Контрольная работа №1 по основам информационных технологий в упр. Электронный документооборот в организации
 Скачать 46.56 Kb.
|
|
МИНОБРНАУКИ РОССИИ  Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Российский государственный гуманитарный университет» (ФГБОУ ВО «РГГУ») Лапшина Мария Юрьевна ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ В ОРГАНИЗАЦИИ Контрольная работа студента 3-го курса заочной (с использованием дистанционных образовательных технологий) формы обучения по дисциплине: «Основы информационных технологий в управлении» Направление подготовки: 38.03.04 «Государственное и муниципальное управление» Москва 2021 Содержание Введение 3 1. Понятие электронного документооборота 5 2. Функции электронного документооборота 7 Заключение 11 Список литературы 13 Введение Сегодня мы наблюдаем, как в различных сферах жизни общества активно применяются современные информационные технологии, с целью обеспечить удобство, простоту и увеличить скорость получения и обработки информации. Благодаря развитию сети интернет информационные ресурсы становятся все более доступными, вне зависимости от того, где находится человек. С точки зрения совершенствования процессов управления система документированного электронного взаимодействия обеспечивает не только ускорение доставки управленческих решений и усиление контроля их исполнения, но и доставку руководству информации для принятия решений, что замыкает цикл управления. К слову, актуальность перехода на электронный документооборот российских организаций во многом обусловлена вступившим в силу июля Федеральный закон фз от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных серьезные данных», который к предъявляет серьезные сбору требования к и хранению, сбору, данных передаче и увеличение обработке персональных данных. Увеличение и объемов хранящейся обеспечения информации и надежной необходимость обеспечения делают ее надежной компаний защиты делают пользу выбор организации в пользу более информационных систем более очевидным. Система электронного документооборота позволяет не только оптимизировать и делопроизводство, расходные материалы и сэкономить материалы время, но и организации способствует компании четкой организации значительно процессов компании, ее часто значительно повышая ее эффективность. Цель исследования – изучить особенности организации и развития электронного документооборота в европейских странах и в России. Для достижения цели необходимо решить такие задачи: 1. Оценить степень развития электронного документооборота в европейских странах и в России. 2. Описать степень развития электронного документооборота в крупных компаниях России. Методы исследования. В процессе исследования использовались следующие методы: теоретический анализ литературы по проблеме исследования; сравнительно-сопоставительный метод. Структура работы. Работа состоит из оглавления, введения, где определен методологический аппарат; основной части, включающей 3 параграфа; заключения и списка использованной литературы. 1. Понятие электронного документооборота Система электронного документооборота (EDMS) - это высоко структурированный и надежный электронный инструмент, который управляет полным спектром документации, используемой организацией. Система электронного документооборота выводит стратегию управления документами на новый уровень, преобразуя бумажные файлы в электронный формат и централизуя документооборот организации. Как минимум, система EDMS должна улучшать рабочие процессы с помощью определенных функций автоматизации и возможности легко оцифровывать бумажные документы. Эти возможности означают, что организация может обеспечить единый и согласованный поток информации, который улучшает все - от сотрудничества и коммуникации до соблюдения нормативных требований. Предприятия всех отраслей и секторов, таких как здравоохранение, государственное управление и финансы, полагаются на наличие мощной системы электронного документооборота для поиска, хранения и управления документами. Существует целый ряд преимуществ, которые дает инвестирование в систему EDMS, независимо от отрасли. Вот лишь некоторые из них: 1. Система электронного документооборота создает четкие, упорядоченные цифровые пространства для документов, охватывающих широкий спектр операций, от повседневных форм, таких как последняя партия подлежащих оплате счетов-фактур, до менее используемых, но все еще важных документов, таких как годовые контракты с поставщиками. Эта система каскадирует и другие процессы, такие как проведение аудитов. Использование системы электронного документооборота создает архитектуру ведения записей, которая делает аудиты безболезненными, предоставляя команде мгновенный доступ к предыдущим аудитам и другим необходимым документам, на поиск которых в противном случае они потратили бы дни или дольше. 2. Отделы предприятия не существуют в вакууме —необходимо тесное сотрудничество как внутри отделов, так и между ними. Например, если сотрудникам необходимо иметь доступ к важной личной налоговой информации, отдел кадров должен иметь возможность без проблем обмениваться этими файлами. Система электронного документооборота облегчает каждому быстрый поиск документов и обмен ими. Возросшая организованность ведет к улучшению коммуникации и сотрудничества. 3. С устаревшей системой управления документами вы можете подвергнуться риску несоблюдения нормативных требований безопасности для отрасли. Например, организации, работающие в сфере здравоохранения, должны соблюдать правила HIPAA для защиты конфиденциальной информации о пациентах. А предприятия, обслуживающие европейских клиентов, должны соответствовать требованиям GDPR. Таким образом, важно убедиться, что система может должным образом обрабатывать и хранить любые конфиденциальные и конфиденциальные документы, касающиеся клиентов, клиентов, сотрудников, заинтересованных сторон и даже интеллектуальной собственности. Это означает, что руководитель должен иметь возможность определять, кто может получать доступ к определенным файлам и делиться ими. Система электронного документооборота обеспечивает такой контроль, позволяя осуществлять полный мониторинг каждого документа, в том числе того, кто его просматривает или пересматривает. 4. Улучшенная организация и сотрудничество, которые обеспечивает EDMS, не просто облегчают сотрудникам и руководству выполнение их работы — это значительно экономит время для всех. Поскольку все файлы находятся в цифровом формате, никому не нужно покидать свой компьютер, чтобы выследить и, надеюсь, найти нужные файлы. Благодаря подробной, простой в использовании системе электронного документооборота с надежной функцией поиска сотрудники могут найти нужный документ за считанные минуты или меньше. Использование системы электронного документооборота не только экономит деньги при ежедневных операциях, но и со временем высвобождает ресурсы и может помочь привлечь новых клиентов и инвесторов. Наконец, не нужно беспокоиться о неуместных документах, таких как счета-фактуры поставщиков или платежи клиентов, которые напрямую связаны с финансовыми операциями. Благодаря надежному хранению и легкодоступности этих документов можно быть уверены в том, что поступающие средства постоянно обновляются, а исходящие платежи осуществляются вовремя - даже с опережением графика - избегая комиссий за просрочку и получая скидки на ранние платежи от поставщиков. 2. Функции электронного документооборота Рассмотрим некоторые ключевые функции, которые следует искать в системе электронного документооборота. Отдельные СЭД различаются по своей направленности, каждая из которых предлагает разную степень функциональности в определенных областях. Тем не менее, большинство современных систем электронного документооборота, как правило, имеют следующие функции: 1. Хранение документов. По своей сути EDMS действует как централизованный центр для всей документации, поступающей в компанию и исходящей из нее. Системы электронного документооборота предназначены для размещения всех файлов (цифровых и физических) под одной крышей - от расписаний, запросов ВОМ и прямых депозитных расписок до клиентских контрактов, счетов-фактур и квитанций. Поставщики EDMS обычно предлагают многоуровневые уровни хранения для организаций с различными потребностями. В некоторых случаях они могут даже предлагать бесплатную версию своего сервиса начинающим стартапам. 2. Сбор информации. Системы электронного документооборота также автоматизируют процесс сбора цифровой и физической документации. Захват цифровой информации достаточно прост: система EDMS копирует входящие документы при подготовке к хранению. В некоторых случаях этот процесс может включать преобразование входящих файлов в более подходящие или эффективные форматы файлов. Захват физической информации требует использования технологии оптического распознавания символов (OCR) и оптического считывания меток (OMR). В сочетании с технологией массового сканирования организации могут быстро захватывать большие объемы рукописной или печатной документации с близкой точностью. Системы электронного документооборота также создают метаданные как для цифровых, так и для физических документов после их захвата. Это предоставляет дополнительную идентификационную информацию для отдельных файлов, такую как дата создания, дата последних изменений и многое другое. 3. Структурирование и индексирование документов. После захвата документа или файла система EDMS проиндексирует его в соответствии с автоматически сгенерированной иерархической структурой. С более простой стороны, это может включать создание последовательных имен файлов для документов в серии (например, Файл 001, файл 002 и т. Д.). EDMS также может автоматизировать или упростить процесс создания удобных для навигации и интуитивно понятных деревьев папок. Еще раз взглянув на метаданные, электронные системы должны индексировать файлы в зависимости от того, как и когда они использовались. Это может позволить легко находить часто или недавно используемые документы или файлы, соответствующие определенным критериям. 4. Поиск и извлечение документов. Чем эффективнее будут индексироваться и храниться файлы, тем легче будет найти и извлечь их для использования. Большинство EDM делают этот процесс еще проще, предоставляя удобные функции просмотра и поиска. Что касается поиска файлов, то это вопрос навигации по правильным деревьям папок. Это означает, что интуитивно понятный пользовательский интерфейс является обязательным для современных EDM — наряду с интуитивно понятной автоматизированной системой структурирования файлов, конечно. Функции поиска становятся все более продвинутыми в рамках EDMS во многих отношениях. Опять же, автоматически сгенерированные имена файлов, метаданные и т.д. Приводят к более точным результатам поиска в системе. Функции поиска большинства систем управления документами также учитывают содержимое файлов при поиске запрашиваемого термина. Более того, многие СЭД в настоящее время используют семантический анализ для понимания смысла содержимого документа. Это может позволить команде легко находить документы — даже если в данный момент у них нет конкретной информации о документе. 5. Предоставление разрешений и стробирование. Не все документы, поступающие в организацию и исходящие из нее, предназначены для просмотра всеми сотрудниками компании. С помощью EDMS можно легко устанавливать разрешения для отдельных файлов, а также для файлов, соответствующих определенным критериям. Это может означать разрешение некоторым командам вносить изменения в данный документ, в то время как другие смогут только просматривать его, а другие могут вообще не иметь к нему доступа. Это позволяет командам сосредоточиться только на тех файлах и документах, которые важны для них, и сводит к минимуму вероятность потери или повреждения файлов теми, кому не нужно было обращаться к ним в первую очередь. 6. Коммуникация и сотрудничество. Система электронного документооборота должна предоставлять команде возможность удаленно общаться друг с другом и вносить совместные изменения в документы. В целом, EDMS позволяют владельцам и менеджерам документов обмениваться сообщениями друг с другом, комментировать определенные части документа и редактировать документ по мере необходимости. Крайне важно, чтобы выбранная система EDM не зависела от платформы, так как это позволит командам совместно работать над документами с настольных, мобильных и планшетных устройств. 7. Управление версиями. Со временем различные документы компании претерпят ряд изменений. Крайне важно, чтобы система электронной почты вела четкий учет этих изменений, а также сохраняла копии каждой отдельной версии документа на протяжении всего его жизненного цикла. Администраторы также должны иметь возможность возвращаться к предыдущим итерациям документа в случае необходимости. Кроме того, управление версиями служит зарегистрированным доказательством того, что определенные изменения были внесены в определенный момент времени (и что все заинтересованные стороны были согласны с указанным изменением). Это может помочь устранить путаницу или недопонимание, которые могут возникнуть между людьми, связанными с рассматриваемым файлом. 8. Безопасность и соответствие требованиям. Современные СЭД предоставляют ряд функций, направленных на обеспечение безопасности, сохранности и соответствия данным. Как уже упоминалось, такие функции, как разрешение и управление версиями, сами по себе являются надежными. Во-первых, они сводят к минимуму вероятность того, что документ попадет в чужие руки в первую очередь. В случае случайного доступа к файлу и его изменения (или, что еще хуже, удаления) менеджеры легко смогут восстановить документ в его правильном виде. Что касается соблюдения требований, то многие законы и нормативные акты предписывают компаниям вести учет своих документов от начала до конца. Таким образом, дело не только в том, что управление версиями может помочь в предоставлении доказательств соответствия — на самом деле это необходимый компонент соответствия сам по себе. Заключение В настоящее время существует потребность в совершенствовании системы документооборота перед лицом быстро растущих задач, что подразумевает необходимость обеспечения своевременной и качественной обработки документов. Электронный документооборот (ЭДО) – это способ организации работы с документами, при котором основная масса документов используется в электронном виде и хранится централизованно. Идея такого способа обмена информацией состоит в том, что при создании каждого носителя информации в организации, он сразу поступает с помощью специальных компьютерных программ оператору ЭДО. Оператор – уполномоченная компания, обладающая лицензией для работы с программами ЭДО. Через собственные программные продукты оператор получает, шифрует защищенной подписью, передает и хранит документацию клиентов. Отличие, например, от электронной почты здесь состоит в том, что переданные таким способом документы имеют юридическую силу. Во-вторых, получатель может проводить с этими посланиями различные операции, например, может вернуть на доработку. Причем все, кого документ касается, сразу же видят любые изменения статуса. Преимущества электронного документооборота: 1. Уменьшается время согласования документов внутри организации. 2. Снижаются расходы на бумагу, печать и доставку. 3. Происходит экономия времени сотрудников. 4. Облегчается поиск нужных документов в архивах. 5. Документы при хранении не занимают место. 6. Сокращается время на передачу документов между сотрудниками и подразделениями, а также при взаимодействии с контрагентами. 7. Проще вносить коррективы в готовые документы. 8. Документ практически невозможно потерять. 9. Все установленные законом форматы при использовании ЭДО всегда поддерживаются в актуальном состоянии. При большом количестве положительных сторон ЭДО имеет определенные недостатки: 1. Необходимо потратить время на разработку и внедрение системы. 2. Нужно подобрать подходящий программный продукт и регулярно оплачивать его. 3. Надо обучить сотрудников. 4. Требуется квалифицированная электронная подпись. 5. Нужен постоянный доступ к интернету. 6. В штате должен быть администратор, который будет следить за функционированием системы, выполнять сервисные действия, решать вопросы пользователей. 7. В целях сохранности информации необходимо выполнять резервное копирование базы с документами. Список литературы Гафурова Л.С. Современная функциональность электронного документооборота // StudNet. - 2021. - №4. - С.114-124 Иванов П.А. Внедрение электронного документооборота в производстве // Наука, техника и образование. - 2019. - №10 (63). - С.44-46 Кайралапова Б.С. Особенности внедрения электронного документооборота // Достижения науки и образования. - 2020. - №9 (63). - С.8-9 Мещерякова К. И., Иванов Д.Р., Иванова И. Г. Сущность системы электронного документооборота // Коллоквиум-журнал. - 2020. - №32 (84). - С.38-39 Читчян, Р.К. Оптимизация документооборота на предприятии при помощи облачных технологий и перспективы их развития /Р.К. Читчян // Научно-исследовательские публикации. - 2016. - № 2 (34). - С. 26-36. |