Информатика (Ч. Ii)
 Скачать 0.74 Mb.
|
|
Конструктора. 27. В пустом столбце бланка запроса щелкните правой кнопкой мыши на ячейке Поле и в появившемся контекстном меню выберите команду Построить. Перед вами появится окно Построитель выражений (рисунок 10), который состоит из трех областей: поля выражения, кнопок операторов и элементов выражения. Сверху располагается поле выражения, в котором оно и создается. Вводимые в это поле элементы выбираются в двух других областях окна По- строителя выражений. 28. В левом списке откройте папку Запросыи выделите запрос Сумма за- каза. В среднем списке выделите поле Сумма и нажмите кнопку Вставить. Идентификатор этого поля появится в поле выражения Построителя. 29. Щелкните на кнопке * и введите 0,13 (см. рисунок 10). Таким образом, мы посчитаем налог 13 %. 30. Нажмите кнопку OK, после чего в ячейке свойства Поле появится зна- чение "Выражение!: [Сумма]*0,13". 21 31. Замените Выражение1 на Налог. 32. Выполните запрос и посмотрите, что у вас получилось. Рисунок 10 - Построитель выражений 33. Используя Построитель выражений, добавьте в запрос Сумма заказа поле Прибыль, в котором будет вычисляться доход от заказа (т.е. Сумма минус Налог). 34. Создайте запрос Менеджеры, с помощью которого в таблице Сотрудники найдите всех менеджеров фирмы. 35. Покажите работу преподавателю, ответьте на контрольные вопросы. Контрольные вопросы 1. Дайте понятие запроса. 2. Для чего предназначены запросы? 3. Какие виды запросов вы знаете? 4. Дайте определение запроса на выборку. 5. Какими способами можно создавать запросы? 6. Для чего используют запрос с параметром? 7. Какое средство используется для выполнения вычислений в запросах? 8. Что означает запись в условии запроса ">=50"? 9. Что означает запись в условии запроса "Like [Введите дату]"? 10. Можно ли создавать запросы на основе нескольких таблиц? 11. Каким образом отменяется вывод на экран какого-либо поля запроса? 12. Какие виды сортировки записей предусмотрены в запросе? 22 ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 4 ТЕМА: ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ФОРМ В БАЗЕ ДАННЫХ Цель работы: Создание форм на основе таблиц и запросов, редактирование форм. 1 Теоретическое введение Формы - это объекты базы данных, предназначенные для просмотра данных из таблиц и запросов, для ввода данных в базу, корректирования существующих данных и выполнения заданных действий. Форма представляет собой объект базы данных, содержащий упорядоченный набор элементов управления, которые обеспечивают интерактивное взаимодействие с полями одной или нескольких таблиц. С помощью элементов управления можно вводить новые данные, редактировать и удалять существующие и осуществлять поиск информации. Подобно печатным формам, формы Access включают поля, предназначенные для ввода данных, и надписи к ним. Но в отличие от печатных форм, они могут включать такие элементы, как кнопки выбора или командные кнопки, что превращает формы Access в объекты, подобные диалоговым окнам Windows или страницам мастеров. Можно вносить данные в таблицы и без помощи форм. Но существует несколько причин, которые делают формы незаменимым средством ввода данных в базу: 1) при работе с формами ограничен доступ к таблицам (самому ценному в базе данных); 2) разные пользователи могут иметь разные права доступа к информации, хранящейся в базе. Для ввода данных им предоставляются разные формы, хотя данные из форм могут поступать в одну таблицу; 3) вводить данные в форму легче, чем в таблицу, и удобнее, так как в окне формы отображается, как правило, одна запись таблицы; 4) в большинстве случаев информация для баз данных берется из бумажных бланков (анкет, счетов, накладных, справок и т.д.). Экранные формы можно сделать точной копией бумажных бланков, благодаря этому уменьшается количество ошибок при вводе и снижается утомляемость персонала. Создавать формы можно на основе как одной, так и нескольких таблиц или запросов. Способы создания форм: 1) с помощью Мастера, 2) используя средство Автоформы, 3) "вручную" в режиме Конструктора, 4) сохраняя таблицу или запрос как форму. Созданную любым способом форму можно затем изменять в режиме Конструктора. Рассмотрим некоторые из перечисленных способов. 23 2 Задания для самостоятельной работы 1. Выполните команду: вкладка ленты Создание - Формы - Другие формы - Мастер форм. 2. В диалоговом окне Создание форм (рисунок 11) выберите таблицу Сотрудники, затем все ее поля (с помощью кнопки ), из списка Доступные поля переместите в список Выбранные поля. Щелкните по кнопке Далее. Рисунок 11 - Создание формы с помощью Мастера 3. В следующих диалоговых окнах мастера выберите внешний вид формы, стиль, задайте имя формы - Сотрудники. Щелкните по кнопке Готово. 4. С помощью Мастера аналогично создайте формы Клиенты, Заказы, Менеджеры. 5. Откройте форму Сотрудники в режиме Конструктора. Этот режим предназначен для создания и редактирования форм. 6. Разместите элементы в удобном для вас порядке, измените размер и цвет текста. 7. В заголовок формы добавьте текст "Сотрудники фирмы". 8. В примечание формы добавьте объект Кнопка(вкладка ленты Конст- руктор - Элементы управления). 9. После того как вы "нарисуете" кнопку указателем, на экране появится диалоговое окно Создание кнопок(рисунок 12). 10. В категории Работа с формой выберите действие Закрыть форму и нажмите кнопку Далее. 11. Выберите рисунок или текст, который будет размещаться на кнопке. 12. В последнем диалоговом окне Создание кнопок задайте имя кнопки и нажмите Готово. 24 Рисунок 12 - Создание кнопок на форме 13. Мастер кнопокнаписал для данной кнопки процедуру на языке Mi- crosoft Visual Basic. Просмотреть процедуру обработки события можно с по- мощью команды Обработка событийконтекстного меню кнопки. 14. Самостоятельно создайте кнопки Выход из приложения, Поиск записи, Удаление записи. 15. Иногда на форме требуется разместить несколько страниц, содержащих данные из различных источников, справочную или вспомогательную ин- формацию. Для этой цели можно использовать набор вкладок. 16. Создайте пустую форму (вкладка ленты Создание - Формы - Пустая форма). Перейдите в режим Конструктора. 17. Для добавления к форме набора вкладок щелкните по кнопке Вкладка на панели инструментов Элементы управления, переместите курсор на поле формы и щелкните левой кнопкой мыши (рисунок 13).Сначала добавятся только две вкладки с формальными именами Вкладка 1и Вкладка 2 . 18. Добавьте еще одну вкладку: щелкните правой кнопкой мыши на поле вкладок и выполните команду контекстного меню Вставить вкладку. 19. Переименуйте ярлычки вкладок так, чтобы на них отображались на- звания данных, которые будут в них располагаться: Сотрудники, Менеджеры, Помощь: дважды щелкнуть по ярлычку, справа в "Окне свойств" в поле Имя вписать соответствующее название. 20. Перейдите на вкладку Сотрудники и перетащите на нее мышкой из базы данных форму Сотрудники. 21. Аналогичным образом поместите форму Менеджеры на вкладку Ме- неджеры. 22. На вкладку Помощь поместите советы по работе с базой данных: создайте текст в редакторе MS Word, скопируйте его в буфер обмена, затем в контекстном меню вкладки выполните команду Вставить. 25 Рисунок 12 - Добавление вкладок в форму 23. Данную форму сохраните с именем Сотрудники фирмы. 24. В Microsoft Access можно создавать кнопочные формы. Они содержат только кнопки и предназначены для выбора основных действий в базе данных. Для создания кнопочной формы необходимо на вкладке ленты Работа с базами данныхвыбрать команду Диспетчер кнопочных форм. 25. Если кнопочной формы в базе данных нет, то будет выведен запрос на подтверждение ее создания. Нажмите Да в диалоговом окне подтверждения. 26. Перед вами появится Диспетчер кнопочных форм, в котором щелкните по кнопке Создать. 27. В диалоговом окне Создание(рисунок 14) введите имя новой кнопочной формы и нажмите ОК. Рисунок 14 - Задание имени кнопочной формы 28. Имя новой кнопочной формы добавится в список Страницы кнопочной формы окна Диспетчер кнопочных форм(рисунок 15). Выделите имя новой кнопочной формы и щелкните по кнопке Изменить. 26 Рисунок 15 - Диспетчер кнопочных форм 29. В диалоговом окне Изменение страницы кнопочной формыщелкните по кнопке Создать. Появится диалоговое окно Изменение элемента кнопочной формы(рисунок 16). Рисунок 16 - Создание кнопок на форме 30. В поле Текст введите текст подписи для первой кнопки кнопочной формы, а затем выберите команду Открыть форму для изменения из раскрывающегося списка в поле Команда. В поле Форма выберите форму, для которой будет выполняться данная команда. 31. Аналогичным образом добавьте кнопки Клиенты, Заказы, Выход. 32. Закройте диалоговое окно Изменение страницы кнопочной формы. 33. В диалоговом окне Диспетчер кнопочных формвыберите имя вашей кнопочной формы и щелкните по кнопке По умолчанию. Рядом с названием кнопочной формы появится надпись "(по умолчанию)". 34. Чтобы закончить создание кнопочной формы, щелкните по кнопке Закрыть. 35. В результате должна получиться форма, представленная на рисунке 17. 36. Для того чтобы главная кнопочная форма появлялась на экране при запуске приложения, необходимо в окне кнопки Office нажать на кнопку Параметры Access(рисунок 18). Для текущей базы данных установите форму просмотра - "кнопочная форма". 27 Рисунок 17 - Главная кнопочная форма Рисунок 18 - Задание формы просмотра базы данных 37. Покажите работу преподавателю, ответьте на контрольные вопросы. Контрольные вопросы 1. Для чего предназначены формы? 2. Почему форма является незаменимым средством в БД? 3. Назовите способы создания форм? 4. На основе чего можно создавать формы? 5. В каком режиме редактируется структура формы? 6. Как создать кнопку на форме? 7. Как можно разместить несколько таблиц и запросов на одной форме? 8. Как создать главную кнопочную форму? 9. На какой вкладке располагаются элементы управления для форм? 10. Назовите основное отличие кнопочной формы от прочих форм? 28 ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА № 5 ТЕМА: СОЗДАНИЕ ОТЧЕТОВ Цель работы: Создание автоматических отчетов, отчетов с вычисляемыми полями, редактирование отчетов. 1 Теоретическое введение В Microsoft Office Access 2007 доступен ряд средств, которые помогают быстро создавать привлекательные, наглядные отчеты, где данные представлены в наиболее удобном для пользователей этих отчетов виде. Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл. Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных. Чаще всего отчеты предназначены для вывода информации на печать. Как правило, данные в них располагаются в табличной форме. При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится. Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. В отличие от распечаток таблиц или запросов отчет дает более широкие возможности сортировки и группировки данных, он предоставляет возможность добавлять итоговые значения, а также поясняющие надписи, колонтитулы, номера страниц, стили и различные графические элементы. Создавать отчеты в базе данных Access можно несколькими способами: 1) с помощью Мастера отчетов; 2) на основе таблиц или запросов; 3) в режиме Конструктора. Какой бы способ не был выбран, созданный отчет в любом случае можно изменить в режиме Конструктора, например, изменить ширину полей, добавить или удалить поля, добавить дату и время создания отчета и др. Структура отчета в режиме Конструктора Microsoft Access отображает в отчете данные из запроса или таблицы, добавляя к ним текстовые элементы, которые упрощают его восприятие. К числу таких элементов относятся: Заголовок. Этот раздел печатается только в верхней части первой страницы отчета. Используется для вывода данных, таких как текст заголовка отчета, дата или констатирующая часть текста документа, которые следует напечатать один раз в начале отчета. Верхний колонтитул. Используется для вывода данных, таких как заголовки столбцов, даты или номера страниц, печатающихся сверху на каждой странице отчета. Область данных, расположенная между верхним и нижним колонтитулами страницы. Содержит основной текст отчета. В этом разделе появляются данные, 29 распечатываемые для каждой из тех записей в таблице или запросе, на которых основан отчет. Нижний колонтитул. Этот раздел появляется в нижней части каждой страницы. Используется для вывода данных, таких как итоговые значения, даты или номера страницы, печатающихся снизу на каждой странице отчета. Примечание. Используется для вывода данных, таких как текст заключения, общие итоговые значения или подпись, которые следует напечатать один раз в конце отчета. Несмотря на то, что в режиме Конструктора раздел "Примечание" отчета находится внизу отчета, он печатается над нижним колонтитулом страницы на последней странице отчета. Команды на вкладке ленты Создатьпозволяют создать простой отчет одним щелчком мыши. Для создания более сложных отчетов можно воспользоваться мастером отчетов или самостоятельно выполнить добавление всех данных и элементов форматирования вручную. 2 Задания для самостоятельной работы 1. В окне базы данных выполните команду: вкладка ленты Создание - Отчеты - Мастер отчетов. 2 . Выберите из списка таблицу (или запрос), которая будет использована как источник данных (например, запрос Адреса клиентов). 3. В появившемся диалоговом окне Создание отчетов(рисунок 19) пере- местите все доступные поля в область "выбранные поля". Рисунок 19 - Создание отчета с помощью Мастера 4. С помощью Мастера отчетовсоздайте отчет Дни рождения. В качестве источника данных используйте таблицу Сотрудники. 30 5. Если требуется напечатать почтовые наклейки, Access предоставляет такую возможность. Для этого выделите таблицу Клиенты и выполните команду: вкладка ленты Создание -Отчеты - Наклейки. 6. В появившемся диалоговом окне (рисунок 20) укажите размер наклейки, систему единиц, тип наклейки и нажмите кнопку Далее. Рисунок 20 - Диалоговое окно Создание наклеек 7. На следующем шаге установите шрифт, размер, цвет текста и начертание. Нажмите кнопку Далее. 8. Выберите поля, которые будут размещаться на наклейке. Например, Название компании, Адрес и Телефон. Если на каждой наклейке требуется вывести определенный текст, то введите его в прототип наклейки (рисунок 21). Рисунок 21 - Окно Мастера создания наклеек 31 9. При необходимости измените название отчета с наклейками и нажмите кнопку Готово. 10. Иногда в отчетах требуется вычислять итоговые значения, среднее, минимальное или максимальное значения, а также проценты. Для этого запустите Мастер отчетови в качестве источника данных укажите запрос Сумма заказа. 11. В диалоговом окне Мастера, в котором задается порядок сортировки записей, нажмите кнопку Итоги(рисунок 22). Рисунок 22 - Вычисление итоговых значений в отчетах 12. В диалоговом окне Итоги(рисунок 22) для полей Сумма и Налог устано- вите флажки в столбце Sum, чтобы посчитать итоговую сумму. Рисунок 22 - Вычисление итоговых значений суммы 32 13. Далее выполните остальные шаги Мастера и нажмите кнопку Готово. Если в полученном отчете значения некоторых полей отображаются в виде " #######" - это означает, что длина поля, заданная по умолчанию, меньше их действительной длины. Необходимо перейти в режим Конструктора и расширить данные поля до нужной длины. 14. Создайте отчет Дни рождения, используя в качестве источника данных запрос Дни рождения. 15. Составьте отчет Выполненные заказы, в котором будут данные о ком- пании и сумме заказа. Вычислите итоговую сумму, среднее значение (Avg) и максимальную сумму для каждой фирмы. 16. Покажите работу преподавателю, ответьте на контрольные вопросы. Контрольные вопросы 1. Для чего предназначены отчеты? 2. Назовите структурные элементы отчета. 3. Какие объекты базы данных могут служить основанием для отчета? 4. Какие способы создания отчетов вы знаете? 5. Назовите самый простой способ создания отчета. 6. Как в отчетах можно посчитать итоговые значения? 7. Какие итоговые значения можно посчитать в отчетах? 8. Можно ли изменить отчет, если он создан в режиме Мастера отчетов? 9. Как в Access напечатать почтовые наклейки? 10. В каком режиме можно вносить изменения в конструкцию отчета? |