практическая по доу №6. практ6. Задание Письменно ответьте на следующие вопросы Что включает в себя процедура приема и первичной обработки документов

• Название: Задание Письменно ответьте на следующие вопросы Что включает в себя процедура приема и первичной обработки документов
• Анкор: практическая по доу №6
• Дата: 10.11.2021
• Размер: 388.54 Kb.
• Имя файла: практ6.docx
• Тип: Документы; #268523

Задание 1.Письменно ответьте на следующие вопросы:

1.Что включает в себя процедура приема и первичной обработки документов?

Первичная обработка включает проверку правильности доставки документов и наличия всех перечисленных документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации.
2.Назовите цели регистрации документов.

• 
  Учет документов
  
• 
  Контороль исполнения документов
  
• 
  Справочная работа/поиск документов
  

3.В чем заключается процесс регистрации документов?

Регистрация документов - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения путем указания на нем даты и регистрационного Индекса с последующей записью в регистрационных формах необходимых сведений о документе.
4.Перечислите правила регистрации документов.

Правила регистрации документов:

• 
  Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно.
  
• 
  Входящие документы регистрируют в день поступления (иногда на следующий), исходящие - в день подписания (утверждения).
  
• 
  Документы регистрируются однократно.
  

5.Какие регистрационные формы вы знаете?

В настоящее время используют существует три формы регистрации

• 
  журнальная;
  
• 
  карточная;
  
• 
  электронная.
  

6.Когда применяется журнальная форма регистрации документов?

Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой. В настоящее время она используется только в том случае, когда на первое место выступает надежность учета документов, что предотвращает конфликтные ситуации.
7.Как осуществляется автоматизированная регистрация документов?

При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных.
8.Какие реквизиты входящего документа учитываются при регистрации?

При регистрации входящих документов в электронную регистрационно-контрольную карточку (далее - РК) вносятся следующие реквизиты:

• 
  исходящий номер корреспондента
  
• 
  исходящая дата
  
• 
  вид доставки
  
• 
  вид документа (письмо, указ, закон, постановление, поручение и т.д.)
  
• 
  отметка о конфиденциальности
  
• 
  корреспондент
  
• 
  адрес организации
  
• 
  краткое содержание
  
• 
  фамилия и инициалы лица, подписавшего документ
  
• 
  наименование организации, переадресовавшей документ
  
• 
  необходимые комментарии
  
• 
  электронный образ поступившего документа
  

9.Чем занимается служба экспедиции?

Экспедиционная обработка документов включает выполнение определенных стандартных операций, цель которых: проверить правильность доставки корреспонденции, целостность и комплектность документов; зафиксировать получение или отправку документов; подготовить документы для дальнейшей обработки, например, регистрации.
10.Какие реквизиты заносятся в компьютерную форму вручную?

Переменные реквизиты

11.Как можно автоматизировать занесение некоторых реквизитов в компьютерную форму?

Основными составляющими данного процесса являются сканирование и распознавание электронных образов документов.
12.Что входит в технологию работы с документами?

Процесс организации работы с документами, предназначенными для отправки, предусматривает следующие операции: сортировка, адресация, складывание бумаг, укладка в конверты, запечатывание, расчет стоимости отправления, заполнение реестра для заказной корреспонденции, сдача отправлений на почту.

Задания
Задание 1

Технология работы с документами:

• 
  Приём и первичная обработка документов.
  
• 
  Их предварительное рассмотрение и распределение;
  
• 
  Регистрация документов;
  
• 
  Контроль исполнения документов;
  
• 
  Информационно справочные работы;
  
• 
  Исполнение документов;
  
• 
  Отправка документов;
  
• 
  Систематизация и текущее хранение документов.
  

Задание 2

Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.
Задание 3

Определите цели регистрации документов.


Цели регистрации

Учет документовКонтороль исполнения документовСправочная работа/поиск документов

Задание 4
Какие существуют регистрационные формы?



Регистрационная форма

• журнальная; карточная; электронная.

Задание 5

Сформулируйте и запишите общие правила регистрации документов.

Правила регистрации документов:

• Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно.

• Входящие документы регистрируют в день поступления (иногда на следующий), исходящие - в день подписания (утверждения).

• Документы регистрируются однократно.

Задание 6

Вы получили следующий документ




Министерство связи РФ

05.04.2004 05.04.2004 № 26 05.04.2004 №26

О мероприятиях по разработке проекта плана развития отрасли на перспективу

1. При разработке предложений для внесения в проект плана провести необходимые расчеты потребностей предприятий и организаций отрасли в материалах, сырье, оборудовании, руководствуясь методическими рекомендациями министерства.

2. Координацию работы по подготовке предложений поручить Техническому управлению министерства.

Руководителям организаций по списку, к примеру И.И.Иванов