лекции. Лекции. Гост р исо 1548912007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования, принятом на основе международного стандарта iso 154891 2001
 Скачать 109.8 Kb.
|
|
Общая классификация СЭД Концепция ЕСМ Вопрос классификации СЭД достаточно сложен вследствие быстрого развития рынка этих систем. Тем более, что начиная с 2001 г. всё большую популярность стала набирать концепция "управление корпоративным содержимым (Enterprise Content Management « ECM)", а не управление электронным документооборотом (в соответствии с "Forrester TechRankings"). Термин ЕСМ появился с легкой руки торговой ассоциации AIIM International и накрывает собой все системы управления корпоративной информацией. В то же время, если Forrester Research определяет ECM, как интегрированный подход к управлению документами и Web-содержимым, то для консалтинговой компании Doculabs управление корпоративным содержимым ECM представляет собой "категорию, объединяющую возможности систем управления корпоративными документами и систем управления содержимым со способностью управления полным жизненным циклом корпоративного содержимого (при продолжающемся росте числа его типов)". С точки зрения отраслевых аналитиков, концепция ЕСМ предлагает много бизнес-преимуществ. ECM-система, интегрирующая все контентно- и процессно-ориентированные технологии внутри предприятия, обеспечивает общую инфраструктуру для управления его документооборотом, минимизирующую необходимость развертывания и поддержки множества технологий для реализации различных бизнес-функций. Суть данного подхода (его еще называют инфраструктурным) состоит в том, что корпоративное содержимое не должно принадлежать только одному приложению или системе. Оно должно быть доступно для множества приложений и свободно распространяться между ними. Важным свойством ECM-инфраструктуры (включающей соответствующие приложения большинства вендоров отрасли) является ее независимость от единственного универсального хранилища содержимого. В ECM-инфраструктуре интегрируется множество специализированных (или унаследованных) репозитариев данных (даже от конкурирующих вендоров), включая, в том числе, хранилища электронных документов об изделиях, электронную почту, хранилища Web-содержимого, файловые системы и даже СУБД. Таким образом, ECM-инфраструктура обеспечивает общий слой интеграции (или виртуализации) для каждого репозитария данных (позволяя делать запросы к ним откуда угодно по всему предприятию), тем самым минимизируя необходимость интеграции систем управления электронными документами и систем управления содержимым от множества вендоров. Кроме того, с помощью ЕСМ-инфраструктуры реализуются такие сервисы управления корпоративным содержимым, как персонализация, контроль доступа, управление полномочиями пользователей и др. (что упрощает администрирование и сопровождение ЕСМ-системы). Возможности ECM-систем можно разделить на несколько основных категорий: Общие функции управления содержимым, под которыми понимается способность управлять множеством электронных объектов (изображениями, офисными документами, графиками, чертежами, Web-содержимым, электронной почтой, видео, аудио и мультимедиа). ECM-система обеспечивает репозитарий для всех этих типов электронных объектов с различными библиотечными сервисами (профилированием содержимого, функциями check-in/check-out, управлением версиями, ведением хронологии ревизий, обеспечением безопасности доступа к документам и др.), а также способность управлять данными объектами в течение всего их жизненного цикла. Функции управления процессами, под которыми понимается способность автоматизации и управления бизнес-процессами и потоками работ. Интеграция с другими ECM-системами, подразумевающая способность интеграции ECM-системы c внешними ERP-системами, офисными приложениями, хранилищами содержимого, другими СЭД. Интеграция может быть выполнена с помощью различных подходов, включая использование объектно-ориентированных интерфейсов (таких, как EJB), коннекторов, API-интерфейсов, технологии интеграции корпоративных приложений EAI (Enterprise Application Integration) и др. Cледует отметить, что ECM существует до настоящего времени только как концепция, и ECM-инфраструктура сегодня в большой степени представляет собой только взгляд на перспективы развития рынка СЭД. Например, некоторые отраслевые вендоры много говорят об управлении содержимым, однако свои системы они фокусируют только на управлении Web-содержимым или офисными документами. Кроме того, у них отсутствуют четкие взгляды на способы создания открытой ЕСМ-инфраструктуры, интегрирующей специализированные репозитарии по всему предприятию. По оценке аналитиков компании Doculabs (исследовавшей решения ведущих разработчиков EDMS-систем), хотя вендоры и признают важность концепции ECM, им еще достаточно далеко до ее полной реализации в своих системах. Классификация СЭД По мнению аналитиков IDC, в настоящее время существуют следующие основные типы СЭД (при этом некоторые из СЭД могут одновременно относиться к нескольким типам, так как обладают соответствующими для них функциями): СЭД, ориентированные на бизнес-процессы (business-process EDM). Они лежат в основе концепции ECM. Системы этого типа (EDMS) предназначены для специфических вертикальных и горизонтальных приложений (иногда они имеют и отраслевое применение). EDMS-системы обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая работу с образами, управление записями и потоками работ, управление содержимым и др. Cледует отметить, что при том, что почти все EDMS-системы обеспечивают хороший уровень реализации репозитариев и библиотечных сервисов для управления электронным содержимым (например, образами и офисными документами), каждая из них наиболее сильна в своей области. Например, в системах от компаний Open Text и iManage наиболее хорошо проработано управление офисными документами. В свою очередь, системы от компаний Tower Technology, FileNet, IBM и Identitech особенно сильны в управлении изображениями изделий большого объема. КорпоративныеСЭД (enterprise-centric EDM). Системы этого типа обеспечивают корпоративную инфраструктуру (доступную всем корпоративным пользователям) для создания документов, коллективной работы над ними и их публикации. Базовые функции корпоративных СЭД аналогичны функциям СЭД, ориентированным на бизнес-процессы. Как правило, корпоративные СЭД не ориентированы на использование только в какой-то конкретной отрасли или на решение узкой задачи. Они внедряются, как общекорпоративные технологии. Разработкой и продвижением корпоративных СЭД занимаются компании Lotus (система Domino.Doc), Novell (Novell GroupWise), Open Text (система LiveLink), Keyfile, Oracle (система Context), iManage и др. Например, система Open Text Livelink обеспечивает коллективную работу над документами по проекту для внешних и внутренних пользователей, проведение онлайновых дискуссий, распределенное планирование и маршрутизацию документов и др. Системы управления содержимым (content management systems). Системы данного типа обеспечивают создание содержимого, доступ и управление содержимым, доставку содержимого (вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного использования и компиляции). Управление Web-содержимым требует наличия возможности управления объектами разного содержимого, которые могут быть включены в Web-презентацию (например, HTML-страницы и Web-графику). Кроме того, управление Web-содержимым требует наличия возможности создания презентационных шаблонов, с помощью которых осуществляются презентация динамического содержимого и его персонализация (основанная на предпочтениях пользователей, их профилях и др.). На мировом рынке известны системы управления содержимым от компаний Adobe, Excalibur, BroadVision, Documentum, Stellent, Microsoft, Divine, Vignette и др. Системы управления информацией (information management systems) » порталы. Такие системы обеспечивают агрегирование информации, управление информацией и ее доставку через Internet/intranet/extranet. С их помощью реализуется возможность накопления (и применения) опыта в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных. С помощью порталов обеспечивается также доступ через стандартный Web-навигатор к ряду приложений электронной коммерции (обычно, через интерфейс ERP-системы). Примерами порталов являются системы Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-Station). Системы управления изображениями/образами (imaging systems). C их помощью осуществляется конвертация отсканированной с бумажных носителей информации в электронную форму (обычно, в формате TIFF). Данная технология лежит в основе перевода в электронную форму информации со всех унаследованных бумажных документов и микрофильмов. В число базовых функций стандартной системы обработки изображений входят: сканирование, хранение, ряд возможностей по поиску изображений и др. Системы управления потоками работ (workflow management systems). Системы данного типа предназначены для обеспечения маршрутизации потоков работ любого типа (определения путей маршрутизации файлов) в рамках корпоративных структурированных и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются для повышения эффективности и степени контролируемости корпоративных бизнес-процессов. Cистемы управления потоками работ обычно приобретаются, как часть решения (например, EDMS-системы или PDM-системы). Здесь можно отметить таких разработчиков, как компании Lotus (системы Domino/Notes и Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware и др. Хороший уровень управления потоками работ обеспечивают в своих решениях также компании FileNet, IBM (через интеграцию с ПО MQ Series Workflow), Identitech, Tower (через интеграцию с ПО Plexus и Staffware), Gauss (через интеграцию с ПО Staffware) и др. Предлагаемую IDC классификацию СЭД можно дополнить также системами управления корпоративными электронными записями. Рыночному сегменту ПО управления корпоративными записями уже около 5 лет. Корпоративные записи фиксированы во времени и неизменяемы. Они являются свидетельством бизнес-транзакций, различных прав и обязательств и др. Корпоративные пользователи должны сами определить, какое содержимое необходимо сделать корпоративной записью (такое решение требует оценки перспективных потребностей их бизнеса). В число корпоративных решений, требующих сохранения содержимого, входят основные бизнес-системы, включая ERP-системы и бухгалтерские системы, почтовые системы (например, MS Exchange), системы управления отчетами и выводом, системы электронной коммерции, программные средства коллективной работы (системы управления проектами, онлайновой конференц-связи и др.). В качестве примеров систем управления записями можно привести ПО Capture от Tower Software, iRIMS от OpenText и Foremost от TrueArc. Многие корпоративные пользователи хотят собирать данные из разных приложений, работающих в гетерогенной среде, и генерировать отчеты в электронном виде. Такая возможность особенно необходима для компаний, использующих ERP-системы (в которых всегда собирается и хранится много информации, но не всегда есть способность гибкой генерации всех необходимых отчетов). Именно поэтому на мировом рынке СЭД и появились так называемые системы управления выводом (output management systems «OMS), основным предназначением которых является генерация выходных документов. В некоторых OMS-системах дополнительно реализованы также возможности архивации и долговременного хранения выходных отчетов и документов. Однако главной причиной популярности OMS-систем все же является занимаемая ими рыночная ниша « генерация документов и отчетов в информационных системах предприятий и организаций, построенных с использованием ERP-систем. По мнению аналитиков Gartner Group, одним из слабых мест современных ERP-систем является именно плохое управление генерацией выходных документов (разработчики ERP-систем больше сосредоточены на повышении функциональности ключевых модулей своего ПО, чем на "второстепенных" вопросах обеспечения генерации выходных отчетов, не имеющих, по их мнению, хороших рыночных перспектив). Этот недостаток ERP-систем и послужил основным фактором появления и быстрого развития рынка OMS-систем. Ряд OMS-систем отвечает только за распределение и доставку выходных документов (в электронном виде » в форматах HTML, XML и PDF). Очень часто OMS-системы интегрированы с программными пакетами сканирования документов и изображений. Полезной возможностью некоторых OMS-систем является и взаимодействие с унаследованными корпоративными системами. Можно также отметить специальные модули управления электронными документами, встраиваемые в ERP-системы (SAP R/3, Baan и др.). Однако возможности этих модулей достаточно ограничены, так как практически невозможно создать универсальную и полнофункциональную ERP-систему. Преимущества от использования СЭД По данным Forrester Research, 38% компаний из списка Fortune 500 считают, что приобретение современной СЭД является критически важным для успешного ведения их бизнеса. В соответствии с мнением отраслевых аналитиков (таких мнений, отличающихся в определенных моментах друг от друга, существует достаточно большое множество), выгоды для корпоративных пользователей при внедрении СЭД достаточно многообразны. Например, по данным Siemens Business Services, при использовании СЭД: Производительность труда персонала увеличивается на 20-25%; Стоимость архивного хранения электронных документов на 80% ниже в сравнении со стоимостью хранения бумажных архивов. Принято также считать, что при внедрении СЭД приобретаются тактические и стратегические выгоды. Тактические выгоды определяются сокращением расходов при внедрении СЭД, связанным с: освобождением физического места для хранения документов; уменьшением затрат на копирование и доставку документов в бумажном виде; cнижением расходов на персонал и оборудование и др. К стратегическим относятся преимущества, связанные с повышением эффективности работы предприятия или организации. К таким преимуществам можно отнести: Появление возможности коллективной работы над документами (что невозможно при бумажном делопроизводстве); Значительное ускорение поиска и выборки документов (по различным атрибутам); Повышение безопасности информации за счет того, что работа в СЭД с незарегистрированной рабочей станции невозможна, а каждому пользователю СЭД назначаются свои полномочия доступа к информации; Повышение сохранности документов и удобства их хранения, так как они хранятся в электронном виде на сервере; Улучшение контроля за исполнением документов. Анализ современного состояния мирового рынка СЭД Общий обзор Мировому рынку СЭД скоро будет уже более 20 лет. Он очень сильно фрагментирован, так как на нем присутствуют как всемирно известные многопрофильные ИТ-компании, так и относительно малоизвестные (или известные только в своей рыночной нише) фирмы. По различным оценкам в мире сейчас существует несколько сотен программных приложений (которые можно классифицировать, как СЭД), отличающихся друг от друга как по функциональным возможностям, так и по технологическим решениям. Разработкой приложений в области электронного документооборота в мире занимаются сотни компаний. По общему мнению аналитиков, важность внедрения современных СЭД для обеспечения успешного ведения бизнеса сохранилась, и в обозримом будущем их значимость будет только усиливаться. Основные тенденции развития мирового рынка СЭД Дальнейшее развитие рынка, его консолидация, появление на рынке новых участников, дифференциация предложений участников рынка На рынке СЭД продолжаются слияния и поглощения, причем в немалой степени « вышедшими в новую для себя сферу деятельности всемирно известными ИТ-фирмами (Oracle, Microsoft, SAP, Baan и др.). Стал заметен процесс поглощения крупными ИТ-фирмами разработчиков СЭД и встраивания их технологий в собственные решения. При этом возникает своеобразный синергический эффект между системами управления Web-содержимым и порталами (такая конвергенция систем управления Web-содержимым и порталов создаёт новую форму групповой работы). Начали также формироваться партнёрские отношения между разработчиками систем управления документами и содержимым и вендорами систем управления образами (пример » компании Artesia и Vignette). Многие вендоры дифференцируют свои предложения, разрабатывают или совершенствуют собственные компоненты документооборота. Так действует, например, компания Oracle, добавившая компоненту документооборота в ПО Oracle Applications Suite. Разработчик ERP-систем для средних предприятий, компания JBA International (www.jbaworld.com), также добавила модуль документооборота в свою систему. В то же время компания Lotus Development предлагает свою систему документооборота, которая может быть использована для автоматизации приложений обслуживания клиентов, основанных на Domino. В сентябре 2001 г. компания Vignette выпустила ПО Vignette Content Suite V6, в котором объединены ранее автономные средства управления Web-содержимым, персонализацией, интеграцией приложений, агрегацией и синдицированием содержимого, анализа и генерации отчетов по трафику Web-сайта. Интеграция СЭД с распространенными корпоративными приложениями Интеграция корпоративных данных и приложений является одной из наибольших проблем, стоящих сегодня перед предприятиями, и острота этой проблемы сохранится и в будущем. По мнению аналитиков IDC (отчет "Surviving the eBusiness Transition: Strategies for Enterprise Information Management"), в эпоху электронного бизнеса преуспеют только такие предприятия, которые наиболее продуманно сформулируют стратегию управления своей корпоративной информацией (Enterprise Information Management « EIM). Целью EIM-стратегии для любого предприятия является обеспечение легкого и быстрого доступа ко всем корпоративным знаниям и данным и возможности управления корпоративной информацией из любого места (она должна быть актуальной и доступной в любых контекстах). Таким предприятиям потребуется глубокая интеграция всех своих корпоративных приложений, обменивающихся между собой информацией. Несмотря на наблюдаемый сейчас определённый экономический спад, аналитики IDC считают, что предприятия продолжат участвовать в интеграционных проектах по следующим причинам: Интеграция корпоративных приложений позволяет лучше использовать сложные гетерогенные системы; Сохранилась необходимость совместной работы унаследованных систем с новыми приложениями; Продолжающийся на мировом ИТ-рынке процесс слияний и поглощений заставляет предприятия интегрировать приложения в своих гетерогенных корпоративных информационных системах. Устойчивый спрос на OMS-системы Так как большинство пользователей ERP-систем не хочет иметь проблем с формированием и выводом различных отчетов и документов, то спрос на OMS-системы в среднесрочной перспективе останется сильным. По прогнозу Gartner Group, в ближайшие годы средние ежегодные темпы роста рыночного сегмента систем управления генерацией отчетов и систем управления выводом составят 30%. Определенный импульс развитию OMS-систем придаст и дальнейшее распространение электронного бизнеса, весьма требовательного к наличию в информационных системах предприятий возможностей распределенной генерации выходных документов. Технологические изменения в отрасли В СЭД за последние несколько лет проявляются определенные технологические изменения. Например, на смену СЭД с двухзвенной архитектурой типа "клиент-сервер" сейчас приходят системы с трехзвенной архитектурой. Такие системы гораздо проще интегрировать с другими корпоративными приложениями через API-интерфейс (хотя остаются и возможности интерфейсов CORBA, COM/DCOM и др.). Другим заметным изменением является упрощение управлением документами во многих CЭД. Эта тенденция начала проявляться еще несколько лет назад, когда компания Lotus Development выпустила ПО Domino, обеспечивающее недорогое управление ревизией базовых документов. В 2000 г. этим же стала заниматься компания Microsoft, работающая над повышением функциональности при управлении документами и знаниями (в рамках проекта Tahoe). В результате выполнения проекта для офисных приложений Microsoft была бесплатно обеспечена базовая функциональность управления документами (такая же функциональность реализована и в ПО MS Site Server и MS Exchange). В свою очередь, в ПО Oracle iFS (Internet File System) также бесплатно обеспечена базовая функциональность проверки версий и check in/check out на основе СУБД Oracle8i. Изменения предпочтений потребителей Возросшая функциональность СЭД сейчас во многих случаях просто не востребована потребителями. Достаточно большое число СЭД просто перенасыщено функциональностью, которая часто не нужна на обычном предприятии. В связи с этим обстоятельством (как уже было отмечено выше), недорогая базовая функциональность управления документами (реализованная, например, в ряде программных продуктов компаний Microsoft, Lotus, Oracle и др.) становится все более привлекательной для потребителей. В то же время, на рынке сохраняется спрос на сложные вертикальные СЭД-решения для фармацевтики, строительства, страхования и других отраслей. Ряд отраслей (таких, как производство медицинского оборудования, аэрокосмостроение, транспорт, юриcпруденция и др.) вообще требует особенно жесткого контроля за определенными документами и их содержимым. Аналитики предсказывают интенсивный спрос на технологии workflow, в основном, для их использования при интеграции приложений и автоматизации бизнес-процессов. |