контрольная 1. Документооборот

• Название: Документооборот
• Дата: 20.06.2022
• Размер: 18.57 Kb.
• Имя файла: контрольная 1.docx
• Тип: Документы; #606783

1. 
   Делопроизво́дство — деятельность, обеспечивающая документирование, документооборот, оперативное хранение и использование.
   

2. 
   Документооборот — это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело. Различают три основных потока документации:
   

документы, поступающие из других организаций (входящие)

документы, отправляемые в другие организации (исходящие)

документы, создаваемые в организации и используемые работниками организации в управленческом процессе (внутренние).

3. 
   Докуме́нт — это зафиксированная на материальном носителе информация в виде текста, звукозаписи или изображения с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.
   

4. 
   Документы классифицируются по таким признакам, как способ фиксации, содержание, способ изготовления, степень сложности, место составления, сроки исполнения, происхождение, степень гласности, юридическая сила и назначение.
   

По способу фиксации информации документы делятся на письменные, графические, фото - и кинодокументы, акустические. Письменные включают в себя документы, созданные рукописным или машинным способом.

5. 
   Унификация - приведение чего-либо к единой системе, форме. Стандартизация - процесс установления и применения стандартов. Стандартизация документов - высшая степень их унификации. Требования стандарта имеют обязательный характер. Унификация проводится как предварительный этап стандартизации.
   

6. 
   Нормативную базу делопроизводства составляют: Законы: Кодифицированные законы (кодексы) Федеральные законы РФ. Подзаконные акты на уровне Федерации: Нормативные указы Президента Российской Федерации постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации: Законодательные акты субъектов Российской Федерации и правовые акты, принимаемые органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации.
   

7. 
   Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Принято выделять несколько основных свойств документа, которые характеризуются соответствующими признаками: юридическая сила, оригинальность, подлинность, копийность. Юридическая сила документа. Это свойство быть подлинным доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в документе.
   

8. 
   Документы могут выполнять следующие функции: Информационная — определяется потребностью документирования, хранения и предоставления информации; Коммуникативная — документы являются средством обмена информацией во времени и пространстве; Социальная — состоит в фиксации, сохранении и передаче непосредственно социальной информации; каждый документ социально значим, так как создан ввиду какой-либо социальной потребности.
   

9. 
   Однократная регистрация документа, позволяющая однозначно идентифицировать документ в любой инсталляции данной системы.
   

Возможность параллельного выполнения операций, позволяющая сократить время движения документов и повышения оперативности их исполнения

Непрерывность движения документа, позволяющая идентифицировать ответственного за исполнение документа (задачи) в каждый момент времени жизни документа (процесса).

Единая (или согласованная распределённая) база документной информации, позволяющая исключить возможность дублирования документов.

Эффективно организованная система поиска документа, позволяющая находить документ, обладая минимальной информацией о нём.

Развитая система отчётности по различным статусам и атрибутам документов, позволяющая контролировать движение документов по процессам документооборота и принимать управленческие решения, основываясь на данных из отчётов.

10. 
    Документопотоки различают по направлению и по отношению к управленческому объекту. По направлению отделяют горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня управления, и вертикальные (восходящие и нисходящие), связывающие организации различных уровней, например, центральный офис фирмы и дочерние фирмы. Восходящие потоки - это входные документы, принимаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций.
    

11. 
    ОБРАБОТКА ВХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ ПРЕДПОЛАГАЕТ:
    

их получение

распределение на документопотоки, которые имеют разную направленность и стадии рассмотрения

регистрацию

рассмотрение руководителями разных уровней и определение исполнителей

передачу на исполнение

осуществление контроля исполнения

исполнение и подшивку исполненного документа в соответствующее дело

12. 
    Внутренний документооборот организации обеспечивает движение документов между структурными подразделениями и сотрудниками. С его помощью руководители подготавливают нормативно-распорядительную документацию и контролируют исполнение поручений, а сотрудники взаимодействуют с внутренней документацией.
    

13. 
    Порядок работы с входящими документами (поступающими в организацию) включает следующие основные этапы: прием (доставку) корреспонденции, первичную обработку, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством организации, направление на исполнение, исполнение документа, контроль исполнения, возврат на постоянное хранение.
    

14. 
    Номенклатура дел – это систематизированный перечень заголовков всех дел, заводимых в делопроизводстве учреждений, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
    

Проще говоря, номенклатура дел (н/д) – это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного поиска их в случае необходимости.

15. 
    Основные задачи автоматизации документооборота
    

Конвертирование развернутой схемы делопроизводства в единый процесс

Устранение ручной работы и ведения рутинных операций

Формирование и накопление базы данных электронных документов любых типов с развернутой поисковой системой по содержимому и сложным логическим критериям

Минимизация последующая тотальная ликвидация бумажного потока

Создание алгоритмов прохождения документации в соответствии с технологическим процессом

Документационная поддержка бизнес процессов

Перевод таких функций как оперативное формирование указаний, распоряжений, контроль за их выполнением в автоматический режим

Контроль деятельности персонала с учетом и планированием рабочего времени подчиненных

Организация быстрого обмена служебными записками, письмами, заявками, нормативными материалами для эффективной работы персонала и отдельных подразделений предприятия

Создание системы трансфера документов через внешние системы

16. 
    Аутентификация пользователя осуществляется с использованием паролей, аппаратных средств, биометрических характеристик, иных средств или в случае многофакторной (двухфакторной) аутентификации - определенной комбинации указанных средств.
    

17. 
    Воркфлоу (англ. workflow — «поток работы») — принцип организации рабочих процессов, в соответствии с которым повторяющиеся задачи представлены как последовательность стандартных шагов.
    

18. 
    Программы распознования текста. ABBYY FineReader, Readiris, VueScan
    

19. 
    Электронное правительство (англ. e-Government) — правительство, которое взаимодействует с органами государственной власти, гражданами, организациями в электронном формате с минимальным личным (физическим) взаимодействием. Электронное правительство базируется на системе электронного документооборота, системах автоматизации управления государством и других информационных системах.