ШПОРА Документ и системы документации. Документисистемыдокументации
 Скачать 86.19 Kb.
|
Система договорной документацииВ процессе осуществления своей деятельности любая организация вступает во взаимоотношения с другими организациями и лицами. Эти взаимоотношения необходимы, прежде всего, для реализации целей и задач организации. Ее взаимоотношения с внешними контрагентами (организациями, лицами) осуществляется с помощью договоров. Договоры могут заключаться по любому направлению деятельности организации. Решение о заключении договора принимает руководитель (подписывает договор тоже руководитель или уполномоченное им должностное лицо). Документы договорного типа называют договорами, контрактами, соглашениями. Использование того или иного названия в конкретной ситуации закреплено нормативными документами или сложившимися в управленческой деятельности традициями. Законодательство выделяет два основных вида договоров: гражданско-правовые договоры и договоры в сфере трудовых отношений. Наиболее богаты в видовом отношении гражданско-правовые договоры. Виды договоров: купли-продажи, поставки, аренды (субаренды), подряда (субподряда), комиссии, перевозки и др. Системы документации обеспечивающего типаРассмотренные системы документации можно отнести к системам, реализующим основные управленческие функции, но в деятельности любой организации образуются документы, в которых отражается основная (производственная) деятельность организации (торговая, образовательная, лечебная, редакционно-издательская, научно-исследовательская и др.).Состав этих документов определяется содержанием основной деятельности организации. Например, в высшем учебном заведении основная деятельность отражается в системе документации по высшему образованию – это значительная по объему и разнообразная по видовому составу система документов. В основной своей массе документы, отражающие образовательный процесс в вузе, – это документы учетного характера. Наиболее характерным примером такого рода документов являются ведомости учета успеваемости (зачетные, экзаменационные), списки, экзаменационные билеты и др. Особенностью систем документации обеспечивающего типа является то, что основная масса документов, составляющих эти системы, представляет собой документы учетного характера, то есть документы, реализующие функцию учета, что отражается и в названиях этих документов: ведомость, лист, листок, табель, карта, карточка, книга, журнал (учета) и др. Распорядительная деятельность органов управления включает также решение вопросов подбора и расстановки кадров, приема граждан на работу, перевода на другую работу и увольнение. Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу. Это — приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а также все документы, входящие в личное дело. Значение кадровых документов определяется тем, что в них фик- сируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д. Первоначально термин "документация по личному составу" означал документы, отражающие данные собственно личного состава учреждения, т. е. его трудового коллектива. В документы по личному составу включали разнообразную по видам, разновидностям и объемам организационно- распорядительную и отчетно-статистическую документацию по кадрам. Постепенно круг таких документов стал перерастать границы прежнего понимания термина "документация по личному составу". С расширением функций кадровой службы расширился и круг кадровых документов. В настоящее время кадровую документацию составляют документы, отражающие функции кадровой службы. На рисунке представлена система кадровой документации.  Документы различают по их способности выступать в роли правового акта. Например, приказ, с одной стороны, удостоверяет, подтверждает наличие юридического факта заключения, изменения или прекращения трудового договора, т. е. является распорядительным документом. С другой стороны, приказ регистрирует этот факт, а следовательно, выступает в роли первичного учетного документа и порождает технологическую цепочку учетных и отчетных кадровых документов. Поэтому приказ по личному составу как вид документа может быть одновременно отнесен не только к унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), но и к унифицированной системе первичной учетной документации (УСПУД). Рассмотрим подробнее эти системы и изучим их состав. Таблица включает документы по личному составу, вошедшие в УСОРД. Документацияпо приему наработу Заявление о приеме на работу Контракт о назначении на должность Протокол общего собрания трудового коллектива о приеме на работу Документацияпо переводу надругуюработу Заявление о переводе на другую работу Представление о переводе на другую работу Приказ о переводе на другую работу Документацияпоувольнениюсработы Заявление об увольнении Приказ об увольнении Протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении Документацияпооформлениюотпусков График отпусков Заявление о предоставлении отпуска Приказ о предоставлении отпуска Документацияпооформлениюпоощрений Представление о поощрении Приказ о поощрении Протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении Документацияпооформлениюдисциплинарныхвзысканий Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины Приказ о наложении дисциплинарного взыскания Протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания В данной таблице представлены документы по личному составу, вошедшие в систему УСПУД. Требования по оформлению этих документов регламентируются ГОСТ Р 6.30-2003. Документы можно разделить на 2 категории: во-первых, это документы по учету кадров, включающие оформление работника на работу, его перевод, командировки, отпуска, поощрение, увольнение; во-вторых, документы по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда. |