешанным текстом, к оформлению которого предъявляются определенные требования. Текстовой или цифровой материал со всех сторон ограничивается свободным пространством - полями. Страница имеет четыре поля: верхнее, нижнее, левое и правое. В основном они предназначены для предохранения текста от износа в процессе работы с документом, но в то же время имеют и утилитарное назначение, например: левое поле предназначено для брошюровки. Расстояние между строчками машинописного текста называется межстрочным интервалом. В зависимости от характера текста и его назначения тексты пишут через один, полтора и два интервала. Абзацы - логически завершенные отрывки текста, отделенные друг от друга укороченной «красной» строкой. Величина абзацного отступа - 1,27 см. Абзацы могут отделяться друг от друга дополнительным интервалом. Нумерация страниц ведется по порядку, начиная со второй. Номер страницы пишется арабскими цифрами без каких-либо дополнительных знаков и располагается, как правило, на верхнем поле. При переходе на следующую страницу не рекомендуется: отрывать одну строку текста или слово от предыдущего абзаца, начинать одну строку нового абзаца на заканчивающейся странице, лучше начать новый абзац на новой странице; начинать в конце строки слово с переносом, лучше перенести это слово на новую страницу. 3.5. Рубрики, выделения в тексте. Выделение (пометка) для будущего форматирования. Запомните правило - чтобы что-то изменить, нужно это выделить. На экране выделенный текст (символ, слово, фраза) окрашивается в темный цвет. Выделить (пометить) букву - щелкнуть по ней левой кнопкой мыши. Выделить слово - щелкнуть на первой букве левой кнопкой мыши и, не отпуская кнопки, протянуть выделение до конца слова. Или дважды щелкнуть по нему левой кнопкой мыши. Выделить предложение - щелкнуть при нажатой клавише Ctrl. Выделить абзац - три раза щелкнуть на любом слове абзаца. Выделить весь документ - в меню Правка выбрать команду Выделить все или нажать клавиши Ctrl+A. Если при нажатой клавише Alt перемещать курсор, текст будет выделяться прямоугольником. Можно быстро выделить текст от курсора и ниже, если нажать Ctrl+Shift+End. Выделение вверх - Ctrl+Shift+Home. Пространство слева от текста называется полосой выделения.Если на полосе выделения сделать один щелчок по левой кнопке мыши, выделится строка, два щелчка - выделится абзац. Задать нужную функцию по изменению текста можно через меню, но проще и быстрее это сделать, пользуясь панелью Форматирование. 1. Наберите следующую страницу «Правил оформления текстовых работ» - Рубрики. Способы выделения в тексте. 2. Чтобы написать слово или фразу прописными буквами, нажмите левым мизинцем на Caps Lock (клавиша верхнего регистра). Повторное нажатие на эту клавишу переводит набор в режим нижнего регистра. Если вы набранное в нижнем регистре слово должны выделить прописными буквами, проделайте следующую операцию: курсор установите на слове, из меню Формат выберите команду Регистр, Верхний регистр и нажмите на ОК. Другой способ: выделите текст, затем нажмите одновременно на две клавиши - Shift и F3. 3. Чтобы подчеркнуть слово, нужно установить на нем курсор, щелкнуть по кнопке Подчеркивание панели Форматирование. Если нужно подчеркнуть текст, его предварительно выделяют. Быстро выделить подчеркиванием одно слово можно Одновременным нажатием клавиш Ctrl+Alt+Ч. 4. Чтобы написать слово вразрядку, установите на нем курсор, в меню Формат выберите команду Шрифт, активизируйте вкладку Интервал и из списка выберите Разреженный. Нажмите на ОК. 5. Чтобы выделить текст курсивом, щелкните на кнопке Курсив панели Форматирование. Быстро выделить курсивом одно слово можно одновременным нажатием клавиш Ctrl+Alt+K. 6. Чтобы выделить текст жирным шрифтом, пометив его, щелкните на кнопке Полужирный панели Форматирование. Быстро выделить жирным шрифтом одно слово можно одновременным нажатием клавиш Ctrl+Alt+Ж. Кнопки Подчеркивание, Курсив, Полужирный - это кнопки-переключатели, т.е. чтобы вернуться в прежний режим, нужно еще раз щелкнуть по этой кнопке. Рубрики - подразделения текста типа перечисления. Обычно они пишутся с абзацного отступа и имеют цифровые или буквенные обозначения. Рубрики могут не нумероваться, тогда они пишутся от абзацного отступа со строчной буквы и могут начинаться - тире. Если в конце рубрики ставится точка, то следующая рубрика пишется с прописной буквы; если ставится запятая или точка с запятой, то следующая рубрика начинается со строчной буквы. Для выделения отдельных мест, на которые автор хочет обратить внимание, используются следующие способы: а) письмо прописными буквами, б) подчеркивание, в) письмо вразрядку, г) курсив, д) письмо другим шрифтом, е) письмо жирным шрифтом. ПРОПИСНЫМИ БУКВАМИ (выделить слово, меню Формат, команда Регистр, Верхний регистр, ОК) выделяют слова или небольшие отрывки текста, написанного через полтора или более интервала. Подчеркивание (выделить, кнопка Подчеркивание на панели Форматирование). Подчеркивать надо только буквы в слове, из знаков препинания подчеркиваются только кавычки и скобки, заключающие эти слова. Если выделяют несколько слов подряд, то черта делается сплошной. Разрядка - письмо с пропусками между буквами. Применять разрядку следует для небольших отрывков текста или отдельных слов. Между словами при таком способе выделения должно быть больше промежутков, чем между буквами в словах. Одни и те же слова в одном тексте нельзя выделять разными способами. Не следует подчеркивать слова, уже написанные прописными буквами или вразрядку. Письмо жирным шрифтом (используем кнопку Полужирный на панели Форматирование). 3.6. Оформление заголовков. 1. Наберите текст. 2. Оформляя заголовок (подзаголовок) по центру, пользуйтесь кнопкой Выровнять по центру панели Форматирование. 3. Сохраните файл, назвав его Оформление заголовков. Заголовок - название произведения или его части. Оформляются заголовки от поля «флаговым» способом или посередине строки. Заголовки всегда пишутся с выделением, ширина строки заголовка не должна превышать 40 символов. Точка в конце заголовков не ставится, переносы не делаются. Крупные части работы с заголовками рекомендуется начинать на новом листе или отделять от предыдущей части четырьмя интервалами. Между строчками заголовка следует делать один интервал, перед подзаголовком - два, перед текстом - три интервала. Деление длинных заголовков на строчки следует увязывать с содержанием. Заголовки в текстовых работах располагают одним из способов: - центрованным (посередине текста); - фланговым (от поля). Заголовок не пишут в конце страницы, если для текста нет места. Он переносится на новую страницу, нижнее поле предыдущей страницы немного увеличится. Подзаголовки пишут строчными буквами без подчеркивания. Правила расположения подзаголовков те же, что и заголовков. Расстояния между заголовками и подзаголовками - два интервала. От подзаголовка до текста - 3 интервала. Если в подзаголовке несколько строк, они отделяются друг от друга одним межстрочным интервалом. 3.7. Примечания, сноски. Сноски на компьютере оформлять гораздо проще и удобнее, чем на пишущей машине: не нужно переносить нижнее поле, оставляя место для сноски, рассчитывать, сколько именно надо на сноску оставить строк. Компьютер справится с этой задачей сам. 1. Напишите название текста «Примечания, сноски». 2. Чтобы текст примечаний располагался в столбик, надо с помощью маркера левого отступа (нижний треугольник на линейке) перенести поле. Это делается так: - наберите текст примечаний, - выделите его. - Перенесите маркер левого отступа под цифру 1. 3. Дойдя в тексте до знака сноски, войдите в меню Вставка, выберите команду Сноска и задайте нужные параметры (другая, звездочка). Нажмите ОК. После слова «звездочками» появится знак сноски и сразу же курсор переместится в поле сноски, отделенное от текста горизонтальной чертой в треть строки. Маркер сноски тоже появится автоматически. Остается только написать текст сноски. Чтобы вернуться в текст, щелкните левой кнопкой мыши вне поля сноски. Шрифт сноски по умолчанию мельче, чем шрифт основного текста. При необходимости его можно изменить, выделив сноску и задав нужные параметры. Вы можете вставить сноску нажатием клавиш Alt+Ctrl+F или концевую сноску нажатием клавиш Alt+Ctrl+E. 4. Набрав текст, посмотрите, как выглядит страница. На панели Стандартная нажмите кнопку Просмотр печати. Затем нажмите кнопку Закрыть. 5. Сохраните файл, назвав его « Примечания ». Примечания - дополнительные разъяснения к тексту. Слово «примечание» пишется от поля с прописной буквы. После точки или двоеточия, если примечаний несколько, пишется текст с прописной буквы. Несколько примечаний оформляются как рубрики. Примечания: 1. Примечания отделяются от остального текста двумя интервалами, так же отделяются пункты примечаний, приложений, оснований друг от друга. 2. Текст примечаний пишется через один интервал в столбик. 3. Следующий за примечаниями текст пишется тоже через два интервала. Сноски - примечания, вынесенные в конец страницы, - подстрочные примечания. Сноски отделяются чертой в треть величины строки. Сноски бывают обычными (в конце страницы) и концевыми (в конце документа). Чаще всего пользуются обычными сносками. Чтобы вставить сноску, установите курсор в то место, где должен находиться символ ссылки на сноску. В меню Вставка выберите команду Сноска. Выберите вариант сноски и щелкните на кнопке ОК. Введите текст в область сноски и щелкните на кнопке Закрыть. Чтобы удалить сноску, нужно выделить маркером сноски и затем нажать на клавишу Удаление. Вы можете посмотреть текст сноски, дважды щелкнув на маркере ссылки на эту сноску. 3.8. Верстка страниц многостраничного текста. В тексте используются структурные элементы: колонтитулы, сноски, закладки, перекрестные ссылки. Под закладкой (bookmark) или меткой понимается определенное место в тексте документа, которому пользователь присваивает имя. В дальнейшем закладка в многостраничном документе может использоваться для: - быстрого перехода к месту документа, обозначенному закладкой; - создания перекрестных ссылок в тексте. Иногда по ходу чтения необходимы дополнения к основному тексту, подстрочные примечания. Подстрочные примечания оформляют сносками. В состав подстрочного примечания входят два неразрывно связанных элемента: знак сноски и текст собственно примечания. Знак сноски располагают в основном тексте у того места, к которому относится примечание, и в начале самого примечания. Рекомендуется в текстовом материале использовать знак сноски в виде арабских цифр, а в цифровом - в виде букв или знаков. Перекрестная ссылка - это текст, предлагающий читателю обратиться к другому фрагменту текста или рисунку, содержащемуся в тексте. Например: «Вернитесь к разделу «Базовые функции редактирования текста» В случае изменения названия раздела или расположения его на другой странице в результате коррекции подобный текст необходимо изменить вручную. Наиболее мощные системы подготовки текстов позволяют автоматически отслеживать процесс изменения за счет организации перекрестных ссылок на элементы текста, отмеченные специальным образом как закладки, заголовки, сноски, рисунки или формулы. Колонтитулом (Running head) называется одинаковый для группы страниц текст (графическое изображение), расположенный вне основного текста документа на полях печатной страницы. Различают верхний (Header) колонтитул, который обычно расположен над текстом документа, и нижний (Footer), располагаемый ниже основного текста. Порядковые номера страниц входят в колонтитул. Их называют колонцифрами. Стандартными параметрами оформления страниц документа являются: - поля страниц; - размер печатного листа и ориентация текста на бумаге; - расположение колонтитулов; - количество колонок текста (газетный стиль). 3.9. Печать. Различают подготовку текста к печати и собственно печать текста. К основным операциям можно отнести процесс разбиения текста на страницы, нумерацию страниц, оформление колонтитулов, предварительный просмотр документа на экране дисплея в специальном режиме. Последняя операция позволяет пользователю проверить, как будет выглядеть текст при печати на бумаге, не делая распечатки. Процедура разбиения на страницы выполняется программами чаще всего автоматически в процессе набора текста, но иногда - по специальной команде системы. Аналогично существованию «жестких» и « мягких» разделителей строк и слов существуют «жесткие» и «мягкие» разделители страниц. Установка «мягких» разделителей страниц производится программой СПТД, причем положение разделителей может изменяться при дальнейшем редактировании или форматировании текста. Положение маркера «мягкого» разделителя страниц зависит от параметров оформления фрагментов текста на странице и атрибутов форматирования страницы - установленных величин полей, формата листа бумаги для печати. Кроме того, некоторые универсальные системы подготовки текстов позволяют произвести разбиение на страницы по правилам полиграфии. Например, не допускаются так называемые «висячие» строки - одиночные строки абзаца вверху или внизу страницы, может автоматически отслеживаться расположение двух соседних абзацев на одной странице документа (хотя бы две строки следующего абзаца расположены на странице с предыдущим абзацем текста) и т. п. «Жесткие» разделители страниц устанавливаются пользователем при необходимости начать новую страницу текста например, перед таблицей, в конце главы и т.п. Положение маркера «жесткого» разделителя страниц полностью во власти разработчика документа и не может быть изменено программой системы подготовки текстов. Нумерация страниц осуществляется либо автоматически, либо по команде пользователя. Номер страницы обычно располагается в области колонтитула справа вверху. Некоторые программы класса СПТД позволяют нумеровать текст документа не с первой страницы. Подготовленный текст может быть сохранен на внешнем носителе (гибком либо жестком диске) с целью не повторять процедуру подготовки к печати либо с целью печати на принтepe, подключенном к другому компьютеру. Собственно печатьявляется заключительной операцией этапа печати документа и в значительной степени зависит от типа и возможностей печатающего устройства, а также сервисных возможностей операционной системы по обслуживанию процесса печати. Иногда требуется установка режимов печати принтера на его панели управления, конкретные возможности работы печатающего устройства подробно описываются в инструкции по его эксплуатации. Универсальные системы текстовой обработки допускают различные вариации печати текста документа, например, печать нескольких копий, печать в обратном порядке, печать только некоторых данных на готовых бланках будущего документа, печать выделенного фрагмента текста или указанного диапазона страниц, настройку на различные модели принтеров и т. п. 4. Подготовка таблиц. Подготовка табличных документов базируется на двух основных категориях: - форма представления данных на экране монитора в виде таблицы практически неограниченного размера (собственно электронная таблица как объект обработки); - программа (или пакет программ) для обработки таких данных (собственно табличный процессор как инструмент обработки). 4.1. Понятие и структура таблицы. Существует несколько определений понятия «таблица»: таблица - это организованный в вертикальные колонки (графы или столбцы) и горизонтальные строки словесно-цифровой материал, образующий своеобразную сетку, каждый элемент которой - составная часть и столбца, и графы; таблица (от польск. tablica, от лат. tabula - доска, таблица) - 1) перечень сведений, цифровых данных, запись их в известном порядке, по графам; 2) печатный материал, сгруппированный в виде нескольких столбцов (граф), имеющих самостоятельные заголовки и отделенных друг от друга линейками. На пересечении столбца и строки устанавливается графическая смысловая связь между понятием, объединяющим материал в строку, и понятием, объединяющим материал в столбец, что позволяет выявить ее без мысленного перевода в словесную форму и существенно облегчить усвоение и анализ организованных в таблицу данных. Организация материала в таблицу не имеет смысла если: 1) включаемые в таблицу данные не носят справочного характера, образуют лишь одну строку, из которой используется далеко не вся информация; 2) целесообразнее привести данные в тексте, а не строить ради нескольких числовых данных сложную по структуре заголовочную часть, занимающую много места и требующую значительных усилий при ее восприятии; 3) целесообразнее заменить таблицу графиком или диаграммой с целью наглядной демонстрации характера протекания процесса, выявления структуры и соотношения ее частей. Логически таблица состоит из подлежащего и сказуемого. Подлежащее - это наименование того явления или объекта, которые рассмотрены в таблице. Сказуемое - это совокупность характеристик объектов, относящихся к подлежащему. 4.2. Порядок разработки таблицы. Чтобы построить таблицу, необходимо: 1) сформулировать то, что должно быть охарактеризовано в таблице, - показатели ее подлежащего; 2) сформулировать показатели сказуемого, т.е. озаглавить данные, которыми будут охарактеризованы показатели подлежащего; 3) определить место показателей подлежащего и сказуемого. Как правило, показатели подлежащего рекомендуется размещать в боковике или в боковике и головке, или в боковике, головке и вразрез прографки (при наличии нескольких групп показателей подлежащего), а наименования показателей сказуемого - в головке; 4) построить в соответствии с намеченным планом размещения показателей подлежащего и сказуемого макет таблицы и заполнить его данными. Построение макета в основном способствует получению общего вида и структуры головки и боковика таблицы, оценке ширины граф (столбцов) и высоты строк, предварительному выбору стилевого оформления таблицы; 5) определить тему таблицы и сделать ее тематическим заголовком. 4.3. Основные требования к форме и построению таблиц. При построении таблицы необходимо выполнять условия логичности построения, удобства чтения и экономичности. Логичность построения таблицы означает: - расположение логического сказуемого таблицы в прографке (не в головке или боковике); - правильную, логическую соподчиненность элементов таблицы: - данных графы - ее заголовку, данных строки - показателю или заголовку боковика, заголовков нижнего яруса головки - объединяющему их заголовку верхнего яруса; - логичность деления в подчиненных рубриках. Удобство чтения таблицыобеспечивается выполнением следующих требований: 1) расположение сопоставляемых числовых данных по вертикали, при этом они должны быть выровнены по десятичной запятой (точке). Подобное расположение может быть затруднено в случаях: когда при одном-двух показателях сказуемого очень много показателей подлежащего; когда велико число показателей сказуемого, а число показателей подлежащего невелико (рекомендуется, не меняя построение таблицы, разорвать ее, поместив продолжение под начальной частью и повторив в боковике продолжения таблицы показатели подлежащего, когда требуется сопоставлять числа и по вертикали, и по горизонтали; 2) расположение рядом сопоставляемых граф и строк; 3) системное расположение граф и строк (по ниспадающей значимости; от общих показателей к частным или более конкретным; по алфавиту в случае разнозначности показателей и требования простоты нахождения графы или строки; по принятому порядку в государственном или ином документе; по нарастающему или ниспадающему признаку и т. д.); 4) расположение в головке сначала (на первом уровне) наименований показателей сказуемого, а затем (на нижеследующем уровне) -- подлежащего; 5) равномерное расположение нескольких групп показателей подлежащего в боковике, головке и прографке (вразрез строк); 6) преимущественное использование продольных таблиц. Получающиеся поперечными таблицы можно сделать продольными: - перевернуть таблицу - превратить боковик в головку, головку - в боковик, строки – в графы, а графы - в строки; - перенести из головки и боковика в прографку одну из нескольких групп показателей подлежащего; - вывести часть необязательного материала из таблицы в текст или в примечание под таблицей; - разделить таблицу по вертикали на две части и поместить продолжение с повторным боковиком; - комбинировать указанные приемы; 7) минимально возможное число ярусов в головке и максимальный лаконизм каждого заголовка, для чего рекомендуется: - избегать деления головки на ярусы, если можно объединить заголовки двух ярусов в один; - объединять данные двух ярусов, применяя написание через дробь, и соединять повторяющиеся заголовки в один заголовок, используя перекомпоновку граф; - образовывать дополнительный ярус, чтобы вынести в него общие для всех или некоторых заголовков граф слова; - устранять необязательные заголовки типа «Страны» над названиями стран, «Год» над обозначениями годов; - переносить в примечания под таблицей или в тематический заголовок таблицы из заголовков граф многократно повторяемые пояснительные и уточняющие слова; - заменять заголовки граф и строк распространенными буквенными обозначениями или обозначениями, упомянутыми в тематическом заголовке; 8) максимальный лаконизм данных прографки, для чего рекомендуется: - выносить все общие для каждого элемента графы слова или числа в заголовки граф, а общие для всех элементов прографки слова или числа - в тематический заголовок; - ограничиваться в абсолютных количественных данных прографки четырьмя цифрами, а в относительных - тремя, округляя числа или переводя единицы-величин в более крупные с помощью приставок; - объединять в одну клетку таблицы одинаковые числа или слова в графах и строках; - заменять слова условными математическими обозначениями: < (не более), > (не менее), < (более), > (менее), " (приблизительно) и т.п.; 9) размещение всех пояснений к таблице в тематическом заголовке или в примечаниях под таблицей. Экономичность построения таблицы обеспечивается соблюдением следующих условий: 1) построение таблицы из показателей подлежащего, как правило, с однородными характеристиками. При разнородных характеристиках в таблицах неизбежны пустые места, избежать которых можно, разделив такую таблицу на 2-3 самостоятельные таблицы или объединив графы, заполнение которых числами чередуется так, чтобы по условным обозначениям можно было определить, к какому из нескольких показателей сказуемого относится каждое число; 2) включение в графы таблицы только обязательных текстов и в ограниченном объеме. Текст большого объема в отдельных графах приводит к большим пустотам в таблице, избежать которых можно, переводя этот текст в заголовки вразрез прографки или выведя этот текст или большую часть его из таблицы; 3) включение в таблицу иллюстраций только в тех случаях, когда без них восприятие таблицы невозможно или когда площадь иллюстрации не намного больше площади, занимаемой текстом в других ячейках таблицы. При несоблюдении этого условия таблица будет зиять пустотами. Разместив иллюстрации рядом с таблицей и заменив их в таблице условными обозначениями (например, литерами, стоящими под ними) или переместив иллюстрации из боковика в головку, можно без ущерба сэкономить место; 4) использование для одной-двух из нескольких групп подлежащих в боковике, если они значительно уступают по числу строк прографке, места вразрез прографки; 5) размещение показателей подлежащего большого объема (многострочные или в виде иллюстраций) в головке, а не в боковике, если элементы прографки по объему (числу строк) намного меньше показателей подлежащего; 6) объединение соседних однотипных таблиц; 7) удаление лишних граф (с одними и теми же сведениями в строках) с перенесением этих сведений в тематический заголовок или в примечание к таблице; 8) построение таблицы таким образом, чтобы (если это не противоречит задаче таблицы и технически осуществимо) в боковике оказалось меньшее число строк. 4.4. Оформление нумерационного заголовка таблицы. Назначение нумерационного заголовка - упростить ссылку в тексте на таблицу, связь текста с таблицей. Допустимы следующие варианты оформления нумерационного заголовка: 1) над тематическим заголовком с выравниванием вправо в виде слова Таблица с последующим номером; 2) перед тематическим заголовком в виде слова Таблица с последующими номером и точкой, после которой с заглавной буквы следует тематический заголовок, причем вся конструкция горизонтально центрируется; 3) перед тематическим заголовком в виде номера с последующей точкой, после которой с заглавной буквы следует тематический заголовок, причем вся конструкция горизонтально центрируется; 4) над продолжением таблицы в виде слов Продолжение табл. с последующим номером и выравниванием вправо; 5) над окончанием таблицы в виде слов Окончание табл. с последующим номером и выравниванием вправо; 6) нумерационный заголовок не используется, если таблица в документе единственная; 7) стиль оформления нумерационного заголовка для всех таблиц в рамках одного документа должен быть единым. 4.5. Оформление заголовков и граф. Оформление тематического заголовка таблицы. Назначение |