Раздел 5. Дисциплина Информационные системы в экономике Раздел Компьютерные технологии подготовки текстовых документов, обработки экономической информации на основе табличных процессоров
 Скачать 271 Kb.
|
|
тематического заголовка - дать возможность воспринять материал таблицы без обращения к тексту. При его оформлении следует учитывать то, что тематический заголовок: - необязателен в таблице, материал которой нужно использовать только по ходу чтения текста; - не ставится над продолжением и окончанием таблицы; - горизонтально центрируется. Оформление граф в головке (шапке) таблицы. При оформлении граф в головке таблицы учитывается следующее: 1) заголовок должен быть над каждой графой, в том числе и над боковиком, так как упрощает восприятие таблицы, позволяет сделать более лаконичным текст заголовков строк в боковике; 2) если заголовок графы состоит из нескольких элементов, то они разделяются запятыми (кроме словесного и буквенного обозначений) и располагаются в следующем порядке: - словесное обозначение данных графы; - буквенное обозначение данных графы; - обозначение единицы измерения; - указание на ограничение (от, до, не более, не менее). Например: Температура t, °С, не менее; 3) заголовок графы, как правило, формулируется в именительном падеже единственном числе; во множественном числе - только в случаях, когда некоторые показатели графы стоят во множественном числе или когда заголовок графы - существительное, которое в данном значении в единственном числе не употребляется, или когда в графе дается количественная характеристика группы объектов; 4) заголовок графы пишется без сокращений, за исключением общепринятых или принятых в тексте данного документа; 5) заголовок графы может включать в себя обозначения единиц измерения (кг, руб.), а для некоторых терминов — обозначения в виде специальных символов (градусы - °С, проценты - %, доллары США - $ и т. п.); 6) заголовок графы начинается с прописной буквы в верхнем ярусе, а в нижних ярусах — только в случаях, когда заголовки грамматически не подчиняются объединяющему заголовку верхнего яруса; при грамматической связи с заголовком верхнего яруса заголовки нижних ярусов пишутся со строчной буквы; 7) если строки таблицы выходят за границы страницы, то в каждой части таблицы повторяется ее головка (шапка); 8) таблицы с большим количеством граф допускается делить на части и помещать одну часть под другой на одной странице; 9) нумерация или литерация граф применяется только в случае, когда нужны ссылки на них в тексте документа или при использовании данных таблицы при решении практических задач. Оформление этих элементов таблицы должно производиться с учетом того, что: - нумерация или литерация граф не используется в продолжениях таблиц вместо заголовков граф; - в статистических таблицах принято графы боковика (если их несколько) обозначать прописными русскими буквами, а остальные графы - арабскими цифрами; 10) графа «Номер по порядку» оформляется с учетом следующих требований: - данная графа обязательна только при необходимости ссылок в тексте документа на строки таблицы; - графа рекомендуется для лучшего разграничения рубрик разных ступеней в боковике; - заголовок графы оформляется в виде: Nsnn.; - допускается вместо указанной графы проставлять соответствующий номер с последующей точкой непосредственно перед наименованием показателя в боковике; 11) представление единиц измерения должно удовлетворять следующим требованиям: - включать в таблицу отдельную графу Единицы измерения не допускается; - если все данные таблицы выражены в одной и той же единице измерения, то она указывается после тематического заголовка таблицы (отделена от него запятой); - если данные в таблице выражены преимущественно в одной единице измерения, но есть графы сданными, представленными в других единицах измерения, то преобладающая единица указывается после тематического заголовка, а остальные - после заголовков соответствующих граф; - если данные в таблице выражены в различных единицах измерения, то они указываются после заголовков соответствующих граф; - единицу измерения, общую для всех данных строки, указывают после заголовка строки в боковике таблицы; 12) заголовки Итого, Всего оформляются с учетом следующих требований: - как в боковике, так и в головке заголовок Итого относится к частным, промежуточным итогам, заголовок Всего - к суммирующим частные итоги; - в боковике принято заголовки Итого и Всего выравнивать по левому краю. Оформление заголовков боковина таблицы. Заголовки боковика оформляются с учетом следующих требований: 1) заголовки боковика располагаются: при одной ступени: - от края боковика, если большинство умещается в одну строку; - с абзацного отступа, если они занимают две-три строки; при нескольких ступенях: - заголовки 1-й ступени - от края боковика, если большинство умещается в одну строку; - заголовки последующих ступеней - с отступом от начала заголовков предшествующей ступени или при выделении заголовков шрифтом, номерами, литерами без отступов; - заголовок в том числе рекомендуется размещать так же, как заголовки, к которым он относится; 2) заголовки 1-й ступени пишутся с прописной буквы, так же как и заголовки последующих ступеней, если они грамматически не связаны с заголовками старшей ступени; со строчной буквы пишутся заголовки, грамматически связанные с заголовками старшей ступени; 3) заголовки боковика завершаются отточием (рядом точек числом не менее трех), если до строки прографки в боковике остается место (отточие помогает не соскользнуть на соседнюю строку прографки); отточие не является обязательным; при его отсутствии никаких знаков препинания в конце заголовка не ставят или ставят двоеточие, если далее следуют подчиненные заголовки нижней ступени; отточие недопустимо, если строка прографки выравнивается по верхней строке заголовка боковика; 4) если в боковике подряд расположены одинаковые заголовки, то в нижних может быть заменено кавычками каждое слово (при однострочных заголовках) или сначала поставлены слова То же (при заголовках, занимающих две строки и более), а затем уже кавычки. Оформление прографки таблицы. Оформление значений данных в прографке таблицы должно осуществляться в соответствии со следующими требованиями: 1) указание на отсутствие сведений или явления в прографке оформляется следующим образом: при отсутствии сведений в соответствующей ячейке проставляется либо многоточие, либо слова Нет свед.; - при отсутствии явления в соответствующей ячейке проставляется тире; - обозначение ничтожно малых чисел оформляется следующим образом: - если число значительно меньше одной десятой, то проставляется 0,0; - если число значительно меньше одной сотой, то проставляется 0,00 и т.д.; 3) при представлении многоразрядных чисел рекомендуется разделять числа пробелами (запятыми в англоязычных документах) на группы по три цифры справа налево для целой части и слева направо - для дробной части; 4) числовые значения в ячейках должны быть представлены в соответствии со следующими требованиями: - числовые значения, относящиеся к одному и тому же показателю в одной графе, выравниваются по десятичной запятой (точке в англоязычных документах); - числовые значения, относящиеся к различным показателям в одной графе, центрируются; - числовые значения, определяющие пределы, записываются через многоточие или тире и выравниваются по разделителю; - при указании в таблицах последовательных интервалов целых чисел, охватывающих все числа ряда, перед числами пишут от ... до... включ; - в интервалах, охватывающих не все числа ряда, между числами необходимо ставить тире; - округление числовых значений до первого, второго, третьего и т. д. десятичного знака для одного типа данных должно быть одинаковым; 5) расположение строк прографки по отношению к заголовку 6о-ковика определяется следующим образом: - если строки прографки состоят из одного ряда числовых значений, то они выравниваются по нижней строке соответствующего заголовка боковика; - если среди строк прографки есть элементы в две строки и более, то все строки прографки выравниваются по верхней строке соответствующего заголовка боковика; - если боковик начинается с графы Номер по порядку, то рекомендуется выравнивать строки прографки по верхней строке соответствующего заголовка боковика; - текстовые строки прографки рекомендуется выравнивать по верхней строке соответствующего заголовка боковика; 6) текст в ячейках таблицы должен быть оформлен следующим образом: - текст в ячейке прографки должен начинаться с прописной буквы (если не служит образцом написания со строчной буквы); - точка в конце текста в ячейке прографки не ставится; - при повторении текста в нижестоящих ячейках прографки он заменяется по тем же правилам, что и повторяющиеся заголовки боковика; 7) линейки в прографке предназначены для разделения граф. Линейки в прографке не обязательны и могут быть заменены на пробелы. В сдвоенных, строенных таблицах каждая повторяемая часть обычно отделяется от другой двойными линейками, Оформление примечаний к таблице. Примечания к таблице оформляются следующим образом: - если примечания необходимы к подавляющей части строк таблицы и их объем невелик, то они оформляются в виде отдельной графы; - если примечания относятся только к части строк или они велики по объему, то они размещаются под таблицей; - примечания связываются с соответствующими местами таблицы ссылками (цифрами или звездочками в виде верхних индексов); - если примечания относятся к таблице в целом или к ее частям в целом, то они оформляются как внутритекстовые. 5. Системы для работы с электронными документами. По безбумажной технологии сегодня работают большинство средств массовой информации. Все этапы подготовки газеты, журнала, книги или рекламной листовки проводятся на компьютере. Многозадачные операционные системы типа Windows позволяют одновременно готовить и редактировать тексты, создавать и обрабатывать иллюстрации, а компьютерные сети объединяют всех участников, работающих над одним проектом, в автономные рабочие группы. Рабочая группа может обходиться без бумажных документов до полного завершения работы над проектом. Лишь когда работа завершается, создается итоговый бумажный документ. Это может быть как макет газеты, так и полный комплект чертежей, необходимый для постройки ракетного крейсера. 5.1. Автоматизация ввода информации в компьютер. Важное значение имеет технология ввода документов в абонентские системы. Это происходит двумя способами. Первый из них – использование клавиатуры. Способ прост, но пригоден, в основном, для ввода текстов. Кроме этого, следует иметь в виду, что этот способ требует очень большого ручного труда сотрудников учреждений и предприятий. Второй, перспективный, способ заключается в использовании камер, сканеров либо микрофонов. В этом случае в систему вводится непрерывный, т.е. аналоговый сигнал, который с помощью аналого-цифрового преобразования превращается в последовательность двоичных сигналов. Одна из компьютерных технологий такого ввода предназначена для оптического чтения текстов. Построчное введение текстов в систему с помощью сканеров или камер не представляет трудностей. Но, при этом вводятся не символы языка, а поточечное изображение страницы текста. Поэтому основной задачей рассматриваемой технологии является распознавание текста, т.е. выделение в полученном изображении страницы отдельных букв, цифр, знаков и преобразования их в коды. При этом должна быть обеспечена работа как с рукописным, так и печатным текстом с его разными шрифтами. Созданные технологии достаточно хорошо оперируют с печатными текстами. При этом происходит разбиение текстов на абзацы и колонки, форматирование, подбор шрифтов с различными способами выделения слов (светлый, полужирный, курсив). Работа систем в значительной степени зависит от качества печати на бумажном носителе вводимого текста. Указанные системы используются при вводе текстов, отпечатанных на пишущих машинках, принтерах, в типографиях. Они необходимы при создании баз данных с большими архивами документов. Системы широко применяются также при распознавании стандартных текстов (платежные документы, банковские счета, квитанции, запросы, заявки). В сфере административного управления они применяются для ввода писем, вырезок из газет и журналов. 5.2. Сканеры для ввода текстов и иллюстраций. Основным методом перевода бумажных документов в электронную форму является сканирование.Сканирование – это технологический процесс, в результате которого создается графический образ бумажного документа. Существует несколько разных видов сканеров, но в их основе лежит один и тот же принцип. Документ освещается светом от специального источника, а отраженный свет воспринимается светочувствительным элементом. Минимальный элемент изображения интерпретируется сканером как цветная (или серая) точка. Таким образом, в результате сканирования документа создается графический файл, в котором хранится растровое изображение исходного документа. Растровое изображение состоит, как известно, из точек. Количество точек определяется как размером изображения, так и разрешением сканера. В настоящее время для ввода текстовой и графической информации используют следующие виды сканеров: - ручные сканеры, - листовые сканеры, - планшетные сканеры, - барабанные сканеры, - штрих-сканеры, - сканеры форм. 5.3. Автоматическое распознавание текстов. После обработки документа сканером получается графическое изображение документа (графический образ). Но графический образ еще не является текстовым документом. Человеку достаточно взглянуть на лист бумаги с текстом, чтобы понять, что на нем написано. С точки зрения компьютера, документ после сканирования превращается в набор разноцветных точек, а вовсе не в текстовый документ. Проблема распознавания текста в составе точечного графического изображения является весьма сложной. Подобные задачи решают с помощью специальных программных средств, называемых средствами распознавания образов.Реальный технический прорыв в этой области произошел лишь в последние годы. До этого распознавание текста было возможно только путем сравнения обнаруженных конфигураций точек со стандартным образцом (эталоном, хранящимся в памяти компьютера). Подобные системы назывались OCR (Optical Character Recognition – оптическое распознавание символов)и опирались на специально разработанные шрифты, облегчавшие такой подход. Программа FineReader выпускается отечественной компанией ABBYY Software (www.bitsoft.ru). Эта программа предназначена для распознавания текстов на русском, английском, немецком, украинском, французском и многих других языках, а также для распознавания смешанных двуязычных текстов. Программа имеет ряд удобных возможностей. Она позволяет объединять сканирование и распознавание в одну операцию, работать с пакетами документов (или с многостраничными документами) и с бланками. Программу можно обучать для повышения качества распознавания неудачно напечатанных текстов или сложных шрифтов. Она позволяет редактировать распознанный текст и проверять его орфографию. Панель Scan&Read содержит кнопки, соответствующие всем этапам превращения бумажного документа в электронный текст. Первая кнопка позволяет выполнить такое преобразование в единой операции. Остальные кнопки соответствуют отдельным этапам работы и содержат раскрывающиеся меню, служащие для управления соответствующей операцией. Панель Распознавание позволяет указать язык документа и вид шрифта. Последнее требуется делать только в тех случаях, когда документ имеет недостаточное качество печати. Панель Инструменты используют при работе с исходным изображением. В частности, она позволяет управлять сегментацией документа. С помощью элементов управления этой панели задают последовательность фрагментов текста в итоговом документе. Элементы управления панели Форматирование используют для изменения представления готового текста или при его редактировании. 5.4. Автоматический перевод документов. Быстрое развитие международного сотрудничества, науки, торговли, туризма привело к необходимости автоматизированного перевода документов с одного языка на другой. Подобный перевод часто называют машинным. Выполняется он прикладным процессом. Сложность этого процесса связана со многими трудностями. В первую очередь, среди них выделяются неоднозначность слов и фраз различных естественных языков, разные интерпретации предложений и т.д. Вследствие этого, автоматизированный перевод пока не может полностью заменить переводчика. Выделяют следующие типы текстов, используемых для перевода: • научно-технический; • узкоспециальный (например, документация в банке); • обработанный (так, что исключается неоднозначное толкование слов). Программные средства автоматического перевода можно условно разбить на две основные категории. Первую категорию представляют компьютерные словари. Назначение компьютерных словарей то же, что и у обычных словарей: предоставить значение неизвестного слова. Преимущество компьютерных словарей состоит в быстроте доступа и удобстве автоматического поиска значения выделенного слова. Автоматический словарь обычно предоставляет возможность перевода слова по нажатию выделенной комбинации клавиш. Ко второй категории относятся программы, позволяющие выполнить автоматический перевод связного текста. Они принимают текст на одном языке (предположительно грамотный и не содержащий опечаток) и выдают текст на другом языке. В ходе работы программа использует обширные словари, наборы грамматических правил и другие средства, обеспечивающие наилучшее (с точки зрения программы) качество перевода. Словарь может содержать не только отдельные слова, но и типичные словосочетания. Из систем автоматического перевода с русского языка на английский и с английского на русский наиболее распространены такие программы, как Socrat и Stylus. Stylus, вне всяких сомнений, обеспечивает более высокое качество и более высокую гибкость при переводе. Последняя версия программы Stylus сменила название и теперь называется Promt. Программа Promt предназначена для автоматического перевода текстов с английского языка на русский и с русского на английский. Она способна работать с документами в различных форматах, допускает немедленное редактирование и оригинала и перевода и может сохранить в нужном виде как оригинал, так и перевод. Система Promt включает богатый набор как универсальных, так и специализированных словарей и содержит средства для управления их использованием. Перевод слов, которые не входят ни в один из словарей, можно определить самостоятельно и сохранить в пользовательском словаре. Кроме того, программа Promt позволяет указать правила работы с именами собственными и другими словами, не требующими перевода, например сокращениями. Дополнительные возможности программы включают пакетный перевод файлов, быстрый перевод неформатированного текста, а также возможности синхронного перевода Web-страниц в Интернете. Эти средства реализованы как отдельные приложения. |