Отчет о прохождении учебной (производственной) практики. Дисциплина производственная практика пм. 02. Организация архивной и справочноинформационной работы по документам организации (доуа)

• Название: Дисциплина производственная практика пм. 02. Организация архивной и справочноинформационной работы по документам организации (доуа)
• Дата: 14.02.2023
• Размер: 276.43 Kb.
• Имя файла: Отчет о прохождении учебной (производственной) практики.docx
• Тип: Программа; #936322
• страница: 5 из 5

Тема 5. Анализ собственной деятельности, обобщение результатов

1. Анализ собственной деятельности в период практики, систематизация и обобщение результатов, написание отчета

Работа архива в Муниципальном бюджетном учреждение социального обслуживания системы социальной защиты населения «КЦСОН» Ивнянского района происходит на основании Положения об архиве, в котором у обязательном порядке фиксируют:

1. 
   Правовой статус архива организации;
   
2. 
   Источники комплектования архива организации;
   
3. 
   Состав документов, которые поступили в архив организации на хранение;
   
4. 
   Задачи и функции архива организации и его права, которые необходимы для их осуществления.
   

Архив




Заведующий архивом

Архивариус

Делопроизводитель

Рисунок 5. Организационная схема архива «КЦСОН» Ивнянского района


Положение об архиве «КЦСОН» Ивнянского района согласовывается с соответствующим учреждением Федеральной архивной службы Российской Федерации, а затем утервждается генеральным организации.

Для создания оптимальных условий связанных с хранением документов «КЦСОН» Ивнянского района был выполнен:

• 
  ремонт помещения, в котором расположился архив организации;
  
• 
  архив «КЦСОН» Ивнянского района расположен в отдельном помещении организации, которое после ремонта было принято в эксплуатацию комиссией, в состав которой входили представители архива, представители от пожарных, охранных, санитарных служб;
  
• 
  архив оборудован средствами для осуществления пожаротушения, охраны и сигнализации;
  
• 
  в архиве используются технические средства, которые направлены на то, чтобы создать нормативные условия температурно-влажностного, светового, санитарно-гигиенического, а также охранных режимов;
  
• 
  помещение архива «КЦСОН» Ивнянского района оборудовано средствами охранной сигнализации, на окнах установлены металлические распашные решетки;
  
• 
  помещение изолировано металлическими дверями;
  
• 
  использование специальных средств, связанных с хранением и дальнейшим перемещением документов;
  

Эксплуатация архивного хранилища:

• 
  в помещении хранилища «КЦСОН» Ивнянского района запрещено осуществлять прокладку водоснабжения, канализации, газопровода или открытых систем электропроводки;
  
• 
  отделка и оборудование хранилища хорошо проветривается и не собирает пыль;
  
• 
  окна архивного хранилища «КЦСОН» Ивнянского района выходят на северную сторону, что защищает хранилище от открытых солнечных лучей;
  
• 
  хранилище оборудовано внутренней сигнализацией и имеет запасной выход;
  
• 
  в нерабочее время двери хранилищ и решетки на их окнах пломбируются или опечатываются, печать, пломбир, ключи должны храниться у ответственного лица;
  
• 
  в помещении хранилища запрещено курить, применять электронагревательные приборы, использовать легковоспламеняющиеся и взрывоопасные вещества, а также осуществлять хранение пищевых продуктов;
  
• 
  постоянное хранение документов в архиве «КЦСОН» Ивнянского района проводится в темноте;
  
• 
  освещение хранилище осуществляется с помощью искусственного рассеянного света, которое дают лампы накаливания, установленные в закрытых плафонах с гладкой наружней поверхностью;
  
• 
  уровень освещенности не превышает на вертикальной поверхности стеллажа на высоте метра от пола 20—50 лк, на рабочем столе — 100 лк;
  
• 
  помещение архива «КЦСОН» Ивнянского района оборудовано регулируемым климат контролем, что дает возможность поддерживать постоянную температуру 17 - 16°С и влажность воздуха 50-58%;
  
• 
  помещение архива «КЦСОН» Ивнянского района содержится в чистоте и образцовом порядке, который исключает появление насекомых, грызунов, плесени, пыли
  
• 
  в помещении архива проводится постоянная влажная уборка, обеспыливание, помещение обрабатывается водными растворами антисептиков;
  
• 
  в помещении архива «КЦСОН» Ивнянского района запрещено находится в верхней одежде, мокрой и грязной обуви;
  

Одна из работ входящая в комплекс обеспечения сохранности документов является размещение фондов в хранилище архива. При продуманном размещении документов происходит рациональное использование площадей стеллажных полок: сокращаются затраты, связанные с поиском дел, обеспечиваются лучшие условия для хранения ценных документов, в случае необходимости проведения эвакуации для особо ценных дел создаются лучшие условия.

Был осуществлен подбор оборудования для архивохранилища, приведенного в таблице 1.

Таблица 1
Основные характеристики оборудования архивохранилища

Изображение	Наименование оборудования и его описание	Ссылка на источник информации
1	2	3
	Глубокий металлический стеллаж с разделителями. Глубина 600 мм. Длина секций 1000 мм. Высота 2000 мм.	Сайт по продаже https://www.werstakoff.ru
Шкафы для хранения документов ограниченного доступа
	Предназначен для хранения больших объемов документации, служебной и деловой информации. Оригинальная конструкция ригелей из нержавеющей стали и пластиковые втулки обеспечивают бесшумный ход дверей и надежное запирание шкафа. Максимальная нагрузка на полку ‑ 60 кг. Габариты внешние1830x915x370 мм. Габариты внутренние1830x915x370 мм. Вместимость, количества папок ‑ не менее 60 шт.	Сайт по продаже https://www.werstakoff.ru
1	2	3
Архивные короба и папки
	Архивные короба Гофрокартон Т-23, плотность 140г/м2330*230*230мм, полезный объем - 17,5л	Сайт по продаже https://pack24.ru
Средство пожаротушения
	Огнетушитель углекислотный с зарядом огнетушащего вещества 3 кг. Огнетушащее вещество – CO2 (двуокись углерода). Масса заряда, кг/л: 3-0,15. Рабочее давление, Мпа: 5,88. Длина струи огнетушащего вещества, м: 3. Продолжительность подачи огнетушащего вещества, сек: 8. Огнетушащая способность по классу В: 34В. Масса, кг: 9,2. Габаритные размеры (диаметр, высота): 135x490	Сайт по продаже https://www.magazin01.ru
Прибор для измерения температуры и влажности воздуха
	Гигрометр ВИТ-2 Основные характеристики прибора: погрешность равна 0,2; замеры прибора 325х120х50 мм; имеется два термометра и психрометрическая таблица; цена деления 0,2 °С; диапазон измеряемых температур колеблется в пределах -15…+40 °С; измерение влажности имеет диапазон +20…+40 °С; относительная влажность имеет диапазон 20-90%.	Сайт по продаже https://med.gramix.ru

Оборудование было подобрано с учетом финансовых возможностей организации, а также с учетом площади помещения.

Заключение

Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» создал единое архивное пространство, в котором должны действовать все юридические лица, в т. ч. и коммерческие организации, в деятельности которых образуются архивные документы. В ряде статей закона четко прописаны обязанности всех юридических лиц по обеспечению сохранности архивных документов и их использованию.

Документы архива принято разделять на документы, которые относятся к общему и обособленному хранения, документы, изложенные на бумажной основе и на пленке. Документы, которые относятся к общему и обособленному хранению располагают в разных хранилищах. Также раздельное хранение необходимо для документов, которые изложены на бумажной и пленочной основе.

Решении проблемы сохранения документов на переходном этапе развития общества, для всех архивных учреждений едины, но и в то же время в каждом случае уникальны, поскольку масштабы и острота собственных проблем в регионе неповторимы.

Однако думается, есть общий момент, объединяющий любой план деятельности любого архива, если он основан на научном подходе, который должен учитывать систему новых органов местной власти и методов управления, предприятий и организаций, соответствующих характеру новой экономической и социальной ситуации, учитывать отношения архива и общества в целом, позволяющий расставлять соответствующие акценты в процессе выработки конкретных решений, обеспечить методологическую основу их разработки.

Список использованных источников

1. 
   Федеральный закон от 22.10.2004 N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», «Собрание законодательства РФ», 23.10.2004, N 5, ст. 410
   
2. 
   Приказ Росархива от 29.04.2011 N 32 «Об утверждении Рекомендаций по подготовке федеральными органами исполнительной власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществляться в форме электронных документов при организации внутренней деятельности», Документ опубликован не был
   
3. 
   Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук. М.: 2007
   
4. 
   Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения: утв. Главархивом СССР 15.08.1988. М.: Главархив. 1989. п. 2.13.
   
5. 
   ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения: (утв. приказом Росстандарта от 17.10.2013. № 1185-ст.) М.: Стандартинформ, 2014. 16 с.
   
6. 
   Афанасьева Л.П. Проблемы и перспективы нормативно-правового регулирования экспертизы ценности документов на современном этапе / Л.П. Афанасьева, Н.А. Муравьева // Вестник ВНИИДАД. – 2019. – № 6. – С. 31-44.
   
7. 
   Кабашов, С. Ю. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях / С.Ю. Кабашов, И.Г. Асфандиярова. - М.: Флинта, Наука, 2019. - 294 c.
   
8. 
   Раскин, Д. И. Архивоведение. Учебник / Д.И. Раскин, А.Р. Соколов. - М.: Юрайт, 2019. - 384 c.