Инструкция по согласованию документов в СЭД. Инструкция по согласованию документов Назначение
 Скачать 499.94 Kb.
|
|
© 2011 Компания DIRECTUM Не подлежит распространению ПТО. Инструкция по согласованию документов Назначение Данная инструкция рассматривает порядок работы с документами (рассмотрение, визирование, регистрация), создаваемыми как в Аппарате губернатора области, так и в Органах исполнительной власти. Используемые сокращения СЭД – система электронного документооборота; ПТО – правительство Тюменской области; АГО – Аппарат губернатора области; ОИВ – Органы исполнительной власти; ТМ – типовой маршрут; ТС – тип справочника; РКК – регистрационно-контрольная карточка; ЭЦП – электронная цифровая подпись. Участники Регистратор – сотрудник, отвечающий за получение, сортировку, регистрацию, занесение бумажного документа в СЭД, отправку документа на исполнение и мониторинг исполнения резолюций. В качестве регистратора могут выступать делопроизводители, секретари, помощники руководителя или консультанты. Утверждающий – руководитель любого уровня органа власти, который утверждает документ. Руководитель подразделения – руководитель подразделения Инициатора согласования документа. Согласующие – сотрудник(и), назначенные Инициатором согласования и Руководителем подразделения. Получают задание на согласование документа. Инициатор согласования – сотрудник органа власти, создающий документ. Создает документ и отправляет его на согласование. Описание процесса 1. Создание Инициатором согласования документа 1.1. Инициатор согласования создает документ с любым типом карточки, кроме типа карточки «Постановление (распоряжение)», и видом электронного документа стандартными средствами системы DIRECTUM. 1.2. Инициатор согласования создает задачу и вкладывает необходимые документы в область вложения задачи. 1.3. Инициатор согласования выбирает ТМ «Согласование документа» и заполняет дополнительные параметры типового маршрута: Руководитель подразделения – поле заполняется автоматически, но при необходимости автор может указать другого сотрудника; Согласующие – указывает пользователей, с которыми необходимо согласовать документ; * Параллельное согласование? – признак последовательности согласования проекта документа Согласующими (возможные варианты: «Да»; «Нет»). Подписывающий – указывает утверждающего; * Регистрация требуется? – указывает признак необходимости регистрации проекта документа (возможные варианты: «Да»; «Нет»). * Согласуемый документ - основной документ, который должен быть согласован, подписан и зарегистрирован (если регистрация требуется); Дополнительные документы – документы сопроводительного или разъяснительного характера, первичные документы (например при согласовании исходящего ответного письма, тут можно указать входящее письмо, на которое готовится ответ). 1.4. Инициатор согласования может дописать текст задачи и нажать кнопку Старт. После чего задание на согласование проекта документа получит Руководитель подразделения (см. п. 2); 2. Согласование документа Руководителем подразделения 2.1. Если Руководитель подразделения указан инициатором согласования в дополнительном параметре (Руководитель подразделения) типового маршрута, то он получает задание на согласование проекта документа. 2.2. Руководитель подразделения открывает карточку задания, просматривает текст задания, а так же вложенные документы и выполняет следующее: если у Руководителя подразделения нет замечаний к проекту документа, он ставит ЭЦП и выполняет задание с результатом «Согласовано», при этом он может скорректировать дополнительные параметры типового маршрута, ранее заполненные инициатором согласования. После чего задание на согласование получают Согласующие (см. п. 3); Если документ ЭЦП не был подписан, будет выдано следующее сообщение: если у Руководителя подразделения есть замечания к проекту документа, то он пишет их в тексте задания и выполняет его с результатом «На доработку» (см. п. 6). 3. Согласование документа Согласующими 3.1. Если Согласующие указаны инициатором согласования в дополнительном параметре ( Согласующие) типового маршрута, то они получают задание на согласование проекта документа в порядке указанном в дополнительном параметре (*Параллельное согласование?) типового маршрута. 3.2. Согласующий получает задание на согласование проекта документа, открывает карточку задания, просматривает текст задания, а так же вложенные документы и выполняет следующее: если у Согласующего нет замечаний к проекту документа, он ставит ЭЦП и выполняет задание с результатом «Согласовано». Если документ не был подписан ЭЦП, будет выдано предупреждающее сообщение. После успешного подписания согласуемого документа, задание на утверждение получает Утверждающий (см. п. 4); если у Согласующего есть замечания к проекту документа, то он пишет замечания в тексте задания и выполняет его с результатом «На доработку» (см. п. 6). 4. Утверждение документа Утверждающим 4.1. Если Утверждающий указан инициатором согласования в дополнительных параметрах типового маршрута (Подписывающий), то он получает задание на утверждение проекта согласуемого документа. 4.2. Утверждающий открывает задание, в которое вложены электронные документы и выполняет следующее: если нет замечаний к проекту документа, то подписывает его утверждающей ЭЦП и выполняет задание с результатом «Подписано». Если документ не был подписан ЭЦП, будет выдано предупреждающее сообщение. После успешного подписания согласуемого документа задание на регистрацию получает Регистратор (см. п. 5); если есть замечания к проекту документа, то Утверждающий в тексте задания пишет свои замечания и выполняет задание с результатом «На доработку» (см. п.6). 5. Регистрация документа 5.1. Если в дополнительных параметрах типового маршрута указан признак – «Да» в поле *Регистрация требуется?, то задание на регистрацию согласуемого документа получает Регистратор. 5.2. Регистратор открывает задание, в которое вложены электронные документы и выполняет следующее: ● создает новую РКК из карточки основного документа для согласования по кнопке РКК в справочнике ОИВ Исходящие РКК (либо ОИВ Внутренние РКК, длявнутренних документов): ● если тип карточки регистрируемого документа не соответствует регистрируемому документу, то инициатору необходимо сменить вид регистрируемого документа; ● заполняет необходимые поля на закладке «Регистрация» в РКК; ● сохраняет РКК, при этом в поле Рег. номер автоматически проставляется регистрационный номер документа в соответствии с выбранным журналом. ● после успешной регистрации документа в РКК будет выдано информационное сообщение: 5.3. Регистратор закрывает карточку электронного документа и выполняет свое задание с результатом «Выполнено». При этом инициатор согласованияполучает уведомление об утверждении и регистрации документа. 6. Доработка документа 6.1. При отправке участниками процесса на доработку Инициатор согласования получает задание на доработку документа: 6.2. Инициатор согласования открывает задание и устраняет замечания, описанные в тексте задания. 6.3. Инициатор согласования выполняет задание на доработку проекта документа: если Инициатор согласования исправил все замечания по документу, то он выполняет задание с результатом «На повторное согласование». При этом будут запрошены параметры для повторного согласования (параметры заполнены автоматически предыдущими данными), при необходимости их можно изменить, например, добавив новых согласующих: После выполнения задания, задание на повторное согласование вновь получит руководитель подразделения инициатора согласования; Примечание. В дальнейшем здание на согласование проекта документа получит тот сотрудник, который отправил проект документа на доработку, а пользователи, которые уже подписали проект документа ЭЦП получат уведомления об изменении документа. если Инициатор согласования видит, что дальнейшая работа по проекту документа нецелесообразна, то он выполняет задание с результатом «Прекратить согласование», при этом рекомендуется в тексте задания написать свои выводы. |