Практическое задание Основы менеджмента Эссе. Практическое задание - Основы менеджмента (эссе)1. Информация в менеджменте, ее роль и значение в управлении организацией
 Скачать 107.28 Kb.
|
 Практическое задание по дисциплине «Основы менеджмента» Эссе на тему «Информация в менеджменте, ее роль и значение в управлении организацией»
Москва 2023г. Оглавление. Введение ………………………………………………………………… 3 Понятие информации ……………………………………………… ….. 5 Источники информации …………………………………………. 5 Этапы обмена информацией …………………………………….. 8 Виды управленческой информации …………………………………....11 Защита информации …………………………………………………… 14 Заключение …………………………………………………………...… 16 Введение. Информация - сведения об окружающем мире, которые уменьшают степень неопределенности, неполноты знаний, отчужденные от их создателя и ставшие сообщениями. Эти сведения выражены на определенном языке в виде знаков, в том числе и записанные на материальном носителе (бумага, электронные носители). Их можно воспроизводить путем передачи людьми устным, письменным или другим способом. Для изучения темы вначале необходимо обозначить цели, а также ее актуальность. Информация - это сведения, заключающие внутри себя новизну и пользу; это главное требование конкурентоспособности предприятия. Информация позволяет предприятиям: осуществлять наблюдение за оперативным состоянием организации, ее подразделений и всех процессов в них; определять стратегические, тактические и оперативные цели и задачи организации; принимать аргументированные и своевременные решения; координировать усилия подразделений в достижении целей. Менеджера интересует информация о юридических и физических лицах, передовых технологиях, финансовой и экономической ситуации и т.д. Надежная, своевременная, проверенная информация служит фундаментом управленческого процесса, и от того, насколько он надежен, зависит качество управления предприятием. Этим объясняется актуальность данной работы. Информация может приниматься менеджерами к сведению, быть базой грядущих решений, расширять их кругозор и знания. Без информации невозможна общая работа в условиях разделения труда. Недостача нужной, как и избыток ненужной информации, дезориентирует любую деятельность. Кроме этого, существует прямая связь между информированностью и уровнем удовлетворения трудом. Информационная деятельность менеджера требует от него внятной системы организации процесса сбора, анализа и обработки информации. При этом он также должен уметь определять значимость или ненужность поступающей информации; уметь упорядочивать коммуникацию и обмен информацией в рамках организации; владеть отлично развитым умением устного и письменного общения. Он должен быть главным лицом, понимающим запросы к содержанию информации, ее форме, оценке и употреблению на практике в управленческой деятельности. Понятие информации Источники информации Поведение человека характеризуется полученной, освоенной и обработанной им информацией. Под этой информацией понимается общий объем сведений о процессах и явлениях, происходящих вне и внутри организма человека. Управленческая информация - это общий объем данных о состоянии и процессах, происходящих внутри и вне организации. При отсылке к характеристикам информации применяют такие характеристики: объем, достоверность, ценность, насыщенность, открытость. Объем информации измеряется числом знаков, букв, символов. При оценивании такой информации используют качественные показатели: информация избыточна, нужного объема или недостаточна. Избыточная информация увеличивает характер дальнейших управленческих решений, но и вызывает серьезные времени для передачи и анализа. Нехватка информации препятствует выработке верного решения. Достоверность информации - это эквивалентность получаемых данных реальным. Чем меньше сторон принимает участие в передаче информации, тем информация наиболее достоверна. Значимость информации может рассматриваться с двух сторон: значимость для получателя в отношении будущей прибыльности и значимость в отношении понесенных затрат. Информация остается при передаче у передающего. Насыщенность информации - это соответствие нужной и низкоприоритетной информации. Низкоприоритетная информация нужна для наилучшего восприятия высокоприоритетной информации через улучшение чувственного настроя, настройки внимания, подчеркивания ценности. Если низкоприоритетной информации нет, то информация воспринимается как "сухая". Из-за обилия ненужной информации говорят, что в ней много "воды". Открытость информации - это возможность ее предоставления различным группам людей. Секретная информация разглашается исключительно ограниченному кругу сотрудников организации. Конфиденциальная информация может быть передана довольно обширному кругу работников, но с требованием сохранения ее в тайне от сотрудников других организаций. Качественный сбор информации обязан основываться на научном подходе, гарантирующим объективность и точность результата, являться систематическим, базироваться на разных источниках и сопровождаться анализом. И надо отчетливо установить интересуемый объект; источник, сроки и порядок получения информации о нем; необходимый объем; методику сбора; приблизительные затраты. Источники информации могут быть как внутренние так и внешние. К внутренним относятся: бухгалтерская и статистическая отчетность, счета клиентов, текущие наблюдения, специфические исследования. Акты о ревизиях и проверках, результаты аудита, информация о кадровых изменениях, поставках, объему производства и объему сбыта. Внешние источники более многообразны. В первую очередь, необходимо определить работников (это руководство и специалисты служб снабжения, сбыта, маркетинга, информационных служб); вышестоящих руководителей; партнеров - продавцов, покупателей, сотрудников кредитных, финансовых, страховых учреждений; СМИ, информационные системы, образцы техники, техническая документация, каталоги, справочники. Пристальное внимание нужно уделить устной информации. Для получения оперативной информации менеджеры зачастую используют практику устных докладов. Выслушивая докладчика, необходимо очень внимательно следить за его поведением – мимикой, жестами, манерами, взглядом, позой и другими формами внешнего выражения индивидуальности. Понимание человеком информации формируется из двух взаимозависимых процессов - отбора и систематизации обретенных сведений. Помимо официальных устных докладов, управленцы могут получать и воспринимать информацию во время деловых бесед: при приеме работника на работу или его увольнении, во время встреч с клиентами и партнерами, консультаций или общения с сотрудниками. Таким образом, источники информации сейчас столь многообразны, а сама она так разнообразна, что определенная ее часть может быть не самой правдивой и потому обязана неоднократно перепроверяться. По этой причине в крупных организациях, акционерных обществах, предприятиях организовываются особые отделы - информационные службы, специализирующиеся на ее планировании, сборе, обработке, анализе, оценке, составлении рекомендаций для менеджмента. С учетом стремительного роста числа рекламной информации функции информационной службы значительно увеличиваются. Ее задачами становится подготовка аналитических и маркетинговых материалов, помощь в изучении рынка сбыта продукции предприятия. Этапы обмена информацией. Передачу информации от человека к человеку называется коммуникацией. Обмен информацией между руководителем и исполнителями – это все тоже коммуникация. Передача информации происходит по трем направлениям: сверху вниз (инструктирование, постановка задач); снизу вверх (информация об исполнении заданий, сообщения об итогах проверки, о личном мнении работников и т.д.); по горизонтали (координация действий, обмен мнениями). В ходе руководства обмен информацией происходит непрерывно и создает коммуникационный процесс. В данном процессе выделяют четыре ключевых элемента: 1. Отправитель - лицо (исполнитель, руководитель), которое передает информацию; 2. Сообщение, т.е. непосредственно информация; 3. Канал, т.е. средство передачи информации; 4. Получатель - лицо (исполнитель, руководитель), для которого приготовлена информация. В коммуникации отправитель и получатель информации непрерывно обмениваются местами. Перемещение информации от отправителя к получателю включает несколько этапов. Первый этап - это отбор информации. Он бывает случайным или целенаправленным, частичным или сплошным, предписанным или инициативным. Второй этап - информация кодируется, т.е. ей придается та форма, в которой она будет доступна и ясна получателю (например, письменную, табличную, графическую, звуковую, символическую). Выбирается пригодный порядок ее трансляции: устный, письменный, с помощью условных знаков. Третий этап - передача информации. Когда информация важна, то не нужно довольствоваться единственным каналом, а следует дублировать этот процесс по нескольким, не злоупотребляя составлением по любому поводу документов. Четвертый этап - получатель воспринимает, расшифровывает и осмысливает информацию. Отправитель ждет, чтобы получатель засвидетельствовал факт получения сообщения, уровень понимания или непонимания его смысла, т.е., установил обратную связь. Было бы хорошо, чтобы это происходило без промедления, облекалось в форму, отвечающую ситуации, учитывались способности восприятия. Сигналами обратной связи при устной передаче информации выступают уточнение, обобщение, выражение чувства. За реакцией порой надлежит специально наблюдать. Коммуникационный процесс во многом зависит от присутствия отчетливо функционирующей обратной связи, качеством коей является понимание того, как сообщение было услышано и понято. Для руководителя обмен информацией можно считать эффективным, если получатель постигнул идею и произвел действия, которых руководитель ожидал от него. Информационный обмен облегчают: краткость, ясность, прозрачность сведений; непрерывный контроль над их содержанием, процессами передачи и приема; координирование процессов обрабатывания информации и др. Имеется действенный метод регулирования объема информации, направляемой к руководителю - это работа по методу отклонений, смысл коего заключается в следующем: когда производственные процессы, хозяйственные операции, трудовая деятельность коллектива протекают в соответствии с введенным режимом, графиком или прочими нормативными документами, то в этом случае не надлежит производить каких-либо управленческих воздействий, и информация руководителю не передается. Передается она исключительно тогда, когда произошли те или иные отличия от нормального ритма, и применяется для принятия нужного решения. Метод отклонений уменьшает долю поступающей информации в десятки раз. В то же время работа по методу отклонений может выработать у управленца и формализованный подход к делу. При отсутствии внушительных отклонений от нормы она может вызвать у него чувство безопасности, а это в разрезе конкуренции может привести к очень суровым последствиям, и, к тому же, этот метод почти не позволяет учесть серьезные отклонения в таком вопросе, как поведение персонала. Виды управленческой информации. Информацию, которая поступает к управленцу и исходит от него, можно систематизировать по различным признакам. По источникам поступления информация разделяется на внутреннюю и внешнюю. Внутренняя информация – это данные о ходе выполнения задач отделами организации, о сбыте продукции, о финансовом состоянии организации, трудовой дисциплине в коллективе и прочее. Внешняя информация - это законодательные акты, информация о конкурентах, данные о научно-техническом прогрессе, ценах, спросе на продукцию. По содержанию информация подразделяется на: - научно-техническую информацию - сведения об изобретениях, научных исследованиях, новых разработках как внутри предприятия, так и вне организации. - экономическую информацию - данные экономического планирования и прогнозирования, экономического анализа и учет жизнедеятельности организации. - оперативно-производственную информацию - данные оперативного учета и контроля работы организаций и их подразделений, оперативно-производственного планирования. - административную или деловую информацию разнообразного содержания. Значительной составной частью этой информации служит информация по персоналу. - маркетинговую информацию - реклама, цены, конкуренция, спрос и прочее. - правовую, природоохранную, общественно - политическую и другую информацию. По времени применения информация может быть разбита на переменную и условно-постоянную. Переменная информация воспроизводит динамику процессов в производстве и хозяйственной деятельности. В связи с этим ее сбор и обработка представляют наибольшую сложность. Содержание условно – постоянной информации модифицируется сравнительно редко, она используется многократно. Таковой информацией являются цены, нормы, должностные оклады, тарифные ставки, плановые показатели. Условно-постоянная составляет около 65-75% всей информации, важной для управления. Она требует соответствующей фиксации и хранения. По характеру возникновения информация делится на вторичную и первичную. Первичная появляется на стадии производства. Но в своем изначальном виде такая информация почти не пригодна для использования в управлении. Потому она подвергается обработке, превращается во вторичную и в этом варианте поступает к руководителю. По степени обработки информацию можно делить на несистематизированную и систематизированную. Несистематизированная информация не имеет сколько-нибудь определенной регламентации. Поступает она к руководителю эпизодически. Систематизированная информация - регламентирована по составу показателей, периодичности, срокам и адресам представления. Подобная информация формируется в виде статической и бухгалтерской отчетности. По степени конфиденциальности - для общего пользования, служебного пользования, сверхсекретная особой важности, секретная, подлежащая разглашению через определенный срок. По степени достоверности – проверенная и достоверная, подлежащая дополнительной проверке, основанная на домыслах и слухах, сомнительная. По назначению - отчетная: нужная для анализа; оперативная: служит для корректировки деятельности организации. По возможностям закрепления и хранения – не фиксируемая и фиксируемая на носителях информации. По степени важности - вспомогательная - облегчает работу с основной; основная информация включает сведения, нужные для принятия решений и выполнения работы. По полноте - частичная информация может применяться только в совокупности с другой; комплексная - дает всесторонне исчерпывающие данные об объекте и позволяет непосредственно принимать всевозможные решения. По предназначению - индивидуализированная - для решения данной, конкретной, уникальной проблемы; универсальная - необходима для решения разных проблем; функциональная - для решения схожих проблем; По направлению движения – исходящая и входящая. По способам распространения – письменная, устная и комбинированная. В соответствии с порядком предоставления - в установленные сроки; по инициативе отправителя; по однократному предписанию или запросу. Нужно сказать, что для менеджеров верхнего звена необходима информация общего характера, как внутренняя, так и внешняя, она должна быть весьма качественной и позволять руководителю делать выводы и прогнозы. А для руководителей первичного звена необходима постоянная, узкоспециализированная и оперативная информация, предпочтительно о внутренних процессах в организации и в количественной форме. Руководитель обязан также иметь возможность получать выборочную информацию с нужной детализацией непосредственно от работников любого уровня, а не только от прямых подчиненных. Защита информации. Постановлением Правительства РФ установлен список данных, которые не могут быть отнесены к коммерческой тайне. К таким данным относят: учредительные документы (учредительный договор, устав); документы, подтверждающие право заниматься предпринимательской деятельностью (патенты, лицензии); документы о платежеспособности; документы об уплате налогов; данные о составе и численности работников; сведения о нарушении условий безопасности труда; загрязнении окружающей среды. Вся прочая информация относится к закрытой, конфиденциальной и подлежащей защите. По характеристикам защищенности управленческую информацию делится на несколько разделов: первый - наличие развитой службы безопасности; второй - наличие полноценного набора механизмов защиты на нескольких ступенях; третий - защита при большом количестве объектов и субъектов, которые имеют доступ к информации; четвертый - защита электронной передачи данных; пятый – защита распределенных сетей информации; шестой - защита локальных сетей информации; седьмой - минимальные требования к защищенности. Систему управления можно только тогда считать защищенной, когда все операции выполняются по со строго установленным правилам, обеспечивающим необходимую защиту объектов, операций и ресурсов. Политика безопасности - это целостность и конфиденциальность. Возможные угрозы для управленческой информации обусловлены перехватом информации в каналах связи, несанкционированным доступом, уничтожением информации, кражей документации, разрушением информации вирусами, ошибками в программах обработки данных, фальсификацией данных, техническими неисправностями в компьютерных сетях. Угроза раскрытия информации заключается в доступности ее конкурентам, а это может приводить к экономическим потерям предприятия. Раскрытие может происходить на любой стадии передачи, использования и переработки информации. Мерами защиты информации может быть использование цифровой подписи в сообщениях, проверка подлинности передаваемой информации, использование электронных карт, применение биометрии для контроля, применение антивирусных программ, контроль целостности информации, резервирование, сокращение привилегий доступа для пользователей информации. Типовые требования для системы защиты информации: 1. Она не должна приводить к трудностям в управлении предприятием. 2. Она обязана обеспечивать защиту от всех реальных угроз. 3. Она создается и функционирует как комплексная и многоуровневая. 4. Расходы на нее должны быть значительно меньше, чем вероятный ущерб от утечки информации. 5. Она обязана объединять организационные, технические и законодательные способы зашиты. Заключение. Информация на сегодняшний день является важнейшим ресурсом технического, технологического, социально – экономического развития любого предприятия, она способствует научно - техническому прогрессу. Популярное выражение "кто владеет информацией, тот владеет миром" обнаруживает гораздо более глубокий смысл. Отличительными чертами информации в качестве ресурса являются ее неисчерпаемость, возможность параллельного использования, сохраняемость, легкость передачи. Верность действий управленца зависит от того, обладает ли он достаточной информацией об объекте управления, и чем сложнее объект, тем большее количество информации ему необходимо для эффективного осуществления своих функций. Мгновенное получение любого вида информации служит важной предпосылкой стремительного роста производства. Но одномоментно при этом увеличивается и роль самого руководителя, который призван на основе полученной информации оперативно принимать ответственные решения в стремительно меняющейся обстановке. Чем объемнее удовлетворены информационные запросы менеджеров в учете и регулировании производства, в области планирования и прогнозирования, изучения финансовой деятельности, потребительского спроса, тем серьезнее будет производительность его управленческого труда. Но, руководители порой не полностью используют предоставленную информацию, несмотря на ее первоочередную роль в механизме управления, поскольку работники управленческой сферы часто оказываются поглощены обилием информации и статистических данных. Информация не будет полезной до тех пор, пока, руководитель не знает как ее оценить, осмыслить, и какие действия предпринять на ее основе. Потому крайне важно, чтобы руководитель получал достаточно систематизированную информацию, которая могла бы помочь в совершенствовании его основных функций руководителя. |