Инструкция по ведению делопроизводства Общие положения
 Скачать 54.89 Kb.
|
|
│Эмбле- ДОКУМЕНТ ПОДПИСАН │ │ ма ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСЬЮ │ Наименование│органа │ должности │власти │ Н.Н. Николаев │ │ │ Сертификат 1а111ааа000000000011 │ │ Владелец Николаев Николай Николаевич │ │ Действителен с 01.12.2021 по 01.12.2024 │ └──────────────────────────────────────────┘ Вариант. 4.2.23. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подписи печатью в соответствии с законодательством Российской Федерации. Документы заверяют печатью организации. Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "МП" ("Место печати"). 4.2.24. Отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом "подпись" и включает: слово "Верно"; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа). Пример - Верно Инспектор службы кадров Подпись И.О. Фамилия Дата Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия ("Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле N... за... год") и заверяется печатью организации. Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп. 4.2.25. Отметка об исполнителе включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. Отметка об исполнителе может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя. Отметка об исполнителе оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или, при отсутствии места, - на оборотной стороне внизу слева. Пример: Забелин Иван Андреевич, Контрольное управление, ведущий специалист, +7 (495) 924-45-67, Zabelin@gov.ru. Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера. 4.2.26. Отметка о поступлении документа служит для подтверждения факта поступления документа в Организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа. При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа. Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа. 4.2.27. Резолюция содержит указание по исполнению документа. Резолюция оформляется на свободном месте рабочего поля документа, на бланке резолюции или вносится непосредственно в систему электронного документооборота. Резолюция включает: фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей), поручение по документу, при необходимости - срок исполнения, подпись лица, вынесшего резолюцию, дату резолюции. Пример - Фамилия И.О. Прошу подготовить предложения к 10.04.2022. Подпись Дата 4.2.28. Отметка о контроле свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом "Контроль" на верхнем поле документа. 4.2.29. Отметка о направлении документа в дело определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова "В дело", индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты. Пример - В дело N 01-18 за 2021 г. Завотделом корпоративных проектов Подпись Дата Отметка о направлении документа в дело может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа. 5. Подготовка и оформление организационно-распорядительных документов (приказов, протоколов служебных совещаний) 5.1. Текст приказа печатается на специальном бланке и, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Если приказ издается на основании другого документа, то в тексте указываются дата, номер, полное название и излагается содержание этого документа в части, касающейся Организации. 5.2. Распорядительная часть приказа начинается словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое печатается прописными буквами отдельной строкой. Распорядительная часть должна содержать конкретные задания с указанием исполнителей и сроков исполнения. Сроки должны даваться реальные, исходя из объема подлежащей выполнению работы, а также с учетом времени, необходимого для тиражирования, рассылки документов и доведения задания до исполнителя. Не допускается изменения сроков, установленных в документах, на основании которых издается приказ. Текст распорядительной части разделяется на пункты и подпункты. В каждом пункте (подпункте) должно излагаться только одно задание с одним конкретным сроком исполнения и указываются конкретные исполнители задания. В последнем пункте приказа указывается структурное подразделение или должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. 5.3. При перечислении исполнителей в приказах по основной деятельности фамилии должностных лиц пишутся без инициалов. В приказах о назначениях, перемещениях и увольнениях работников, о поощрениях, о наложении административных взысканий, о назначении персональных окладов и т.п. указываются фамилии, имена и отчества лиц, перечисленных в приказах. Если задание в приказе адресуется структурному подразделению, то фамилия руководителя пишется в именительном падеже и печатается в скобках, например: Планово-финансовому управлению (Сидорова) подготовить ... Если задание адресуется конкретно руководителю, то фамилия пишется в дательном падеже без скобок, например: Начальнику Планово-финансового управления Сидоровой подготовить ... 5.4. Ранее изданные приказы признаются утратившими силу полностью или частично одновременно с изданием нового документа по тому же вопросу. Перечень утративших силу документов может быть дан как в тексте, так и в приложении к приказу. Если приказ подлежит частичному изменению, в проекте дается новая редакция изменяемого пункта либо части ранее изданного приказа. Приказ, являющийся дополнением к ранее изданному, должен иметь в тексте соответствующую ссылку, например: В дополнение к приказу генерального директора "______________" от 25.02.2022 N 321. 5.5. Изменения и дополнения в ранее изданный приказ могут быть внесены приказом только за подписью генерального директора или лица, его заменяющего. 5.6. Если к приказу имеется приложение, то на первом его листе в правом верхнем углу пишут слово "Приложение" с указанием распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например: Приложение к приказу генерального директора "______________" 13.04.2022 N 23 Если приложений несколько, указывается номер каждого (без знака N). 5.7. Заголовок к приказу печатается на отведенном в специальном бланке месте, слева. К приказам по личному составу заголовки не составляются. 5.8. До представления на подпись проект приказа визируется заместителями генерального директора по направлениям деятельности, начальником правового управления и другими заинтересованными структурными подразделениями. Юристы при визировании проекта документа проверяют его соответствие действующему законодательству, а также правильность ссылок на нормативные документы. 5.9. Визы проставляются на обороте последнего листа подлинника приказа по следующей форме: Проект приказа подготовлен (название подпись руководителя структурного структурн. подразделения подразделения) дата СОГЛАСОВАНО: Зам. генерального директора подпись дата, фамилия Начальник правового управления подпись дата, фамилия Замечания по проекту приказа излагаются на обороте последнего листа или на отдельном листе, о чем на проекте делается соответствующая отметка. В случае внесения исполнителем поправок и дополнений проект приказа следует согласовать со всеми, кто визировал документ ранее. 5.10. Фамилия и телефон исполнителя печатаются на лицевой стороне последнего листа подлинника внизу слева, если нет места - на обороте последнего листа подлинника. Рассылка приказа указывается также на оборотной стороне последнего листа подлинника ниже виз согласования. 5.11. Приказы, издаваемые совместно с другими организациями, печатаются не на бланке и подписываются в нескольких экземплярах подлинников соответственно числу авторов документа. Руководители структурных подразделений визируют соответственно тот экземпляр приказа, который хранится в Организации. 5.12. Подпись в приказах состоит из сокращенного наименования должности, личной подписи и ее расшифровки, например: Генеральный директор личная подпись инициалы, фамилия 5.13. Подписанные руководством приказы в день подписания передаются в Канцелярию для регистрации в специальном журнале и тиражирования. Приказы издаются в строго ограниченном количестве экземпляров и рассылаются только тем структурным подразделениям, которым они необходимы. Ответственность за определение тиража и правильность составления рассылки документа возлагается на начальников структурных подразделений, подготовивших приказ. 5.14. Проекты приказов по личному составу готовятся отделом кадров управления по персоналу. В приказах по личному составу вводная часть может отсутствовать. Распорядительная часть приказа начинается обозначающим действие глаголом: назначить, освободить, перевести, направить, затем указываются фамилия, имя, отчество лица, на которое издается приказ, должность, наименование структурного подразделения. Текст заканчивается указанием основания для издания приказа. Формулировки в приказах по личному составу должны точно соответствовать Трудовому кодексу Российской Федерации. В случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, документы по учету труда составляются по унифицированным формам. В приказах по личному составу согласовательные визы фиксируются на лицевой стороне документа, ниже реквизита "Подпись". 5.15. Приказы по личному составу регистрируются, формируются в дела отдельно от других приказов и имеют самостоятельную нумерацию: к регистрационному номеру добавляется буква "к". 5.16. Подлинники приказов по основной деятельности хранятся в Канцелярии, а по личному составу - в отделе кадров управления по персоналу. 5.17. Принятие управленческих решений и сами решения документируются протоколами производственных совещаний у руководства. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть содержит постоянную информацию (слова: председатель, секретарь, присутствовали) и переменную (инициалы и фамилии председателя, секретаря и присутствующих). При большом количестве участников совещания составляется список присутствующих, который прилагается к протоколу. Вводная часть протокола заканчивается повесткой дня. После слов "ПОВЕСТКА ДНЯ" ставится двоеточие. Вопросы повестки дня нумеруются. Последовательность расположения вопросов определяется степенью их важности. Вопросы перечисляют в именительном падеже, наименование должности и фамилию докладчика - в родительном падеже. Основная часть строится в соответствии с вопросами повестки дня по схеме: слушали - выступили - постановили (решили). Применяются краткая и сокращенная формы протоколов, когда не требуется подробной записи хода обсуждения вопросов. В протоколе краткой формы указываются только список присутствующих, рассматриваемые вопросы и принятые решения. 5.18. Порядок подготовки, оформления, заключения, регистрации и контроля за исполнением договоров регламентируется приказом генерального директора Организации. 6. Составление номенклатур дел и формирование дел в делопроизводстве 6.1. Составление номенклатур дел. 6.1.1. В целях правильного формирования дел в текущем делопроизводстве, их учета, обеспечения сохранности и быстрого поиска документов структурными подразделениями Организации ежегодно составляются номенклатуры дел по строго установленной форме (Приложение N 4). 6.1.2. Номенклатура дел - систематизированный перечень конкретных наименований дел, заводимых на календарный год, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. 6.1.3. Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за делопроизводство, с привлечением специалистов. Ответственность за правильность составления номенклатуры дел несут начальники структурных подразделений. 6.1.4. На основании номенклатур дел структурных подразделений Канцелярией составляется сводная номенклатура дел Организации, которая в установленные сроки согласовывается с архивными органами. 6.1.5. Сводная номенклатура дел составляется в соответствии со структурой Организации. 6.1.6. В номенклатуру дел структурного подразделения должны быть включены все дела и документы, образующиеся в деятельности подразделения. В номенклатуру включаются также все справочные картотеки, журналы и другие учетные формы. 6.1.7. Все дела должны иметь индекс, который состоит из условного цифрового обозначения структурного подразделения, порядкового номера дела по номенклатуре. 6.1.8. В номенклатуре указываются наименования (заголовки) дел. Заголовок дела в номенклатуре должен отражать содержание документов в нем, быть кратким и конкретным. Заголовки дел в номенклатуре располагаются по степени важности включенных в них документов: организационно-распорядительные документы органов государственной власти, приказы руководства Организации, планы, отчеты, протоколы, справки и т.д. Дела, состоящие из документов однородного содержания, помещаются рядом: квартальные отчеты следуют за годовыми, месячные за квартальными. При составлении заголовка дела наименование темы (предмета, вопроса) дополняется указанием рода заводимого дела (материалы, переписка и т.д.), а также уточняющими содержание данными о корреспондентах, датах событий, указанием о подлинности или копии документов и т.д. Термин "Материалы" употребляется в заголовке, когда предполагается объединение различных по своим видам документов, относящихся к одному вопросу. Термин "Материалы" должен быть раскрыт перечислением основных видов документов, из которых состоит дело. Термин "Материалы" применяется также при объединении в одном деле документов, являющихся приложением к какому-либо другому документу, например: "Материалы к протоколам заседаний совета директоров". Термин "Дело" употребляется в заголовке при заведении личных или арбитражных дел. 6.1.9. Сроки хранения дел и номера статей указываются в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденным Приказом Росархива от 20.12.2019 N 236. Сроки хранения дел, не указанных в Перечне, устанавливают специалисты структурных подразделений совместно с объединенным архивом. 6.1.10. Дела, образованные в процессе делопроизводственного года и не вошедшие в номенклатуру дел, вносятся дополнительно в соответствующий ее раздел. С этой целью в каждом разделе номенклатуры оставляют несколько резервных номеров. 6.1.11. Номенклатура дел ежегодно пересматривается: уточняются заголовки дел и сроки хранения, вносятся новые дела, заведенные в течение года. В этих случаях номенклатура дел заново перепечатывается и вводится в действие с 1 января текущего года. Первый экземпляр номенклатуры дел должен быть завизирован начальником структурного подразделения. 6.1.12. В течение всего срока действия номенклатуры дел в ней своевременно проставляются (в графе "Примечания") отметки о заведении дел, о переходящих делах (т.е. о продолжении дел с прошлого года на новый год), о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения и др. 6.1.13. Переходящие (незаконченные дела) структурного подразделения переносятся в номенклатуру дел следующего года с сохранением первоначального делопроизводственного индекса. Например, долгосрочные планы, дела о строительстве объектов и т.д. 6.1.14. По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о категориях и количестве заведенных дел, отдельно постоянного, долговременного (свыше 10 лет) и временного (до 10 лет включительно) сроков хранения. Итоговая запись заверяется, и эти сведения сообщаются в архив (Приложение N 5). 6.2. Формирование дел. 6.2.1. Дела в текущем делопроизводстве формируются в строгом соответствии с номенклатурой дел. 6.2.2. Все документы группируются в дела и хранятся до передачи в архив в структурных подразделениях Организации. В дело подшиваются только исполненные документы. Исполнитель списывает исполненные документы "В дело N ____", подтверждая этим, что вопрос, поставленный в письме, решен. Копии документов, подшиваемые в дела, заверяются. 6.2.3. Исполненные документы подшиваются в дело в порядке решения вопросов по хронологии, алфавиту, индексации (нумерации), причем документ-ответ должен следовать за документом-запросом. 6.2.4. В дела группируются документы одного делопроизводственного года, за исключением переходящих дел, необходимость продолжительного формирования которых более одного года вызывается ходом решения вопроса (например, перспективные планы, личные дела и т.п.). Документы постоянного и временного срока хранения следует группировать в отдельные дела. |