Инструкция по ведению делопроизводства Общие положения
 Скачать 54.89 Kb.
|
|
Утверждена Приказом _______________________________________ (наименование должности руководителя, Ф.И.О.) "_____________________________________" от "___"__________ ___ г. N __________ Инструкция по ведению делопроизводства 1. Общие положения 1.1. Настоящая инструкция (далее - Инструкция) разработана для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними в "_____________________" и его филиалах (далее - Организация) и обязательна для исполнения всеми сотрудниками Организации. 1.2. В филиалах Организации делопроизводство ведется самостоятельно с соблюдением требований настоящей Инструкции. При разработке Инструкции использовались действующие нормативные акты Российской Федерации, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архивов в организациях для обеспечения сохранности наиболее ценных документов, существующая практика, а также внутренние документы Организации. 1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий. Автоматизированные технологии обработки документной информации, применяемые в Организации, должны отвечать требованиям Инструкции. 1.4. Ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных Инструкцией правил и порядка работы с документами в департаментах и отделах Организации возлагается на начальников структурных подразделений Организации. 1.5. Непосредственное ведение делопроизводства в структурном подразделении осуществляется секретарем или сотрудником, назначенным начальником соответствующего структурного подразделения. Использование в средствах массовой информации, публичных выступлениях и т.п. информации, содержащейся в служебных документах, допускается только с разрешения руководства Организации. 2. Основные понятия 2.1. В настоящей Инструкции используются следующие основные понятия: "документирование" - фиксация информации на материальных носителях в установленном порядке; "документооборот" - движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения, помещения в дело и (или) отправки; "документ" - документ, созданный государственным органом, органом местного самоуправления, юридическим или физическим лицом, оформленный в установленном порядке и включенный в документооборот ______________________; "копия документа" - документ, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа и его внешние признаки, не имеющий юридической силы; "подлинник документа" - первый или единственный экземпляр документа; "реквизит документа" - обязательный элемент оформления документа; "регистрация документа" - присвоение документу регистрационного номера и запись в установленном порядке сведений о документе; "делопроизводство" - деятельность, обеспечивающая создание официальных документов и организацию работы с ними в Организации; "дело" - совокупность документов или отдельный документ, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности Организации; "номенклатура дел" - систематизированный перечень наименований дел, формируемых в Организации, с указанием сроков их хранения; "экспертиза ценности документов" - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации; "электронный документ" - документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-коммуникационным сетям или обработки в информационных системах; "электронное сообщение" - информация, переданная или полученная пользователем информационно-телекоммуникационной сети; "электронная подпись" - информация в электронной форме, которая присоединена к другой информации в электронной форме (подписываемой информации) или иным образом связана с такой информацией и которая используется для определения лица, подписывающего информацию; "электронный образ документа" - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе; "сканирование документа" - получение электронного образа документа; "система электронного документооборота" - информационная система, обеспечивающая сбор документов (включение документов в систему), их обработку, управление документами и доступ к ним; "электронный документооборот" - документооборот с применением информационной системы; "автор документа" - физическое или юридическое лицо, создавшее документ; "вид документа" - принадлежность документа к определенной группе документов по признакам содержания и целевого назначения; "оформление документа" - проставление необходимых реквизитов документа, установленных правилами документирования; "бланк документа" - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа; "заверенная копия" - копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу; "юридическая сила документа" - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления; "унифицированная форма документа" - совокупность реквизитов и типовых фрагментов текста документа, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации; "объем документооборота" - количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период. 3. Прием, учет, регистрация, прохождение и отправка корреспонденции 3.1. Прием документов. 3.1.1. Вся поступающая в Организацию корреспонденция принимается и регистрируется в Канцелярии. 3.1.2. При приеме корреспонденции необходимо проверять правильность ее доставки. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности. Принятая корреспонденция вскрывается (за исключением корреспонденции с отметкой на конверте "Лично"). 3.1.3. Корреспонденция с отметкой "Лично" вручается лично адресату или его доверенному лицу. Корреспонденция, имеющая пометку "Конфиденциально", обрабатывается тем сотрудником, который имеет к ней допуск. 3.1.4. При вскрытии конвертов работники Канцелярии проверяют соответствие адресата, целостность упаковки, наличие вложенных документов и приложений к ним, а также наличие подписи на документе. При обнаружении повреждения, отсутствия документов или приложений и т.д. необходимо сообщить об этом отправителю. 3.1.5. Конверты от поступившей корреспонденции сохраняются и прилагаются к документам в случаях, если календарный штемпель на конверте должен служить доказательством времени отправки или получения данного документа или если адрес отправителя указан только на конверте. Обязательно сохраняются конверты с письмами претензионного характера, а также с обращениями граждан. 3.2. Порядок регистрации входящих документов. 3.2.1. Все документы, адресованные руководству Организации, подлежат регистрации (кроме документов, включенных в примерный перечень нерегистрируемых документов) в Канцелярии (Приложение N 1). 3.2.2. На полученных документах проставляется регистрационный штамп, в котором указываются дата поступления, порядковый входящий номер. Если к документу имеется приложение, то рядом с входящим номером делается об этом отметка. Штамп проставляется на лицевой стороне первого листа документа в правом нижнем углу. Порядковые номера фиксируются в журнале учета регистрационных порядковых номеров (Приложение N 2). На документах, не подлежащих регистрации, ставится штамп и указывается только дата поступления документа. 3.2.3. При регистрации должен соблюдаться принцип однократности: каждый документ регистрируется только один раз в Канцелярии Организации. 3.3. Порядок прохождения документов. 3.3.1. Зарегистрированный документ передается тому руководителю, в адрес которого он поступил. Документы, не требующие рассмотрения руководства, передаются начальникам структурных подразделений и отделов Организации в соответствии с затронутыми в документах вопросами. 3.3.2. После рассмотрения и наложения руководителем резолюции (резолюция включает фамилию исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату), которая может являться основанием для взятия документа на контроль, документ передается исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения. Если в резолюции указано несколько исполнителей, то снимаются дополнительные копии документа по числу указанных исполнителей. Подлинник документа направляется исполнителю, указанному в резолюции первым. 3.3.3. При направлении документа нескольким исполнителям ответственность за подготовку материала несет исполнитель, указанный в резолюции первым. Остальные исполнители обязаны представить необходимые материалы ответственному исполнителю в согласованные с ним сроки. Ответ должен быть завизирован всеми исполнителями, перечисленными в резолюции. 3.3.4. Документы, поступившие из Канцелярии в структурные подразделения, вторично не регистрируются. 3.3.5. Документы, зарегистрированные в Канцелярии, передаются из одного структурного подразделения Организации в другое только через Канцелярию. 3.4. Порядок регистрации и отправления исходящих документов. 3.4.1. Подписанные руководством Организации документы в тот же день должны сдаваться в Канцелярию для регистрации и отправки. 3.4.2. Перед регистрацией документа, поступившего на отправку, проверяется правильность его оформления: - наличие бланка, подписи, даты, необходимых виз и сведений об исполнителе; - наличие заголовка к тексту, номера и даты документа, на который дается ответ; - правильность адреса получателя; - наличие указанных в документе приложений, а также материалов, на основании которых готовился исходящий документ (если это ответ на поступившее письмо); Вариант. - наличие печати в тех случаях, когда она полагается. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям. 3.4.3. Если документ направляется в несколько адресов, на отправку сдается столько экземпляров подписанного письма, сколько необходимо для отправки всем адресатам, и один экземпляр копии. 3.4.4. После проверки оформления документ регистрируется в журнале (Приложение N 3) и на всех экземплярах документа проставляется исходящий номер по порядку. 3.4.5. Исходящий номер состоит из индекса структурного подразделения, подготовившего ответ, номера дела по номенклатуре дел и порядкового номера. 3.4.6. На копии исходящего документа в левом верхнем углу ставится заверительный регистрационный штамп. Корреспонденция сдается на отправку в отделение связи или доставляется с курьерами. 3.4.7. Заверенные копии отправленных документов в тот же день передаются в соответствующие подразделения исполнителям для подшивки в дела. 4. Порядок составления и оформления служебных документов 4.1. Общие требования. Любой документ состоит из ряда элементов (даты, текста, подписи), которые называются реквизитами. Каждый вид документа (приказ, письмо, акт и т.д.) имеет определенный набор реквизитов. Расположение реквизитов на документе и правила их оформления должны соответствовать требованиям действующих нормативных актов. К числу наиболее юридически значимых (т.е. для придания документу юридической силы) реквизитов относятся: - подпись; - дата документа; - гриф утверждения документа; - регистрационный номер документа; Вариант. - печать. Подпись является обязательным реквизитом любого документа. Право подписи предоставляется должностным лицам в соответствии с организационно-распорядительными документами Организации (уставом, должностными инструкциями и т.п.). От имени Организации документы, как правило, подписывает генеральный директор или его заместители. Документы структурных подразделений подписывают их руководители. Главный бухгалтер Организации подписывает документы в соответствии со своей компетенцией на основании Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете". Подпись ставится на первом экземпляре документа, при необходимости (например, подписание контракта, договора) и на других экземплярах. Дата документа - один из наиболее важных реквизитов. Отсутствие даты на документе делает документ либо недействительным (напр., доверенность), либо может привести к сокращению срока исковой давности при договорных обязательствах. Гриф утверждения свидетельствует о введении документа в действие, распространении его действия на всех работников Организации. Обязательному утверждению генеральным директором, общим собранием участников или советом директоров в пределах их компетенции подлежат: - устав Организации, положения о филиалах; - штатные расписания; - акты проверок, акты приема-передачи; - должностные инструкции; - сметы, бизнес-планы, отчеты и тому подобные документы. Регистрационный номер свидетельствует о том, что документ прошел все стадии обработки, зарегистрирован и тем самым является официальным документом Организации. Вариант. Печать применяется в целях заверения подписи должностного лица на наиболее важных (в том числе финансовых) документах, свидетельствует о подлинности документа и проставляется на документах, издание которых влечет юридические или материальные последствия для Организации (реорганизация, передача материальных ценностей, удостоверение права и т.п.). 4.1.1. Текст служебных документов должен быть кратким и точным, не допускающим различных толкований. В текстах документов употребляются только общепринятые аббревиатуры и графические сокращения. 4.1.2. При употреблении в тексте фамилий лиц инициалы указываются после фамилии. 4.1.3. Содержание служебных документов не должно противоречить действующему законодательству. 4.1.4. Ответы на поступившие документы следует подготавливать в письменном виде только в случаях, если поставленные вопросы требуют обязательного документального оформления. 4.1.5. Внесение в подписанные (утвержденные) документы каких-либо добавлений или исправлений, меняющих существо изложенного в документе, может производиться только лицом, подписавшим его. 4.1.6. При подготовке и оформлении документов используют реквизиты: - эмблема Организации; - товарный знак (знак обслуживания); - код формы документа; - наименование организации - автора документа; - наименование структурного подразделения - автора документа; - наименование должности лица - автора документа; - справочные данные об организации; - наименование вида документа; - дата документа; - регистрационный номер документа; - ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа; - место составления (издания) документа; - гриф ограничения доступа к документу; - адресат; - гриф утверждения документа; - заголовок к тексту; - текст документа; - отметка о приложении; - гриф согласования документа; - виза; - подпись; - отметка об электронной подписи; - печать; - отметка об исполнителе; - отметка о заверении копии; - отметка о поступлении документа; - резолюция; - отметка о контроле; - отметка о направлении документа в дело. 4.2. Основные правила оформления реквизитов документов. 4.2.1. Эмблема организации, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации - автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа. 4.2.2. Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации - автора документа или слева на уровне наименования организации - автора документа (допускается захватывать часть левого поля). Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица. 4.2.3. Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов "Форма по" (наименование классификатора) и цифрового кода. Пример - Форма по ОКУД 0211151. 4.2.4. Наименование организации - автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах (уставе или положении). Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом (положением). |