лекции. Лекции. Гост р исо 1548912007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования, принятом на основе международного стандарта iso 154891 2001
 Скачать 109.8 Kb.
|
|
1С: Документооборот 8 Осуществляется атрибутивный поиск по реквизитам документа. Можно создавать шаблоны поиска, их хранение является иерархическим и классифицируемым. По результатам поиска производится построение отчетов. В одном запросе нельзя осуществлять различные виды поиска. Нет настройки набора реквизитов для автоматического поиска дубликатов документа при регистрации. Административные настройки Directum Система позволяет одновременно вести организационно-штатную структуру нескольких компаний. Предоставляется подробная информация о подразделениях и сотрудниках, ее можно расширять. При необходимости замещения (полного или ассистентом) автоматически создаются папки «входящие/исходящие». Работает фильтр по подстроке и бегущий поиск. Недостатки: отображение ОШС не наглядно, нет возможности сортировки элементов в определенном порядке, трудно создавать и заполнять справочники, нет локализации записей справочников. Минимальные настройки внешнего вида и поведения РК. Рис. 6. Внешний вид регистрационных карточек в системе Directum Docsvision Docsvision поддерживает ведение ОШС сразу нескольких компаний. Есть функции замещения (постоянный или временный заместитель). Работает фильтр по подстроке. Недостатки отчасти дублируют свойства Directum: не наглядное отображение ОШС, нет сортировки элементов в заданном порядке, нельзя вести историю справочника, создавать типизированные справочники, создавать иерархические справочники, нет встроенного справочника «Номенклатура дел». Низкое быстродействие работы конструктора. Рис. 7. Справочник сотрудников в системе Docsvision ELMA Удобно следить за ситуацией в филиалах крупных компаний. Несколько систем объединяются в одном окне, организуя единую информационную систему подразделений и качественный обмен информацией. Пользователь владеет всей необходимой информацией о внешней системе, не покидая свою страницу. Удобно переключаться между страницами подразделений компании. Кроме того, доступна информация по исполнительской деятельности, актуальные новости, просмотр документов, запуск выполнения бизнес-процессов. Рис. 8. Настройка страниц филиалов в системе ELMA Общая информация по всем филиалам и подразделениям доступна руководителю. Данные о подразделениях и сотрудниках можно расширять. Замещения сотрудников осуществляются в специальном разделе. Замещения снимаются автоматически по завершении срока. При установке замещающего задачи по процессам автоматически переносятся на него. Система сообщает о разовой задаче и об отсутствии данного сотрудника, предлагая выбрать другого исполнителя. Рис. 9. Настройка раздела «Замещение» в системе ELMA В специальном разделе «График отсутствий» выводится список сотрудников, которых нет на рабочем месте в течение определенного срока. Optima WorkFlow Система поддерживает ведение ОШС нескольких компаний, структура наглядно отображается. Реализуются функции замещения (постоянный/временный заместитель), есть бегущий поиск по первым буквам. Элементы можно сортировать в заданном порядке; достаточно простое заполнение справочника, создание иерархических справочников, установка срока действия записи справочника. Есть дизайнер шаблонов регистрационных карточек, настраиваются размеры, фон, закладки, поля, шрифты, применяются скриптовые сценарии по событиям регистрационной карточки. Недостатки: нет возможности ведения истории справочника, отсутствует зеркальная информация о замещении. Информация о подразделениях и сотрудниках минимальна. Нельзя создавать типизированные справочники, вести историю справочников, локализовать записи справочников. Отсутствует функция проверки синтаксиса кода скриптовых сценариев, нет полей типа «радиокнопка». Рис. 10. Внесение нового сотрудника в оргструктуру в Optima WorkFlow 1С: Документооборот 8 Рабочий стол пользователя настраивается в соответствии с его ролью. Обеспечивается быстрый доступ к данным о сотрудниках, списку телефонов, рекомендациям по составлению корреспонденции и др. Для руководителя отдела можно настроить панель полнотекстового поиска документации любого назначения, руководителю предоставляется панель быстрого доступа к отчетам. Информация распределяется согласно правам доступа. Организационная структура организации и роли исполнителей могут использоваться для выбора исполнителей бизнес-процессов. Подсистема «Задачи и процессы сотрудников» содержит средства создания и управления бизнес-процессами, а также настройки ролевой адресации задач, настройки матрицы замены/замещения сотрудников. Моделирование бизнес-процессов Directum В системе реализуются удобные функции моделирования. Отладка маршрутной схемы реализуется пошагово. В платформу встроен высокоуровневый язык программирования IS-Builder. Возможно создание собственных функций и скриптовых сценариев с использованием собственного API. Редактор отчетов реализуется на языке IS-Builder. Минус: количество базовых блоков недостаточное. Рис. 11. Моделирование бизнес-процессов в системе Directum Docsvision Система обладает удобными функциями моделирования и проектирования маршрутной схемы без использования программных средств. Можно разрабатывать собственные функции. Доступно создание скриптовых сценариев с использованием собственного API, вызов веб-сервисов. Инструментальные средства – MS Reporting. Недостаток: приходится заменять группу простых блоков на один блок скриптового сценария для оптимизации. Рис. 12. Моделирование бизнес-процессов в системе Docsvision ELMA Моделирование бизнес-процессов производится в специальном графическом редакторе «Дизайнер ELMA» с простым и понятным графическим интерфейсом. Нотация для описания бизнес-процессов - BPMN 2.0, удобная для описания цепочек работ и содержащая практически все необходимые примитивы. Проектировать бизнес-процессы может бизнес-аналитик без помощи программиста. Развивать модель управления в компании и вносить изменения в процессы можно на ходу, без остановки системы. Движение документов в компании можно организовать по маршрутам любой сложности. В маршруте документа отражается, через каких сотрудников пройдет этот документ, а также порядок и характер запланированных работ по нему. Графическая модель процесса создается путем перетаскивания мышью нужных блоков операций с палитры, после чего операции соединяются переходами. В переходы можно вписать комментарии. Рис. 13. Маршрут документа, описанный как бизнес-процесс, в СЭД ELMA Optima WorkFlow В системе есть дизайнер моделей бизнес-процессов, применяются скриптовые сценарии. Рис. 14. Моделирование бизнес-процессов в Optima WorkFlow Настройка свойств блока проста. Осуществляется создание скриптовых сценариев с использованием собственного API, создание собственных функций и блоков, выгрузка объектов в обменный формат. Инструментальные средства – Crystal Reports 11.0. Есть возможность настройки внешнего вида приложения, настройки описи документов (видимость и порядок колонок, сортировка), настройки извещений. Механизмы моделирования неудобные, функции настройки бизнес-логики минимальны, возникает необходимость написания скриптовых сценариев обработки документов, нет дизайнера жизненных циклов документов. 1С: Документооборот 8 В системе создаются типовые маршруты движения документов, есть поддержка маршрутных ветвлений и условных переходов. Также имеется дизайнер отчетных форм. Рис. 15. Блок-схема бизнес-процесса в 1С: Документооборот 8 Безопасность данных и действий Directum Защита данных в системе осуществляется с помощью логина-пароля и учетных записей Windows. Можно создавать группы и роли пользователей. Есть дискретная и ролевая модель управления доступом, также есть возможность выдавать полномочия и привилегии. Разграничение прав доступа осуществляется на уровне папки, РК, файла и справочника. Можно настроить передачу прав. Применяется шифрование и ЭЦП. Недостатки системы: нет распределения прав доступа к настроенным поискам, нет настроенных поисков в веб-клиенте, нельзя создавать сложные поисковые запросы. Быстродействие панелей просмотра достаточно низкое. Docsvision Преимущества системы в плане безопасности данных можно выделить следующие: наличие мандатного управления доступом, разграничение прав доступа на всех уровнях; настройка передачи прав. Применение шифрования и ЭЦП. ELMA Любой пользователь из любого места, где есть интернет, может ввести свой логин и пароль и зайти в систему ELMA. Такой вход в систему настроен по умолчанию для всех пользователей, но всего есть три основных способа, как защитить вход в систему: Вход только через доверенные устройства. Если вход осуществляется с компьютера или мобильного устройства, которого нет в списке доверенных, то система сообщит о невозможности входа. Вход по Токену. Токен - устройство, которое привязывается к учетной записи пользователя и будет соответствовать только ему. Плюс ко всему, у отдельного пользователя имеется свой пин-код. На токен может быть записано сразу несколько электронных ключей-контейнеров – для входа в разные системы, а не только в ELMA, чтобы пользователю не носить целую связку ключей. Вход по Сертификату. Механизм осуществляется примерно так же. Пользователь привязывает сертификат к своей учетной записи. Зайти в систему по сертификату можно только с определенного рабочего места. Такая возможность есть только в браузерах Mozilla Firefox и Internet Explorer. Также авторизация в ELMA может происходить по технологии Single Sign On (SSO) - для входа в систему нужны имя и пароль, с которыми пользователь вошел в ОС Windows. Для согласования, подписания документа или его версии используется электронно-цифровая подпись. При этом никакой другой пользователь, даже узнав пароль, не сможет согласовать или подписать документ. В ELMA доступна настройка прав доступа на различные объекты системы. В основе управления правами - роли элементов оргструктуры и отдельных пользователей системы, процесс настройки состоит в графическом отображении должностей, отделов и подразделений, и распределении ответственности. Optima WorkFlow Защита данных осуществляется с помощью логина/пароля, учетной записи Windows. Создаются группы и роли пользователей, дискретная и ролевая модель управления доступом. Есть возможность выдачи полномочий, разграничение прав доступа на уровне папки, настройка относительных прав доступа по оргштатной структуре организации, применение ЭЦП. К отдельному файлу нельзя распределить права доступа. Отсутствует предпросмотр файлов. 1С: Документооборот 8 Имеются программные средства контроля целостности документов, поддержка различных способов аутентификации. Пользователю выдаются права на время исполнения поручения или документа. Подписанные ЭЦП документы отправляются с сохранением информации о подписях. Права доступа назначаются в соответствии с должностью пользователя, его ролью, степенью участия в бизнес-процессах, грифом или индивидуально. Права устанавливаются к папкам и видам документов и также распространяются на прикрепленные файлы, они могут содержать в себе ограничения на чтение или на запись. Доступ к отчетам также ограничен – сотруднику доступны только его отчеты, руководителю – отчеты своего подразделения. Нет разграничения прав доступа на части документа (поля регистрационной формы, присоединенные файлы). Нет системы средств резервного копирования и восстановления данных. Заключение Компании, выбирающие СЭД, сталкиваются с одной и той же проблемой – им предстоит долгое объединение приобретенной системы и существующих бизнес-процессов организации. Для оптимизации работы всей компании важно встроить процессы документооборота в основные - сквозные процессы, и чем раньше произойдет такое объединение, тем лучше. Однако это трудоемкое мероприятие требует времени, опыта и постоянной коммуникации всех сотрудников, чья работа связана с документами. В той или иной мере системы, используя свои функции, позволяют ускорить этот процесс. Если подвести итоги и оценить результаты, то больше всего ключевым требованиям соответствуют ELMA ECM+, 1С: Документооборот 8 и Directum. По каким основным направлениям целесообразно проводить сравнительную характеристику СЭД: Моделирование бизнес-процессов Административные настройки Функциональность и возможности интеграции Безопасность данных и действий Отслеживание хода исполнения документов 2.3. Российский рынок СЭД/ECM. Тренды развития За последние десять лет отечественная отрасль СЭД прошла колоссальный путь от систем для простой автоматизации делопроизводства в небольших компаниях до вполне конкурентных на мировом уровне решения класса ЕСМ, которые поддерживают и процессы отечественного делопроизводства. По оценке TAdviser по итогам 2017 года российский рынок СЭД/ECM-систем увеличился на 11% до 46,2 млрд рублей. Росту рынка способствовало не только движение в сфере импортозамещения, но и реальная потребность бизнеса в более функциональных и масштабируемых платформах, на которых возможно оперативно разрабатывать системы управления различными бизнес-процессами и создавать уникальные решений под специфические требования заказчиков. Что касается результатов 2018 года, то по оценке TAdviser, объем рынка приблизился к отметке в 52 млрд рублей, что соответствовало росту на уровне 12%. В 2019 году рынок СЭД/ECM-систем в России продолжал плавное развитие, без кратного прироста новых клиентов. Эксперты отмечают, что в последние годы речь, прежде всего, идет о качественной трансформации и решений, и отдельных проектов, а не о массовых внедрениях. По оценке TAdviser, объем отечественного рынка СЭД/ECM-систем в 2019 году увеличился на 8% и достиг отметки в 52,4 млрд рублей. По итогам 2020 года рост может быть выше. Для многих компаний пандемия стала толчком к принятию решения о внедрении СЭД. Главные тенденции российского рынка СЭД/ECM-систем
Рассмотрим более подробно рыночные тренды. Консолидация рынка Рынок переживает существенную реструктуризацию спроса, что требует соответствующего изменения предложения. При традиционном восприятии СЭД как средства решения задач классического делопроизводства, согласования и контроля исполнения документов и заданий, возникает массовый спрос на более сложные и комплексные задачи. Например, централизованные и специализированные электронные архивы, которые помимо решения традиционных задач ECM включают в себя функциональность безбумажного документооборота (с учетом российской специфики), решение горизонтальных и отраслевых задач. В качестве примера можно назвать и специализированные решения для - управления претензионно-исковой работой, - архивы первичной бухгалтерской документации, - управление технологическим архивом документов материально-технического обслуживания. Подобные расширенные требования к платформе СЭД, ранее бывшие штучными, сейчас становятся типовыми практически в любом крупном проекте. Соответственно к платформе СЭД предъявляются требования, ранее не так часто востребованные – - наличие средств управления процессами; - средства Low-code разработки; -механизмы управления ЭП, - интеграции с операторами ЭДО и поддержка работы со структурированными документами; - поддержка мобильных рабочих мест. Все это присутствовало в передовых платформах СЭД и раньше, но в последнее время начало использоваться в проектах массово. Многие крупные компании обозначили свои планы по централизации разрозненных слабо связанных СЭД и отдельных приложений в единые централизованно управляемые комплексные СЭД. Это смещение позиционирования приводит к существенному повышению требований к масштабированию - как по общему количеству пользователей, так и по объему документов и процессов; развитию инструментов интеграции и сервисной архитектуре СЭД. Важным фактором изменений на рынке стало и то, что в качестве ключевого заказчика системы все чаще выступают не только ИТ-службы и ответственные за делопроизводство, но и руководители функциональных подразделений, для которых автоматизируются процессы – производственные подразделения, бухгалтеры и финансисты, юристы и др. Если излагать тезисно: главный тренд российского рынка СЭД/ЕСМ состоит в его консолидации из четырех более или менее самостоятельных рынков: СЭД – классических систем (приложений и платформ) электронного документооборота, автоматизирующих работу управленческого аппарата, ECM – платформ управления контентом, электронных архивов, централизованных хранилищ всех документов предприятия, как неформализованных, так и формализованных, BPM – платформ управления бизнес-процессами, в части, касающейся управлением контентом и workflow, ЭДО/EDI – операторов внешнего юридически значимого электронного документооборота. При этом, отмечается, что рынки ECM и ЭДО/EDI растут, а рынки классических СЭД и BPM фактически стагнируют. Стабильность импортозамещения Сохраняется и один из главных трендов последних лет – импортозамещение. Но теперь он проявляется не в острой динамике, а в стабильном спросе на российские продукты со стороны крупных компаний. Отечественные решения становятся более зрелыми, а новые разработки - еще более адаптированными под отечественную специфику документооборота. Импортозамещение охватывает не только госорганы, но и крупный бизнес. Санкции и связанные с ними случаи отключения компаний от поддержки западных вендоров повышают приоритет этой темы для заказчиков. Крупные организации, особенно госкорпорации, постепенно переходят от слов к делу и внедряют отечественные системы, прошедшие необходимую сертификацию. Во многих компаниях завершается 5-8-летний цикл использования СЭД/ECM-систем, требуется их обновление. Замена работающих систем — это дорогой и болезненный процесс. Поэтому заказчики ожидают получить вместе с заменой качественно новые продукты. В целом, серьезным драйвером для всего рынка систем автоматизации являются государственные программы и инициативы, включая активную направленность на импортозамещение и цифровизацию экономики. Сейчас ECM-платформы основных российских игроков в практическом плане очень мало отличаются от западных по масштабируемости, возможности поддержки высоконагруженных процессов. И уж во всяком случае, даже если этот разрыв и имеет место быть, за последние годы он очень серьезно сократился. Востребованность юридически значимого электронного документооборота Рост доверия к системам электронного документооборота способствует тому, что все больше заказчиков готовы автоматизировать не только внутренние процессы документооборота, но и процессы обмена юридически значимыми документами со своими контрагентами. Заказчики начинают понимать, что автоматизация процессов обмена электронным контентом позволяет им экономить время и ресурсы на ручной обработке документации, ее согласовании и передаче. Освободившееся время сотрудников они могут направить на решение других задач, способствующих повышению эффективности бизнеса. Как правило, организации, уже получившие значительные преимущества от автоматизации основных бизнес-процессов стремятся полностью оптимизировать свою деятельность с помощью СЭД и ЮЗДО. Популярность электронных архивов Участники рынка отмечают популярность проектов создания электронных хранилищ данных, или электронных архивов. При внедрении такого архива бизнес-пользователь фактически получает единую базу для хранения всех бумаг и корпоративных данных организации, которая структурирована для удобства поиска конкретных документов и имеет разграничение прав доступа в соответствии с позициями сотрудников в компании. Уже сейчас бизнес экономит огромные средства благодаря внедрению таких электронных архивов, особенно в тех сферах, где приходится регулярно обрабатывать «тонны» документов: к примеру, экономический эффект розничного бизнеса ВТБ за последние 5 лет от внедрения электронного архива для 130 Тб клиентских и внутренних документов составил около миллиарда рублей». Тренд создания систем долговременного хранения документов интенсивно развивается в связи с новыми инициативами Росархива. Отмечается, что организация эффективного ЮЗДО напрямую связана с развитием таких систем. Они позволяют организовать архивное хранение электронных документов, применять к ним правила архивного делопроизводства, использовать необходимые инструменты для сохранения юридической значимости и гарантированного уничтожения документов. В то же время, растущие количество источников, число и объем документов уже привели к разрыву между традиционными архивными институтами и потребностями экономики. В сложившихся условиях и традициях (в том числе при текущем финансировании) архивы не могут справиться с хранением увеличивающегося объема документов. По словам директора по маркетингу ЭОС, это приводит к тому, что архивы уже сегодня расширяют источники комплектования, меняются правила хранения. К тому же это требует изменения регуляторики, связанной с архивным делом. Однако этот тренд, скорее всего, будет иметь отложенное влияние, потому что технологических решений, которые бы однозначно обеспечили потребности и бизнеса, и государства, пока не существует. Но работа в этом направлении уже идет во всех развитых странах, и Россия – не исключение. Облачный тренд Развитие облачных СЭД – это вопрос уже не технологии построения систем, это вопрос готовности клиентов размещать свои данные в «облаке». Несомненно, сегмент облачных СЭД является самым быстрорастущим последние годы, так как эти технологии дают преимущества: - скорость развертывания рабочих мест, - удобство взаимодействия между распределенными подразделениями, - возможность удаленной работы, - контроль конфиденциальной информации и пр. Есть компании, которые с охотой это делают и понимают, что это дает им возможность уменьшить затраты и повысить эффективность бизнеса. Однако есть компании, которые боятся потерять данные в «облаке» или просто не понимают, как выстроить бизнес-процессы между географически распределенными филиалами. Тренд миграции решений в облака нарастает. Это позволяет клиентам получить готовое к применению решение с минимальными финансовыми затратами. Наверное, это не столь актуально для тех, кому надо наращивать капитальные затраты для повышения стоимости бизнеса, но для всех остальных облака - это реальный инструмент оптимизации затрат. Платформенный подход Еще одна тенденция рынка - платформенный подход при выборе ЕСМ-решений. Он справедлив и для заказчиков, и для разработчиков. Чтобы не начинать каждый раз разработку заново, нужно работать с универсальным инструментом, своего рода ECM- конструктором (платформой), с помощью которого можно конфигурировать и вводить в эксплуатацию требуемую бизнес-функциональность. Единая ЕСМ-платформа – верный способ добиться сбалансированной ИТ-экосистемы, позволяющей эффективно управлять корпоративными ИТ-сервисами. Кроме того, платформа позволяет гораздо быстрее разрабатывать прикладные решения, с чем связана наблюдаемая тенденция отказа от длинных циклов сделки и внедрения Технологические тренды Расширение функционала СЭД/ECM-систем Функционал СЭД/ECM-систем охватывает все больше бизнес-процессов за пределами классического документооборота. Данные решения уже «перетянули» на себя некоторые функции других ИТ-систем, а в дальнейшем этот тренд продолжится. К примеру, заметен спрос на функционал управления проектами в СЭД. В связи с этим планируется в ближайшее время запустить опцию поддержки документоориентированных процессов в рамках проектного управления для органов госвласти, которым чрезвычайно важна именно документационная составляющая, напрямую связанная с СЭД. На первом этапе опция будет добавлена в СЭД «Дело», а в дальнейшем интегрирована и в другие наши платформы. Также уже есть решение для аудита контрагентов, которое позволяет динамически отслеживать изменения, автоматически запрашивая данные из единых интегрированных справочников. Это позволяет избежать рисков – как коммерческих, так и налоговых, в том числе вовремя информируя о появлении или изменении степени рисков. Еще один инновационный инструмент направлен на автоматизацию взаимодействия – это чат-бот, который интегрирован с СЭД и позволяет настроить взаимодействие внутри компании или с внешними участниками процесса. Чат-бот собирает информацию поэтапно, что позволяет не терять информацию, передавать ее на обработку в СЭД и отправлять обратно, - рассказывает директор по маркетингу ЭОС Елена Иванова. СЭД становятся не только готовыми решениями, но и платформами для создания специализированных документоориентированных приложений, расширяя тем самым границы автоматизации документооборота. Тренд смещения решений из области чистого документооборота и автоматизации канцелярии в сторону более широкого понимания в контексте ECM - управления контентом и бизнес-процессами предприятия. Сращивание СЭД/ECM и BPM-систем – это основной тренд рынка. Практически нет проектов, где было бы востребовано только внедрение электронного документооборота, без автоматизации связанных с этим бизнес-процессов. Автоматизация СЭД часто становится первым шагом к развертыванию полноценной BPM-системы. При выборе СЭД заказчики обязательно анализируют наличие и качество BPM-движка, и платформы, которые его не имеют, сразу исключаются из рассмотрения. СЭД продолжает захватывать территорию BPM-систем. Теперь они должны не просто обеспечивать возможность моделирования бизнес-процессов, необходимы также инструменты аналитики и планирования. Системы, которые не справляются с растущим объемом новых задач, замещаются новыми, в портфеле которых десятки решений для различных бизнес-процессов, обеспечивающих сквозную автоматизацию. Поэтому системы, которые были лидерами 5 лет назад, рискуют исчезнуть с этого рынка через 3-4 года, если радикально не изменятся Все чаще используют Workflow для оптимизации работы по конкретным бизнес-направлениям: -прием заявок и обращений, - управление закупками, - управление договорами с внешними контрагентами. На основании этих требований активно развивается функциональность маршрутизации и управления бизнес-процессами. При этом процессы у большинства заказчиков начинаются и заканчиваются вне СЭД, например, заявки поступают из личного кабинета, а пакет закупочной документации выкладывается на портале или торговой площадке. Поэтому вторым по важности, после развития Workflow, технологическим трендом является интегрируемость информационных систем для обмена данными. Доступная мобильность Мир движется в сторону мультиканальности взаимодействия – этого хотят заказчики и под это придется подстраиваться производителям СЭД и ECM. Современные решения должны работать с любыми устройствами и на любых операционных системах. При этом даже мобильные решения должны быть полнофункциональными, а интерфейсы – едиными. Вопрос развития мобильных приложений СЭД актуален уже несколько лет. Вендоры стремятся к тому, чтобы работа с мобильного устройства была доступна каждому сотруднику, а не только руководителям компании. Для этого необходимы технологии, позволяющие создать недорогое и для заказчиков, и для разработчиков приложение, которое при этом будет функциональным и удобным. Поскольку мобильная платформа позволяет получать доступ к данным в любом месте и в любое время, то это сильно упрощает жизнь таких отделов, как продажи и маркетинг. Сегодня все ведущие поставщики ECM разрабатывают способы создания расширений и надстроек для перевода ECM в мобильный формат. Интеллектуальность систем Один из ключевых трендов, который можно зафиксировать с 2018 года, — это интеллектуальность СЭД. Заказчиками все чаще ставится задача внедрения: - функции интеллектуального поиска - автоматической классификации - автоматизированного извлечения данных из неструктурированных документов Конечно, это не новые изобретения в своем роде, однако если ранее во главу угла ставился базовый механизм оцифровки документов и автоматизация процессов, то теперь в приоритете оказываются задачи эффективности обработки и поиска информации. Функциональность ИИ (Искусственный интеллект) будет выполнять значительную часть рутинных операций автоматически, например, - автоматическое заполнения реквизитов документа в СЭД по файловому содержанию документа, - автоклассификацию обращения граждан, - автоматизацию жизненного цикла нормативного документа и многие другие процессы. Пример Ивановской области: «…мы предприняли первые шаги в сторону внедрения алгоритмов машинного обучения в СДУ «Приоритет» на базе Docsvision для автоматизации различных задач документооборота. Недавно наш совместный проект в Правительстве Ивановской области получил награду на конкурсе «ПРОФ-IT.2018» как «Лучший проект по внедрению инновационных технологий». Завершен только первый этап – анализ данных и разработка сценариев автоматизации, впереди огромный объем работ, но уже сейчас понятно, что этот эксперимент позволит вывести функции СЭД на новый уровень. Тренд на data science заставляет разработчиков СЭД менять оргструктуру – для реализации таких проектов необходимо иметь у себя в команде людей, которые профессионально владеют алгоритмами ML – data scientist, и предметных аналитиков, которые хорошо разбираются в данных, хранящихся в СЭД, и бизнес-процессах» Мессенджеры Один из главных трендов на рынке – мессенджеры. Бизнес активно использует WhatsApp и другие мессенджеры для продаж, совместной работы над проектами, обсуждения с поставщиками и покупателями деталей сделок и т.д. Пользователи хотят работать так, как им удобно – и поставщики решений СЭД/ECM должны подстраиваться под спрос. Каждый руководитель хочет принимать решения «где угодно», получать быструю обратную связь от подчинённых в любое время дня и ночи, оперативно обсуждать рабочие вопросы с партнёрами с той же лёгкостью, с которой участники WhatsApp-группы родителей учеников школы обсуждают суммы взносов на ремонт класса». С помощью мессенджера также можно будет решать ряд интересных задач: - использовать боты, которые по команде будут выполнять определенные функции, - использовать мессенджер как центр оповещений, - передачи мультимедийного контента и др. Качественные интерфейсы Качество интерфейсов и юзабилити становится одним из весомых конкурентных преимуществ. Предприятия и организации хотят, чтобы пользователи могли работать с системой без длительного обучения. В условиях непрерывной цифровой трансформации бизнеса обеспечить простоту и интуитивную понятность систем – ключевая задача. Это касается как традиционных фиксированных процессов, так и инструментов автоматизации неструктурированных и слабо формализованных задач. Задача не новая, но сказать, что по ней достигнут удовлетворительный результат, пока нельзя. Новые решения должны быть интуитивно понятны, удобны, иметь возможность персонализации – все это необходимо учитывать при выпуске новых решений и новых версий В современном мире первое, на что обращают внимание при выборе системы, — это то, насколько проработанный и удобный интерфейс конкретного решения. Поэтому разработчики уделяют большое внимание детальной проработке UX/UI. Инструменты безопасности Одновременно рост числа обрабатываемых в СЭД документов и популяризация концепции BYOD, когда сотрудники используют личные устройства для решения рабочих задач, увеличивают опасения заказчиков в области сохранности конфиденциальных корпоративных данных. ECM относятся к категории бизнес-критичных систем, поэтому бизнес-пользователи предъявляют повышенные требования к инструментам ИБ и обеспечению конфиденциальности данных. В связи с этим вендоры совершенствуют алгоритмы киберзащиты, обеспечивают тесную интеграцию ECM с инструментами кибербезопасности или даже «вшивают» модули безопасности, разработанные с применением новейших методов шифрования, прямо в системы. Более того, новые технологии полностью меняют подходы к ИБ: по данным глобального отчета Cisco о кибербезопасности за 2018 год, 39% организаций зависят от автоматизации,34% - от машинного обучения, и 32% - от искусственного интеллекта в борьбе с киберугрозами. По материалам https://www.tadviser.ru/index.php Тест по теме 2. 18 из 20 При организации эффективного делопроизводства и документооборота к задачам системы управления документами НЕ относится: редакция и корректировка документов перехват и отправка в хранилище ЭД перевод бумажных документов в электронный вид перехват создаваемых электронных документов из всех источников поступления НЕ входит в задачи систем управления документами: Перехват и отправка в хранилище электронных документов Перевод бумажных документов в электронный вид  Размещение информации в сети Интернет Перехват всех создаваемых электронных документов из всех источников поступления Для организации эффективного делопроизводства и документооборота выберите основные концепции развития методов и средств организации безбумажной технологии управления: системы электронных документов, системы электронного документооборота, системы Workflow системы: EDM, OMS, ECM системы электронных документов, системы управления документами, системы электронного документооборота системы docflow, системы управления документами, системы электронного документооборота Стандарт MoReq регламентирует сферу с системами электронного документооборота работы с электронными регламентами с электронными документами В процессе сбора, обработки информации и участия в информатизации деятельности соответствующих органов власти и организаций RCO – это технология распознавания … распознавание отметок (обычно перечеркнутые крест-накрест либо галочками квадраты или круги) рукописного «печатного» и стандартного рукописного текста, печатных текстов других форматов распознавание ситуаций-событий или фактов заданного типа распознавание раздельных печатных символов, написанных от руки В процессе сбора, обработки информации и участия в информатизации деятельности соответствующих органов власти и организаций OCR – это технология распознавания распознавание раздельных печатных символов, написанных от руки распознавание ситуаций-событий или фактов заданного типа распознавание отметок (обычно перечеркнутые крест-накрест либо галочками квадраты или круги) рукописного «печатного» и стандартного рукописного текста, печатных текстов других форматов Управление деловыми процессами и процедурами, при выполнении которых используются и создаются документы – это технология: Workflow Groupware все выше перечисленное Docflow Возможность маршрутизации документа между исполнителями в соответствии с заранее определенными требованиями, – это технология\ Workflow Docflow Groupware С точки зрения применения систем электронного документооборота технология Workflow – это … планирование и управление документопотоками создание маршрутов движения документов управления деловыми процессами и процедурами, при выполнении которых используются и создаются документы определение, выполнение и управление рабочими процессами В нормативном документе ……. регулируются «отношения в области использования электронных подписей при совершении гражданско-правовых сделок, оказании государственных и муниципальных услуг, исполнении государственных и муниципальных функций... ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ ФЗ «Об электронной подписи» № 63 от 6 апреля 2011 г. Постановлением Правительства РФ от 30 мая 2003 года № 313 «Об уполномоченном федеральном органе исполнительной власти в области использования электронной цифровой подписи» ГОСТ 51141 «Документоведение и архивное дело. Термины и определения» Тактические результаты эффективности функционирования систем государственного управления, на основе СЭД определяются: снижением затрат повышением сохранности документов возможностью коллективной работы повышением безопасности В состав компонентов электронного документа включены … содержание, реквизиты, носитель информации содержание, структура, контекст метаданные; формат и взаимоотношения составляющих документа; деловой контекст; ссылки между документами носитель информации, физическая форма, ответственные лица, архивные связи, содержание Выберите правильный вариант. Западная модель делопроизводства характеризуется: Исключением из процесса делопроизводства руководящего звена Регистрацией непосредственно производственными исполнителями Наличием централизованного подхода Вертикальным характером движения документов С точки зрения технологии обработки информации и информатизации деятельности соответствующих органов власти и организаций делопроизводство – совокупность регламентированных действий по обработке документов (регистрация, согласование, утверждение) совокупность документов, относящихся к определенному вопросу совокупность сведений о процессах производственной, коммерческой, финансовой и хозяйственной деятельности людей, используемой для осуществления руководства этой деятельностью С точки зрения эффективности документооборота концепция ECM определяется, … как ориентированные на использование в определенной индустрии специфических вертикальных и горизонтальных приложений как интегрированный подход к управлению документами и Web-содержимым как организация совместной работы над документами и их публикации, доступную, как правило, всем пользователям в организации Основой для подготовки и оформления электронных документов является база унифицированных форм документов, составленная на основе действующих стандартов Государственная система ДОУ (ГСДОУ) ГОСТы, регулирующие ведение делопроизводства классификаторы по делопроизводству Документ – это: форма знакового вида, обработка которой происходит с помощью последовательного применения тесно взаимосвязанных технологий в рамках систем управления ЭД сведения, независимо от формы их представления информация, зафиксированная на материальном носителе в соответствии с определенными правилами В нормативном документе … говорится об «использовании при совершении сделок факсимильного воспроизведения подписи с помощью средств механического или иного копирования, электронно-цифровой подписи либо иного собственноручной подписи» ФЗ «Об электронной подписи» № 63 от 6 апреля 2011 г. ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ ГОСТ Р 34.11-94 «Информационные технологии. Криптографическая защита информации. Функция хэширования» ГК РФ ст. 160 Электронный документ – это: правила действия с использованием каких-либо средств форма знакового вида, обработка которой происходит с помощью последовательного применения тесно взаимосвязанных технологий в рамках систем управления ЭД информация, зафиксированная на материальном носителе в соответствии с определенными правилами Определение – « Электронный документ – документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработке в информационных системах…», регламентировано законодательством: ФЗ «Об электронной подписи» № 63 от 6 апреля 2011 г. ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» |