конспект. Документирование. Правила оформления и подготовки документов в органах внутренних дел российской федерации
 Скачать 38.71 Kb.
|
|
ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ. ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ И ПОДГОТОВКИ ДОКУМЕНТОВ В ОРГАНАХ ВНУТРЕННИХ ДЕЛ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ План 1. Документирование. Классификация документов, используемых в органах внутренних дел. 2. Требования, предъявляемые к подготовке и оформлению документов. 3. Правила составления организационно-распорядительных и информационно-справочных документов в ОВД. Заключение 1. Документирование. Классификация документов, используемых в органах внутренних дел В процессе внутриорганизационной деятельности ОВД создаются различные управленческие документы, которые в зависимости от их назначения и содержания подразделяются на следующие системы документов. 1. Организационные: уставы, положения, наставления, инструкции, регламенты, типовые правила, штатные расписания. 2. Распорядительные: постановления, решения, распоряжения, указания, приказы, директивы. 3. Справочно-информационные: письма, телеграммы, телефонограммы, докладные, объяснительные, акты, сводки, справки, обзоры, заключения. 4. Кадровые: заявления, справки, характеристики, личные карточки, различные учетные формы и данные по личному составу. 5. Финансовые: бухгалтерские отчеты, ведомости, акты, справки и т.д. Из наиболее распространенных систем управленческих документов в органах внутренних дел являются системы организационно-распорядительных (ОРД) и информационно-справочных документов (ИСД). Одними из наиболее распространенных видов управленческих документов в органах внутренних дел являются следующие: Нормативно-правовой акт (Федеральные законы, указы Президента РФ, постановления Правительства РФ, акты субъектов РФ, международные договоры и соглашения, гражданско-правовые договоры и соглашения); правовые акты ненормативного характера (приказы по личному составу, распоряжения, письма, указания, протоколы). Приказ– правовой акт, устанавливающий управленческие решения, нормативного характера, издаваемый руководителем на основе единоначалия и содержащий индивидуальные предписания или правовые нормы по вопросам оперативно-служебной деятельности, обращенные к подчиненным органам и сотрудникам. Положение– правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности, организацию работы и порядок действий органов и учреждений, их структурных подразделений. Наставление–правовой акт, содержащий нормы о порядке действия конкретных подсистем (органов) в той или иной ситуации. Инструкции, правила и уставы регулируют основные виды (формы) оперативно-служебной деятельности и работу конкретных категорий сотрудников. Инструкция–правовой акт, содержащий нормы, устанавливающие: кем, в каком порядке и какими способами и методами должен осуществляться тот или иной вид деятельности. Правила–свод обязательных для выполнения норм и требований по выполнению отдельного вида деятельности. Устав– кодифицированный правовой акт (свод правил), содержащий систематизированное изложение норм, регламентирующих тот или иной вид деятельности либо правовой статус хозяйствующих субъектов, относящихся к системе органов внутренних дел. Распоряжение–правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа управления, в целях разрешения безотлагательных вопросов. Директива – документ, определяющий перспективы развития органов внутренних дел, основные направления их деятельности на конкретный период времени. Решение–управленческий акт, принимаемый коллегиальным органом управления (коллегией, совещанием). Указание–управленческий документ, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа или вышестоящих органов управления. План–документ, устанавливающий точный перечень намечаемых к выполнению работ или мероприятий, определяющий последовательность их исполнения, объем, сроки и исполнителей. Протокол–1) документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и других заседаниях коллегиальных органов; 2) документ, содержащий последовательное описание действий, событий, состояний, имеющих юридическое значение и установленных непосредственно лицами, свидетельствующими содержание протокола своими подписями. Докладная записка – документ, адресованный руководителю (начальнику) органа внутренних дел или вышестоящего органа внутренних дел, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями. Доклад – документ, содержащий изложение определенных вопросов, предложений. Акт– документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты и события. Справка–документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки могут быть служебныеиличные. Служебные справки содержат результат обобщений каких-либо обследований, проведенных должностным лицом (например, справка о наличии горючих и смазочных материалов на складе, которую составляет зав складом или справка о количестве пропусков занятий курсантами за какой-то период времени, которая составляется инспектором учебного отдела). Личные справки выдаются физическим лицам. В них, обычно, подтверждаются какие-либо сведения, касающиеся этого лица, например справка с места обучения, справка с места работы, справка о состоянии здоровья из поликлиники. Рапорт – донесение, официальный устный или письменный доклад от нижестоящего к вышестоящему, при обращении к начальникам в процессе служебной деятельности о чем-либо, а также о выполнении взятых нна себя обязательств. Система информационно–справочных документов в ОВД представляют собой документы, содержащие информацию о фактическом положении дел в ОВД, которая служит основанием для принятия распорядительных документов. Вывод: Таким образом, в деятельности органах внутренних дел создается и используется достаточно большое многообразие управленческих документов, и от их качества в определенной степени зависит эффективность деятельности ОВД в целом и его структурных подразделений. 2. Требования, предъявляемые к подготовке и оформлению документов При подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов в ОВД необходимо руководствоваться положениями ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Требования к оформлению документов», приказа МВД России от 20 июня2012 года № 615 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах внутренних дел Российской Федерации». Данные нормативные акты устанавливают к составлению и оформлению документов основные требования, которые можно сформировать в следующие группы: 1. Требования правовой и информационной культуры; 2. Требования технической эстетики; 3. Требования оперативности изготовления, оформления и обработки документов. Требования правовой культуры предполагают: · соблюдение установленного порядка подготовки и принятия документов; · соответствие компетенции органа или должностного лица содержанию документов; · использование в документах с целью аргументации нормативных актов, а также юридических терминов в соответствии с их правовым содержанием. По содержанию документы должны быть: · объективными. Достоверность зафиксированных сведений о действиях, событиях и состояниях (цифры, суммы, даты, фамилии и т.п.) тщательно проверяется. · краткими и емкими. Информационное содержание документов должно полностью охватывать все обстоятельства и факты, по излагаемым в них вопросам, и исключать слова и фразы, н3е несущие смысловой нагрузки; · ясными и убедительными, что достигается вескими доказательствами, логичностью аргументов, точностью фактов. Требования технической эстетики предъявляются к материальному носителю и способам технического исполнения реквизитов документа. Документ должен быть оформлен в соответствии с установленными государственными стандартами форме и иметь необходимый комплект реквизитов. Организационно-распорядительные документы и бланки для них изготовляются, как правило, на бумаге форматов А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм), допускается использование бумаги форматов А3 (297 х 420 мм) и А6 (105 х 148 мм). В основном документы составляется на бланках А4. В аппарате МВД России для организационно-распорядительных документов установлены поля: слева – 30 мм; сверху, справа и снизу – 20 мм. В этих границах располагается рабочее поле документа для выполнения всех его реквизитов, за исключением реквизита «отметка о контроле». Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, за исключением нормативных правовых актов, должен иметь поля: слева – 30 мм;справа – 10 мм; верхнее и нижнее – 20 мм. Документы выполняются черным или синим красителем на стандартных листах белой бумаги или бумаге светлых тонов машинописным способом с использованием печатающих машинок или персональных компьютеров. Бланк–это стандартный лист бумаги, на котором воспроизводится постоянная информация (реквизиты) документа и отводится место для переменной информации. ГОСТом Р6.30-97 установлены следующие виды бланков документов: Ø общий бланк; Ø бланк письма; Ø бланк конкретного вида документа, кроме письма. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк отличается от бланка для писем отсутствием реквизитов «адресные данные предприятия» и «ссылка на индекс и дату входящего документа» и наличием реквизита «место составления или издания». Конкретный набор реквизитов для каждого документа определяется его видом. Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный для конкретного вида документов, например, приказа, акта, называется типовым формуляром. В результате унификации и стандартизации документов выработаны графические модели или схемы построения образцов документов, получившие название «формуляров-образцов». Формуляр-образец–это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам данной системы документов. Правила составления оформления служебных документов изложены в Российском стандарте Р 6.30-2003. «Требования к оформлению документов». При создании документов обычно используются обязательные признаки документа, содержащие определенную информацию, установленные законом (ГОСТом)называемые – Реквизитом. Стандарт перечисляет максимальный набор реквизитов, которые могут встретиться при составлении организационно-распорядительных документов. При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты: 01– Государственный герб Российской Федерации; 02– герб субъекта Российской Федерации; 03– геральдический знак - эмблема ОВД РФ и ВВ МВД России; 04 - код организации; 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 06 - идентификационный номер налогоплательщика (ИНН), 07 – код формы документа, 08 - наименование органа внутренних дел; 09 - справочные данные об ОВД; 10 - наименование вида документа; 11 – дата документа; 12– регистрационный номер документа; 13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа; 14– место составления или издания документа; 15 – адресат, 16 - гриф утверждения документа; 17 – резолюция; 18 – заголовок к тексту; 19 – отметка о контроле; 20– текст документа; 21 – отметка о наличии приложения; 22 – подпись; 23– гриф согласования документа; 24 – визы согласования документа; 25 – оттиск печати; 26– отметка о заверении копии; 27– отметка об исполнителе; 28– отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 29– отметка о поступлении документа в ОВД; 30 –индентификатор электронной копии документа, 31 - гриф ограничения доступа к документу. Установлены два варианта расположения реквизитов –угловой и продольный. При угловом расположении реквизиты с 1-го по 12-ый выполняются в верхнем левом углу рабочего поля документа флаговым или центрованным способом, а при продольном – центруются в верхней части рабочего поля, т.е. располагаются на равном удалении от левой и правой границы. Вывод: Конкретный набор реквизитов для каждого документа определяется его видом. Некоторые реквизиты являются взаимоисключающими и не могут одновременно входить в состав документа данного вида (например, не используются одновременно реквизиты «адресат» и «гриф утверждения»). 3. Правила составления организационно-распорядительных и информационно-справочных документов в ОВД Организационный документ оформляется на общем бланке с указанием конкретного вида. Заголовок к тексту в организационных документах должен согласовываться с наименованием вида документа: устав (чей?) Орловского юридического института; инструкция (о чем?) о документационном обеспечении управления; положение (о чем?) о Совете курса; правила (чего?) внутреннего распорядка; должностная инструкция (кого?) начальника курса. Датой подписания организационных документов является дата, проставляемая в бланке на месте реквизита 08. Подписывает организационный документ, как правило, руководитель организации (например, устав) или структурного подразделения (например, должностную инструкцию). Особенностью организационных документов является то, что они вступают в силу только после их утверждения. Порядок внесения изменений и дополнений и их пересмотра обусловлен видом организационного документа. Например, изменения и дополнения в организационный документ, который утвержден руководителем организации, - положение о структурном подразделении - вносятся приказом этого руководителя. Распорядительные документы необходимы для того, чтобы регулировать деятельность, с помощью которой осуществляется реализация функций и задач, поставленных перед организацией, независимо от характера и содержания деятельности организации, ее организационно-правовой формы и других факторов. К распорядительным документам относятся: постановление; решение; приказ; распоряжение; указание. Рассмотрим особенности нанесения некоторых реквизитов: 1. Государственный герб Российской Федерации помещается только на бланках распорядительных документов Министерства внутренних дел России, подписываемых Министром внутренних дел РФ или его заместителями . 2. Эмблему МВД России не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации. 3. Наименование ОВД, являющегося автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в его статусных документах. Над наименованием подразделения, непосредственно подчиненного МВД России, указывается полное наименование – «Министерство внутренних дел Российской Федерации» и строкой ниже в скобках сокращенное – «МВД России». 4. В случае подготовки документов от имени двух и более министерств, учреждений и организаций они оформляются без использования бланка. 5. Наименование вида документа (приказ, инструкция, справка, акт и т.д.) должно быть на каждом документе, за исключением письма. 6. Обязательным реквизитом документа является дата. Все служебные отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются. Датой документа считается дата его подписания или утверждения. Датой для решения коллегии (оперативного совещания) является дата его принятия, для протокола – дата заседания, для акта – дата составления. Если авторами документа являются несколько подразделений ОВД, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Дату документа проставляет в момент его подписания (утверждения) лично руководитель. Дата документа оформляется в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц пишутся двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, год – четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 15октября2021 года следует оформлять 15.10.2021.Проставлять ноль вобозначении дня месяца, если он содержит одну цифру, - обязательно,например:дату «5 февраля 2021 г.» следует оформить следующим образом: «05.02.2021». 7. Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов и цифрового обозначения структурного подразделения. Составные части индекса отделяются косой чертой (например, 1/1244, где 1 – цифровое обозначение ОДиР УМВД по Орловской области по классификатору подразделений, а 1244 – порядковый номер по журналу регистрации документов). 8. Гриф ограничения доступа к документу «Для служебного пользования», «Секретно»и др. печатаются без кавычек в правом верхнем углу на первом листе документа. 9. Документы адресуются конкретным корреспондентам (органам государственной власти и управления, министерствам, ведомствам, их структурным подразделениям, должностному лицу или гражданину). При этом на документе указывается не более четырех адресатов. Если адресатов больше, то составляется список на рассылку и на каждом экземпляре документа пишется один адрес. При адресовании документа без указания должностного лица наименование организации, учреждения пишется в именительном падеже, например:
При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании частному лицу – после фамилии. Если документ адресуют конкретному руководителю или его заместителю, то указывают в дательном падеже наименование должности этого лица, полное или сокращенное наименование органа внутренних дел, через 2 интервала специальное (воинское) звание (классный чин), инициалы и фамилия, например:
Полностью почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам. Если письмо адресуется организации, не входящей в систему МВД России, указывается ее наименование, а затем почтовый адрес, например:
Если документ адресуют физическому лицу, то сначала указывается фамилия и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:
Если документ адресуют в несколько однородных учреждений, то адрес указывается обобщенно, например:
10. Особым способом введения документа в действие является его утверждение. Документы утверждаются руководством органа внутренних дел, начальниками подразделений и служб с учетом их компетенции. Гриф утверждения печатается в правом верхнем углу документа и состоит из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, специального (воинского) звания, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:
При утверждении документа несколькими должностными их подписи располагают на одном уровне. 11. Все поступающие в ОВД документы рассматриваются руководителем, который в резолюции определяет порядок их исполнения. Резолюция пишется на свободном от текста месте документа под реквизитом «Адресат» или на специальном бланке для резолюций с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому они относятся. В резолюции указывается инициалы и фамилия исполнителей, содержание поручения, срок его исполнения (при необходимости), подпись, её расшифровка и дата, например:
12. Заголовок составляется к любому документу независимо от его назначения. Не составляются заголовки к документам, выполняемым на листах формата А5. Заголовок должен быть максимально коротким, точным и формулироваться с помощью отглагольного существительного, отвечая на вопрос «О чем (о ком)?», «Об изменении...», «О выделении...», «Об отмене...». Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок оформляется под реквизитами бланка от левой границы текстового поля, может занимать до 5 строк по 28-30 знаков в строке шрифтом размера № 10-12. Заголовки таких документов, как штатное расписание, протокол, правила, акты, должны сочетаться в падеже с наименованием документа. Например: Протокол – чего? «Заседания коллегии». 13. Тексты документов, как правило, составляются на русском языке. Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, рапорт – просьбу без пояснения; приказ – распорядительную часть без констатирующей). В письмах используются следующие формы изложения: · от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»); · от первого лица единственного числа («прошу направить», «считаю необходимым»); · от третьего лица единственного числа («отдел считает возможным», «управление просит»). Официальное обращение к адресату (словосочетание, выражающее уважение к адресату) отделяется от других частей текста восклицательным знаком. Обращения должны соответствовать обычаям официального этикета, которые предусматривают обращение к адресату, состоящее из имени собственного (имени и отчества) и прилагательного, наиболее соответствующего случаю обращения, например: Уважаемый Матвей Сергеевич! При обращении к нескольким адресатам допустимо обращение: Уважаемые коллеги! Уважаемые граждане! Обращение к адресату располагается на 2-3 межстрочных интервала ниже реквизита «Наименование документа» Служебные письма, имеющие нескольких адресатов, могут оформляться без обращений. Вступительная фраза (предложение, включающее благодарность адресату, а также пояснение мотивов, целей и просьб служебного письма), в которой используются фразеологические формулы подтверждения, обоснования действия, предложения, благодарности и другие, например: подтверждение: МВД России Ваше письмо от … № … получено; обоснование действия: В связи с … (переносом сроков исполнения, проведением совместных мероприятий) …; благодарность: Мы благодарны Вам за содействие в организации профессионального обучения работников…; просьба: Убедительно просим (предоставить возможность…, провести экспертизу…, дать заключение…, дать согласие…)…; сопровождение: Высылаем (методические пособия, инструкцию, техническую документацию, проект приказа)…; напоминание: Напоминаем, что Вам необходимо представить следующие сведения…; предложение: Мы можем предложить Вам различные варианты решения названной проблемы. В распорядительных документах изложение текста распорядительной части должно идти от первого лица единственного числа («приказываю» – в приказах; «предлагаю»– в распоряжениях, указаниях). В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»). В распорядительных документах коллегиальных органов управления текст согласовывают с его названием («коллегия решила», «оперативное совещание решило»). 14. При оформлении сопроводительных писем и приложений к распоряжениям, указаниям, планам, программам, отчетам, правилам, инструкциям и другим документам используется отметка о приложении. В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом письма от границы левого поля и отделяется от основного текста 1-2 дополнительными межстрочными интервалами. Если приложение названо в тексте письма, то в отметке о приложении указываются количество листов в приложении и количество экземпляров приложения, например: Приложение: по тексту, на 5 л. в 2 экз. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указываются его наименование, число листов и число экземпляров. При наличии нескольких приложений их нумеруют, например: Приложения: 1. Сведения (форма 3Е), на 5 л. в 1 экз. 2. Справочные материалы по работе подразделений тыла, на 3 л. в 1 экз. В приложении к распорядительному документу на первом листе в правом верхнем углу пишется «Приложение № ___» с указанием распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например: Приложение № 1 к распоряжению начальника ГУОООП МВД России От 15.10.2021 № 319 15. Все служебные документы подписываются соответствующими должностными лицами. В реквизит «Подпись» должны входить: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке органа внутренних дел, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке), его личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия). Для должностных лиц, имеющих специальные звания (сотрудники правоохранительных органов), после названия должности указывается специальное звание, если документ адресован в организацию, где применяются такие звания, например, не на бланке: Начальник Договорно-правового департамента МВД России специальное звание личная подпись И.О. Фамилия или на бланке: Начальник специальное звание личная подпись И.О. Фамилия Документ может быть подписан исполняющим обязанности (временно исполняющим обязанности) должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии, например: И.о. начальника ГУ МВД России по Ставрапольскому краю специальное звание личная подпись И.О. Фамилия или Врио начальника специальное звание личная подпись И.О. Фамилия Запрещается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности. Отметка об исполнителе документа включает в себя количество экземпляров, адресование экземпляров, инициалы и фамилию исполнителя, номер его телефона, дату, когда был отпечатан документ. Отметка об исполнителе располагается на оборотной стороне последнего листа каждого экземпляра документа в левом нижнем углу, например: отп. 2 экз. 1 – в адрес 2 – в дело (подразделения исполнителя) исп. И.О. Фамилия (4862) 41 56 80 15.10.2021 Гриф согласования документа оформляется с левой стороны вверху или внизу документа и состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек, прописными буквами), должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование органа внутренних дел), специального (воинского) звания, личной подписи, ее расшифровки (инициалы, фамилия)и даты согласования, например:
Вывод: таким образом, совершенствование стиля работы государственного аппарата, в том числе МВД и его органов, предполагает очищение управленческой деятельности от бумаготворчества, отказ от составления излишних документов, сокращение затрат времени и сил на составление документов. Сокращению объема служебной переписки служат разработка и внедрение современных методов информационно-аналитической работы, в том числе реализуемых на ЭВМ; сокращение отчетности органов внутренних дел и их служб, упрощение их форм; совершенствование критериев оценки деятельности работников аппарата управления, ориентирование их на непосредственную живую, организаторскую работу в подчиненных органах и подразделениях и др. Заключение В нынешних условиях деятельности органов внутренних дел существующая в ряде аппаратов управления недооценка значения современной организации делопроизводства и работы секретариатов недопустима. Культура управленческой деятельности предполагает отсутствие бюрократических извращений, четкость постановки контроля и проверки исполнения, знание и соблюдение норм, регламентирующих работу аппарата управления, прав и обязанностей граждан, умелое пользование предоставленными полномочиями, юридически грамотное оформление документов. Аккуратность, бесперебойность, оперативность, компетентность управленческой деятельности руководителя и его аппарата во многом зависят от хорошей организации работы подразделения делопроизводства и режима, качества подготовки его кадров, обеспечения условий их труда. От того, насколько своевременно, оперативно и в полном объеме руководящий и оперативно-начальствующий состав будут знать нормативные акты, строго и неуклонно руководствоваться ими, в значительной степени зависят конечные результаты правоохранительной деятельности в целом. |