делопроизводство. Документооборот
 Скачать 16.7 Kb.
|
|
Документооборот – непрерывное движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления, обеспечивающее информационную поддержку всех звеньев управления. (включает в себя все операции по приему, передаче, составлению, согласованию, оформлению, удостоверению и отправке документов). Объем документооборота – один из основных количественных параметров, имеющий определяющее значение при расчете штатной численности и потребности в технических средствах обеспечения документационных процессов, а также при формировании структуры службы ДОУ. Кроме того, показатели объема документооборота в определенной мере характеризуют масштаб деятельности организации, объем и характер ее взаимосвязей с другими организациями. Служба делопроизводства периодически (ежеквартально, ежегодно) составляет сводки данных об объеме документооборота, где кроме количественных данных приводится анализ объема документооборота. Такие сведения позволяют установить определенные закономерности роста и состояния документооборота, его изменений. Учет документооборота позволяет: 1.определить загрузку организации в целом, ее структурных подразделений и отдельных исполнителей; 2.определить соответствие маршрутов движения тех или иных документов задачам и функциям структурных подразделений или должностных лиц; 3.разработать мероприятия по совершенствованию процессов обработки документов в целом или их отдельных операций; 4.установить оптимальное количество информации, достаточной для функционирования аппарата управления; 5.рассчитать численность службы делопроизводства. По направлению документопотоки делятся на следующие виды: 1. Горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня; 2. Вертикальные, связывающие организации различных уровней: 3. Восходящие потоки -- это документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций; 4. Нисходящие потоки -- это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям. Входящий документ — документ, поступивший, на предприятие, в учреждение, организацию. Поступившие документы проходят следующие этапы обработки: - первичную обработку; - предварительное рассмотрение (разметку); - регистрацию; - рассмотрение документов руководством; - направление на исполнение; - контроль исполнения; - исполнение документов; - подшивку документов в дела. При первичной обработке осуществляют: - проверку правильности доставки (адресования); - проверку количества листов поступившего документа; - проверку наличия приложения. При неправильном адресовании письмо переадресовывается получателю. При отсутствии листов документа или приложения: - ставится в известность отправитель; - делается отметка на самом документе; - делается отметка в журнале регистрации входящих документов (в графе "Примечание"). Если полученный факс полностью или частично нечитаем, об этом ставится в известность отправитель. При обработке поступающей корреспонденции необходимо соблюдать конституционное право граждан на тайну переписки. Работник, получающий входящие документы, не вскрывает письма, имеющие: - пометку "Лично" ("Private"); - гриф ограничения доступа ("Конфиденциально", "Коммерческая тайна" и др.), если не имеет допуск к ним. При предварительном рассмотрении входящих документов проводится их распределение: - на регистрируемые; - на нерегистрируемые документы. При проведении разметки входящие документы распределяются для их передачи: - руководителю предприятия; - заместителям руководителя предприятия; - в структурные подразделения; - конкретным исполнителям. На регистрируемых документах проставляется автоматическим нумератором реквизит "отметка о поступлении документа в организацию", который содержит: - входящий номер документа; - дату поступления; - время поступления (при необходимости). Отметка о поступлении не проставляется на нерегистрируемых документах, на приложениях к документу; на проспектах, каталогах и других сброшюрованных материалах. Руководителю предприятия передаются на рассмотрение наиболее важные и срочные документы. При передаче документов заместителям руководителя или исполнителям на первом листе указываются их фамилии или инициалы. На документах, передаваемых в структурные подразделения, в правом верхнем углу первого листа работником службы делопроизводства проставляется условное обозначение структурного подразделения. Без разметки передаются по назначению документы: - имеющие в адресе указание структурного подразделения; - фамилию работника предприятия. Передача входящих документов на рассмотрение руководству должна осуществляться после регистрации. При регистрации входящих документов используется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года — с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1 (или № 01). Номер может быть дополнен буквами или цифрами, облегчающими работу с документом. После регистрации документы передаются для ознакомления и принятия решения руководителю предприятия. Руководитель, рассматривая входящий документ, должен: - определить исполнителя; - дать конкретные указания по исполнению документа; - указать сроки исполнения. Эти указания оформляются в виде резолюции на самом документе. Сведения, взятые из резолюции (исполнитель, срок исполнения), дополнительно заносятся секретарем-референтом в регистрационный журнал. С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения. Контроль исполнения включает проверку исполнения документа с установлением промежуточных сроков и контактов с исполнителями. Документ находится в работе у исполнителя до окончательного выполнения резолюции руководителя. Исходящие документы — это официальные документы, отправляемые из учреждения, организации, предприятия. Основные этапы обработки исходящих документов: - составление проекта документа исполнителем; - проверка правильности оформления проекта документа; - согласование проекта документа; - подписание документа руководителем (в необходимых случаях утверждение); - регистрация документа; - отправка документа адресату; - подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело. Исходящие документы составляются в двух экземплярах, за исключением факсов, составляемых в одном экземпляре. Проверка правильности оформления исходящего документа осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. В случае ошибок в оформлении документа он возвращается исполнителю на доработку. Проект исходящего документа может быть согласован с другими специалистами предприятия. Такое согласование оформляется визой. Подготовленный проект исходящего документа предоставляется на подпись руководителю организации. Вместе с ним могут быть предоставлены другие документы, на основании которых составлен проект исходящего документа. Если получателю отправляются инструкции, правила, уставы, акты или другие документы, подлежащие утверждению и автором которых является предприятие, на них руководителем проставляется гриф утверждения. Руководитель предприятия вправе внести изменения и дополнения в рассматриваемый документ или вернуть его на доработку исполнителю. После подписания руководителем двух экземпляров документ передается секретарю-референту или работнику службы делопроизводства для регистрации в ''Журнале регистрации исходящих документов". Журнал содержит следующие графы: - номер документа, включающий номер дела; - дата документа; - адресат (корреспондент); - краткое содержание или заголовок к тексту; - отметка об исполнении (запись о решении вопроса, номер документа-ответа); - исполнитель; - примечание. При регистрации исходящих документов используется валовая (порядковая) нумерация. Порядковый регистрационный номер присваивается по журналу в рамках одного года — с 1 января по 31 декабря, начиная с № 1 (или № 01). Номер может быть дополнен буквами или цифрами, облегчающими работу с документом. После регистрации и присвоения номера необходимо проставить его рукописным способом или нумератором на всех экземплярах исходящего документа. Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату или в больших организациях передаются в службу делопроизводства (экспедицию) для отправки. Второй экземпляр отправленного письма (единственный экземпляр факса) подшивается в дело. |