лекция. лекция 4 Документ и форма документа. Документ и форма документа
 Скачать 72.16 Kb.
|
|
В январе 2013 г. институт проводит конференцию «Проблемы развития предпринимательства в России». Будут обсуждены проблемы структурных изменений в экономике и развития предпринимательства. Просим принять участие и подготовить свои предложения. Декан факультета И. А. Скошина В последние десятилетия для облегчения восприятия информации и выделения сути документа рекомендуется начинать его с заключительной части, т.е. с изложения существа вопроса: просьбы, предложения и т.п., а затем подкреплять их обоснованиями. Например: Прошу дополнительно выделить 300 тыс. руб. на приобретение ПЭВМ для лаборатории. Предполагается проведение лабораторных занятий по составлению документов, редактированию текстов, организации справочной работы, контроля за исполнением документов. Количество ПЭВМ в лаборатории рассчитывается на обеспечение занятий одной подгруппы студентов. Можно составлять документы только из заключительной части, например, письма и заявления с просьбой без мотивировки, приказы с одной распорядительной частью. УВОЛИТЬ Яковлева Александра Николаевича, младшего референта, 01 сентября 2012 года по собственному желанию, ст. 31 КЗоТ РСФСР. Если поводом для создания какого-либо документа послужил другой документ или доказательством служат данные другого документа, а тексте приводятся полные его данные, т.е. указываются вид документа, наименование организации-автора, дата документа, регистрационный номер документа и заголовок к тексту. Например: В соответствии с приказом Государственной архивной службы России от 11.12.97 № 401 «Об организации учета особо ценных документов»... или В соответствии с распоряжением Правительства Российской Федерации от 15.06.95 № 1474-РП «О мерах по стимулированию жилищного строительства»... Текст документа делится на абзацы – простейшие компоненты текста, состоящие из одной или нескольких фраз (предложений) и характеризующиеся единством и относительной законченностью содержания. Обычно абзац содержит не более двух – трех предложений. С абзаца начинается каждая новая мысль. Подобный прием помогает вдуматься в содержание документа, сделать небольшие остановки при чтении документа. ГОСТ рекомендует печатать абзац, отступив пять печатных знаков. В США и Великобритании рекомендуется текст документов печатать через один интервал, а каждый новый абзац отделять от предыдущего двойным интервалом, но печатать от полей. Тексты документов сложных, больших по объему (обзоры, отчеты, справки и т.д.) разделяются на части: разделы, подразделы, пункты, подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Порядок нумерации должен соответствовать требованиям ГОСТ Р1.5-92. Номер каждой части включает номера соответствующих составных частей более высоких ступеней деления. Например, номер подпункта включает номера раздела, подраздела, пункта и порядковый номер подпункта. Все они разделяются точками, но в конце номера точка не ставится. Например: 1.2.1,1.2.2, 2.9.1 и т.д. Процесс управления состоит из выполнения ряда функций, решения определенного круга задач, нередко порождаемых однотипными ситуациями, которые вызывают появление однотипных документов. Это явилось основанием для унификации текстов документов. Унифицированный текст управленческого документа может быть представлен в виде трафарета, анкеты, таблицы. Под трафаретом понимают заранее отпечатанный текст с унифицированной постоянной информацией и пропусками для заполнения переменной информацией, которая характеризует конкретную ситуацию, отражаемую данным документом. Составление документов с применением трафаретных текстов основано на использовании часто повторяющихся текстов документов или их части в сочетании с изменяющейся частью письма. Трафаретная часть документов заранее отпечатывается на бланке или вводится в память компьютера, а изменяющаяся часть текста дополнительно заполняется от руки, печатается на пишущей машинке или на компьютере. В компьютерных программах, предназначенных для набора и оформления текстов (текстовых редакторах), типовые (трафаретные) формы документов называются template и переводятся словом «шаблон». Трафаретные тексты очень удобно использовать при рассылке однотипных писем широкому кругу адресатов. Это может быть приглашение на конференцию, предложение услуг, поздравление постоянных клиентов фирмы с праздником, напоминание об оплате и т.п. Например: Уважаемый «Имя, отчество» Так как оборот Ваших закупок превысил «объем» руб., мы рады сообщить Вам о введении дополнительной скидки в размере «%», действующей на закупки до 01.06.2012. С наилучшими пожеланиями Директор или Ваше письмо с просьбой установить систему сигнализации марки... получено и зарегистрировано за № Работы будут выполнены после перечисления на наш расчетный счет в отделении Московского коммерческого банка руб. Сигнализация будет установлена в двухнедельный срок с момента поступления денег на наш счет. Коммерческий директор или Уважаемый господин... В ответ на Ваше письмо от …. направляем дополнительный информационный материал об интересующих Вас продуктах. Срок поставки заказанного количества – две недели. Партии объемом до шт. могут поступить в Ваше распоряжение немедленно. Если полученные продукты будут Вами одобрены, мы с удовольствием выполним более крупный заказ. С дружеским приветом Старший менеджер или На Ваш запрос от … сообщаем, что документы, подтверждающие Ваш стаж работы в... за... годы, в госархив области на хранение не поступали. Сведения об их местонахождении неизвестны. Рекомендуем обратиться к показаниям свидетелей. Директор архива Наибольшая повторяемость текстов встречается в документах, направляемых в адрес подведомственных организаций, институтов, служб или однородных фирм. Трафаретные тексты могут быть разработаны во всех отраслях деятельности, причем как в пределах одного предприятия, учреждения, фирмы, так и системы однородных предприятий или учреждений, организаций одного ведомства или группы однородных учреждений и предприятий разных ведомств. Особенно возрастает значение унификации текстов документов в настоящее время в связи с широким внедрением персональных электронно-вычислительных машин. Опыт по разработке трафаретных документов, накопленный в стране, позволяет наметить основные моменты их выявления, создания и внедрения. Методика разработки трафаретных текстов такова: – выявляются типовые управленческие задачи, собирается информация, необходимая и создаваемая в процессе их решения, – составляется проект унифицированного текста документа, отражающего выявленную типовую ситуацию, проект согласовывается со специалистами, составляющими эти документы или работающими с ними. При этом особое внимание следует обращать на употребление профессиональных терминов. Проект окончательно редактируется и оформляется в соответствии с требованиями ГОСТов. Для каждого трафарета, если он тиражируется, выявляется необходимая годовая потребность. Сегодня чаще трафаретные тексты вводятся в память ЭВМ. Трафаретные документы значительно сокращают время на составление документа, так как исполнитель сосредоточивает внимание не на том, как написать, а что написать, т.е. лишь на переменной конкретной части информации, место которой заранее предопределено. Фактически он заполняет заранее составленный документ. Поэтому исключаются стадия черновика, пропуск необходимых данных, а постоянное, фиксированное расположение информации значительно облегчает и ускоряет ее восприятие. Помимо трафаретных текстов часто применяются наборы стандартных фраз и выражений, используемых в переписке, при составлении актов, справок и др. информационно-справочных документов. В деловой переписке, особенно с иностранными корреспондентами приняты устойчивые фразеологические обороты. При наличии компьютера эти стандартные фразы и выражения вводятся в память машины. В настоящее время широкое распространение получили анкеты – опросные листы для получения определенных сведений. Наиболее известны кадровые анкеты для получения данных о тех, кто их заполняет. Анкетирование – один из основных методов в социологических исследованиях. С его помощью удобно собирать любые сведения по заранее разработанной определенной программе. В анкете текст формализован, информация расположена в строго зафиксированной последовательности. Их легко обрабатывать с помощью ЭВМ. Постоянная информация в анкете должна быть представлена в тщательно продуманных и сформулированных, с однозначным пониманием вопросах. Если вопрос может быть понят по-разному, ответы свести будет крайне сложно. В ГОСТе Р 6.30-97 указано: «При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительным падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков». Переменная информация в анкете может быть выражена заранее подготовленным ответом типа «да-нет», развернутым ответом, числовыми показателями. Таблица – это перечень сведений о чем-либо или о числовых данных, приведенных в определенную систему и расположенных по графам. Таблица позволяет представить информацию в наиболее компактном и наглядном виде. Требования к построению, изложению и оформлению таблиц изложены в разделе ГОСТ Р 1.5-92. ГОСТ посвящен построению стандартов, но изложенные в нем требования к таблицам распространяются на все унифицированные системы документации, в том числе на организационно-распорядительную. Здесь указывается, что таблицы применяют для лучшей наглядности и удобства сравнения показателей. ГОСТ называет обязательные элементы таблицы и порядок их графического расположения. В таблице имеются два уровня деления текста: вертикальный – графы и горизонтальный – горизонтальные ряды. В первом столбце (в крайней левой части таблицы) – боковике – перечисляются объекты, данные о которых приводятся в таблице. В заголовках и подзаголовках граф даются наименования показателей, которые характеризуют объект. В ячейке, образуемой на пересечении строк и граф в центральной части таблицы, помещаются конкретные показатели (данные) по характеризуемому объекту. Они могут выражаться как в виде текста, так и даваться цифрами. Все таблицы в тексте, за исключением таблиц приложений, нумеруются сквозной нумерацией арабскими цифрами. Таблица может иметь заголовок, который кратко, но точно отражает ее содержание. Он пишется над таблицей посредине с прописной буквы. Головка таблицы отделяется линией от остальной части таблицы. Помещается таблица сразу под текстом, где она впервые упоминается, или на следующей странице. Можно дать таблицу и в приложениях к основному документу. Если таблица большая и ее строки или графы не помещаются на формате страницы или она переносится на другую страницу, то ее можно разделить на части, которые помещаются одна под другой. Над каждой последующей частью пишут «Продолжение таблицы...» или «Окончание таблицы...», повторяют ее головку, а при необходимости и заголовки строк. Заголовки граф и строк таблицы пишут с прописной буквы, подзаголовки граф - строчными, если они служат продолжением заголовка, и с прописной буквы - если они имеют самостоятельное значение В конце заголовка и подзаголовка таблицы точка не ставится. Заголовки граф формулируются в единственном числе и всегда в именительном падеже. Часто встречающейся ошибкой при оформлении таблиц является диагональное деление строк. Специальный пункт ГОСТа (п. 4.5.5) указывает, что разделять заголовки боковика и граф диагональными линиями не допускается, нельзя также включать в таблицу самостоятельную графу «Номер по порядку». Если есть необходимость пронумеровать показатели, то их порядковый номер ставится в боковике таблицы непосредственно перед их наименованием. ГОСТ подробно описывает порядок обозначения физических величин и их числового значения, поэтому его следует иметь под рукой каждому оформляющему такие таблицы. Числовые значения показателя должны проставляться на уровне последней строки наименования показателя. В том случае, когда значение показателя раскрывается в виде текста, запись должна начинаться на уровне первой строки наименования показателя. При отсутствии данных в таблице ставится прочерк (знак тире). Если повторяющийся текст состоит из двух и более слов, при первом повторении пишут слова «То же» и далее ставят кавычки. Так же поступают при повторении части фразы, добавляя дополнительные индивидуальные сведения. |