Электронные документы как объекты архивного хранения. Электронные документы как объекты архивного хранения. Экспертиза ценности электронных документов критерии общие и специальные
 Скачать 23.22 Kb.
|
|
Электронные документы как объекты архивного хранения. Экспертиза ценности электронных документов: критерии общие и специальные В 2019 году Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела согласно утвержденному Федеральным архивным агентством плану научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ [3] провел работу по теме 1.3 «Уточнение форм учетных и иных документов к Правилам организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, научных организациях. Проект форм документов». Необходимость уточнения форм учетных и иных документов архивов обусловлена запланированными изменениями нормативной базы в сфере архивного дела. Одной из задач указанной работы являлась разработка архивных учетных форм для учета электронных дел, документов. Впервые регулирование специфики учета электронных архивных документов в отечественной практике нашло отражение в «Основных правилах работы архивов организаций» [2], разработанных в 2002 г. и не получивших статус нормативного документа, но применявшихся в организациях в качестве методического. Схожие формы были представлены в «Рекомендациях по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах» [4], разработанных в 2013 г. В приложении к ним содержатся формы описи электронных дел, документов постоянного хранения, книги учета поступлений электронных документов, раздела листа фонда, акта проверки наличия и состояния электронных документов. Несмотря на то, что указанные документы не являются нормативными, предложенные в них формы в отсутствие альтернативы используются в архивах в качестве основы для разработки собственных учетных и иных документов архивов для работы с электронными документами. Архив Росстата и Российский государственный архив научно-технической документации предоставили собственные локальные нормативные акты, Российский государственный архив кинофотодокументов – формы, используемые для учета электронных документов. Состав электронной документации постоянного срока хранения охватывает следующие ее виды: • управленческие электронные документы (Государственный архив Российской Федерации, Российский государственный архив научно-технической документации); • аудиовизуальные электронные документы (Государственный архив Российской Федерации, Российский государственный архив научно-технической документации, Российский государственный архив кинофотодокументов, Центральный государственный архив города Москвы); • научно-техническая документация в электронном виде (Российский государственный архив научно-технической документации и архив Росстата; Российский государственный архив научно-технической документации уточняет, что документация хранится в качестве фонда пользования). Архивам также было предложено указать на основные недостатки, связанные с учетом электронных документов. Все опрошенные отметили проблему неразработанности нормативно-правового и методического обеспечения, пять – недостаточность материально-технического обеспечения. Электронные документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения включаются в состав архивного фонда организации. Электронные документы временных сроков хранения до 10 лет включительно хранятся в течение установленного срока в информационной системе (хранилище электронных документов) в формате, в котором они были созданы или включены в информационную систему. В архив организации эти документы не передаются. Электронные документы систематизируются в информационной системе в соответствии с номенклатурой дел организации и индексируются в порядке, установленном в отношении дел, сформированных из документов на бумажном носителе. При составлении номенклатуры дел в графе «Примечание» указывается, что дело ведется в электронном виде. При включении заголовков электронных дел в номенклатуру дел индексы электронного дела и заголовки электронных дел составляются по тем же правилам, что и индексы и заголовки дел с документами на бумажном носителе. По окончании делопроизводственного года в итоговой записи номенклатуры дел отдельно указывается количество заведенных электронных дел постоянного, временных (свыше 10 лет) и временных (до 10 лет включительно) сроков хранения. Электронные документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, включаются в состав архивного фонда организации. Систематизация электронных документов и их индексация в соответствии с номенклатурой дел, формирование контейнеров электронных документов для передачи электронных документов в архив организации осуществляются в структурных подразделениях организации в соответствующих информационных системах. Контейнер электронного документа представляет собой zip-архив (сжатую zip-папку). Электронные документы, имеющие приложения, являющиеся неотъемлемой частью документа, а также листы согласования к документам при конвертировании в формат архивного хранения присоединяются к основному документу, образуя с ним один файл. Приложения большого объема могут конвертироваться в отдельные файлы. Основной экземпляр электронных документов является эталонным экземпляром и используется в исключительных случаях, а также для создания копий рабочего экземпляра взамен испорченного или утраченного экземпляра. Рабочий экземпляр электронных документов в архиве организации является экземпляром, с которого при необходимости изготавливаются копии электронных документов, в том числе для фонда пользования. Разработка полноценной системы учетных форм для электронных документов на данный момент затруднена по причине отсутствия единых детализированных требований к организации хранения электронных документов. При этом важным условием является ведение такой системы учетных форм в автоматизированном режиме. Как учет, так и контроль аутентичности, достоверности, целостности и пригодности для использования электронных документов возможны по широкому набору показателей. Фактически, для каждого электронного дела возможно составление внутренней описи, фиксация количества и состава файлов каждого документа, учет всех изменений, касающихся данных объектов. Изменение указанных показателей, обусловленное архивными процессами обеспечения долговременной сохранности (миграция, конвертация), также должно быть учтено. В отсутствии специализированной информационной системы поддержание в актуальном состоянии работниками архивов учета электронных документов трудозатратно. Цифровая среда также способствует расширению возможностей как учета, так и поиска электронных документов. Разделение их по классификационным признакам на уровне электронных дел упрощает процедуры поиска и разделения информации, однако для применения современных методов работы с информацией (программы лингвистического анализа, анализа данных и др.), в том числе и при проведении исторических, источниковедческих исследований, необходима детализация реквизитов и показателей на уровне метаданных электронных документов. Схема метаданных является инструментом унификации представления информации об электронных делах и документах в цифровой среде. Ее структура и глубина позволят зафиксировать как уровни описания (фонд, опись, дело, документ), так и состав показателей, в полноценном объеме обеспечивающих аутентичность, достоверность и целостность электронных документов. Схема метаданных должна быть единой, независимо от используемой информационной системы, и позволять импортировать метаданные об электронных документах и делах из информационных систем, используемых в делопроизводстве, в информационную систему архива организации, а оттуда – в информационную систему государственного (муниципального) архива. Метаданные должны позволять формировать в автоматизированном режиме учетные документы установленной формы, а при сохранении – соответствовать показателям установленных учетных форм. При этом необходимо определить состав сведений, включаемых в данные формы, а также установить сроки их хранения – ряд из них может носить оперативный характер. Так, например, могут быть выявлены сведения, хранение которых целесообразно в формате протоколов действий в информационной системе с формированием выходных форм только по запросу. В информационной системе архива эти метаданные могут быть представлены в виде полей регистрационно-учетных карточек, при этом ряд полей может заполняться автоматически посредством импорта метаданных из информационной системы и из сопроводительных документов, другие – заполняться вручную, третьи – быть унаследованными из полей регистрационно-учетных карточек системы электронной документации и информационной системы архива организации. В настоящее время эспертиза ценности документов является важнейшим направлением архивоведения и архивного дела в Российской Федерации, выполняющим основную функцию по отбору ценных документов и регулярному пополнению Архивного фонда Российской Федерации – национального документального и информационного ресурса страны. При этом проблемы экспертизы ценности документов, прежде всего управленческих, и их отбора в состав АФ РФ всегда являлись достаточно дискуссионными. Экспертиза ценности документов, согласно федеральному закону «Об архивном деле в Российской Федерации» – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации. Особенность развития нормативно-правовой базы экспертизы ценности документов на современном этапе заключается в увеличении роли федеральных законов и подзаконных нормативно-правовых актов. Регулированию в этих источниках права подлежат: состав документов, подлежащих хранению; сроки хранения документов; порядок проведения экспертизы ценности документов; порядок уничтожения документов/порядок передачи документов на хранение при ликвидации/реорганизации организации; уголовная, административная, гражданско-правовая ответственность за нарушение требований к хранению архивных документов и сроков их хранения. Рост интенсивности документообразования федеральных органов исполнительной власти приводит к тому, что как типовые, так и отраслевые перечни не успевают своевременно обновляться. Сегодня как никогда актуальна разработка концепции экспертизы ценности документов. Эта концепция должна представлять собой систему положений, связанных между собой и являющихся основой одного из важных направлений архивного дела в России – комплектования, дающих ответ на вопрос, как достичь поставленной цели по эффективному пополнению Архивного фонда РФ. Современная концепция экспертизы ценности документов должна ответить на широкий круг вопросов, возникающих при работе с электронными документами: где они должны храниться, как осуществлять их использование, как осуществлять защиту информации, что нужно принимать на хранение, каковы параметры нового научно-справочного аппарата. Концепция должна предусматривать обязательность выработки единой технологии и формата архивного хранения электронных документов при их передаче на постоянное хранение, а также обеспечение их долговременной сохранности и организации доступа в наиболее удобной для пользователей форме, возможность их трансформации в условиях постоянного совершенствования информационных технологий. Таким образом, разработка конкретных форм учетных и иных документов для работы с электронными документами в архиве может быть проведена после определения их основных количественных и качественных показателей, при наличии четкого представления об организации процесса приема-передачи электронных документов и их хранения. Электронные документы должны быть систематизированы, описаны и внесены в описи и другие архивные справочники таким образом, чтобы можно было обеспечить их учет, поиск и использование. Список используемой литературы 1. Анализ (мониторинг) документооборота в федеральных органах исполнительной власти и перехода федеральных органов исполнительной власти на безбумажный документооборот в 2017 году: отчет о НИР / рук. Н.Н. Куняев, отв. исполн. О.Н. Букреева; Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела. М., 2018. 198 с. 2. Документоведческие и архивоведческие аспекты проблемы электронных документов: научный доклад: отчет о НИР по теме 2.2.1 плана НИОКР на 2018 г. / Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела. М., 2018. 458 с. 3. План научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ, выполняемых на основе государственного задания Федерального архивного агентства на 2019 год: утв. приказом Росархива от 28 декабря 2018 г. № 217 / Федеральное архивное агентство – официальный сайт [Электронный ресурс]. – URL: htt p://archives.ru/reporting/plan-nir2019. shtml 4. Рекомендации по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в государственных и муниципальных архивах / Федеральное архивное агентство – официальный сайт [Электронный ресурс]. – URL: htt p://archives.ru/sites/ default/fi les/rekomendation-vniidad-edoc-arch-2013.pdf |