практическая по доу №6. практ6. Задание Письменно ответьте на следующие вопросы Что включает в себя процедура приема и первичной обработки документов
![]()
|
Задание 1.Письменно ответьте на следующие вопросы: 1.Что включает в себя процедура приема и первичной обработки документов? Первичная обработка включает проверку правильности доставки документов и наличия всех перечисленных документов и приложений к ним, а также распределение документов на регистрируемые и не подлежащие регистрации. 2.Назовите цели регистрации документов. Учет документов Контороль исполнения документов Справочная работа/поиск документов 3.В чем заключается процесс регистрации документов? Регистрация документов - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения путем указания на нем даты и регистрационного Индекса с последующей записью в регистрационных формах необходимых сведений о документе. 4.Перечислите правила регистрации документов. Правила регистрации документов: Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно. Входящие документы регистрируют в день поступления (иногда на следующий), исходящие - в день подписания (утверждения). Документы регистрируются однократно. 5.Какие регистрационные формы вы знаете? В настоящее время используют существует три формы регистрации журнальная; карточная; электронная. 6.Когда применяется журнальная форма регистрации документов? Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой. В настоящее время она используется только в том случае, когда на первое место выступает надежность учета документов, что предотвращает конфликтные ситуации. 7.Как осуществляется автоматизированная регистрация документов? При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о документе вводятся в электронную регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных. 8.Какие реквизиты входящего документа учитываются при регистрации? При регистрации входящих документов в электронную регистрационно-контрольную карточку (далее - РК) вносятся следующие реквизиты: исходящий номер корреспондента исходящая дата вид доставки вид документа (письмо, указ, закон, постановление, поручение и т.д.) отметка о конфиденциальности корреспондент адрес организации краткое содержание фамилия и инициалы лица, подписавшего документ наименование организации, переадресовавшей документ необходимые комментарии электронный образ поступившего документа 9.Чем занимается служба экспедиции? Экспедиционная обработка документов включает выполнение определенных стандартных операций, цель которых: проверить правильность доставки корреспонденции, целостность и комплектность документов; зафиксировать получение или отправку документов; подготовить документы для дальнейшей обработки, например, регистрации. 10.Какие реквизиты заносятся в компьютерную форму вручную? Переменные реквизиты 11.Как можно автоматизировать занесение некоторых реквизитов в компьютерную форму? Основными составляющими данного процесса являются сканирование и распознавание электронных образов документов. 12.Что входит в технологию работы с документами? Процесс организации работы с документами, предназначенными для отправки, предусматривает следующие операции: сортировка, адресация, складывание бумаг, укладка в конверты, запечатывание, расчет стоимости отправления, заполнение реестра для заказной корреспонденции, сдача отправлений на почту. Задания Задание 1 Технология работы с документами: Приём и первичная обработка документов. Их предварительное рассмотрение и распределение; Регистрация документов; Контроль исполнения документов; Информационно справочные работы; Исполнение документов; Отправка документов; Систематизация и текущее хранение документов. Задание 2 Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения. Задание 3 Определите цели регистрации документов. ![]() Цели регистрации Учет документовКонтороль исполнения документовСправочная работа/поиск документов Задание 4 Какие существуют регистрационные формы? ![]() Регистрационная форма • журнальная; карточная; электронная. Задание 5 Сформулируйте и запишите общие правила регистрации документов. Правила регистрации документов: • Входящие, исходящие и внутренние документы регистрируются отдельно. • Входящие документы регистрируют в день поступления (иногда на следующий), исходящие - в день подписания (утверждения). • Документы регистрируются однократно. Задание 6 Вы получили следующий документ ![]() ![]() Министерство связи РФ 05.04.2004 05.04.2004 № 26 05.04.2004 №26 О мероприятиях по разработке проекта плана развития отрасли на перспективу 1. При разработке предложений для внесения в проект плана провести необходимые расчеты потребностей предприятий и организаций отрасли в материалах, сырье, оборудовании, руководствуясь методическими рекомендациями министерства. 2. Координацию работы по подготовке предложений поручить Техническому управлению министерства. Руководителям организаций по списку, к примеру И.И.Иванов |