Раздел 5. Дисциплина Информационные системы в экономике Раздел Компьютерные технологии подготовки текстовых документов, обработки экономической информации на основе табличных процессоров
 Скачать 271 Kb.
|
|
Дисциплина «Информационные системы в экономике» Раздел 5. Компьютерные технологии подготовки текстовых документов, обработки экономической информации на основе табличных процессоров. Время – 4 часа. Содержание: 1. Компьютерные технологии подготовки текстовых документов. 2. Компьютеризация делопроизводства. 2.1. Персональные компьютеры в современном делопроизводстве. 2.2. Автоматизация работы с документами. 3. Оформление текста. 3.1. Основные методы оформления (форматирования) текста. 3.2. Оформление символов текста. 3.3. Оформление абзацев. 3.4. Расположение текста. 3.5. Рубрики, выделения в тексте. 3.6. Оформление заголовков. 3.7. Примечания, сноски. 3.8. Верстка страниц многостраничного текста. 3.9. Печать. 4. Подготовка таблиц. 4.1. Понятие и структура таблицы. 4.2. Порядок разработки таблицы. 4.3. Основные требования к форме и построению таблиц. 4.4. Оформление нумерационного заголовка таблицы. 4.5. Оформление заголовков и граф. 5. Системы для работы с электронными документами. 5.1. Автоматизация ввода информации в компьютер. 5.2. Сканеры для ввода текстов и иллюстраций. 5.3. Автоматическое распознавание текстов. 5.4. Автоматический перевод документов. 5.5. Работы со словарями. 6. Коммуникационные системы и технологии. 6.1. Определение сети. 6.2. Гипертекстовые ссылки. 6.3. Обозреватели (браузеры). 6.4. Ресурсы Интернета. 1. Компьютерные технологии подготовки текстовых документов. Программное обеспечение, предназначенное для компьютерной разработки документов, разделяется на три основных вида: текстовые редакторы, текстовые процессоры, издательские системы. Текстовые редакторы (text editor) представляют собой простейшие программы, предназначенные для создания, редактирования и просмотра простых текстовых (неформатированных) документов. Примером текстового редактора является Windows Notepad (Блокнот). Текстовый редактор обеспечивает ввод, изменение и сохранение любого символьного текста, но предназначен он в основном для подготовки текстов, которые в конечном итоге являются программами, поскольку текст программы не требует форматирования, то есть автоматического преобразования расположения элементов текста, изменения шрифта и т. п. Программный текст исторически первым стал обрабатываться с помощью компьютера. Набор операций текстовых редакторов определяется особенностями построчной записи текстов на языках программирования, хотя набор этот и весьма широк. Результатом работы экранного редактора является файл, в котором все знаки являются знаками кодовой таблицы ASCII и не содержит знаки, интерпретация которых специфична для данного экранного редактора. Такие файлы называются ASCII-файлами. Различаясь способами управления и набором сервисных возможностей, все они в том или ином виде позволяют: • набирать текст на экране, используя до 200 символов; • исправлять ошибочные символы в режиме замены; • вставлять и удалять группы символов (слова) в пределах строки, не переводя не изменившуюся часть строки, а сдвигая ее влево/вправо целиком в режиме вставки; • удалять одну или несколько строк, увеличивать их число или перемещать в другое место текста; • раздвигать строки существующего текста, чтобы вставить туда новый фрагмент; • вставлять группы строк из других текстов; • обнаруживать все вхождения определенной группы символов (контекста); • заменять один контекст другим, возможно, разной длины; • сохранять набранный текст для последующих коррекций; • печатать текст на разных типах принтеров стандартными программами печати одним шрифтом в пределах документа. Из множества имеющихся экранных редакторов можно выделить Norton Editor (фирма Peter Norton Computing Inc.), SideKick (фирма Borland), Brief (фирма Solution Systems), многофункциональный многооконный редактор Multi-Edit, разработанный фирмой American Cybernetics Inc. Для подготовки текстов на естественных языках и их печати набор операций редактора существенно расширяется, а программный продукт переходит в новое качество - систему подготовки текстов, которой соответствует англоязычный термин word processor. Программы для обработки документов ориентированы на работу с текстами, имеющими структуру документа, т.е. состоящими из абзацев, страниц и разделов. Среди систем подготовки текстов на естественных языках можно выделить три больших класса, которые имеют относительно размытые границы: форматеры, текстовые процессоры и настольные издательские системы. Форматер не использует для внутреннего представления текста никаких дополнительных кодов, кроме стандартных ASCII символов (конец строки, перевод каретки, конец страницы и т.п.). Текстовые процессоры содержат гораздо более развитые средства создания и оформления документов и позволяют создавать комплексные документы, которые помимо текста содержат таблицы, иллюстрации и т.п. Текстовый процессор во внутреннем представлении снабжает собственно текст специальными кодами - разметкой. В основном экранные редакторы и текстовые процессоры различаются по назначению: первые создают ASCII-файлы, которые используются затем компиляторами или форматерами, вторые предназначены для подготовки текстов и последующей печати на бумаге. Форма представления текста имеет большое значение. Текстовые процессоры имеют специальные функции для ввода текста и представления его в напечатанном виде. Среди этих функций можно выделить следующие : • ввод текста с одновременным форматированием, обеспечивающим вид страницы текста на экране и расположение слов на ней, давая представление о расположении текста на бумаге в напечатанном виде; • предварительное описание структуры будущего документа с помощью специальных команд; в этом описании задаются такие параметры, как величина абзацных отступов, тип и размер шрифта для различных элементов текста, расположение заголовков, межстрочные расстояния, число колонок текста, расположение и способ нумерации сносок и тому подобное. Чтобы воспользоваться этим описанием при вводе текста, обычно нужно последовательно нажать на определенные клавиши или экранные кнопки, чтобы сообщить текстовому процессору, какой элемент текста вы вводите (заголовок, стандартный параграф или сноску). Комбинацию клавишей для указания каждого элемента текста выбирает пользователь; • автоматическая проверка орфографии и получение подсказки при выборе синонимов; • ввод и редактирование таблиц и формул с отображением их на экране в том виде, в каком они будут напечатаны; • объединение документов в процессе подготовки текста к печати; • автоматическое составление оглавления и алфавитного справочника. Практически все текстовые процессоры имеют уникальную структуру данных для представления текста. Каждое слово или даже символ могут иметь свои особые характеристики. Поэтому текст, подготовленный с помощью одного текстового процессора, как правило, не может быть прочитан другими текстовыми процессорами и, следовательно, не может быть отредактирован и напечатан. В целях совместимости текстовых документов при переносе их из среды одного текстового процессора в среду другого существует особый вид программного обеспечения - конвертеры, обеспечивающие получение выходного файла в формате текстового процессора - получателя документа. Программа-конвертер на входе получает информацию в одном файловом формате, а выдает информацию в виде файла в требуемом формате. Усовершенствование систем обработки текстов привело к тому, что автономные программы-конвертеры практически прекратили свое существование и вошли составной частью в систему подготовки текстов. Сегодня программы текстовой обработки поддерживают популярные файловые форматы за счет встроенных модулей конвертации. Существующие в настоящее время текстовые процессоры значительно отличаются друг от друга характеристиками, возможностями ввода и редактирования текста, его форматирования и вывода на печать, а также степенью сложности для пользователя. Достаточно условно они могут быть разделены на две категории. К первой категории можно отнести текстовые процессоры, позволяющие подготовить и напечатать сложные и большие по объему документы, включая книги. В список текстовых процессоров этой группы можно включить WinWord, WordPerfect, ChiWriter, WordStar 2000, AmiPRo, так как к данной категории текстовых процессоров можно отнести Beyond Word Writer, Professional Write, Symantec Just Write, DacEasy Word. Настольные издательства готовят тексты по правилам полиграфии и с типографским качеством. Подобно тому, как текстовые процессоры не являются развитием форматеров, настольные издательства не являются более совершенным продолжением текстовых процессоров, так как у них совсем иная предметная область. В настоящее время наиболее широко распространен текстовый процессор Word, являющийся одним из основных составляющих пакета MS Office. Благодаря своим широким функциональным возможностям он может применяться как для создания и оформления документов в повседневной работе, так и в издательском деле для верстки книг различной сложности. Настольные издательские системы (desktop publishing, DTP, или НИС) по сути являются инструментом верстальщика, дизайнера, технического редактора. Предназначены программы этого класса не столько для создания больших документов, сколько для реализации различного рода полиграфических эффектов. Программа настольного издательства позволяет легко менять форматы страниц, размер отступов, дает возможность комбинировать различные шрифты. Настольные издательские системы представляют собой программные средства, предназначенные для компьютерного набора, верстки и издания текстовых и иллюстративных материалов. Среди систем подготовки текстовых документов в этом классе можно также предложить деление на две подгруппы: настольные издательства профессионального уровня и издательские системы начального уровня. Системы первой подгруппы предназначены для работы над изданиями документов со сложной структурой или типа иллюстрированного журнала. К системам профессионального уровня можно отнести QuarkXPress for Windows, FrameMaker for Windows, PageMaker for Windows. Системы второй группы обычно не предназначаются для получения промышленной полиграфической продукции Пользователи данного класса НИС для решения своих задач, как правило, применяют другие программы, а НИС используют эпизодически, например, при создании информационного бюллетеня или формирования поздравительной открытки для тиражирования в небольшой фирме. Все пакеты данной категории ориентируются на новичка и пользователя, который отдает издательской деятельности лишь часть своего рабочего времени. Наибольшее распространение получили издательские системы: Ventura Publisher, PageMaker, TeX. При этом для подготовки иллюстраций часто используются: CorelDraw, Adobe Photoshop, Designer и др. 2. Компьютеризация делопроизводства. 2.1. Персональные компьютеры в современном делопроизводстве. Основой организации рациональной и оперативной работы по созданию и обработке огромного потока документации на предприятиях стали персональные компьютеры (ПК). Компьютерные технологии радикально изменили сам характер труда в делопроизводстве и управлении. Среди зарубежных ПК в первую очередь следует отметить компьютеры американской фирмы IBM (International Business Machine Corporation): - IBM PC XT (Personal Computer extended Technology); - IBM PC AT (Personal Computer Advanced Technology) на микропроцессорах (МП) 80286 (16-разрядные); - IBM PS/2 8030 - PS/2 8080 (PS Personal System все, кроме PS/2 8080 - 16-разрядные, PS/2 8080 - 32-разрядные); - IBM PC на МП 80386 и 80486 (32-разрядные), - IBM PC на МП Pentium и Pentium Pro (64-разрядные), - IBM PC на МП Celeron, Pentium II, Pentium III. Широко известны персональные компьютеры, выпускаемые американскими фирмами: Compaq Computer, Apple (Macintosh), Hewlett Packard (HP), Dell, DEC, а также фирмами Великобритании: Spectrum, Amstrad; Франции: Micral; Италии: Olivetty; Японии: Toshiba, Panasonic и Partner, КНР - Lenovo. Все же наибольшей популярностью в настоящее время пользуются персональные компьютеры фирмы IBM и их аналоги других фирм; существенно им уступают по популярности ПК фирм Apple и DEC (Digital Equipment Corporation) и их аналоги, занимающие по распространенности 2-е место. Основные возможности компьютерных технологий в делопроизводстве: - помощь в создании документа (конструирование бланков для организации; подготовка документа и размещение его в памяти; использование шаблонов в создании документов; поиск, хранение и редактирование текста документов); - передача документа на расстояние любому адресату, у которого есть факсимильная связь или ПК и модем (документ передается в электронном виде с компьютера на компьютер, в компьютерной локальной сети, а также с помощью электронной почты и сети Интернет); - регистрация документа (заполняется регистрационная карточка на экране ПК, а регистрационный номер наносят на сам документ в штамп для отметки о получении документа); - контроль за исполнением документа (в электронной карточке делается отметка о контроле, и это автоматически позволяет информировать руководство организации об уровне исполнительской дисциплины работающих сотрудников, а также составлять разного рода справки-отчеты по документообороту); - перевод текста документа с одного языка на другой (осуществляется в автоматическом режиме при наличии соответствующего пакета программ и некотором дополнительном редактировании текста); - защита документов (от случайного доступа к информации в ПК; восстановление текста; антивирусная защита). Рассмотрим подробно только одну из перечисленных функций, осуществляемых с помощью ПК, - редактирование текста документов. На практике используются множество программ для редактирования текстов. Эти программы называют текстовыми редакторами или текстовыми процессорами. При использовании популярного текстового редактора Word текст редактируемого документа выводится на экран дисплея и в него можно вносить дополнения, изымать ненужные части, переставлять отдельные фрагменты, автоматически проверять орфографию, выделять отдельные фрагменты за счет сочетания разных шрифтов. Кроме того, текстовый редактор позволяет работать сразу с двумя документами - переносить части текста из одного документа в другой, дополнять его таблицами, рисунками и т.п. Наличие в программе словаря синонимов помогает замене слов при частом их повторении, а сам набор текста может быть сведен к компоновке его из традиционных начальных фраз письма, готовых оборотов речи, выдержек из нормативных документов, типичных окончаний писем и т.д., и т.п. Новые версии зарубежных офисных комплексов содержат средства коллективной работы, более тесной интеграции компонентов, а также средства взаимодействия с Internet. Кроме того, в некоторых офисных пакетах отдельные фрагменты программ используются сразу в нескольких приложениях, что существенно экономит пространство в оперативной памяти и на жестком диске. Многие пакеты имеют русифицированные версии, что на первых порах существенно облегчает работу неопытному пользователю. Таким образом, использование современных ПЭВМ позволяет достичь новой ступени в организации делопроизводства в организации на всех этапах создания, регистрации, классификации, движения, учета и хранения документов. Применение ПЭВМ и телекоммуникационных систем позволяет значительно повысить эффективность труда работника, занятого в этой сфере деятельности. Современные ПЭВМ и их программное обеспечение позволяют решать практически все задачи, связанные с организацией документооборота: - пересылать корреспонденцию в диалоговом и пакетном режимах; - ставить письма «на контроль»; - отслеживать исполнение документов; - вести иерархические «папки» для хранения документов; - сортировать документы в папках по различным критериям; - автоматизировать большую часть рутинных операций при создании документов, их редактировании и рецензировании; - осуществлять контроль за работой исполнителей над документами и соблюдением ими временных графиков; - обеспечивать конфиденциальное хранение и обработку документов с различными степенями защиты на рабочем месте и др. Таким образом, внедрение электронного документооборота на предприятии позволяет повысить эффективность труда его сотрудников за счет сокращения времени на поиск, разработку, тиражирование и пересылку документов. В то же время следует учесть, что использование ПЭВМ в документообороте предприятия зачастую наталкивается на многочисленные препятствия - финансовые, программно-технические и даже психологические. Поэтому при внедрении подобных систем следует следовать некоторым общим принципам (началам), которые позволят избежать серьезных ошибок и дискредитировать систему в целом. К принципам внедрения электронного документооборота следует отнести: - постепенное увеличение удельного веса ПЭВМ при создании документов (особенно внутри организации); - своевременную модернизацию технического и программного обеспечения; - первоочередное использование ПЭВМ для сокращения рутинных операций при создании документов; - предпочтительное использование ПЭВМ на этапах документооборота с наибольшими временными затратами (как правило - переписке); - ясное понимание необходимости внедрения подобных систем руководством организации. 2.2. Автоматизация работы с документами. Автоматизация и механизация работы с документами направлены на повышение оперативности управленческого труда, сокращение трудозатрат на документирование, обработку и передачу, использование документной информации, усиление контроля исполнения и упорядочение документооборота. Автоматизированная работа с документами осуществляется путем создания и внедрения специальных программ с использованием ПЭВМ и автоматизированных рабочих мест (АРМ). При этом должна быть обеспечена информационно-техническая совместимость средств вычислительной техники между собой и с централизованными базами данных. Автоматизированная подготовка документов осуществляется в основном на АРМ в структурных подразделениях предприятия. Документ, подготовленный средствами вычислительной техники, может использоваться в работе на правах подлинника. Автоматизированная регистрация документов может производиться также децентрализованно, в местах регистрации документов, на АРМ структурных подразделений и в канцелярии предприятия. Запись производится непосредственно с документа с использованием установленного единого набора обязательных реквизитов. Запись на машинном (магнитном, оптическом и т.п.) носителе должна дублироваться машинограммой контрольно-учетной карточки, которая используется в качестве справочной картотеки. На базе данных автоматизированной регистрации документов строится автоматизированная информационно-поисковая система, обеспечивающая информационными данными обо всех документах и месте их нахождения при помощи вывода информации на экран дисплея или изготовления машинограмм. При этом должна соблюдаться совместимость традиционной и автоматизированной систем регистрации и поиска. Автоматизированный контроль исполнения документов строится на базе данных автоматизированной регистрации и обеспечивает оперативное информирование исполнителей группы контроля о состоянии исполнения всех документов, также предварительный контроль сроков исполнения документов, анализ исполнительской дисциплины. Напоминания исполнителям о сроках исполнения, сводки состояния исполнения, сведения о переносе сроков и другое выводятся на экран дисплея. Руководство организации должно нести ответственность за эффективность использования автоматизированной технологии работы с документами, определять право доступа сотрудников к информации, хранящейся на машинных носителях. Все сотрудники организации обязаны четко соблюдать требования автоматизированной технологии работы с документами. В настоящее время рынок программных продуктов ПЭВМ предоставляет широкие возможности для выбора подходящих средств, позволяющих организовать документооборот любой организации на современном уровне. В качестве примера рассмотрим архитектуру программных средств электронного офиса фирмы Microsoft, являющейся признанным лидером в этой области, а также общий порядок создания основных видов документов с помощью этих программных средств. В состав Microsoft Office 2007, предназначенного для профессионального использования, входят следующие прикладные программы: Microsoft Word 2007 - универсальный редактор текстов и средство подготовки оригинал-макетов; Microsoft Excel 2007 - электронная таблица с мощными средствами анализа данных и построения диаграмм, а также аналитическими функциями; Microsoft PowerPoint 2007 - программа презентационной графики для создания слайдов, настенных проекций и мультимедиа-презентаций; Microsoft Access 2007 - система управления реляционными (переменными) базами данных с возможностями построения запросов, отчетов и управлением списками почтовой рассылки; Microsoft Outlook 2007 - информационная система для работы с электронной почтой и документами, включающая календарь, программы планирования собраний и распределения ресурсов. К вспомогательным средствам Microsoft Office 2007 относятся графический редактор, поддержка Интернета и Помощник. Все эти программы объединены в единый прикладной комплекс, позволяющий решать практически любые задачи обработки данных, оптимизации и планирования, возникающих в современном бизнесе. Во всех приложениях Office используются стандартные команды, окна диалога и основные операции, предназначенные для совместной работы. Панель Office является своего рода «пультом дистанционного управления», с помощью которого можно запускать приложения, открывать заранее созданные шаблоны, настраивать программы или запускать любые другие приложения и утилиты. Панель Office представляет собой набор панелей инструментов с настраиваемыми кнопками, расположенных вдоль верхней, нижней или боковой стороны экрана. Чтобы выполнить с панели какую-либо команду или запустить приложение, достаточно нажать кнопку с изображением нужной программы. Состав кнопок на панели полностью настраивается пользователем, который по своему усмотрению может добавлять, удалять или переставлять кнопки. Запуск (открытие) приложений Microsoft Office с новым документом осуществляется любым из четырех способов: - нажатием кнопки Пуск и выборки имени программы в папке Программы; - щелчком по значку программы на панели Office; - открытием шаблона документа; - двойным щелчком на имени файла, содержащего документ Office, в Проводнике Windows или Microsoft Outlook. Например, запуск Microsoft Word с помощью кнопки Пуск производится следующим образом: 1. Нажмите кнопку Пуск на панели задач (кнопка Пуск расположена в левом нижнем углу экрана). 2. Выберите папку Программы и найдите в ней Microsoft Word. Программы, входящие в состав Office, перечислены в алфавитном порядке. 3. Щелкните на программе Microsoft Word. Открывается окно приложения Microsoft Word. Если нужно создать конкретный деловой документ, но при этом неясно, какое именно приложение Office следует для этого использовать, можно выполнить в меню Пуск команду Создать документ Microsoft Office (New Office Document) или же нажать кнопку Создать документ (Start A New Document) на панели Office. Это позволяет просмотреть разнообразные типы разработанных заранее документов, шаблонов и открыть именно тот, который нужен. Шаблоны позволяют сосредоточить внимание на информации, которую необходимо представить в документе, и избавиться от длительного процесса разработки внешнего вида и форматирования. Каждое приложение Office содержит несколько полезных шаблонов документов, которые можно открыть непосредственно из окна диалога Создание документа (New). Запуск приложения Office с использованием шаблона документа осуществляется следующим образом: 1. Нажмите кнопку Пуск и выполните команду Создать документ Microsoft Office (или нажмите на панели Office кнопку Создать документ). Открывается окно диалога с несколькими вкладками, каждая из которых соответствует определенному типу шаблонов. В окне диалога также имеется область предварительного просмотра, где приводится уменьшенное изображение текущего выделенного шаблона. 2. Выберите вкладку, соответствующую типу создаваемого документа. Например, для просмотра списка существующих шаблонов факсов следует выбрать вкладку Письма и факсы (Letters & Faxes). Если нажать в окне диалога кнопку Таблица (Details), можно узнать размер файла шаблона, тип файла (включая связанное с ним приложение) и дату внесения последних изменений. 3. Сделайте двойной щелчок на шаблоне, который вы хотите открыть. Windows запускает связанное с ним приложение и загружает шаблон, чтобы вы могли с ним работать. Например, для создания факса, основанного на шаблоне Стандартный факс (Professional Fax), сделайте двойной щелчок на значке Стандартный факс вкладки Письма и факсы окна диалога Создание документа. Когда выбранный шаблон откроется в виде нового документа без имени, занесите в документ вашу информацию и сохраните файл под другим именем, чтобы не испортить исходный шаблон (позднее он может снова понадобиться). Большинство шаблонов содержат базовые инструкции, облегчающие создание документа В Office предусмотрена также и другая возможность создания документов - с использованием специальных шаблонов или мастеров. Мастером называется специальный автоматизированный документ, способный руководить процессом пошагового создания делового документа. Использование мастеров во многих случаях предпочтительнее простых шаблонов, поскольку мастера позволяют изменять стиль или формат документа во время его создания (шаблоны по определению всегда содержат один и тот же формат). Например, Мастер факсов позволяет указать в факсе настраиваемые поля для имени, адреса и номера телефона, а также украшает документ декоративными элементами. Полезные мастера содержатся в многочисленных вкладках окна диалога Создание документа. Чтобы воспользоваться мастером для создания документа, выполните следующие действия: 1. Нажмите кнопку Пуск и выполните команду Создать документ Microsoft Office (или нажмите на панели Office кнопку Создать документ). Открывается окно диалога со вкладками шаблонов документов. 2. Выберите вкладку, которая соответствует типу создаваемого документа. Например, чтобы воспользоваться услугами мастера для создания факса, выберите вкладку Письма и факсы. 3. Сделайте двойной щелчок на мастере, с которым вы хотите работать. Так, чтобы создать факс с помощью мастера, произведите двойной щелчок на значке Мастер факсов на вкладке Письма и факсы. Windows открывает выбранного мастера и запускает связанное с ним приложение Office. Работа с мастером сводится к ответам на поставленные вопросы - для этого пользователь устанавливает опции, вводит информацию или нажимает управляющие кнопки. Таким образом, современные ПЭВМ предоставляют пользователю широкие возможности для создания разнообразных документов в кратчайшие сроки. Однако всякие преимущества не обходятся без своих недостатков. При эксплуатации компьютера по самым разным причинам возможна порча или потеря информации. Самой распространенной из них является недостаточная квалификация оператора или недостаточный опыт его работы. Среди других многочисленных причин следует отметить возможность разрушения информации компьютерным вирусом. Для исключения потерь в таких ситуациях следует выполнять необходимые правила работы на ПЭВМ: - создавать копии (архивные копии) наиболее важных документов; - периодически освобождать память компьютера от исполненных и заархивированных документов, а также черновиков (копий). |