ШПОРА Документ и системы документации. Документисистемыдокументации
 Скачать 86.19 Kb.
|
|
ШПОРА ДокументисистемыдокументацииУправленческий процесс в любой сфере жизни общества сводится к сбору, обработке, передаче, хранению, поиску и использованию информации для выработки необходимых управленческих решений. Каждое принятое решение – это новая информация управляющего органа, предназначенная как для использования внутри самой организации, так и для внешних потребителей (вышестоящих организаций, контролирующих государственных органов, партнеров по бизнесу). Служебная деятельность человека в любой сфере требует письменной информации, которая служит подтверждением конкретных фактов и событий при деловом общении, особенно при возникновении хозяйственных или трудовых споров, рассматриваемых в судах. Записанная на бумаге или другом носителе информация становится документом, а сам процесс записи информации на различных носителях по установленным правилам называется документированием управленческой деятельности или созданием документов. Документ или документированная информация представляет собой информацию, зафиксированную на материальном носителе с реквизитами, позволяющими его идентифицировать. Обязательность документирования информации, т.е. необходимость создания документов, связана с исключительной ролью документации в жизни общества, которая в свою очередь определяется следующими важнейшими функциями документов: информационная – документы являются носителем и источником информации правовая – документы служат юридической основой производственной и управленческой деятельности, подтверждают факты, удостоверяют сведения и показатели управленческая – документы позволяют организовывать, регулировать, контролировать, анализировать процессы, происходящие в производственных сферах коммуникативная – документы помогают обеспечивать обмен информацией и общение между различными объектами учетная – в документах накапливаются и систематизируются сведения за определенные периоды времени, что позволяет их анализировать и обобщать, выявляя тенденции и закономерности в происходящих событиях социальная – документы отражают социально-экономическую, политическую, общественную и другие сферы жизни стран и народов культурная – документы являются памятниками культуры своей эпохи, показывают ее специфику, обычаи и традиции историческая – документы являются источником знаний о событиях и деятелях различных эпох, полнее и конкретнее других исторических памятников раскрывает исторические факты и явления, подтверждают и дополняют полученные в других источниках сведения, помогают восстанавливать, анализировать и оценивать историческое прошлое стран и народов. Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая - это документы по общим и административным вопросам, т.е. по вопросам общего руководства предприятием (организацией) и его производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений предприятий. Вторая группа документыпофункциямуправления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений. Документы классифицируются по наименованиям: служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и т.д. Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными. Так, документы можно выделить: поместусоставления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц); по содержанию: простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов); поформе: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах; посрокамисполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен; по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиесяконкретного лица и являющиеся именными; повидуоформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты; Следуетчеткопониматьразницумеждуэтимивидами! Подлинник - это подписанный и надлежащим образом, оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз. Копия- повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой "копия"), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать. Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выпискаиз того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями должностных лиц и печатью. Предприятиям и организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат(с пометкой "дубликат"), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником. по средствам фиксации: письменные, графические, аудиовизуальные и т.д. В обществе документы являются основными носителями информации, при этом любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня и входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Классификацию управленческих документов содержит "Общероссийский классификатор управленческой документации", в зависимости от функций управления в нем выделены следующие системы документации: организационно-распорядительная, отчетно-статистическая, бухгалтерская, по труду и т.п. Организационно-распорядительной документации (ОРД) в системе управления принадлежит особая роль ввиду того, что она имеется во всех учреждениях независимо от специфики их деятельности и ее можно рассматривать как наиболее общую категорию управленческих документов. В целях сокращения количества документов, применяемых в управленческой деятельности, типизации их форм, снижения трудовых и материальных затрат на их подготовку и оформление, достижения единообразия информационных баз проводятся работы по унификации документов, созданию унифицированных систем документации (УСД). С помощью унификации устанавливаются единые правила составления документов. Унифицированные системы документации - это комплекс взаимоувязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации. Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов и типизации их форм, повышения качества и снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники. Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Стандартизация в области документоведения означает установление общегосударственных форм и требований к документам, обязательных к использованию всеми организациями, учреждениями и предприятиями независимо от формы собственности и организационно-правовой формы. Эти требования изложены в ГОСТ Р 6.30-2003. Применение стандартов повышает культуру современной управленческой деятельности, обеспечивает более эффективное применение средств механизации и автоматизации в управленческом труде. Унификация и стандартизация служебных документов создает возможность составления типовых (трафаретных) текстов для документов, содержащих идентичную и повторяющуюся информацию. В этих случаях повторяющаяся часть текстов выносится в трафарет, а для информации, имеющей индивидуальный характер, оставляются свободные строки, которые заполняются при составлении документа (контракт, акт, справки личного характера). Унификации могут быть подвергнуты отдельные фразы. Начнем рассмотрение систем документации с организационной или организационно-правовой системы. Это первая часть организационно- распорядительной документации. Организационно-правовые документы являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. В организационно-правовых документах фиксируется организационная деятельность учреждения, содержат правила, нормы, положения, определяющие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты. В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации. Организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом – вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения – в зависимости от вида и разновидности документа. Утверждаться организационные документы могут Непосредственно руководителем, распорядительным документом руководите (приказом или распоряжением) или коллегиальным органом. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения. С точки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным: они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно). По мере изменения характера деятельности учреждения и организации труда в организационно-правовые документы могут вноситься изменения, для чего руководитель издает распорядительный документ (приказ или распоряжение). В случае реорганизации деятельности разрабатываются и утверждаются новые организационно-правовые документы. Порядок внесения изменений или их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов. Разрабатывает организационно-правовые документы руководство учреждения или подразделения с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения. Текст большинстваорганизационно-правовыхдокументовсостоитиз разделов,имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты и подпункты, нумеруемые арабскими цифрами.  К организационно-правовым документам относятся устав, учредительный договор, положение об организации, положение о структурном подразделении, положение о коллегиальном (совещательном органе) организации, регламент ,штатное расписание, инструкция, должностная инструкция.Организационно-правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги (формат А4) или на общем бланке (в зависимости от вида документа), при этом обязательными реквизитамиявляются следующие: наименование организации (также указывается наименование подразделения, если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Понятием «реквизит» будет подробно рассмотрено на одной из следующих лекций, пока что стоит отметить, что реквизит – это элемент документа, который идентифицирует его и придает юридическую силу. Иными словами, документ может иметь юридическую силу только в том случает, если он содержит все обязательные реквизиты, которые правильно оформлены. Под уставом – как организационным документом, понимается свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственного управления, хозяйственной или иной деятельности. Устав утверждается учредителями (участниками) юридического лица. Гриф утверждения на уставе заверяется печатью организации. Устав оформляется на стандартных листах бумаги формата А4. Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеруемых арабскими цифрами. На титульном листе устава указывают: вид документа (УСТАВ), организационно-правовую форму юридического лица, его индивидуальное название, место составления, гриф утверждения устава учредителями или участниками, который заверяется печатью организации. На подлиннике устава регистрирующий орган вверху слева проставляет отметку о регистрации устава. Отметка о регистрации устава заверяется печатью регистрирующего органа. |