2.2.Штатное расписание
Модуль «Штатное расписание» предназначен для автоматизации деятельности сотрудников отвечающих за ведение структуры Школы, ее штатного расписания.
В этом модуле вводится информация о организациях, входящих в состав Школы, их организационном делении и штатном расписании.
Функции модуля позволяют осуществлять следующие действия:
Создавать (описывать) организационную структуру Школы
Создавать и редактировать организационную структуру каждой организации, входящей в состав Школы
Формировать штатное расписание, редактировать штатное расписание, вводить в действие новое утвержденное штатное расписание. Вести несколько версий структуры и штатного расписания университета.
Осуществлять контроль соответствия персонала, принятого на работу позициям штатного расписания.
Осуществлять контроль (формировать отчеты) по вакансиям и\или превышению штатной численности
Проводить пропорциональное изменение окладов
Поддерживать классификаторы должностей (ОКПДТР), специальностей по образованию (ОКСО), разрядов, надбавок и тарифных сеток
Распределять затраты на оплату труда в общей номенклатуре затрат Школы
Работа с приказами о начислениях \ удержаниях персонала.
2.2.1.Работа со структурой компании
Меню:<Структура>:<Структура компании><Список фирм>
Структура компании (список организаций, входящих в ее состав, подчиненность) задается при начальной настройке системы (обычно Администратором) и в дальнейшем ее редактирование ограничено – запрещено удаление. Для каждой организации, входящей в состав Школы, заполняется карточка регистрации. В карточку регистрации фирмы вносятся общие реквизиты – название, адрес, телефон, дата регистрации, дата расформирования, ИНН, регистрационные номера в фондах, коды ОКОНХ, ОКПО и др.
Если работа, с какой либо из фирм прекращена, то она расформировывается. Для этого в карточке регистрации фирмы проставляется дата расформирования. Для действующих фирм (не расформированных) дата расформирования «нулевая» равна «01.01.1900».
С помощью сервисной функции (экранная кнопка [Адрес для ГНС]) осуществляется ввод адресных данных в формате, требуемом ГНС.
С помощью сервисной функции (экранная кнопка [Общие группы подразделений фирм]) можно создать группы подразделений, объединенных по какому-либо признаку (например, группа «Склады») с помощью меню <Состав списка> в группу включаются подразделения. В состав группы могут входить подразделения из разных фирм. В дальнейшем к штатному расписанию можно будет осуществлять доступ через группу подразделений (пункт меню <Штатное>:<Доступ через общие группировки подразделений>).
2.2.2.П
рактическое задание № 3
"Создание фирмы (ввод реквизитов)"
Войдите в модуль «Штатное расписание» под именем SA.
Добавьте в список фирм новую, с названием «фирма Пример».
Войдите в модуль «Администратор», под руководством преподавателя осуществите настройку рабочих мест для фирмы «Пример».
Войдите в модуль «Штатное расписание» выбрав рабочее место «Штатное расписание» - "фирма Пример».
В списке фирм выберите фирму «Пример» и задайте реквизиты:
Название - Закрытое акционерное общество «Пример»
Сокр. Название - ЗАО «Пример»
Страна - Российская Федерация
Адрес - 111539, г. Москва, ул. Вешняковская д.15
Город для печати в приказах - Москва
Персонал работает в\на - в ЗАО «Пример»
Дата регистрации - 01.01.1995
Дата расформирования - 01.01.1900 («нулевая»)
ИНН - 7702172691
Н-р работодателя (для ПФР) - 087-306-017677
ОКОНХ - 66045
Рег.№ ФОМС - 08-МС-6598
№ ГНИ - 7702
Рег.№ ФЗ - 256498
6. Введите адресные данные ЗАО «Пример» в формате ГНИ.
2.2.3.Работа со структурой фирмы
Меню:<Структура>:<Структура фирмы>
Структура фирмы (список подразделений, входящих в ее состав, подчиненность) может быть представлена в виде иерархической древовидной структуры. Для каждого структурного подразделения, входящего в состав фирмы, заполняется карточка регистрации. В карточку подразделения вносятся реквизиты – название, вышестоящее подразделение, счет, субсчет затрат на который будет отнесена зарплата сотрудников, принятых в это подразделение, в дальнейшем, счет затрат каждого сотрудника можно перенастроить, дата создания, дата расформирования и др.
Ограничение на редактирование - запрещено удаление. Если подразделение прекратило свое существование, то после увольнения или перевода персонала, оно расформировывается. Для этого в карточке регистрации подразделения проставляется дата расформирования. Для действующих подразделений (не расформированных) дата расформирования «нулевая» равна «01.01.1900».
Организационную структуру фирмы можно так же представить в виде блоков подразделений привязанных к куратору. При отчета <Генерация блочной структуры> запускается процесс создания блочной структуры (<Отчеты><Произвольные отчеты>).
Сервисные функции:
Меню <Структура фирмы><Сортировочная настройка> задается порядок следования подразделения при печати штатного расписания. Если штатное расписание какого-либо подразделения не должно присутствовать в отчете, то его можно удалить из этого списка.
Меню:<Структура>:<Структура фирмы> - {ликвидированные подразделения> – получение информации о расформированных подразделениях.
2.2.4.П
рактическое задание № 4
"Создание структуры фирмы"
Задайте структуру фирмы «Пример». Для всех подразделений установите дату создания «01.01.1995».
Установите порядок следования подразделений при печати:
Администрация
Бухгалтерия
ОТиЗ
Отдел кадров
Производственный отдел
Цех 1
Цех 2
Склад цеха 1
Склад цеха 2
Выберите пункт меню <Структура><Структура компании><Общие группы подразделений фирм>. Создайте группу “Склады”. С помощью команды меню <Состав списка> включите в группу подразделения фирмы «Пример» “Склад цеха 1” и “Склад цеха 2”.
Создайте группу «Общая», включив в нее подразделения из различных фирм
2.2.5.Настройка справочников
СПРАВОЧНИК ДОЛЖНОСТЕЙ – содержит список должностей, из которых будет формироваться штатное расписание и приниматься персонал. При формировании данного справочника возможно использование ОКПДР.
СПРАВОЧНИК РАЗРЯДОВ – содержит список квалификационных разрядов (не связан с тарифной сеткой)
СПРАВОЧНИК КАТЕГОРИЙ ПЕРСОНАЛА ПО ШР – спец. категории персонала по штатному расписанию (используется для классификации штатных единиц)
СПРАВОЧНИК КАТЕГОРИЙ ПЕРСОНАЛА – категории персонала по линии отдела кадров (используется для классификации персонала)
СПРАВОЧНИК РЕЖИМОВ РАБОТЫ – перечень режимов работы сотрудников Школы.
Для существующих режимов работы ежегодно формируется рабочий календарь, устанавливаются выходные и праздничные дни, формируются сменные графики.
СПРАВОЧНИК Номенклатуры статей затрат – определяется номенклатура статей затрат для каждой фирмы компании.
СПРАВОЧНИК ДОПОЛНИТЕЛЬНЫХ АТРИБУТОВ – используется для хранения произвольных параметров
СПРАВОЧНИК ТИПОВ ДОПЛАТ – виды доплат, действующие в организации. Доплаты бывают трех типов:
тип «ОКЛАД» – рассчитывается пропорционально отработанному времени
тип «ПРОЦЕНТ» – рассчитывается как процент от базовой суммы
тип «СУММА» - применяется как абсолютное значение
СПРАВОЧНИК Базовых ставок и тарифная сетка – информация из этих справочников используется при расчете оклада сотрудника с использованием тарифной сетки.
2.2.6.П
рактическое задание № 5
"Просмотр, заполнение справочников".
В справочник должностей введите должности из списка. Предварительно проверьте, если такая должность в справочнике присутствует, то вводить ее не надо.
генеральный директор
зам директора по производству
зам директора по финансам
коммерческий директор
вахтер
экономист
главный бухгалтер
бухгалтер-кассир
бухгалтер –расчетчик
начальник цеха
слесарь
фрезеровщик
инспектор отдела кадров
кладовщик
Справочник режимов работ
Справочник атрибутов
добавьте атрибут «Вредность»
Справочник типов доплат
настройте доплату «Персональная надбавка», тип – «ПРОЦЕНТ», вид оплаты (из справочника) – «Премия ежемесячная»
2.2.7.Работа со штатным расписанием подразделений
Меню <Штатное><Доступ для просмотра редактирования ШР>
Далее один из трех вариантов: <По структурному дереву>
или <По вложенной структуре>
или <Через общие группировки подразделений>
Доступ по структурному дереву – осуществляется доступ к штатному расписанию всей организации. Экранная форма состоит из двух частей. В левой части отражается структурное «дерево» фирмы, в правой список должностей. Выбрав в структурном «дереве» подразделение, в правой части увидим список должностей, причем, если у подразделения есть подчиненные, то в списке будут содержаться и должности подчиненных подразделений.
По вложенной структуре – штатное расписание каждого подразделения просматривается в отдельном списке, должности подчиненных подразделений не отображаются.
Через общие группировки подразделений - используются настроенные ранее группировки подразделений. Возможна работа со ШР подразделений из состава различных фирм.
Следует отметить, что в системе одновременно храниться информация о двух штатных расписаниях. Одно штатное расписание – действующее, другое планируемое. Должности действующего штатного расписания доступны для приема персонала в модуле «Учет кадров». Все редакции вносятся в планируемое штатное расписание. Планируемое штатное расписание становится действующим после проведения операции «Ввод в действие нового ШР».
Формирование штатного расписания
Осуществив доступ к ШР одним из трех способов необходимо установить курсор в список должностей и добавить новую должность (INS) или Новая запись.
Ввод данных осуществляется в столбец «Планируется».
Поля «Должность», «Разряд \Категория по квалификации» – заполняются из соответствующих справочников.
В зависимости от того, как планируется оплачивать данную должность, заполняются поля:
Оплата по окладу – в поле «Оклад \ коэф» проставляется величина планируемого оклада.
Оплата по часовому тарифу - в поле «Час. тариф» проставляется величина тарифа
Оплата по тарифной сетке – в поле «Разряд по оплате» из справочника выбирается соответствующий разряд по тарифной сетке, в поле «Оклад \ коэф» проставляется величина коэффициента.
«За вредность %», «За мастерство %», «% премии» - процентные надбавки по должности. В модуле «Расчет зарплаты» возможно начисление указанных процентов.
Далее, заполняется (при необходимости) следующая информация:
«Число ставок» – число вакансий по должности.
«Аттестационный период» - величина периода аттестации в месяцах.
«Дата ввода» – заполняется автоматически при вводе в действие планируемого штатного расписания.
«Дата исключения» – дата исключения данной должности из ШР. Исключение должности из ШР означает, что должность выведена за штат.
«Дата освобождения»- предполагаемая дата освобождения должности.
Доплаты – привязка осуществляется по клавише F2. Доплата, привязанная к ячейке ШР, будет впоследствии включена в назначения всех сотрудников принятых на эту должность.
СЕРВИСНЫЕ ФУНКЦИИ при работе со штатным расписанием:
А. Курсор находится в списке должностей.
Экранная кнопка в статусной строке [Показать текущее штатное - просмотр действующего на данный момент ШР по подразделениям. При выполнении этой функции в главном меню появляется пункт,<Печать документов по действующему ШР> с помощью которого можно получить различные отчеты по ШР.
Экранная кнопка в статусной строке [Категория] - указать принадлежность персонала, занимающего ячейку ШР к какой либо категории
Экранная кнопка в статусной строке [Люди на клетке ШР] – получить информацию о работнике (работниках) который занимает отмеченную должность.
Меню <Печать документов по ШР> - печать документов по планируемому ШР
Меню <Дополнительные атрибуты> – ввод произвольных параметров с произвольными значениями для ячейки ШР. Атрибуты предварительно должны быть включены в справочник «Дополнительные атрибуты»
Меню <Доплаты> - редактирование доплат по ячейке ШР.
Меню <История позиции ШР> - отображение информации по истории изменения основных параметров ячейки ШР.
Б. Курсор находится в «дереве» подразделений.
Экранная кнопка в статусной строке [Сотрудники подразделения] – просмотр сотрудников числящихся в выбранном подразделении и основных параметров их назначений.
Экранная кнопка в статусной строке [Вакансии] – просмотр информации по вакансиям выбранного подразделения. При активизации этой функции в статусной строке появляются экранные кнопки: [Сверка занятых ставок по факту] и [История назначений на клетку].
В. Сервисные функции по пункту меню <Штатное><Действия>:
<Пропорциональное изменение окладов и часовых тарифов> - изменение всех окладов или часовых тарифов в планируемой части ШР путем умножения на заданный коэффициент.
<Проверка корректности текущей редакции ШР> - сверка количества ячеек планируемого ШР с количеством назначений по ШР.
<Отмена всех редакторских правок> - привести плановое ШР к виду действующего.
<Групповые операции> - проведение операций копирования и переноса позиций ШР между подразделениями. Возможные действия:
копирование должностей одного подразделения в плановую часть ШР другого подразделения
перенос должностей вместе с персоналом с отражением в истории назначений
перенос должностей вместе с персоналом без отражения в истории назначений
<Добавление позиции ШР в рабочем порядке> - ввод позиции ШР непосредственно в действующую часть ШР
<Ввод в действие нового ШР> - перевод планируемого ШР в действующее. Вводится дата вступления в действие нового ШР. Принимать штатное расписание можно как по всей организации, так и по отдельному подразделению. Варианты приема ШР по отношению к действующему:
Прием ШР с автоматической проводкой всех кадровых операций. В этом случае у сотрудников в истории назначений появится новая запись.
Прием ШР с изменением параметров текущих назначений. В этом случае новые назначения не формируются, а корректируются текущие.
Пункт меню <Штатное><История штатного расписания> - просмотр штатного расписания на произвольную дату в прошлом
2.2.8.П
рактическое задание № 6.
"Создание планируемого ШР, ввод в действие ШР".
Осуществите доступ к штатному расписанию фирмы «Пример» по структурному дереву. Введите штатное расписание подразделений:
Администрация:
-
Должность
|
Оклад/коэф
|
Число ставок
|
% премии
|
Доплаты
|
Генеральный директор
|
5000-00
|
1
|
100
|
Персональная надбавка 70%
|
Зам. Директора по производству
|
4800-00
|
1
|
100
|
Персональная надбавка 60%
|
Зам директора по финансам
|
4500-00
|
1
|
100
|
Персональная надбавка 50%
|
Коммерческий директор
|
4500-00
|
1
|
100
|
Персональная надбавка 50%
|
Секретарь-референт
|
2000-00
|
4
|
100
|
|
Вахтер
|
1800-00
|
3
|
100
|
|
Отдел кадров:
-
Должность
|
Оклад/коэф
|
Число ставок
|
% премии
|
Доплаты
|
Начальник отдела кадров
|
3000-00
|
1
|
100
|
Персональная надбавка 50%
|
Инспектор отдела кадров
|
2500-00
|
3
|
100
|
|
Производственный отдел:
-
Должность
|
Оклад/коэф
|
Число ставок
|
% премии
|
Доплаты
|
Начальник отдела
|
4000-00
|
1
|
100
|
Персональная надбавка 60%
|
Зам. Начальника
|
3500-00
|
2
|
100
|
|
Экономист
|
3500-00
|
2
|
90
|
|
Цех 1:
-
Должность
|
Оклад/коэф
(час.тариф)
|
Число ставок
|
% премии
|
За вредность% /
За мастерст.%
|
Начальник цеха
|
3800-00
|
1
|
100
|
50% / 50%
|
Мастер
|
20-00
(час.тариф)
|
2
|
100
|
50% / 40%
|
Слесарь
|
15-00
(час.тариф)
|
5
|
100
|
50% / 50%
|
Фрезеровщик
|
15-00
(час.тариф)
|
3
|
100
|
50% / 50%
|
Обратите внимание на изменение списка должностей при выборе подразделения «Производственный отдел». В списке отражаются должности как самого подразделения, так и подчиненных подразделений (Цеха 1)
Осуществите доступ к штатному расписанию фирмы «Пример» по вложеннойструктуре.
Введите штатное расписание для подразделений:
Бухгалтерия:
-
Должность
|
Оклад/коэф
|
Число ставок
|
% премии
|
Доплаты
|
Главный бухгалтер
|
4000-00
|
1
|
100
|
Персональная надбавка 80%
|
Зам. гл. бухгалтера
|
3500-00
|
1
|
100
|
|
Бухгалтер-кассир
|
2500-00
|
2
|
100
|
|
ОТиЗ:
-
Должность
|
Оклад/коэф
|
Число ставок
|
% премии
|
Доплаты
|
Зам. гл. бухгалтера
|
3500-00
|
1
|
100
|
|
Бухгалтер-расчетчик
|
2500-00
|
2
|
100
|
|
Осуществите доступ к штатному расписанию фирмы «Пример» через общие группировки подразделений.
Выберите группу «Склады» и введите штатное расписание для подразделений:
Склад Цеха 1:
-
Должность
|
Оклад/коэф
|
Число ставок
|
% премии
|
Доплаты
|
Начальник склада
|
3800-00
|
1
|
100
|
|
Кладовщик
|
2500-00
|
2
|
100
|
|
Склад Цеха 2: -
Скопируйте штатное расписание подразделения Склад Цеха 1
Для этого:
войдите в пункт меню <Штатное><Действия><Групповые операции>
в штатном расписании Склад Цеха 1 пометьте все должности
выполните копирование в штатное расписание Склад Цеха 2
проанализируйте полученный результат
Осуществите доступ к штатному расписанию фирмы «Пример» по структурному дереву.
Просмотрите полученное штатное расписание, если обнаружены ошибки, исправьте их.
С помощью меню «Печать документов по штатному» (курсор находится в списке должностей) просмотрите печатную форму планируемого штатного расписания какого-либо подразделения.
С помощью меню «Доплаты» (курсор находится в списке должностей) отредактируйте доплату Главного бухгалтера установив процент 90.
С помощью меню «Дополнительные атрибуты» (курсор находится в списке должностей) введите дополнительные сведения для всех должностей Цеха 1:
«Вредность» - Особо вредное производство
Формирование отчета по планируемому штатному расписанию в целом
Меню <Штатное><Печать документов><Утверждаемые документы><Планируемое штатное в целом>.
Сформируйте универсальный отчет с дополнительными атрибутами и доплатами.
Обратите внимание на порядок следования подразделений в отчете.
Ввод в действие нового ШР.
Меню <Штатное><Действия><Ввод в действие нового ШР>
Введите в действие новое штатное расписание. Проанализируйте полученные результаты.
Добавление позиции ШР в рабочем порядке.
К штатному расписанию подразделения «Склад цеха 1» добавьте должность «Грузчик» с окладом 2000-00 руб.
Отчеты по действующему штатному расписанию
Меню <Штатное><Печать документов>
получите отчет о действующем ШР в целом
получите отчет по вакансиям (все вакансии свободны)
2.2.9.Приказы в ШР
Работа с приказами в модуле «Штатное расписание» возможна, если в модуле «Администратор» отмечена опция настроечной конфигурации: работа ПЭО/ОТиЗ с приказами по персоналу.
Любая операция, оформленная приказом в модуле "Штатное расписание" передается в модуль "Расчет зарплаты" только после "подписания" приказа. Приказ считается подписанным, если он имеет статус "подписан".
К работе с приказами в ШР вернемся после приема сотрудников в модуле «Учет Кадров» (см. Практическое задание № 13 "Аттестации персонала. Формирование кадрового резерва. Работа с кандидатами").
|
Скачать 381 Kb.