История делопроизводства в дореволюционной России

• Название: История делопроизводства в дореволюционной России
• Дата: 25.03.2022
• Размер: 414.5 Kb.
• Имя файла: 354b396.doc
• Тип: Учебное пособие; #417036
• страница: 13 из 16

4.4. РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ И КОНТРОЛЬ ЗА ИХ ИСПОЛНЕНИЕМ

Процесс регистрации был сложным, поступившие документы регист­рировались на всех ступенях движения: в канцелярии министерства, в департаменте, отделении.

В канцелярии министра велся общий журнал поступивших докумен­тов, в котором излагалось краткое содержание документа, указывались номер, учреждение или лицо, от которого документ получен, дата по­ступления. Кроме того, каждое отделение канцелярии имело свой част­ный журнал входящих документов, где регистрировались только тс доку­менты, которые рассматривались в самой канцелярии и не относились к ведению департаментов.

Общий и частный журналы для входящих документов делились на три части: в первой записывались высочайшие именные указы и повеле­ния, во второй — документы на имя министра, в третьей — секретные.

Точно так же все документы, поступавшие в департаменты, регист­рировались в общем журнале, который делился на три части. В первой записывались указы и повеления, которые должны были исполняться в департаментах, во второй — документы, поступавшие от министра и других учреждений и лиц, в третьей — секретные. Кроме того, для запи­си срочных ("нужных") документов велся особый реестр, который нахо­дился у директора департамента.

После записи в общем журнале документы распределялись по отделе­ниям, где регистрировались в частных журналах входящих документов.

Регистрировались и все исходящие документы. "Никакая бумага не исходит ни из департамента, ни из канцелярии прежде, нежели она бу­дет внесена в журнал исходящих", — говорилось в "Общем учреждении министерств".

В канцелярии министра и департаментах было по два журнала исхо­дящих документов: общий и частный. В общий журнал вносились все документы с "самым кратким означением их содержания", в частном журнале документы записывались "во всем их пространстве (от слова до слова)". Он делился на три части: в первой записывались указы, во второй —

переписка министра или департамента, в третьей указывалось, где на­ходятся секретные документы. Для записи последних, кроме того, велся особый частный журнал.

После регистрации в общем журнале в отделениях документы от­правлялись корреспондентам. Запись в частный журнал производилась уже с копий (отпусков).

Кроме того, документы, которые отправлялись по почте или с рас­сыльным, записывались в рассыльную книгу, в которой указывались структурная часть учреждения или лицо, отправлявшее документ, его номер. Специальное место отводилось под расписку за документ.

На отправляемых документах ставилась печать департамента или канцелярии министра. Печать с изображением губернского, уездного или другого герба и наименованием учреждения имелась в каждом при­сутственном месте.

В законах указывалось, что все исходящие документы должны от­правляться в пакетах. При пересылке бумага с текстом складывалась в виде конверта и запечатывалась сургучной печатью. В середине XIX в. в России появились почтовые конверты и почтовые марки.

В "Общем учреждении министерств" особым этапом делопроизводст­ва объявлялась "ревизия дел". В учреждениях велись настольные реест­ры "для отметок о всем том, что по каждому делу учинено" . В них снова указывалось, когда документ получен, когда должен быть доложен при­сутствию, когда и какое решение по нему принято, какие документы от­правлены. Кроме того, велась "роспись нерешенным делам". Документы вносились в нее в порядке поступления и отмечалось, кем какой доку­мент исполняется. Исполненные документы заносились в роспись" или "опись делам решенным".

"Ревизию дел" —проверку исполнения документов — в министерст­ве проводили начальники отделений и директора департаментов, в при­сутственном месте — губернатор. Начальники отделений проверяли ис­полненные и неисполненные документы по столам и давали сведения ди­ректору департамента, которому предписывалось каждый месяц прово­дить проверку исполненных и неисполненных документов по регистра­ционным журналам и настольным реестрам и представлять об этом ведо­мости министру. Наих основе в конце года в канцелярии составлялась общая ведомость по всем департаментам и канцелярии.

Программа ревизии дел в учреждениях определялась следующим об­разом. Проверялось: "1) В порядке ли дела содержатся. 2) Верно ли со­ставляются им заглавия. 3) Нет ли медленности в делопроизводстве. 4) Не задерживается ли окончание дела требованием таких справок, в которых нет существенной надобности..." .

В Уложении о наказаниях уголовных и исправительных 1845 г. име­ется специальный раздел о преступлениях против порядка управления, где среди прочих предусмотрены наказания за противодействие исполне­нию постановлений государственных органов и должностных лиц, за порчу, уничтожение, искажение правительственных указов, подделку документов, печатей, штемпелей учреждений, хищение документов, за разглашение служебных тайн. "Неприведение в исполнение" рассматри­валось как бездействие должностных лиц, выражавшееся в волоките, в прямом или косвенном отказе от исполнения .