Конспект по проектной деятельности. Шукшина. Функциональные обязанности администратора проекта

• Название: Функциональные обязанности администратора проекта
• Анкор: Конспект по проектной деятельности
• Дата: 26.02.2021
• Размер: 21.85 Kb.
• Имя файла: Шукшина.docx
• Тип: Отчет; #179715

Функциональные обязанности администратора проекта:

• 
  Ведение организационно-распорядительной и отчетной документации. Поддержание в актуальном состоянии списка команды проекта
  
• 
  Обеспечение команды проекта необходимыми информационными материалами
  
• 
  Материально-техническое и хозяйственное обеспечение команды проекта
  

Администратор проекта - проектная роль должностного лица, отвечающего за информационное обеспечение руководителя проекта, организацию и ведение документооборота по проекту. Администратор проекта функционально закрепляется за конкретным проектом и подчиняется непосредственно руководителю проекта.

Основные функции:

• 
  обеспечение руководителя проекта структурированной информацией, дающей возможность контроля проекта, планов, ресурсов и приоритетов;
  
• 
  ведение протоколов совещаний;
  
• 
  обеспечение своевременной подготовки, движения и архивации документов по проекту.
  

Основные полномочия:

• 
  передача и получение от участников проекта необходимой документации по проекту;
  
• 
  контроль соблюдения участниками проекта установленной системы документооборота;
  
• 
  требование от конкретных исполнителей по проекту оперативной информации и отчетов о ходе работ по проекту.
  

Для того чтобы закрепить функции и обязанности по проекту, составляют ролевые инструкции или положение по проектной роли. В ролевой инструкции должно быть определено следующее:

• 
  какие цели стоят перед сотрудником, назначенным на данную роль;
  
• 
  кому подчиняется сотрудник, назначенный на ту или иную роль;
  
• 
  каковы его функции, обязанности, полномочия.
  

Факторы внешней среды	Влияние на определение ролей команды и ответственности
Организационные	Взаимоотношения организаций или отделов, участвующих в проекте, механизмы взаимодействия между ними
Технические	Навыки и специальности, необходимые для выполнения проекта, необходимость обеспечения координации между языками программного обеспечения, наличие специфических сложностей при переходе от одной фазы жизненного цикла к другой
Межличностные	Официальные и неофициальные отношения между потенциальными членами команды проекта, их должностные обязанности. Культурные или языковые различия между членами команды, которые могут оказать влияние на их рабочие взаимоотношения
Политические	Цели и интересы потенциальных членов команды проекта, люди (или группы людей), которые имеют неформальное влияние в областях, представляющих важность для проекта, существование неформальных связей между потенциальными участниками проекта

Влияние факторов внешней среды на планирование команды проекта

Категории и компоненты навыков
Технические навыки: Умение управлять проектом и его технологией Оказание помощи в разрешении проблем проекта Взаимодействие с техническим персоналом Участие в достижении компромиссов Понимание тенденций Понимание основных задач маркетинга Наличие навыков системного анализа	Навыки межличностного общения и лидерства: Оказание помощи в решении проблем Построение многофункциональной команды Определение целей Получение поддержки высшего руководства Мотивация членов команды Управление конфликтами
Административные навыки: Привлечение уникальных специалистов Навыки эффективного общения Умение делегировать полномочия Ведение переговоров с целью обеспечения ресурсами Календарное планирование Понимание политик и рабочих процедур Сотрудничество с другими проектными командами	Стратегические навыки: Стратегическое планирование Принятие стратегических решений Умение работать в условиях риска Умение лидировать

Реестр навыков для команды исполнителей проекта

Делопроизводство и документооборот

Разработка «Положения о делопроизводстве и документообороте» – Чтобы установить правовой статус службы делопроизводства, в организации разрабатывают специальное положение об этом структурном подразделении. Этим регламентом закрепляют задачи, функционал, права и обязанности службы делопроизводства, выполняемые в процессе ее работы. Другим локальным нормативным актом, на основании которого действует такая служба или ответственные за делопроизводства сотрудники, является Положение о делопроизводстве и документообороте. Этим актом устанавливают порядок ведения делопроизводства и документооборота на данном конкретном предприятии.

Инструкции по делопроизводству - В инструкции подробно прописаны основные процедурные вопросы, которые также должны быть отражены в «Положении о делопроизводстве и документообороте»:

• 
  организация документооборота на предприятии;
  
• 
  документирование управленческой деятельности;
  
• 
  порядок разработки, согласования, утверждения и подписания проектов документов;
  
• 
  организация контроля исполнения документов;
  
• 
  порядок работы исполнителей с документацией;
  
• 
  порядок формирования документационного фонда на предприятии;
  
• 
  регламентация и ограничение доступа к документам;
  
• 
  порядок изготовления, использования, учета и хранения печатей, факсимиле и штампов;
  
• 
  изготовление, учет и хранение бланков и сертификатов электронных подписей.
  

Инструкция регламентирует основные процессы работы с организационно-распорядительными документами, в том числе порядок их регистрации, учета, контроля исполнения и текущего хранения.

Разработка «Регламента согласования документов» - Настоящий регламент направлен на повышение управленческой эффективности компании, быстроты и качества принятия решений. Выполнение регламента должно обеспечить конкурентные преимущества компании на динамичных рынках, требующих быстрого и ответственного принятия решений. Регламент устанавливает порядок формирования документов для согласования, порядок и сроки рассмотрения заявок на согласование, порядок выставления замечаний и их устранения.

Подготовка проектов приказов и распоряжений:

Приказ - это нормативный документ, издаваемый директором фирмы для решения каких-либо задач (производственных или связанных с персоналом фирмы). К приказам по основной деятельности относятся приказы по организации работы фирмы, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам.

Распоряжение - документ, обязательный для выполнения указанными в нем должностными лицами и в установленный срок.

Служебная записка - это одна из форм корпоративной коммуникации на предприятии.