Информатика. Информатика утверждено Редакционноиздательским советом университета в качестве учебного пособия Издательство Пермского государственного технического университета 2008 2 удк 004(075.
 Скачать 1.98 Mb.
|
|
Сервис → Автозамена. Для этого надо установить флажок Заменять при вводе, ввести заменяемую комбинацию в поле Заменить, а замещающую комбинацию в поле На, по- сле чего пополнить список автозамены щелчком на кнопке До- бавить. Ввод специальных и произвольных символов. Кроме букв, символов и цифр, расположенных на клавиатуре, в текст можно вставить специальные символы в текущую позицию курсора. Эта операция выполняется командой Вставка → Символ. 92 19. Специальные средства редактирования текста. Использование Тезауруса. Тезаурус представляет собой словарь смысловых синонимов, вызывающийся командой Сер- вис → Язык → Тезаурус. Средства автоматизации проверки правописания. Сред- ства автоматизации проверки правописания включают средства проверки орфографии и грамматики. Текстовый процессор по- зволяет реализовать два режима проверки правописания – ав- томатический и командный. Для работы в автоматическом режиме надо установить флажки Автоматически проверять орфографию и Автомати- чески проверять грамматику на вкладке Правописание диало- гового окна Параметры (Сервис → Параметры → Правописа- ние). В автоматическом режиме слова, содержащие орфографи- ческие ошибки, подчеркиваются красным цветом, а выражения, содержащие грамматические ошибки, – зеленым. В командном режиме запуск средства проверки выполняют командой Сервис → Правописание. В тех случаях, когда поль- зователь отказывается от предлагаемых исправлений, надо щелкнуть на кнопке <Пропустить>. 20. Форматирование текста. Форматирование текста осуществляется средствами меню Формат или панели инструментов Форматирование. Основные приемы форматирования включают: выбор и изменение гарнитуры шрифта; управление размером шрифта; управление начертанием и цветом шрифта; управление методом выравнивания; создание маркированных и нумерованных списков; управление параметрами абзаца. 21. Приемы и средства автоматизации разработки до- кументов. Некоторые из приемов автоматизации ввода и редактиро- вания текста были рассмотрены выше – это средства Автотекст, Автозамена, средства проверки правописания, средства расста- новки переносов, средства поиска и замены фрагментов текста, 93 шаблоны документов. К ним также относятся стили оформления абзацев. Работа со стилями. Стиль оформления – это именованная совокупность настроек параметров шрифта, абзаца, языка и не- которых элементов оформления абзацев (линий и рамок). На- стройку стиля выполняют командой Формат → Стили и фор- матирование. При этом можно осуществить Создание стиля (кнопка <Создать стиль>). Колонтитулы. Верхний и нижний колонтитулы содержат повторяющуюся информацию вверху и внизу каждой страницы документа. Вставка верхнего или нижнего колонтитула выпол- няется командой Вид → Колонтитулы. 94 ПРИЛОЖЕНИЕ 3 ЭЛЕКТРОННЫЕ ТАБЛИЦЫ MICROSOFT OFFICE EXCEL 2003 Программа Microsoft Excel (рис. 3.1) предназначена для ра- боты с таблицами данных, преимущественно числовых. При формировании таблицы выполняют ввод, редактирование и форматирование текстовых и числовых данных, а также формул. Рис. 3.1. Рабочий лист электронной таблицы Excel Строка заголовка Строка меню Стандартная панель Панель Форматирование Строка формул Адрес текущей ячейки Контекстное меню для листа Диаграмма Excel Рабочий лист Ярлычок листа 95 1. Структура рабочего окна программы Microsoft Excel (см. рис. 3.1): Строка заголовка – название программы и имя доку- мента. Строка меню. Обеспечивает доступ ко всем командам и средствам программы. Панели инструментов. По умолчанию доступны Стан- дартнаяиФорматирования; они содержат кнопки для быстро- го доступа к командам и инструментам Excel. Строка формул. Отображает содержимое ячейки. Окно рабочего листа с заголовками строк (1, 2, 3 и т.д.) и заголовками столбцов (A, B, C и т.д.). Служит для ввода дан- ных (текста, чисел, формул), построения диаграмм. Полосы прокрутки. Служат для перемещения по таблице. Указатель мыши. Форма меняется в зависимости от того, на что он указывает. 2. Создание новой рабочей книги и технология работы с листами. Документ Excel называется рабочей книгой. Рабочая книга представляет собой набор рабочих листов, каждый из которых имеет табличную структуру. Каждый рабочий лист имеет название, которое отображает- ся на ярлычке листа (см. рис. 3.1). Чтобы дать листу новое на- звание, можно использовать контекстное меню. Для этого необ- ходимо щелкнуть на ярлычке листа правой кнопкой мыши и выбрать команду Переименовать. Аналогично можно выпол- нить вставку, удаление, перемещение и копирование рабочих листов. Рабочий лист состоит из строк и столбцов. Столбцы обо- значаются буквами (А, В, С и т.д.), а строки нумеруются (1, 2, 3 и т.д.). На пересечении столбцов и строк образуются ячейки таб- лицы. Ячейки обозначаются буквой их столбца и номером стро- ки, в которой они расположены, например, А1. После запуска Excel автоматически создает новую рабо- чую книгу. Дополнительно можно создать несколько новых ра- бочих книг с помощью команды Файл → Создать или кнопки < Создать > Стандартной панели инструментов. Структура 96 рабочей книги использует один из готовых шаблонов, который либо задается по умолчанию, либо его параметры задает поль- зователь. Настройка новой книги выполняется командой Сервис → Параметры. В появившемся окне отметить флажками необхо- димые параметры. 3. Ввод, редактирование и форматирование данных. В ячейки рабочего листа вводятся: числа, текст, формулы и функции. Числа, включая даты, автоматически располагаются у пра- вого края ячейки, а текст – у левого края ячейки. Формулы строятся как выражения для вычисления нового значения. Функции – это встроенные в Excel формулы. Для ввода данных в рабочую таблицу необходимо щелк- нуть на ячейке, в которую хотите ввести данные. Вводимые данные появляются одновременно в ячейке и в строке формул. Заканчивается ввод данных либо нажатием клавиш со стрелками для перехода в следующую ячейку, либо нажатием клавиши Корректировать занесенные в таблицу данные можно двумя способами: повторно вводя новые значения в ячейки, содержа- щие неправильные значения, или перейдя в режим редактирова- ния нажатием клавиши Для того чтобы полностью удалить содержимое ячейки, нужно нажать клавишу Когда ячейка становится активной, ее адрес (буква столбца и цифра строки) появляется в поле адреса ячейки, расположен- ном слева в строке формул. Это поле также называется полем имени. 97 Ячейки рабочего листа имеют заданный формат, который устанавливается командой Формат → Ячейки или командой контекстного меню Формат ячеек. Часто в операциях обработки данных используется не от- дельная ячейка, а диапазон ячеек. Диапазон ячеек – прямоуголь- ная область смежных или несмежных, расположенных в разных местах ячеек. Диапазон ячеек обозначают, указывая через двое- точие номера ячеек, расположенных в противоположных углах прямоугольника, например, А1:С10. Применительно к ячейке и блоку ячеек выполняются сле- дующие действия: форматирование (см. выше), копирование, перемещение, вставка, заполнение (команда Правка → Запол- нить), удаление (команда Правка → Удалить), очистка форма- тов и содержимого (команда Правка → Очистить). При этом первоначально выделяется блок ячеек – объект действия, а затем выбирается команда меню для исполнения действия. Выделить прямоугольный диапазон ячеек можно протягивая указатель мыши от одной угловой ячейки до противоположной по диа- гонали. 4. Использование в таблице формул и стандартных функций. Для того чтобы выполнять в Excel математические расче- ты, нужно либо создать свои формулы, либо воспользоваться одной из многочисленных готовых формул, называемых функ- циями. Чтобы создать простую формулу, перейдите в ту ячейку таблицы, в которой должен появиться результат вычислений, и введите адреса ячеек и знаки математических операций: + (сложение), – (вычитание), (деление), *(умножение), ^ (воз- ведение в степень) или операций отношения: , (не меньше), , (не больше), (не равно). В Excel все формулы начинаются с символа равно (=). Предположим, что в ячейке С5 нужно получить произведе- ние значений, содержащихся в ячейках С3 и С4. Для этого надо выполнить следующие действия: щелкните на ячейке С5 и нажмите клавишу со знаком ра- венства; 98 введите С3 или щелкните на ячейке С3 (чаще значитель- но проще щелкнуть на нужной ячейке, чем вводить ее адрес); нажмите клавишу <*> (‘звездочка’); введите С4 или щелкните на ячейке С4; нажмите клавишу Результат вычислений по введенной формуле появится в ячейке С5. Формула в строке формул должна выглядеть так: = С3 * С4. Копирование формул. Процедура копирования формул очень похожа на процедуру копирования любых других дан- ных. Эта операция может быть выполнена с помощью маркера заполнения – черного квадратика в правом нижнем углу рам- ки текущей ячейки (см. рис. 3.1). При наведении на него указа- тель мыши приобретает форму тонкого черного крестика. Одна- ко при копировании формул Excel учитывает, что формулы должны быть изменены в соответствии с их новым местополо- жением. При копировании формулы из ячейки С5 = С3 * С4 в ячей- ку D5 она примет вид: = D3 * D4. Excel использует относительную адресацию, т.е. при копи- ровании формулы Excel скорее копирует логику формулы, чем саму формулу. Логику, которой Excel руководствуется при ко- пировании формулы = С3 * С4 из ячейки С5 в ячейку D5, можно выразить так: умножить содержимое ячейки, расположенной на две строки выше, на содержимое другой ячейки, расположенной на одну строку выше. При копировании ячеек с абсолютной адресацией адрес ячейки либо остается неизменным, например $А$4, либо кор- ректируется частично, например $С6 (при этом будет изменять- ся только номер строки) или В$5 (в этом случае будет изменять- ся только обозначение столбца). Для отображения в ячейках таблицы записанных в них формул, а не результатов расчетов по ним, необходимо выпол- нить команду Сервис Параметры и на вкладке Вид в разде- ле Параметры окна установить флажок Формулы. Excel предоставляет большое число встроенных (стан- дартных) функций для различных типов вычислений (матема- 99 тические, статистические, логические, текстовые, информаци- онные и др.). При записи формулы обращение к стандартной функции можно написать вручную или с помощью Мастера функций (его можно вызвать с помощью кнопки f x на Стандартной па- нели инструментов) (см. рис. 3.1). Вызов функции состоит в ука- зании в формуле имени функции, после которого в скобках ука- зывается список параметров (аргументов). Аргументы – это числа или адреса ячеек, которые необходимы для вычисления функции. Например, функция СУММ в качестве аргументов ис- пользует диапазоны ячеек, значения которых необходимо про- суммировать, например, =СУММ(А1:А10). Аргументом функции СУММ может быть несколько диапа- зонов, которые разделяются точкой с запятой. Например, =СУММ(А12:А24;С18:С33). 5. Сообщения об ошибках. # # # # # # – недостаточно ширины ячейки для вывода числа. #ДЕЛ/0! – выражение содержит деление на нуль. #Имя? – выражение использует неопределенное значение ячейки, либо имя введено не корректно. #Знач! – содержит недопустимый тип аргумента (например, арифметические действия выполняются над текстовыми значе- ниями). #ССЫЛКА! – ссылается на несуществующие ячейки или интервал ячеек, возможно, удаленные значения в ячейках. #ПУСТО! – пытается найти несуществующее значение. #Н/Д – ссылается на ячейку с недопустимым значением. #ЧИСЛО! – содержит некорректную математическую опе- рацию, например извлечение корня из отрицательного числа. 6. Построение диаграмм. В программе Excel диаграммы графически представляют данные числового типа. Они широко используются для анализа и сравнения данных, представления их в наглядном виде. Числовым данным рабочего листа соответствуют элементы диаграммы, которые изображаются различными геометриче- скими фигурами в зависимости от выбранного типа диаграммы. 100 При изменении исходных данных автоматически изменяет- ся изображение элементов диаграммы по размеру или их место- положению. При изменении элемента диаграммы (увеличить или уменьшить высоту столбика, изменить местонахождение точки графика и т.п.) автоматически изменяются соответствую- щие числовые значения в таблицах. Диаграмма создается с помощью Мастера диаграмм, вы- зываемого командой Вставка → Диаграмма или кнопкой Мастер диаграмм на Стандартнойпанели инструментов. Диаграмма может располагаться на том же листе, на кото- ром находятся данные, или на любом другом листе (часто для отображения диаграммы отводят отдельный лист). Обычно перед вызовом Мастера диаграмм выделяется диапазон ячеек – область данных,включая названия строк и столбцов, содержащих данные для построения диаграммы (рис. 3.2). Мастер диаграмм осуществляетпостроениеновой диаграммыв интерактивном режиме за четыре шага. Шаг 1.Выбор типа диаграммы. Excel 2003 позволяет строить диаграммы 14 стандартных типов. Для выбранного типа диаграммы справа указывается не- сколько вариантов представления данных (палитра Вид), из ко- торых следует выбрать наиболее подходящий. После задания типа и вида диаграммы следует щелкнуть на кнопке <Далее>. Шаг 2.Выбор данных. Второй этап работы Мастера диаграмм служит для выбора данных, по которым будет строиться диаграмма. Если диапазон данных был выбран заранее, то в области предварительного просмотра в верхней части окна Мастера появится приблизи- тельное отображение будущей диаграммы (значки $ в обозначе- нии диапазона данных указывают, что Excel использует абсо- лютную адресацию). Для перехода к шагу 3 (следующему диа- логовому окну Мастера диаграмм) необходимо щелкнуть на кнопке <Далее>. Шаг 3.Задание параметров диаграммы. Третий этап работы Мастера диаграмм состоит в выборе оформления диаграммы (добавление легенды, ввод названия диаграммы и подписей к осям координат и т.п.). По мере того 101 как будут задаваться параметры диаграммы, все изменения бу- дут отображаться на экране, показывая, как в конечном итоге будет выглядеть диаграмма. Рис. 3.2. Построение диаграмм в программе Excel Шаг 4. Размещение диаграммы. На последнем этапе работы Мастера указывается, где будет размещена диаграмма (на отдельном листе или на имеющемся). После щелчка на кнопке <Готово> диаграмма строится автома- тически. Маленькие черные квадратики в углах и посередине линий рамки, называемые размерными маркерами (см. рис. 3.2), поя- вятся, если щелкнуть левой кнопкой мыши в поле диаграммы. Они свидетельствуют о том, что диаграмма выделена. Диапазон данных Пункт меню Диаграмма Кнопка Мастер диаграмм Размерные маркеры Легенда диаграммы 102 Чтобы изменить размер диаграммы, установите указатель мыши на один из размерных маркеров (курсор мыши изменит свое начертание на черную тонкую двустороннюю стрелку) и, удерживая нажатой левую кнопку мыши, переместите маркер в нужном направлении. Изменить место расположения диаграммы можно, нажав левую кнопку мыши внутри диаграммы и перетащив всю диа- грамму в нужное место. 7. Редактирование диаграмм. Созданные диаграммы можно корректировать вплоть до изменения состава и способа представления исходных данных, на основании которых построены диаграммы. Редактирование диаграмм выполняется как с помощью Мастера диаграмм,так и с помощью команд меню и панели инструментов Диаграмма. Можно войти в режим редактирования диаграммы, дважды щелкнув на выбранном для изменения элементе диаграммы, ко- торым может являться ряд данных, ось координат, заголовок диаграммы, область построения и прочее. Выйти из режима ре- дактирования можно, щелкнув на рабочем листе вне области диаграммы. При активизации диаграммы происходит изменение соста- ва режимов меню программы Excel, появляются специальные режимы, содержащие команды корректировки диаграмм. Для добавления данных рабочего листа в качестве новых рядов или элементов данных к существующей диаграмме необ- ходимо: активизировать диаграмму, щелкнув по ней левой кноп- кой мыши; выполнить команду Диаграмма → Добавить данные; в диалоговом окне Новые данные задать диапазон добав- ляемых данных (можно выделить соответствующий интервал данных с помощью мыши). Форматирование элементов диаграммы выполняется с по- мощью пункта меню Формат (для выделенного элемента диа- граммы) или через контекстное меню (команда Формат). Различ- ные вкладки открывшегося диалогового окна позволяют изменять параметры отображения выбранного элемента диаграммы. |