АГС_Система_СЭД_ДЕЛО-WEB расширенная. Инструкция по работе в системе электронного документооборота и делопроизводства Дело web интерфейс Ставрополь
 Скачать 2.79 Mb.
|
|
Система «ДЕЛО» Инструкция по работе в системе электронного документооборота и делопроизводства «Дело» WEB интерфейс Ставрополь 2 Вход в систему ДЕЛО через WEB интерфейс Запустить браузер и набрать адрес http://delo/delo Откроется окно ввода логина и пароля Содержание Работа в кабинете стр. 3 Создание проектов документов стр. 8 Регистрация документов и проектов документов стр. 17 Отправка документов внешним адресатам стр. 21 Поиск документов стр. 25 3 Работа в кабинете В окне кабинета есть категории, по которым разделяются записи о поручениях или документах. Наглядно видны сроки по документам – срок подходит или просрочено. Открывается РК нажатием на регистрационный номер или двойным нажатием в любой области этой РК. Для возвращения к главному окну, необходимо нажать на надпись «ДЕЛО-WEB» вверху экрана. Внимание! При первом запуске, возможно, окно заблокируется. В верхнем углу появится крестик с сообщением. На него необходимо нажать и выбрать параметр «Всегда показывать всплывающие окно с сайта «http://delo/delo» 4 В боковом левом меню регистрационной карточки документа отражаются вкладки, в верхней сроке меню - действия, которые можно выполнить над открытой РК. Если в верхней строке меню нет необходимой команды, ее можно туда добавить с помощью кнопки «Еще», для разового запуска – просто щелкнуть на название команды. 5 Для ввода поручения, нужно выбрать команду «Ввести резолюцию» и заполнить появившееся окно. Заполняются следующие реквизиты – исполнители («Назначить исполнителей»), и текст поручения. Автор резолюции подставляется автоматически. Если у поручения есть срок исполнения, его можно поставить на контроль, тогда дополнительно заполняются поля: срок (красная «К» появится автоматически) и поле Контроль. При нажатии «Направить на исполнение», резолюция уйдет Исполнителю в раздел кабинета «Документы на исполнении». Если поручение контрольное, то запись о нем добавится в раздел «Контролируемые мною поручения» кабинета Контролера. Подчиненность резолюции определяется автоматически по указанному автору. Для записи поручения и отправки исполнителю нажать «Направить на исполнение». 6 Если поручение исполнено, то в карточке необходимо ввести отчет об исполнении, воспользовавшись кнопкой «Ввести отчёт». В появившемся окне заполнить поля: состояние исполнения, дата, комментарий, затем нажать «Записать». При необходимости добавить файл к отчету пользователя – кнопка «Добавить файл», указать папку и файл, нажать кнопку «Выбрать». После записи отчета не контрольные РК уходят из соответствующих папок кабинета. Контрольные РК уходят после закрытия поручения фактической датой и снятия метки «Контрольное». 7 Для закрытия поручения и снятия с контроля, необходимо открыть РК, выбрать функцию «Контроль исполнения» на панели или в подменю «Еще». Необходимое поручение можно найти во вкладке «Поручения», так же в этой вкладке можно посмотреть весь перечень поручений. Что бы снять поручение с контроля (оно отражается справа), нужно нажать «Контроль исполнения» В появившемся окне ввести информацию о снятии с контроля: фактическая дата, состояние исполнения и комментарий, нажать записать для того что бы снять с контроля только свое поручение. В перечне поручений появится информация о фактической дате исполнения и серая буква «К» (что говорит о снятии поручения с контроля). После исполнения или снятия с контроля записи о документах и поручениях уходят из соответствующих папок кабинета Исполнителя и Контролера. 8 Создание проектов документов В главном окне проводится регистрация входящих и исходящих документов. Что бы зарегистрировать документ или проект необходимо нажать на кнопку «Регистрация» и выбрать команду «Регистрировать документ» Появится окно с выбором группы документов. Выберите необходимую группу нового проекта документа. Откроется регистрационная карточка проекта документа. Можно использовать один из готовых списков групп документов Для поиска группы документов в поле «Поиск по перечню», указать название группы документов. 9 Внешний вид окна карточки проекта документа Необходимо заполнить следующие реквизиты: Исполнитель – подставляется автоматически (можно выбрать другого исполнителя, отметить галочки прав доступа); Краткое содержание документа; Если документ электронный – отметить «Оригинал в электронном виде» Количество листов в проекте документа – поле «Состав»; Адресат. Для выбора адресата выбрать слева вкладку «Адресат» и выбрать тип адресата (Внешний/Гражданин/Внутренний) Далее появится окно, в котором показаны стандартные Списки или сразу перейти в «Справочник» и выбрать необходимого адресата. 10 Значение из справочника можно выбрать с помощью поисковой строки или в поле слева – найти организацию вручную. После выделить необходимый реквизит галочкой и нажать «Выбрать». После добавления информации в поля «Корреспондент» заполняется поле «Кому» аналогичным образом. Если проект является ответом на какой-то документ, то необходимо сделать связку. Выбрать вкладку «Связки», нажать кнопку «Редактировать», выбрать команду «Найти по номеру и связать» Указать номер документа, вид связки. Для выбора необходимых документов выбрать и связать. После в окне РКПД нажать кнопку «Сохранить изменения» 11 Далее прикрепляется файл или отсканированный документ с помощью кнопки «Загрузить файл» (белый лист или кнопка «˅») Содержимое файла сразу отражается в области справа, если файл был прикреплен ошибочно, его можно удалить через меню «…». 12 При создании электронного документа, в свойствах файла основного документа необходимо указать «Тип файла «Основной». Для доступа к файлам меню «Управление файлами» В списке файлов указать тип Для добавления визирующих/подписывающего в проект открыть вкладку «Визы и подписи», нажать кнопку «Добавить визирующего» или «Добавить подписывающего» Указать срок согласования РКПД и нажать «Добавить» или «Направить на визирование» Для удаления визирующего нажать «Редактировать», выбрать визирующего, нажать (˅) и выбрать «Удалить», отозвать направление на подпись – «Отозвать». 13 После окончания заполнения данных проекта документа необходимо нажать кнопку «Регистрировать» - проект документа будет записан в систему. Внимание – проект не будет зарегистрирован, для регистрации необходимо повторно открыть проект и нажать кнопку «Регистрировать» (подробнее в разделе «Регистрация документов») Внимание - если документ электронный – преобразование файла произойдет во время сохранения проекта! Визирование / Подписание проекта Для визирования или подписания проекта документа необходтмо открыть карточку проекта из кабинета или найти поиском, открыть вкладку «Визы и подписи», выбрать визирующего/подписывающего и нажать кнопку «Визировать» или «Подписать». При необходимости добавить измененную версию документа к проекту визирующим, необходимо в окне визирования нажать кнопку «Добавить файл замечаний». 14 Руководитель, которому поступил проект документа, может отправить его на визу своему подчиненному. В проекте нажать меню «Еще», раздел «Согласование», кнопка «Добавить визирующего». Выбрать Руководителя в списке визирующих, нажать «Добавить визирующего». 15 Выбор сотрудника осуществляется обычным образом, проект сразу направляется в кабинет сотрудника Вложенная виза создается автоматически, проект выглядит следующим образом: (для показа добавленных сотрудников нажать + рядом с фамилией ) Свернуто Развернуто Для удаления визирующего: ввыбрать визирующего, нажать меню «Еще», раздел «Согласование», кнопка «Удалить визу/подпись», нажать кнопку. 16 Внимание! Если стоит отметка визы, удалить визирующего нельзя ! Для создания новой версии проекта документа необходимо открыть карточку проекта, нажать кнопку «Новая версия». Внимание – после создания новой версии проекта документа необходимо снова отправлять на визирование! Вкладка «Визы и подписи», нажать кнопку «Редактировать»: После того как проект согласован и подписан, его необходимо направить на регистрацию. Для этого используется функция «Направить на регистрацию». 17 Регистрация документов Регистрация входящих и исходящих документов проводиться в модуле «Регистрация». Для регистрации входящего и исходящего документа необходимо нажать на кнопку «Регистрация» и выбрать команду «Регистрировать документ» Появится новое окно с выбором группы документов. Необходимо щелкнуть на группу, в которой нужно зарегистрировать документ. Слева находятся настроенные Списки групп документов. 18 Для поиска группы документов – в поле «Поиск по перечню» указать начало названия группы документов. Исходящие документы обозначаются буквой «И», входящие «В». Регистрация исходящего документа Обязательные поля к заполнению: «Состав» (количество листов в документе), «Контрольность», «Содержание», отметка «Оригинал в электронном виде» (если документ электронный), «Подписал», «Исполнитель». Добавление подписывающего – кнопка «Добавить» в поле «Подписал», исполнитель документа – в поле «Исполнитель». Если адресат и корреспондент добавлены ошибочно – их можно удалить через «˅» кнопкой «Удалить». Для добавления визирующих открыть вкладку «Визы», нажать кнопку «Добавить визирующего» и указать дату визирования 19 Если создаваемый документ является ответом на какой-то документ, то необходимо сделать связку. Выбрать вкладку «Связки», выбрать команду «Найти по номеру и связать» Указать номер документа, вид связки. Отметить необходимые документы и нажать «Связать». Для выбора адресата исходящего документа открыть вкладку «Адресаты» и выбрать адресата, первая кнопка организации, вторая граждане, третья сотрудники. После заполнения необходимых полей документа нажать кнопку «Регистрация». 20 Если корреспонденция использует номенклатуру – появится запрос ввода номенклатуры, нажать «ОК», из справочника выбрать номенклатуру После выбора номенклатуры еще раз нажать нопку «Регистрация». После записи документа необъодимо отправить РК выбранным адресатам. Для внутреннего адресата: меню «˅» - кнопка «Отметить отправку» 21 Отправка документов Для внешнего адресата отправка электронного документа идет в два этапа. Первый этап: открыть «Управление файлами» (кнопка выделена), на «Комплект.ОСНОВНОЙ» поставить галочку «Рассылать». Второй этап: в окне РК открываем вкладку «Адресаты», указываем вид отправки «E-Mail» или «СЭВ», пример на рисунке. Для отправки нажать кнопку «Подготовить и отправить сообщение по E-mail» или «Подготовить и отправить сообщение по СЭВ», в окне отправки сообщения при отправке по E-Mai» в поле «Адрес отправки» выбрать «Stavropol_adm» (один раз, потом настройки сохраняться), для отправки по СЭВ ничего не выбирать, в поле «Кому» отметить адресат, нажать «Отправить». Появиться сообщение об отправке адресату. Проверить наличие файла Комплект! 22 Для проверки доставки открыть вкладку «Адресаты» напротив адресата появится отметка «Ждет ответа адресата» или «Документ получен адресатом» Подробная информация в окне «Уведомления и доклады» или нажать кнопку «Развернуть» 23 Регистрация входящего документа Обязательные поля к заполнению: «Состав» (количество листов в документе), «Плановая дата», «Контрольность», «Доставка» (способ доставки), «Корреспондент», «Адресат» (поле Кому), «Содержание», «Оригинал в электронном виде» (если документ электронный). Для добавления корреспондента – кнопка «Добавить» в поле «Корреспондент», адресат – в поле «Кому». Если адресат и корреспондент добавлены ошибочно – их можно удалить кнопкой «Удалить» меню «˅». Файл (отсканированный документ) прикрепляется с помощью кнопки «Загрузить файл». Содержимое файла сразу отражается в области справа, если файл прикреплен ошибочно, его можно удалить – кнопка « ». После окончания заполнения данных о документе нажать кнопку «Регистрировать». 24 Регистрация проекта документа Открыть карточку проекта из кабинета или найти поиском, нажать кнопку «Еще» один раз щелкнуть на строке «Регистрировать» или поставить галочку напротив строки «Регистрировать», тогда кнопка будет закреплена в верхней панели команд. Проверить заполнение документа, наличие штампа электронной подписи и отметки «Оригинал в электронном виде» для электронного документа. Для записи документа нажать кнопку «Регистрировать» на верхней панели команд, при отмене регистрации – кнопку «Отменить регистрацию». После записи документ будет автоматически направлен выбранным внутренним адресатам. 25 Поиск документов Для поиска документов и проектов документов используется разделы главного меню «Поиск» или «Последние поисковые запросы» Общий вид раздела Поиск Стандартный запрос для поиска РК – «Основной поиск», с расширенным набором полей – «Расширенный». Для поиска РК или РКПД заполнить необходимые реквизиты и нажать кнопку «Найти». Для изменения порядка отображения поиска, нажать кнопку «(…)» и выбрать пункт «Переместить запрос в списке» 26 Для возврата в меню поиска нажать кнопку «Изменить», для формирования файла с перечнем найденных документов – выделить необходимые документы (все – отметка сверху слева) и нажать кнопку «Печать». Для настройки своего варианта поискового запроса необходимо создать новый запрос. Внимание – для поиска документов выбрать «Поиск Документов», «Атрибуты карточки», для поиска поручений – «Поручения». Для поиска проектов документов – «Поиск проектов документов» 27 Затем выбрать необходимые критерии поиска. Для поиска по названию можно использовать комбинацию клавиш«Ctrl+F» Изменить добавленные критерии поиска – кнопка «Добавить/удалить критерии поиска», сохранение созданного поиска – «Сохранить запрос как…», указать имя запроса: Остальные отметки оставляем как есть. 28 |