История делопроизводства в дореволюционной России
Скачать 414.5 Kb.
|
4.5. СИСТЕМАТИЗАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ И ОРГАНИЗАЦИЯ ИХ ХРАНЕНИЯВ делопроизводстве учреждений XIX в. были установлены четкая группировка документов в первичные комплексы и организация их хранения. Основным признаком группировки документов оставался предметно-вопросный, а главным видом первичных комплексов — дело. Корреспондентский и географический признаки применялись при формировании дел с перепиской присутственных мест и властей. По номинальному, авторскому и хронологическому признакам группировались внутренние документы. Такие документы, как представления министров, журналы, мемории Государственного совета, Комитета и Совета Министров, оформлялись раздельно по хронологии. Поэтому документы по одному вопросу, например разработке законопроекта, были разрознены. И в то же время эти документы могли быть соединены в одном деле. Инициативным документом в нем было представление министра; затем шли отзывы, проект указа, копия журнала или выписка из журнала. К делам составлялись внутренние описи документов, в которых указывались дата поступления документа в учреждение, наименование вила, количество листов, страница дела и особые отметки. Благодаря этому обеспечивались сохранность документов и быстрота их поиска. Все входящие и исходящие (отпуски) документы располагались внутри дела в хронологической последовательности. Листы дела нумеровались. На последней чистой странице делалась заверительная надпись, в которой указывались количество пронумерованных листов, дата и подпись секретаря или столоначальника. Дела особой важности (уголовные, счетные и др.) прошнуровывались. Название дела передавало его краткое содержание, которое писалось на особом листе в начале дела и на обложке. На обложке, кроме того, указывались наименование учреждения, где было дело заведено, даты его начала и окончания, количество листов. В XIX в. обложки дел часто оформлялись типографским способом. Для хранения дел и деловых бумаг в каждом учреждении создавался архив, который делился на текущий и окончательный. Согласно законодательству текущий архив составляли "документы и книги, которые нужны для справок и соображений по текущему производству дел", окончательный архив — "дела, не подлежащие более решению и исполнению", т.е. не нужные для текущей справочной работы. В этот архив предписывалось сдавать дела по истечении трех лет . В законах обращалось внимание на организацию тщательной подготовки и оформления дел к сдаче в архив. Указывалось, что сдаваемые в архив дела "должны быть содержимы в надлежащей исправности и порядке" . Для сдачи дел в архив составлялась опись всем делам за год, которая имела три графы, где указывались порядковые номера дел, их заголовки и количество листов. Опись подписывали начальники канцелярий, скрепляли делопроизводители. В конце описи помещался список дел, которые оставались в канцелярии. В учреждении составлялось два экземпляра описи. Один передавался в окончательный архив с надписью: "Припять в архив на законном основании". Второй экземпляр оставался в канцелярии, на нем делалась надпись: "Сдать в архив на законном основании". В архиве составлялось два вида описей: общая, по алфавиту, всех дел, и частная, разделенная на столько частей, сколько было отделений в департаменте. Установлен был порядок уничтожения дел. В "Общем губернском учреждении" перечислялись категории дел, подлежавших уничтожению через 10 лет, и указывалось, что "уничтожение подобных сему, не поименованных здесь дел, допускается только с особого каждый раз разрешения министра внутренних дел"". Специально "отряженная для сего комиссия" рассматривала описи дел и представляла свою решение об их уничтожении на утверждение губернатора. Заведовал архивом архивариус. У нет был помощник, в штате архива были писцы. По закону от 20 февраля 1828 г. обязанности архивариуса состояли в принятии дел, организации их хранения, систематизации дел, составлении описей, выдаче справок. Особо указывалось, что архивариус должен принимать в архив дела,оконченные производством, пронумерованные, имеющие внутреннюю опись. Архив не имел права выдавать дело или выписку из документом без разрешения директора департамента, губернатора или вице-губернатора. Итак, смена коллегий министерствами и, соответственно, коллегиального принципа управления принципом единоначалия сопровождались детальной регламентацией процесса документирования законодательными нормами. Совещательный порядок рассмотрения и решения дел, введенный Петром I, сохранился только в судебных учреждениях. В начале XIX в. возникают новые виды документов, и для каждого из них устанавливались правила их составления. Четкое выделение в законодательстве уровней документирования и обработки документов, закрепление за структурными подразделениями и чиновниками определенных обязанностей в работе с документами, строжайшая регламентация составления и оформления, прохождения, регистрации и хранения документов, призванная упорядочить делопроизводство, на практике нередко приводили к усилению волокиты, многолетнему путешествию документов по инстанциям. Над документом многократно проводятся операции одинакового целевого назначения. В результате — чрезвычайно медленное исполнение документов. Так, по отчету министра юстиции за 1842 г. в различных служебных местах Российской империи числилось 3,3 млн. нерешенных дел. |