кадровое делопроизводство. кадров. Кадровое делопроизводство

• Название: Кадровое делопроизводство
• Анкор: кадровое делопроизводство
• Дата: 17.03.2023
• Размер: 124.25 Kb.
• Имя файла: кадров.pptx
• Тип: Документы; #996236

КАДРОВОЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО

это отрасль деятельности, документирующая трудовые отношения.



Кадровая документация фиксирует информацию о наличии и движении персонала, в результате все кадровые процедуры приобретают документальное оформление (например, прием, перевод, поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение и другие).



Любой кадровый документ фиксирует юридически

значимые факты, которые являются основанием совокупности корреспондирующих друг другу прав и обязанностей работника и работодателя.



Группы кадровых документов:

Обязательные - документы, в отношении которых закон устанавливает требование об их обязательном наличии у работодателя, об обязательном их принятии, заключении, оформлении, подписании ( эти документы в случае проверки особенно внимательно изучаются сотрудниками государственных инспекций по труду); 



Документы, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах; 



Необязательные документы.

Перечень обязательных документов

1. Правила внутреннего трудового распорядка

2. Штатное расписание

3. График отпусков

4. Документы по обработке и защите и персональных данных работников (Положение о защите персональных данных)

5.Трудовые договоры

6. Трудовые книжки

7. Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них

8. Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее

9. Табель учета рабочего времени

10. Личные карточки

11. Приказы: приказы о приеме на работу, о предоставлении отпусков, об увольнении, о переводах, о применении дисциплинарного взыскания, о назначении ответственного лица за ведение, учет и хранение трудовых книжек и др.

12. Ведомости, записки-расчеты и иные документы, касающиеся начисления и выплаты заработной платы, отпускных, компенсаций за неиспользованные отпуска, «расчетных» при увольнениях, утвержденная форма расчетного листка

Перечень документов, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах

1. Коллективный договор;

2. Положение об оплате труда и премировании;

3. Положение об аттестации;

4. Положение о коммерческой тайне;

5. Перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем;

6. График сменности (обязателен при наличии сменной работы);

7. Локальный нормативный акт о разделении рабочего дня на части;

8. Локальный нормативный акт, устанавливающий размер и порядок выплаты дополнительного вознаграждения работникам;

9. Документы, регламентирующие подготовку и дополнительное профессиональное образование работников;

10. Договоры о полной материальной ответственности;

11. Личные дела работников, если для данного работодателя нормативно установлено требование об обязательном ведении личных дел.

Необязательные документы

Необязательные документы

это документы, которые законодательство не обязывает вести, но, тем не менее, они есть практически у каждого работодателя, это должностные инструкции, книга основания для приказов, и другие

Приказы по личному составу и кадровые приказы

Приказы по личному составу - приказы, относящиеся к движению работников: прием, увольнение и перевод. Эти приказы относятся к рабочему стажу и поэтому хранятся в течение 75 лет. 

Кадровые приказы - все остальные: • отпуска;  • премии;  • командировки;  • дисциплинарные взыскания и т.д.  Срок хранения этих приказов составляет от 3 до 5 лет.  Целесообразнее для этих двух видов завести две отдельные папки. 

Инструкция по кадровому делопроизводству

Инструкция по кадровому делопроизводству нормативно не утверждена, поэтому для ведения кадрового учета и документооборота рекомендуется следовать ГОСТ Р 7.0.8-2013, утвержденному приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст и введенному в действие с 01.03.2014.

Персональные данные и ведение личного дела государственного гражданского служащего

Указом Президента РФ от 30.05.2005 № 609 утверждено Положение о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела (далее - Положение). Положением определяется порядок получения, обработки, хранения и любого другого использования персональных данных государственного гражданского служащего РФ. При этом должны учитываться нормы Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»

Персональные данные

Под персональными данными гражданского служащего понимаются сведения о фактах, событиях и обстоятельствах его жизни, позволяющие идентифицировать его личность и содержащиеся в его личном деле либо подлежащие включению в его личное дело.

Персональные данные государственных служащих, сведения об их профессиональной служебной деятельности и о стаже (об общей продолжительности) государственной службы вносятся в личные дела и документы учета государственных служащих. Персональные данные, внесенные в личные дела и документы учета государственных служащих, являются персонифицированными и относятся к сведениям, составляющим государственную тайну, а в иных случаях - к сведениям конфиденциального характера (п. 11 Положения).

Как формируется личное дело гражданского служащего

К личному делу гражданского служащего приобщаются (п. 16 Положения):

- письменное заявление с просьбой о поступлении на гражданскую службу и замещении должности государственной гражданской службы;

- собственноручно заполненная и подписанная гражданином РФ анкета установленной формы с приложением фотографии;

- документы о прохождении конкурса на замещение вакантной должности гражданской службы (если гражданин назначен на должность по результатам конкурса);

- копии паспорта и копии свидетельств о государственной регистрации актов гражданского состояния;

- копия трудовой книжки или документа, подтверждающего прохождение военной или иной службы;

- копии документов о профессиональном образовании, профессиональной переподготовке, повышении квалификации, стажировке, присвоении ученого звания (если таковые имеются);

- копии решений о награждении государственными наградами, присвоении почетных, воинских и специальных званий, присуждении государственных премий (если таковые имеются);

• копия акта государственного органа о назначении на должность гражданской службы;

- экземпляр служебного контракта, а также экземпляры письменных дополнительных соглашений, которыми оформляются изменения и дополнения, внесенные в служебный контракт;

- копии актов государственного органа о переводе гражданского служащего на иную должность гражданской службы, о временном замещении им иной должности гражданской службы;

- копии документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу);

- копия акта государственного органа об освобождении гражданского служащего от замещаемой должности гражданской службы, о прекращении служебного контракта или его приостановлении;

- аттестационный лист гражданского служащего, прошедшего аттестацию, и отзыв об исполнении им должностных обязанностей за аттестационный период;

- экзаменационный лист гражданского служащего и отзыв об уровне его знаний, навыков и умений (профессиональном уровне) и о возможности присвоения ему классного чина государственной гражданской службы;

- копии документов о присвоении гражданскому служащему классного чина (квалификационного разряда, дипломатического ранга);

- копии документов о включении гражданского служащего в кадровый резерв (об исключении его из кадрового резерва);

- копии решений о поощрении и наложении дисциплинарного взыскания на государственного гражданского служащего до его снятия или отмены;

- копии документов о начале служебной проверки, ее результатах, об отстранении гражданского служащего от замещаемой должности;

- документы, связанные с оформлением допуска к сведениям, составляющим государственную или иную охраняемую законом тайну, если исполнение обязанностей по замещаемой должности гражданской службы связано с использованием таких сведений;

- сведения о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера гражданского служащего;

- копия страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования;

- копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;

- копия страхового медицинского полиса обязательного медицинского страхования;

- медицинское заключение установленной формы об отсутствии у гражданина заболевания, препятствующего поступлению на гражданскую службу и ее прохождению;

- справка о результатах проверки достоверности и полноты представляемых сведений о доходах, имуществе и обязательствах имущественного характера, а также сведений о соблюдении гражданским служащим ограничений, установленных федеральными законами;

- письменные объяснения гражданского служащего, если такие объяснения даны им после ознакомления с документами своего личного дела.

Документы, приобщенные к личному делу гражданского служащего, брошюруются, страницы нумеруются. К личному делу прилагается опись этих документов. Учетные данные хранятся кадровой службой государственного органа на электронных носителях. Кадровая служба обеспечивает их защиту от несанкционированного доступа и копирования (п. 18 Положения).



Локальными нормативными правовыми актами государственных органов устанавливается список должностей государственных гражданских служащих, уполномоченных на обработку персональных данных и несущих в соответствии с законодательством РФ ответственность за нарушение режима защиты этих персональных данных. Защита персональных данных гражданских служащих от неправомерного использования или утраты обеспечивается за счет средств государственных органов в порядке, установленном Федеральным законом № 79-ФЗ, Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ, Трудовым кодексом РФ и иными нормативными правовыми актами РФ.

 

Спасибо за внимание!!! По вопросам обращаться по тел.: [phone]