Горбул Ділова українська мова. Горбул О. Д. Ділова українська мова
 Скачать 260.45 Kb.
|
3.6. Службові листиСлужбові листи- загальна назва великої групи управлінських документів, які слугують засобом спілкування з установами та приватними особами. Службові листи застосовують для розв'язання численних оперативних питань, що виникають в управлінській діяльності: запити, повідомлення, запрошення, претензії, зміни, уточнення, завдання, з'ясування, нагадування, підтвердження, рекомендації, пропозиції, зауваження, прохання, вимоги і т. ін. Текст службового листа має висвітлювати лише одне питання. Головна мета службового листа - спонукати до дії, переконувати, доводити, пояснювати. Цього досягають ясністю, чіткістю та стислістю тексту. Рекомендується в тексті листів уникати категоричних виразів з уживанням конструкції на зразок: напевне, як і раніше, як відомо, якщо можливо і т. ін. Тон листа має бути нейтральним. Форми листів, які використовуються в установах, дуже різноманітні і поділяються на 2 групи: 1) листи, що вимага- ють відповіді: лист-запит, лист-звернення, лист-пропозиція, лист-вимога, лист-розпорядження, супровідний лист тощо; 2) листи, що не вимагають відповіді: листи-відповіді, інформаційні, рекламні, гарантійні, листи-підтвердження тощо. Листи-запитиі листи-відповіді- найпоширеніший тип службової кореспонденції. Необхідно пам'ятати: листи-відповіді мають містити такий реквізит: посилання на номер і дату вхідного документа. Це дозволяє (при отриманні листа-відповіді) швидко й легко знайти копію листа-запиту у справі, ознайомитися з ним, а також відразу зрозуміти зміст відповіді. Реквізити службових листів: 1) назва й адреса організації відправника листа; 2) номер і дата листа; 3) назва й адреса одержувача листа; 4) заголовок; 5) номер і дата листа, що правив за основу для складання відповіді; 6) текст листа; 7) перелік додатків із зазначенням кількості сторінок; 8) підпис керівника; 9) віза виконавця (підпис на копії). Листи можна писати на стандартних друкарських бланках або на чистих аркушах паперу. Лист, який пишеться на бланку, містить: емблему (якщо вона є), назву відомства й структурного підрозділу, адресу, номер листа, телеграфний шифр, номер розрахункового рахунка, трафаретизовані частини тексту. Супровідний лист- документ, який інформує адресата про те, що до листа додаються певні документи. Починають лист словами: Надсилаємо; Направляємо; Повертаємо; Додаємо,а далі - заголовки та пошукові ознаки (дата і номер) документа, що надсилається. На підприємстві такі супровідні листи застосовують, коли відправляють проекти договорів, протоколів розбіжностей, позовних матеріалів, висилаючи документи громадянам. У претензійно-позовній роботі вони служать письмовими доказами, оскільки фіксують час відправлення договорів, позовних матеріалів, термін розгляду проектів різних документів і т. д. Супровідний лист пишуть у 2 примірниках. Перший висилають адресатові, а другий примірник зберігається у номенклатурі справ і служить підтвердженням його висилання. Лист-запрошенпяпропонує адресатові взяти участь в якомусь заході. Адресується як конкретній особі, так і закладам. Зміст - характер запланованого заходу, терміни проведення, умови участі. Інформаційний листповідомляє адресатові про певний факт чи захід. Рекламний лист- різновид інформаційного листа, надсилається конкретному адресатові і містить докладний опис рекламованих послуг чи товарів. Мета такого листа - спонукати адресата скористатися певними послугами. У подібних листах адреса зазначається окремо. Лист-повідо млепняблизький до листів-запрошень та інформаційних листів. Складається як відповідь на запит. Починається словами: Повідомляємо; Ставимо Вас до відома і т. ін. Далі - факти. Лист-підтвердженнямістить повідомлення про отримання якого-небудь відправлення (листа, телеграми, товару тощо), про те, що раніше складений документ лишається чинним. Починаються такі листи словами: Підтверджую; Підтверджуємо. Лист-нагадуванняповідомляє про наближення або закінчення терміну певного зобов'язання чи проведення заходу. Такі листи, як правило, починаються словами: Нагадую; Нагадуємо. Ініціативний лист- це лист, що вимагає відповіді. Такі листи висловлюють прохання, пропозицію, запит до адресата щодо вирішення певних питань. Тематика таких листів не обмежена. Лист-відповідьза змістом залежний від ініціативного листа, оскільки тему тексту вже задано і залишається лише висловити рішення з приводу заданого запитання: чи всі прохання можна задовольнити, якою мірою, в які терміни. Відмову належить вагомо аргументувати. Гарантійний лист- документ, який забезпечує виконання викладених у ньому зобов'язань. Його укладають з метою підтвердження певних обов'язків або умов і адресують до організації чи установи. Найчастіше гарантійний лист починається з імені та по батькові особи, до котрої звертаються. Форма третьої особи вживається лише тоді, коли гарантійного листа адресовано до певної організації або підприємства. Як правило, у такому листі гарантуються оплата праці за виконану роботу, сплачування банківських кредитів, якість виконання робіт тощо. Найжорсткіші правила оформлення має комерційний лист. В такому листі кожне слово та вираз мають певне значення і не припускають іншого тлумачення. Складові частини комерційного листа такі: 1. Заголовок,який розміщується у верхній частині бланка на всю його ширину або в лівому верхньому куті (рідше застосовується у комерційному листуванні). Він містить назву та адресу організації, що пише лист, та деякі інші відомості (телеграфну адресу, номери телефонів, телефаксів, телексів, коди, номер рахунка в банку і т. ін.). 2. Місце і датаділового листа. Проставляються у лівому куті сторінки під заголовком словесно-цифровим способом - 20 травня 1999 р. Скорочене написання дати в комерційному листі не прийняте. 3. Зовнішня адреса- це назва й адреса організації, куди надсилається лист. Вона пишеться після заголовка й поміток у центрі листа або в правій його частині. Розміщення в лівій частині нетипове для українських ділових листів. 4. Помітки.Номери реєстрації листів. Вони пишуться у лівому куті навпроти дати. 5. Після внутрішньої адреси пишеться вказівка на зміст листа. Вона вводиться словами: відносно, щодо, про, стосовно до і звичайно підкреслюється. Частіше займає всю ширину сторінки. 6. Звертанняпишеться окремим рядком у центрі й після нього частіше за все ставиться знак оклику (!) або кома чи крапка. 7. Текстлиста складається з вступної частини, головного повідомлення та заключної частини і пишеться з урахуванням полів і з абзацу. Як відомо, абзацами розділяють частини тексту, що стосуються окремих закінчених думок. 8. Додатки.Якщо до листа додаються які-небудь документи, креслення і т. ін., тоді в кінці листа ліворуч пишеться слово "Додатки" іперелічуються назви документів, що додаються, та вказується кількість їх або кількість доданих сторінок. Увесь текст комерційного і будь-якого іншого листа розміщується тільки на його лицьовій стороні і не переноситься на зворотний бік. Якщо текст не вміщується на одній сторінці, він переноситься на другу, третю і т. д. Для того, щоб виділити головне, можна підкреслювати слова або окремі фрази, а також використовувати нумерацію. 9. Заключна фраза- формула ввічливості. Звичайна заключна фраза комерційних, ділових листів: 3 повагою; З глибокою повагою; 3 пошаною. Часто діловий лист закінчується просто підписами осіб, котрі відповідають за його зміст. Зразок1 Схема комерційного листа Заголовок (назва та адреса організації, яка відправляє лист) (Місце і дата) Ваша помітка (або №) Наша помітка (або №} Найменування та адреса (зовнішня) адресата Про:__ (текст листа) Додатки:_ Формула ввічливості (Посада) (підпис) Розшифрування підпису Зразок 2 НАЦІОНАЛЬНИЙ ВИСТАВКОВИЙ ЦЕНТР УКРАЇНИ Адреса: 252022 Київ-22, пр. Глушкова, 1 Факси: 251-91-12; 251-91-26. Телефони: 251-91-01, 251-91-02 № 3-11/ 1242 від 30.10.98 Ректору Українського На №_ державного університету харчових технологій Гул ому І.С. Шановний Іване Степановичу! Національний виставковий центр України запрошує Вас, професорсько-викладацький склад і студентів Вашого навчального закладу ознайомитися з новою експозицією Головного павільйону "Україна сьогодні", створеної за Указом Президента України, яка розповідає про інтелектуальний та економічний потенціал нашої держави, її зовнішню, економічну і гуманітарну політику. В експозиції понад 3000 експонатів, представлених 450 підприємствами, організаціями, установами, фірмами різних форм власності з усіх регіонів нашої держави, що працюють у сучасних економічних умовах. У створенні експозиції взяли участь майже всі міністерства й відомства, Рада міністрів Автономної Республіки Крим, усі облдержадміністрації, міськдержадміністрацн Києва та Севастополя. Зокрема, тут можна ознайомитися з соціально-економічним портретом кожної області, наукомісткою конкурентоспроможною продукцією. Експозиція інформує про сучасний рівень розвитку основних галузей промислового, паливно-енергетичного, агропромислового, будівельного, транспортного комплексів, інформатики і зв'язку, про гуманітарну політику держави. Розділи експозиції доповнюються комп'ютерними програмами та відєофільмами з багатьох питань розвитку галузі. Експозиція "Україна сьогодні" нетільки цікава за своїм змістом, але й може бути використана Вами для проведення на п базі навчальних та інших заходів. Чекаємо на Ваші пропозиції про відвідування Головного павільйону НВЦ України. Режим роботи: Контактні телефони: з 10.00 до 17.30, крім суботи та неділі 251-91-40; 251-91-42 З повагою, заступник генерального (підпис) Т.Г. Цим бал директора НВЦ (печатка) |