Информатика (Ч. Ii)
 Скачать 0.74 Mb.
|
|
МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ федеральное государственное автономное образовательное учреждение высшего профессионального образования НАЦИОНАЛЬНЫЙ ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ "МИСиС" НОВОТРОИЦКИЙ ФИЛИАЛ Кафедра прикладной информатики и управляющих систем автоматики В.И. Юдина ИНФОРМАТИКА (Ч. II) Microsoft Access Лабораторный практикум Новотроицк, 2012 г. УДК 681.3 ББК 32.38 Юд 16 Рецензенты: Профессор кафедры вычислительной техники и прикладной математики ГОУ ВПО "Магнитогорский государственный технический университет им. Г.И. Носова", д.т.н. И.М. Ячиков Доцент кафедры металлургических технологий ФГАОУ ВПО "Национальный исследовательский технологический университет "МИСиС" Новотроицкий филиал, к.т.н. А.Н. Шаповалов Юдина В.И. Информатика (Ч. II). Microsoft Access: Лабораторный практикум. – Новотроицк: НФ НИТУ «МИСиС», 2012. – 39 с. Практикум предназначен для приобретения студентами практических навыков работы в СУБД MS Access: создание баз данных, включая конструирование, заполнение и редактирование таблиц, установление связей между таблицами, создание форм, организации запросов. Практикум предназначен для студентов, обучающихся по направлению бакалавриата "Экономика» и «Прикладная информатика» очной и заочной формы обучения. Рекомендовано Методическим советом НФ НИТУ «МИСиС». © Новотроицкий филиал ФГАОУ ВПО Национальный исследовательский технологический университет "МИСиС", 2012 3 Содержание стр. Введение 4 Лабораторная работа № 1. Знакомство с Access. Создание таблиц 5 Лабораторная работа № 2. Создание связей между таблицами 10 Лабораторная работа № 3. Отбор данных с помощью запросов 15 Лабораторная работа № 4. Использование форм в базе данных 22 Лабораторная работа № 5. Создание отчетов 28 Лабораторная работа № 6. Создание базы данных в определенной предметной области 33 Список рекомендуемой литературы 38 Приложение А Образец титульного листа отчета 39 4 Введение Система управления базами данных Access (СУБД Access) входит в стандартный набор прикладных программ пакета Microsoft Office, который - так исторически сложилось - используется практически в каждой организации нашей страны. Поэтому для изучения выбрана именно СУБД Microsoft Access. Ос- новное назначение Access - дать пользователю простое и доступное средство для создания таких баз данных, которые ему нужны. Несмотря на простоту этой СУБД, она позволяет создавать приложения довольно сложной структуры. Еще одним достоинством Access является ее интегрированность с Word, Excel и другими программами пакета Microsoft Office. Данные легко импорти- руются и экспортируются из одного приложения в другое. Сегодня невозможно представить себе деятельность любого современного предприятия или организации без использования профессиональных СУБД. Поэтому владение основами работы с базами данных является неотъемлемой частью профессиональной деятельности специалиста любого профиля. Издание представляет собой доступное практическое пособие для работы с системой управления базами данных MS Access для Windows. В нем содержатся сведения о технологиях создания таблиц базы данных и схемы взаимосвязей между ними. Дается методика разработки и использования форм для ввода, корректировки и просмотра данных, применения диалоговых средств выборки и обработки данных, конструирования отчетов в виде печатных документов. Рассматриваемая технология использования разнообразных средств СУБД Access позволит успешно применять данный пакет для решения практических задач. Цель и задачи лабораторного практикума Целью выполнения лабораторных работ является получение практических навыков по разработке реляционной базы данных, созданию таблиц баз данных и схем взаимосвязей между ними, а также создания приложений пользователей для обработки информации из базы данных на примере конкретной предметной области. В ходе выполнения лабораторных работ у студента должно формироваться представление о принципах и способах обработки информации с использованием технологии баз данных. В ходе достижения цели решаются следующие задачи: - развитие логического и алгоритмического мышления; - изучение принципов работы прикладного программного обеспечения; - выработка умения самостоятельного решения задач по анализу информации и выбору метода ее обработки; - изучение технологии работы с базами данных. В результате выполнения лабораторных работ студент должен уметь: - применять инструментальные средства, поддерживающие разработку программного обеспечения профессионально ориентированных ИС; - применять современные системные программные средства управления БД; - представлять результаты решения отдельных задач в удобном для восприятия виде. 5 ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 1 ТЕМА: ЗНАКОМСТВО С ACCESS. СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦ Цель работы: Изучение основных понятий реляционной СУБД, создание структур таблиц базы данных. 1 Теоретическое введение Важнейшая задача компьютерных систем - хранение и обработка данных. Она решается с помощью специализированного программного обеспечения - систем управления базами данных - СУБД. СУБД позволяют структурировать, систематизировать и организовать данные для их компьютерного хранения и обработки. База данных (БД) - упорядоченная совокупность данных, предназначенных для хранения, накопления и обработки с помощью ЭВМ. Для создания и ведения баз данных (их обновления, обеспечения доступа по запросам и выдачи данных по ним пользователю) используется набор языковых и программных средств, называемых системой управления базами данных (СУБД). MS Access – это система управления базами данных (СУБД). Как и другие программные продукты этой категории, Access предназначен для хранения и получения данных, представления их в удобном виде и автоматизации часто выполняемых операций (например, для ведения счетов, учета материальных ценностей, планирования и т.п.). С другой стороны, Access является мощным приложением Windows. Таким образом, все преимущества Windows доступны в Access. В то же время Access – это реляционная СУБД. Это означает, что с помощью Access можно получить доступ к любым данным любого типа и использовать одновременно несколько таблиц базы данных. Использование реляционной СУБД позволяет упростить структуру данных и, таким образом, облегчить выполнение работы. Простейшие базы данных можно создавать, не прибегая к специальным программным средствам: например, в электронных таблицах Excel. Но сущест- вует несколько отличий между ними. Во-первых, системы управления базами данных (СУБД) разрабатываются с целью обеспечения эффективной обработки больших объемов информации, намного больших, чем те, с которыми справля- ются электронные таблицы. Во-вторых, СУБД может легко связывать две таб- лицы так, что для пользователя они будут представляться одной таблицей. Реа- лизовать такую возможность в электронных таблицах практически невозможно. И, в-третьих, СУБД минимизирует общий объем базы данных за счет исключения дублирования информации, практически неизбежное при любых других форматах хранения. Объекты базы данных Access: 1. Таблицы - предназначены для упорядоченного хранения данных. 2. Запросы - предназначены для поиска, извлечения данных и выполнения вычислений. 3. Формы - предназначены для удобного просмотра, изменения и добав- 6 ления данных в таблицах. 4. Отчеты - используются для анализа и печати данных. 5. Страницы доступа к данным - предназначены для просмотра, ввода, обновления и анализа данных через сеть или из любого места компьютера. 6. Макросы - используются для выполнения часто встречающегося набора макрокоманд, осуществляющих обработку данных. 7. Модули - предназначены для описания инструкций и процедур на языке VBA (Visual Basic For Applications). Реляционная база данных представляет собой множество взаимосвязанных таблиц, каждая из которых содержит информацию об объектах определенного типа. Каждая строка таблицы включает данные об одном объекте (например, клиенте, автомобиле, документе), а столбцы таблицы содержат различные характеристики этих объектов – атрибуты (например, наименования и адреса клиентов, марки и цены автомобилей). Основным объектом базы данных является таблица. Строки таблицы называются записями; все записи имеют одинаковую структуру – они состоят из полей (столбцов), в которых хранятся атрибуты (характеристики) объекта (рисунок 1). Рисунок 1 - Структура таблицы Каждое поле записи содержит одну характеристику объекта и имеет строго определенный тип данных (например, текстовая строка, число, дата) (таблица 1). Каждому полю таблицы присваивается уникальное имя, которое не может содержать более 64 символов. На пересечении записи и поля образуется ячейка, в которой содержатся данные. Таблица 1- Типы данных Тип Описание Текстовый Используется для хранения символьных или числовых данных, не требующих вычислений. В свойстве Размер поля задается мак- симальное количество символов, которые могут быть введены в данное поле - 255. По умолчанию размер устанавливается в 50 знаков. Поле MEMO Предназначено для ввода текстовой информации, по объему пре- вышающей 255 символов; может содержать до 65 536 символов 7 Продолжение таблицы 1 Числовой Предназначен для хранения числовых данных, используемых в математических расчетах. На вкладках Общие и Подстановка можно установить свойства числового поля, среди которых Размер поля, Формат поля, Число десятичных знаков Дата/Время Используется для представления даты и времени. Выбор кон- кретного формата даты или времени устанавливается в свойстве Формат даты Денежный Предназначен для хранения данных, точность представления ко- торых колеблется от 1 до 4 знаков после запятой. Целая часть может содержать до 15 десятичных знаков Счетчик Предназначен для автоматической вставки уникальных последо- вательных (увеличивающихся на 1) или случайных чисел в качестве номера новой записи. Номер, присвоенный записи, не может быть удален или изменен. Поля с этим типом данных используются в качестве ключевых полей таблицы Логический Предназначен для хранения одного из двух значений, интерпре- тируемых как "Да / Нет", "Истина / Ложь", "Вкл. / Выкл." Поле объекта OLE Содержит данные, созданные в других программах, которые ис- пользуют протокол OLE. Это могут быть, например, документы Word, электронные таблицы Excel, рисунки, звуковые и видеозаписи и др. Объекты OLE связываются с базой данных Access или внедряются в нее. Сортировать, группировать и индексировать поля объектов OLE нельзя Гиперссылка Специальный тип, предназначенный для хранения гиперссылок Мастер подстановок Предназначен для автоматического определения поля. С его по- мощью будет создано поле со списком, из которого можно выбирать данные, содержащиеся в другой таблице или в наборе постоянных значений Создание_базы_данных'>2 Задания для самостоятельного выполнения Создание базы данных 1. Запустите Microsoft Access 2007. 2. Создайте базу данных "Фирма". Сотрудники данной организации работают с клиентами и выполняют их заказы. Необходимо создать 3 таблицы: Сотрудники, Клиенты и Заказы. 3. Нажмите на кнопку 4. Задайте имя новой базы данных - "Фирма". Сохраните файл в личной папке. Обратите внимание, файл базы данных сохраняется с расширением имени .accdb. 5. Создайте таблицу Сотрудники. На вкладке ленты Созданиев группе 8 Таблицынажмите на кнопку Конструктор таблиц. В открывшейся форме введите имена полей и укажите типы данных, к которым они относятся, согласно таблице 2. Таблица 2 - Структура таблицы Сотрудники Имя поля Тип данных Код сотрудника Счетчик Фамилия Текстовый Имя Текстовый Должность Текстовый Телефон Текстовый Адрес Текстовый Заработная плата Денежный Фото Объект OLE Эл.почта Гиперссылка 6. Сохраните таблицу под именем Сотрудники;ключевые поля не задавайте. 7. Перейдите в режим Таблица, нажав на кнопку Режимы 8. Добавьте поля "Отчество" и "Дата рождения", для этого: 1) установите курсор на поле, перед которым нужно вставить новый столбец - Должность; 2) выполните команду: вкладка Режим таблицы - группа Поля и столбцы - Вставить; 3) установите курсор на поле "Телефон", еще раз выполните предыдущую команду; 4) щелкнув два раза на Поле1, переименуйте его в "Отчество", а Поле2- в "Дата рождения". 9. Перейдите в режим Конструктора, снова нажав на кнопку Режимы. 10. Для поля "Дата рождения" установите тип данных Дата/ время; в свойствах поля выберите Краткий формат даты. 11. Переименуйте поле "Заработная плата" в "Оклад". 12. Поменяйте местами расположение полей "Фото" и "Эл почта". Для этого щелкните по имени поля "Эл почта", нажмите левую кнопку мыши и перетащите столбец влево, отпустив кнопку перед полем "Фото". 13. В режиме Конструктора в конец структуры таблицы добавьте поле "Семейное положение", в котором будет содержаться фиксированный набор значений - замужем, не замужем, женат, не женат. Для создания раскрывающегося списка будем использовать Мастер подстановок: 1) установите тип данных Мастер подстановок; 2) в появившемся диалоговом окне выберите строку Будет введен 9 фиксированный набор значенийи нажмите кнопку Далее; 3) число столбцов - 1; 4) введите данные списка - замужем, не замужем, женат, не женат; 5) нажмите кнопку Готово. 14. Создайте таблицу Клиенты, структура которой представлена в таблице 3. (повторите шаги 5-8). Таблица 3 - Структура таблицы Клиенты Имя поля Тип данных Код клиента Счетчик Название компании Текстовый Адрес Текстовый Номер телефона Текстовый Факс Числовой Адрес электронной почты Гиперссылка Заметки Поле MEMO 15. Создайте таблицу Заказы, структура которой представлена в таблице 4. (повторите шаги 5-8). Таблица 4 - Структура таблицы Заказы Заказы Имя поля Тип данных Код заказа Счетчик Код клиента Числовой Код сотрудника Числовой Дата размещения Дата/Время Дата исполнения Дата/Время Сумма Денежный Отметка о выполнении Логический 16. Покажите работу преподавателю, ответьте на контрольные вопросы. 3 Контрольные вопросы 1. Что называется базой данных (БД)? 2. Что такое система управления базами данных (СУБД)? 3. Чем отличается Microsoft Excel от Microsoft Access? 4. Какие объекты базы данных Microsoft Access вы знаете? 5. Какой объект в базе данных является основным? 6. Что называется полями и записями в БД? 7. Какие типы данных вы знаете? 8. Как можно переименовать поле? 9. Как можно создать поле с раскрывающимся списком? 10. С каким расширением сохраняется файл БД Access? 10 ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 2 ТЕМА: СОЗДАНИЕ СВЯЗЕЙ МЕЖДУ ТАБЛИЦАМИ Цель работы: Объединение отдельных таблицы базы данных, заполнение таблиц данными 1 Теоретическое введение Сила реляционных баз данных, таких как Microsoft Access, заключается в том, что они могут быстро найти и связать данные из разных таблиц при помощи запросов, форм и отчетов. После создания различных таблиц, содержащих данные, относящиеся к различным аспектам базы данных, разработчик должен продумать, каким образом Microsoft Access будет объединять эти данные при их извлечении из базы данных. Первым шагом при этом является определение связей между таблицами. После этого становится возможным создание запросов, форм и отчетов, в которых выводятся данные из нескольких таблиц сразу. Для того, чтобы связывание таблиц стало возможным, каждая таблица должна содержать одно или несколько полей, однозначно идентифицирующих каждую запись в таблице. Это поле называется ключевым полем таблицы. Если для таблицы обозначены ключевые поля, то Microsoft Access предотвращает дублирование или ввод пустых значений в ключевое поле. Связь между таблицами устанавливает отношения между совпадающими значениями в ключевых полях, обычно между полями разных таблиц, имеющими одинаковые имена. В большинстве случаев с ключевым полем одной таблицы, являющимся уникальным идентификатором каждой записи, связывается внешний ключ другой таблицы. В Microsoft Access можно выделить три типа ключевых полей: 1) счетчик, 2) простой ключ, 3) составной ключ. Счетчик Поле счетчика можно задать таким образом, чтобы добавлении каждой записи в таблицу в это поле автоматически вносилось порядковое число. Указание такого поля в качестве ключевого является наиболее простым способом создания ключевых полей. Если до сохранения созданной таблицы ключевые поля не были определены, то при сохранении будет выдано сообщение о создании ключевого поля. При нажатии кнопки Да будет создано ключевое поле счетчика. Простой ключ Если поле содержит уникальные значения, такие как коды или инвентарные номера, то это поле можно определить как ключевое. Если выбранное поле содержит повторяющиеся или пустые значения, то оно не будет определено как ключевое. Для определения записей, содержащих повторяющиеся данные, можно выполнить запрос на поиск повторяющихся записей. Если устранить повторы путем изменения значений невозможно, то следует либо добавить в таблицу поле счетчика и сделать его ключевым, либо определить составной ключ. 11 |