Контрольная работа №1 по основам информационных технологий в упр. Электронный документооборот в организации
 Скачать 54.73 Kb.
|
|
МИНОБРНАУКИ РОССИИ  Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Российский государственный гуманитарный университет» (ФГБОУ ВО «РГГУ») Лапшина Мария Юрьевна ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ В ОРГАНИЗАЦИИ Контрольная работа студента 3-го курса заочной (с использованием дистанционных образовательных технологий) формы обучения по дисциплине: «Основы информационных технологий в управлении» Направление подготовки: 38.03.04 «Государственное и муниципальное управление» Москва 2021 Содержание Введение 2 1. Развитие электронного документооборота в европейских странах и в России 4 2. Государственное регулирование документооборота в РФ 9 3. Развитие электронного документооборота в крупных компаниях России 12 Заключение 17 Список литературы 18 Введение Залог успешности организации зависит от многих факторов, и, безусловно, от того, насколько эффективно в ней осуществляется управление всеми процессами. Управление сочетает в себе множество вопросов, в числе которых управление информацией играет одну из важнейших ролей. Большая часть информации, как управленческой, так и производственной, коммерческой, фиксируется и обрабатывается в виде документов. Постоянные изменения социально-экономической конъюнктуры и безусловный технический прогресс не дает возможности эффективно осуществлять управленческие функции основываясь только на традиционных методах работы с бумажными документами. Этот тезис, безусловно, можно отнести ко всем организациям, не зависимо от организационно-правовых форм, размеров, отрасли. Существующее сегодня разнообразие способов, технологий, методов в области обмена информацией позволяет на качественно ином уровне рассматривать процессы управления. Использование электронного документооборота в самом широком смысле этого слова позволяет кардинально перестроить процесс управления организацией. Применение современных электронных технологий обмена документами не означает только замещение традиционных бумажных носителей информации на электронные версии. Электронный документооборот – гораздо более широкое понятие, включающее в себя множество изменений в технологиях и процессах. Несколько последних лет вопросы внедрения электронного документооборота в различных организациях являются объектом пристального внимания различных специалистов в области обработки информации: разработчиков автоматизированных систем, программистов, документоведов, специалистов по реализации систем документооборота, юристов, экспертов в области права. Важно понимать, что в настоящей ситуации решение вопросов, связанных с определением перечня функций систем электронного документооборота (далее – СЭД), определения оптимального варианта СЭД для конкретной организации, проведения обучения для обслуживающего и использующего в работе СЭД персонала не являются основными. Гораздо более важной является проблема взаимосвязи СЭД с традиционным, бумажным документооборотом, с другими СЭД, определение потенциального эффекта от использования СЭД в каждом конкретном случае, расчет или прогнозирование экономической эффективности от использования СЭД и решение иных, иногда далеких от, собственно, СЭД, вопросов. Цель исследования – изучить особенности организации и развития электронного документооборота в европейских странах и в России. Для достижения цели необходимо решить такие задачи: 1. Оценить степень развития электронного документооборота в европейских странах и в России. 2. Описать степень развития электронного документооборота в крупных компаниях России. Методы исследования. В процессе исследования использовались следующие методы: теоретический анализ литературы по проблеме исследования; сравнительно-сопоставительный метод. Структура работы. Работа состоит из оглавления, введения, где определен методологический аппарат; основной части, включающей 3 параграфа; заключения и списка использованной литературы. 1. Развитие электронного документооборота в европейских странах и в России Документооборот, как таковой, стал рассматриваться, как часть функционирования фирмы или предприятия во всех странах мира – в Европе, Америке и США, что явилось следствием не только развития бюрократической системы, но и прочных взаимосвязей на международном рынке, в первой половине двадцатого века. Именно тогда появляются первые труды о документообороте, закладываются основные положения и правила. Почтовая связь активно используется для доставки документов, при этом в технологию активно вводятся усовершенствования, разрабатываются рекомендации и стандарты. Основной темой исследования документооборота на предприятиях являются организация документооборота, архивирование, хранения документов и особенности этих процессов. При этом, формирование документов по единому стандарту является основополагающим в исследованиях документооборота. Одной из сложностей формирования документооборота, в том числе внутреннего является отмена единой формы документации на законодательном уровне в большинстве стран мира Тем не менее, тогда же формируются рекомендуемые общие требования к документам и к их внешнему виду, к процессу подготовки, составления, согласования и использования. В учебном пособии Белова А.А.1 уделено большое внимание теории и практике организации документооборота и делопроизводства в зарубежных странах, организациях и государственных структурах Российской Федерации, даны определения по оформлению, структуризации и обработке внутренних документов организаций. Жарова Е.Ю.2 в своем исследовании «О документообороте в организации» поднят вопрос разработки графика документооборота с целью оценки эффективности и качества документооборота в фирмах. График документооборота является удобным инструментом для оценки узких мест процесса оборота документов, выработки решений по их оптимизации. Указанные работы актуальны и в современной нише организации документооборота, рассматривают вопросы законодательства, стандартизации и нормативов в этой области. При этом ход развития системы документооборота в России является уникальной и имеет свои особенности. У современных исследователей в России принято разделять направления развития Российской и Западной традиции в системах документооборота3. Особенности Российской системы можно выделить в несколько крупных блоков и проблемных вопросов: Длительная и разветвленная обработка документов, вызванная тем, что путь прохождения документов, проектов, резолюций по разветвленной структуре предприятия, очень растянут во времени, так как документ движется от исполнителя к руководителю и обратно, в отдельных случаях несколько раз; Исторический уровень бюрократизации в России подразумевает сложный процесс, связанный с регистрации документов. Выделяются различные журналы, в том числе электронные для регистрации рассылки и архивирования документов; В России существует разработанные законодательные требования к оформлению тех или иных документов. Особенно это касается документов, выведенных во внешний документооборот, при этом составление корпоративных или внутренних документов по делопроизводству, как правило, не является необходимостью в любой организации; Часто, совместно с электронным документооборотом, информация на бумажных носителях так же широко применяется, а в некоторых случаях прямо дублирует документооборот, что требует разработки стандартов, рекомендаций и правил работы с бумажными документами. Использование программных продуктов для автоматизации документооборота в силу причин изложенных ранее недостаточно развита. Практика применения внутреннего электронного документооборота не так часто применяется. Исходя из вышесказанного, можно отметить, что при разработке систем внутреннего документооборота многие предприятия вынуждены идти на увеличение затрат, повышение себестоимости продукции и, как мы увидим ниже, не эффективному использованию трудовых ресурсов. При этом необходимо отметить, что отечественная практика работы с документами подразумевают очень развитый контроль за прохождением документов по всем пунктам взаимодействия. Западная система развития документооборота, в основном, отличается от Российской менее развитой системе контроля исполнения документов, так как традиционно считается, что западная культура производства подразумевает высокий уровень исполнительности. Соответственно, западная культура внутреннего документооборота имеет свои особенности4 : Документы внутри западной организации, как правило, чаще движутся по горизонтали; В документах и стандартах по внутреннему документообороту отсутствует развитая система контроля исполнения документов; Отсутствует система регистрации, хранения и архивирования документов, централизовано выделенная в структуре предприятия; Широко применяется безбумажная система работы с документами, что приводит к снижению расходов на потребление бумаги, очень высокой степени автоматизации. При ближайшем рассмотрении в разных хозяйствующих субъектах имеются различные методы и способы организации документооборота, о чем можно сделать следующие выводы: - качество исполнения процедур документооборота значительно растет при обеспечении прозрачности места нахождения документов для всех задействованных в документообороте подразделений и обеспечении четкого контроля за этим процессом - снижение оперативности управления при преобладании вертикального перемещения документов во внутреннем документообороте - не автоматизированный документооборот приводит к увеличению затрат организации, в особенности на содержание и функционирование отдельно выделенного подразделения. Для решения части из этих вопросов необходимо разрабатывать стандарты организации по документообороту, которые при реализации должны приводить к увеличению уровня автоматизации. Сама необходимость существования стандарта в области документооборота зависит от вида бизнеса, разветвленности и структуры компании, объёма задокументированности хозяйственной деятельности компании и других факторов. Рекомендуется следующая структура стандарта по внутреннему документообороту: область применения, основная часть стандарта, содержащая нормы организации документооборота, дополнительная информация в виде приложений, графики документооборота, являющие собой графическое отображение бизнес-процессов, связанных с документооборотом на предприятии. Система электронного документооборота, исходя из вышесказанного, должна обеспечивать более качественную и быструю подготовку документов, при этом исключая повторение функционала различных исполнителей, работающих с документами, уменьшение времени и повышение удобства поиска необходимых документов и уменьшение направлений перемещения документов внутри организации, что, в свою очередь, снижает вероятность потери документа, и также позволяет повышать оперативность получения необходимых данных о перемещении по пунктам рассмотрения. Кроме этого, достигаются цели повышения качества контроля исполнения документа и соответственно, затраты на хранение и архивирование документов значительно снижаются. При любом способе разработки системы документооборота, не зависимо от того, какое направление превалирует (методика западной традиции или методика традиционных для России подходов), необходима разработка общих документов, регламентов и стандартов, обеспечивающих унифицированную систему хранения документов, их перемещения как по вертикали, так и по горизонтали, а также сокращение времени анализа документов и принятия решений по ним5. 2. Государственное регулирование документооборота в РФ Нормативно-правовую базу регулирования составляют законы, регламентирующие данную предметную область. Основным законодательным актом, регулирующим использование информационных технологий, является Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации». Указанным нормативно-правовым актом установлен порядок регулирования отношений, связанных со всеми видами обработки информации: производстве, передаче, получении, распространении. Федеральным законом № 149-ФЗ закреплены такие понятия, как «информационная система, «информационная технология», а также некоторые другие определения, без которых работа с информацией практически невозможна. Термины «предоставление информации», «электронный документ» широко используются в других законах и стандартах и прочно вошли в жизнь людей. В том числе и понятие электронного документооборота без указанных терминов, невозможно. Еще одним важнейшим для внешнего юридически значимого документооборота законом является Федеральный закон от 06.04.2011 г. №63-ФЗ «Об электронной подписи». Положениями этого законодательного акта установлены параметры применения электронной подписи при заверении электронных документов, которые затем могут быть переданы по электронным информационным каналам. Такая подпись является электронным аналогом личной подписи человека. Такие термины, как «электронная подпись», «ключ электронной подписи», виды подписей и ключей, а также способы идентификации и распространения как подписей, так и ключей, также определены. Исходя из анализа нормативных актов, можно сказать, что проблема электронного документооборота и проблема внедрения и развития электронных технологий для передачи и распространения информации рассматриваются как единая информационная проблема, хотя довольно очевидно, что эти вопросы могут и должны рассматриваться, как различные направления развития взаимодействия между организациями. И, соответственно, нормативная база должна быть различной и не привязана к обоим направлениям одновременно. Стандарты, нормативы, рекомендации необходимо также разрабатывать обособленно. Электронные документы, в основном, ставят проблему определения терминологии процессов, связанных с электронным документооборотом, их юридической значимости, соответствия реальному положению вещей, достоверности, полного отказа от дублирования документов на бумаге с безусловным сохранением идентификации подлинности. Разработанные в России правовые акты и стандарты в целом указанную проблематику решают, хотя остается значительный объем понятий, строгое определение которых отдано на откуп хозяйствующим субъектам. Наиважнейшая проблема электронных технологий документооборота в управлении деятельностью организаций и фирм – это вопрос разделения значимых в настоящее время бумажной традиционной и электронной технологий. Одновременное функционирование обоих видов технологий вызывает недочеты, путаницу, дублирование функций, а , в определенные моменты, это дублирование замещается прямой противоположностью – утерей информации и самих документов. И именно эти вопросы нормативно до настоящего времени не решены окончательно. Стандарты России частично решают недостатки, указанные выше. Первым шагом на пути интеграции новой информационной и традиционной «бумажной» технологий стал ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». Данный стандарт регулирует все виды документов, не зависимо от формата или носителя, которые выдаются или оформляются в общественный организациях или организациях коммерческой и государственной направленности деятельности или лицом, на которого возложена такая обязанность. Указанный стандарт не определяет способы и методику оценки эффективности применения системы электронного документооборота, но может служить источником требований и определений для всех видов документооборота, как традиционного, бумажного, так и электронных документов. ГОСТ 53898-2013 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Технические требования к электронному сообщению» - стандарт в числе немногочисленных принятых документов, имеющих отношение напрямую к электронному документообороту. Этим документом установлен формат сообщения, содержание и состав сообщения, которые позволяют обмениваться информацией между различными системами управления, в том числе интеллектуальным. Принятие этого стандарта решает очень актуальную, хотя и достаточно локальную проблему. ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», важнейшей целью данного стандарта явилась определение терминологии, которая удобна и понимаема не только работниками, непосредственно задействованными в обработке документов, но и в деятельности специалистов, ответственных за разработку, обслуживание, эксплуатацию систем электронного документооборота. В стандарте определены термины, новые для устоявшейся терминологии документооборота, тем не менее, их применение необходимо. Как пример, это такие термины, как «электронный документ», а также связанные с ним определения, характеризующие свойства электронного документа и процессы анализа и движения электронных документов внутри системы: «аутентичность», «достоверность», «целостность», «пригодность для использования», «метаданные», «конвертирование», «конвертация», «миграция». В действующий терминологический стандарт включен и термин «электронный документооборот». Важное значение для использования СЭД имеет и новый национальный стандарт ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь», основная цель которого определение общих понятий интегрированной системы, позволяющей обеспечить взаимодействие всех участников процесса на всех уровнях, государственного, регионального, уровня хозяйствующего субъекта. 3. Развитие электронного документооборота в крупных компаниях России За последние 20-30 лет системы электронного документооборота в Росси активно развиваются. Много сделано для решения проблем от обычного делопроизводства на некрупных предприятиях до разработки разветвленных интегрированных систем в крупнейших холдингах России и государственных структурах. Значительно расширен перечень решаемых вопросов, охват пользователей как внутри организаций, так и за ее пределами. Как дальнейшее развитие указанных систем, организуются крупные системы документооборота для целых регионов или даже межведомственные общероссийские системы, как, например, сайт Госуслуги. Для крупного бизнеса опыт внедрения электронного документооборота уже не нов, такой опыт имеют практически все холдинги и крупные предприятия. При этом предел развития еще не достигнут. Дальнейшее развитие неизбежно. Такая же ситуация характерна и для государственного сектора6. На электронный документооборот, охватывающий все аспекты деятельности и взаимодействия с внешними клиентами Правительство Москвы полностью перешло в 2011 году, что позволило исключить из рассмотрения бумажные документы. При этом объем работы системы составляет более 50 000 документов в каждые сутки. Как следствие, ежедневная экономия бумаги и других традиционных носителей информации составляет более 250 000 листов формата А4, что в разрезе годовой экономии составляет внушительную цифру в 40 млн. руб. каждый год7. Необходимо отметить, что в каждом виде бизнеса, в каждой отрасли народного хозяйства имеются особенности взаимодействия и развития, что приводит к разнообразию проектов систем документооборота. Многие вендоры и разработчики на основании исследования результатов внедрения систем ЭДО, как правило, предлагают самостоятельно разработанные системы ЭДО, являющиеся комплексным решением для бизнеса или управления в целом. Нефтегазодобывающие предприятия обычно масштабны и взаимодействуют с большим количеством контрагентов как внутри страны, так и за рубежом, поэтому их специфика выглядит следующим образом: - обеспечение документарного сопровождения управления; - управление проектно-сметной документацией; - работа менеджмента на распределенных уровнях управления; - работа с удаленными подразделениями. Предприятия промышленного комплекса часто во главу ставят вопросы информационной безопасности. Необходимо обеспечить: - исключение доступа к документации исследовательского направления; - обеспечить актуальность и своевременность анализа инвестиционных портфелей; - своевременного обрабатывать входящие документы и соблюдать сроки исполнения договорных обязательств. С другой стороны, государственные структуры проявляют интерес к другим направлениям взаимодействия: - межведомственное взаимодействие и работа с обращениями; - обеспечение электронных услуг, предоставляемых государственными структурами; - решение ведомственных задач; Для организаций, занятых в финансовой сфере (страховщики, банковский сектор) важны следующие процессы: - взаимодействие фронт- и бэк-офисов; - анализ и содержание паспорта клиента; - обеспечение единого центра обслуживания; - ускорение реакции на входящие документы и взаимодействие с клиентами. В организациях, ведущих бизнес продаж товаров и услуг, основополагающими функциями будут: - организация взаимодействия и обратной связи от клиентов; - менеджмент качества (CRM системы); - работа с другими корпорациями (поставщиками, смежными пользователями). В сфере строительства важно соблюдать сроки и требования, как со стороны государства, так и со стороны инвесторов: - управление проектной деятельностью; - организация единого архива электронных документов; - контроль исполнения договорных обязательств; Компании, обеспечивающие снабжение потребителей электро- и теплоэнергией, стараются обеспечить: - внешний документооборот с физическим и юридическими лицами; - упорядоченный оборот учетных документов с контрагентами; - организация финансового архива. Предприятия, обеспечивающие работу агропромышленного комплекса, как правило, имеют разветвленную структуру, тем не менее, четко географически определенную и особо нуждаются в следующих процессах: - обмен информацией и документами между филиалами; - организация корпоративных мероприятий и совещаний; - обмен электронными документами с клиентурой; - требования к системам электронного документооборота. Под влиянием тренда цифровой трансформации современные СЭД претерпевают значительные изменения. Так, среди ключевых требований заказчиков стоит выделить: - проработанная функциональность для охвата множества процессов с учетом специфики отрасли и законодательства РФ; - новационная и современная платформа для обеспечения взаимодействия максимально широкого контингента работников организации, в том числе и с разветвленной и межрегиональной структурой; - механизмы искусственного интеллекта, направленные на уменьшение удельного веса рутинных, постоянно повторяющихся процедур и действий; - юридическая значимость документов, в том числе при межкорпоративном обмене и при организации долговременного хранения электронных документов. - удобство работы с решением как с точки зрения пользователей, так и с точки зрения сопровождения; - взаимодействия с системами документооборота посредством разных видов доступа: десктоп-, веб- и мобильный доступ, чат-боты и другие сервисы для неавтоматизированных сотрудников8. Несколько иные требования к СЭД предъявляет средний и малый бизнес. Проекты автоматизации – давно уже не привилегия «больших», оптимальная организация деятельности нужна всем. Что важно небольшим компаниям: - наличие универсальных и удобных решений из «коробки»; - минимальные затраты на развертывание и обслуживание; - приложения на базе систем Андроид и iOS, а также любых других платформ для оперативного анализа рабочих вопросов круглосуточном режиме; - готовые коннекторы к учетным системам и сервисам обмена, т.к. зачастую контрагенты из числа крупных предприятий настаивают на подключении к межкорпоративному электронному документообороту; - возможность адаптации под бизнес-задачи – с ростом компании важно, чтобы ИТ-инфраструктура могла меняться без серьезных усилий и вложений. В соответствии с указанными требованиями, а также в связи с появлением новых нормативных актов, рекомендаций и стандартов, производители соответствующих программных и комплексных решений формируют предложения, наиболее актуальные для рынка: ECM-платформы для предприятий со сложной и разветвленной структурой, интеллектуальные механизмы для обработки документов, сервис ЭДО, а также непосредственно сам электронный документооборот. Заключение Данная работа посвящена одному из самых важных вопросов в организации управления фирмой в современное время – организация электронного документооборота. Внедрение электронного внутреннего документооборота призвано не только облегчить функционирование компании, но и имеет несколько дополнительных функций: в первую очередь это правильность и удобство принятия управленческих решений на всех уровнях управления. Тем не менее, исходя из исследования мы можем увидеть, что ряд вопросов, которые возникают в связи с функционированием электронного документооборота, вызывают непроизводительные расходы. При этом, как правило, вопросы ускорения документооборота в компании перевешивают рациональное и эффективное использование всех задействованных в электронном документообороте ресурсах. Список литературы Боровских Н. В., Кипервар Е. А. Проблемы и перспективы развития системы электронно- го документооборота предприятий в условиях цифровизации // Бизнес. Образование. Право. - 2019. - № 3 (48). - С. 32–38. Гафурова Л.С. Современная функциональность электронного документооборота // StudNet. - 2021. - №4. - С.114-124 Иванов П.А. Внедрение электронного документооборота в производстве // Наука, техника и образование. - 2019. - №10 (63). - С.44-46 Кайралапова Б.С. Особенности внедрения электронного документооборота // Достижения науки и образования. - 2020. - №9 (63). - С.8-9 Мещерякова К. И., Иванов Д.Р., Иванова И. Г. Сущность системы электронного документооборота // Коллоквиум-журнал. - 2020. - №32 (84). - С.38-39 Об организации электронного документооборота в России и за рубежом. [Электронный ресурс]. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/ob-organizatsii-dokumentooborota-v-rossii-i-za-rubezhom/viewer Развитие электронного документооборота в России. Статистика, факты, перспективы. [Электронный ресурс]. URL: https://taxcom.ru/baza-znaniy/elektronnyy-dokumentooborot/stati/razvitie-elektronnogo-вokumentooborota-v-rossii-statistika-fakty-perspektivy/ Читчян, Р.К. Оптимизация документооборота на предприятии при помощи облачных технологий и перспективы их развития /Р.К. Читчян // Научно-исследовательские публикации. - 2016. - № 2 (34). - С. 26-36. 1 Боровских Н. В., Кипервар Е. А. Проблемы и перспективы развития системы электронно- го документооборота предприятий в условиях цифровизации // Бизнес. Образование. Право. - 2019. - № 3 (48). - С. 32–38. 2 Гафурова Л.С. Современная функциональность электронного документооборота // StudNet. - 2021. - №4. - С.114-124 3 Об организации электронного документооборота в России и за рубежом. [Электронныйресурс]. URL: https://cyberleninka.ru/article/n/ob-organizatsii-dokumentooborota-v-rossii-i-za-rubezhom/viewer 4 Иванов П.А. Внедрение электронного документооборота в производстве // Наука, техника и образование. - 2019. - №10 (63). - С.44-46 5 Кайралапова Б.С. Особенности внедрения электронного документооборота // Достижения науки и образования. - 2020. - №9 (63). - С.8-9 6 Развитие электронного документооборота в России. Статистика, факты, перспективы. [Электронный ресурс]. URL: https://taxcom.ru/baza-znaniy/elektronnyy-dokumentooborot/stati/razvitie-elektronnogo-вokumentooborota-v-rossii-statistika-fakty-perspektivy/ 7 Мещерякова К. И., Иванов Д.Р., Иванова И. Г. Сущность системы электронного документооборота // Коллоквиум-журнал. - 2020. - №32 (84). - С.38-39 8 Читчян, Р.К. Оптимизация документооборота на предприятии при помощи облачных технологий и перспективы их развития /Р.К. Читчян // Научно-исследовательские публикации. - 2016. - № 2 (34). - С. 26-36. |