лекции. Лекции. Гост р исо 1548912007 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования, принятом на основе международного стандарта iso 154891 2001
 Скачать 109.8 Kb.
|
|
1.1 Понятие документа, классы документов, связанные с выполнением функций управления и деловыми процессами. Документирование. Функции документа. Попытка: 1 1.1. Понятие документа, классы документов, связанные с выполнением функций управления и деловыми процессами. Документирование. Функции документа. 1.1.Понятие документа, классы документов, связанные с выполнением функций управления и деловыми процессами. Документирование. Функции документа. Работа с документами является неотъемлемой частью управленческой деятельности любого органа управления, организации, предприятия, фирмы (далее – организации). В документах содержится информация о деятельности организации, содержатся данные о работе её сотрудников, отражаются управленческие решения. От того, насколько рационально организована работа с документами, напрямую зависит оперативность принимаемых решений и качество их исполнения, экономичность, культура труда управленческих работников, а значит и эффективность деятельности организации в целом. В национальном стандарте ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования», принятом на основе международного стандарта ISO 15489-1:2001 «Information and documentation - Records management - General» и введённого в действие с 01.07.2007, имеется специальный раздел (4), который называется: «Преимущества управления документами». Большое внимание здесь уделено роли документов для организаций и общества в целом. В разделе значится: «Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом деловой деятельности. Системный подход к управлению документами позволяет организациям и обществу защищать и сохранять документы в качестве доказательства действий. Система управления документами позволяет создавать информационный ресурс о деловой деятельности организации, который может поддерживать её последующую деятельность и отдельные решения, а также обеспечивать отчётность. Терминология в области ДОУ установлена в настоящее время в законодательных и нормативных правовых актах РФ, государственных и национальных стандартах и словарях. Понятие о документе Терминология, используемая при работе с документами закреплена в ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Термины «документированная информация» и «документ» в ГОСТе рассматриваются так: документ: Зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. документированная информация: Структурированная информация, зафиксированная на носителе. Реквизит - «обязательный элемент оформления официального документа» («дата», «подпись», «печать», «текст документа» и др.). Документ создается в результате документирования - записи информации на различных носителях по установленным правилам. Носитель - это материальный объект, который используется для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Управленческая документация подразделяется на отдельные системы. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Понятие «документ» используется во всех сферах общественной деятельности. Почти каждая отрасль знания дает свое толкование этого термина. К сожалению, до настоящего времени среди специалистов в области документоведения, библиотековедения, информатики и др. сфер нет единства в понимании понятия «документ», не смотря на наличие ряда законодательных и официальных определений. Официальное толкование данного термина дает ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термина и определения». Функции документов Функция документа есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того осознана эта функция автором или нет. Документ полифункционален (многофункционален), т.е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение. Выделяются функции общие и специальные. Общие - это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные - управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета. Свойства документа Как и всякий̆ объект, документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Принято выделять несколько основных свойств документа, которые характеризуются соответствующими признаками: юридическая сила, оригинальность, подлинность, копийность. Юридическая сила документа. Это свойство быть подлинным доказательством тех фактов, событий и действий̆, которые отражены в документе. Источник: https://it.rfei.ru/ 1.3 Понятие «документооборот» и его развитие 1.3. Понятие «документооборот» и его развитие Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы ХХ века. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р.Покровский, П.М.Керженцев, были сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов - распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки. Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники управления в проекте «Общих правил документации и документооборота». В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов. Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 г., «Единая государственная система делопроизводства» установили единообразие понимания документооборота как «движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки». Утвержденная в 1988 году «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» уточнила понятие «документооборот», включив в него и операцию «подшивка документа в дело». ГОСТ Р 51141 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» установил определение понятия “документооборот”: Документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства в организации (учреждении), так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов. Основными правилами организации документооборота являются: - оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени; - максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов); - порядок прохождения и процесс обработки основных видов документов должны быть единообразными. Соблюдение этих правил позволяет реализовать основной организационный принцип службы делопроизводства – возможность централизованного выполнения однородных технологических операций. Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе должны быть согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей. Организация документооборота – это правила, в соответствии с которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в организации (учреждении). Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, должен быть регламентирован инструкцией по делопроизводству в организации (учреждении) и табелем унифицированных форм документов. разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения. В крупных организациях существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота. Структурное подразделение может называться по разному: управление делами, канцелярия, общий отдел и т.п. В организациях, где объем централизованного документооборота не настолько велик, чтобы им занималось самостоятельное подразделение, функции по его поддержанию могут быть возложены на секретаря руководителя организации. Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот. Входящий документ – документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ, или могут быть указанны непосредственно во входящем документе. Исходящий документ – официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов ( например запросы в другие организации). Внутренний документ – официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительные записки), личного состава и т.д. Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений организации (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководителя организации. Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы. Источник: https://it.rfei.ru/ https://infopedia.su Россия уже привыкла к СЭД. Регионы активно избавляются от бумажного документооборота, компании оптимизируют бизнес за счет подобных решений. При этом многие российские разработки ничуть не уступают западным ECM и по функционалу покрывают текущие и даже будущие потребности российских предприятий. Подробнее: http://www.cnews.ru/reviews/?2013/03/05/521436 Чтобы оставаться на месте, нужно бежать, а чтобы двигаться хоть чуть-чуть вперед, следует бежать в два раза быстрее – эта известная цитата абсолютно точно описывает ситуацию на рынке ПО. Разработчики должны учитывать новые тренды еще во время их формирования, чтобы успеть выпустить свои продукты к моменту, когда основная масса пользователей эти тренды воспримет. По оценке специалистов, в мире ежедневно появляется более миллиарда новых документов В основном, это текстовая информация, и лишь 10% - документы, непригодные для дальнейшей автоматизированной обработки Это свидетельствует о необходимости внедрения на предприятиях (в организациях, банках и т.д.) электронного документооборота. Следует отметить, что потоки корпоративной информации чрезвычайно разнообразны по источникам и формам ее представления. Однако их можно условно классифицировать по форме хранения: на электронные и бумажные документы. Существуют оценки, что в настоящее время только около 30% всей корпоративной информации хранится в электронном виде (как в структурированном «в базах данных, так и в неструктурированном). Вся остальная информация (около 70%) хранится на бумаге, создавая немалые трудности при ее поиске. Тем не менее это соотношение постепенно меняется в пользу электронной формы хранения (в частности, через развитие cистем электронных архивов). По данным Delphi Consulting Group, объем корпоративной электронной текстовой информации удваивается каждые 3 года. Эти впечатляющие цифры и данные говорят только о том, что для любого предприятия или организации вопросы оптимизации документооборота и контроля за обработкой информации имеют ключевое значение. Это утверждение можно подтвердить следующими данными. По оценке Siemens Business Services, до 80% своего рабочего времени руководитель тратит на работу с информацией, до 30% рабочего времени сотрудников уходит на создание, поиск, согласование и отправку документов, каждый внутренний документ копируется, в среднем, до 20 раз и до 15% корпоративных документов безвозвратно теряется (при этом, по данным журнала ASAP, среднестатистический служащий тратит ежегодно до 150 часов своего рабочего времени на поиск утерянной информации). Существуют также оценки, что на работу с документами приходится тратить до 40% трудовых ресурсов и до 15% корпоративных доходов. Именно поэтому эффективность управления предприятиями и организациями не в последнюю очередь зависит от корректного решения задач оперативного и качественного формирования электронных документов, контроля их исполнения, а также продуманной организации их хранения, поиска и использования. Потребность в эффективном управлении электронными документами и привела к созданию систем электронного документооборота (CЭД), которым и посвящена данная лекция. Более подробно познакомиться со всеми вопросами, касающимися СЭД, можно с помощью достаточно большого числа специализированных Web-ресурсов (как русскоязычных, так и англоязычных), например, www.document.ru, www.docflow.ru, сайтов компаний-разработчиков СЭД и др. |