кадровое делопроизводство. Практикум по дисциплине Кадровое делопроизводство и системы электронного документооборота
 Скачать 27.6 Kb.
|
|
Министерство образования и науки Российской Федерации ФГБОУ ВО «Уральский государственный экономический университет» Кафедра менеджмента Практикум по дисциплине :«Кадровое делопроизводство и системы электронного документооборота»
Г. Екатеринбург 2020г. Контрольные вопросы и ответы Задачи и функции службы персонала. Функции: определение потребности в персонале, обеспечение персоналом, развитие персоналом, использование персоналом. Задачи: социально-психологическая диагностика, анализ и регулирование групповых и личных взаимоотношений, управление конфликтами, подбор и оценка кандидатов на вакантные должности, анализ кадрового потенциала и потребности в персонале, планирование карьеры сотрудников, аттестация персонала и управление мотивацией. Правовые основы документирования деятельности службы персонала. Трудовое и пенсионное законодательство об обязательности документирования работы с персоналом. Предъявление кадровой документации при осуществлении надзорно-контрольной деятельности органами федеральной инспекции труда, другими федеральными и общественными органами надзора и контроля, органами прокуратуры. Административная и уголовная ответственность работодателя за нарушение законов и иных нормативных правовых актов, содержащих нормы трудового права. Кадровая служба как накопитель документированных персональных данных. Кадровая служба является, как правило, самостоятельным структурным подразделением организации, подчиненным непосредственно руководителю организации или его заместителю по работе с персоналом. Структура кадровой службы зависит как от типа организации (предприятие, банк и т.п.), так и от численности работников и т.д. В некрупных предпринимательских структурах функции этой службы обычно выполняет один человек – менеджер по персоналу или они делегируются главному бухгалтеру или секретарю-референту руководителя. Защита персональных данных работника. посвящена главе 14 Трудового кодекса РФ, нормы которой в целом соответствуют Конституции России, устанавливающей право каждого человека на неприкосновенность частной жизни, личную тайну, защиту своей чести и доброго имени, а сбор, К персональным данным работника, в частности, относятся: фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, паспортные данные; сведения об образовании, имеющихся навыках, повышении квалификации и профессиональной переподготовке, наличии ученых степеней и званий, научных трудов; сведения о предыдущей трудовой деятельности; информация о получаемом вознаграждении. Система кадровой документации. Кадровая документация - система документов, создаваемых и обрабатываемых кадровой службой организации с целью установления и регламентации функций, задач, прав, обязанностей подразделений, отдельных сотрудников и организации в целом в области управления персоналом. Правила составления и утверждения бланков и форм документов. 1) юридические требования или требования правовой культуры; 2) требования информационной культуры; 3) требования оперативности изготовления, оформления и обработки документов; 4) требования технической эстетики. 7. Общий состав и виды кадровой документации. Виды: Документация по приему на работу Документация по переводу на другую работу Документация по увольнению с работы Документация по оформлению отпусков и поощрений Документация по оформлению дисциплинарных взысканий: 8.Локальные нормативные документы, регламентирующие деятельность службы персонала. правила внутреннего трудового распорядка (ч. 4 ст. 189 ТК РФ); документ, устанавливающий систему оплаты труда (положение об оплате труда) (ч. 4 ст. 135 ТК РФ); документ, определяющий порядок аттестации (ч. 2 ст. 81 ТК РФ); документ, регламентирующий порядок хранения и использования персональных данных работников, например положение о персональных данных работников (п. 8 ст. 86 ТК РФ); акт, содержащий перечень должностей работников с ненормированным рабочим днем (например, положение о ненормированном рабочем дне), если работникам организации трудовым договором установлен такой режим (ст. 57, 101 ТК РФ); акт, предусматривающий разделение рабочего дня на части (ст. 105 ТК РФ); акт, устанавливающий порядок и условия прохождения работниками подготовки или получения дополнительного профессионального образования, если работодатель принимает решение о необходимости направления работников на учебу, переобучение или повышение квалификации (ч. 2 ст. 196 ТК РФ); 9. Организационные документы, особенности и порядок их оформления. Организационные документы (иногда их называют организационно-правовыми документами) необходимы для того, чтобы создать организацию, установить ее структуру, определить штатную численность и состав работников по должностям, определить функции структурных подразделений, совещательных, коллегиальных органов, установить режим работы, осуществить организацию труда и распределение обязанностей между работниками, определить порядок реорганизации и ликвидации организации. К организационным документам относятся: · учредительный договор; · устав организации; · положение об организации; · положения о структурных подразделениях организации, коллегиальных и совещательных органах; · регламенты работы, правила внутреннего трудового распорядка, положение о персонале; · структура и штатная численность; · штатное расписание; · инструкции по определенным направлениям деятельности; · должностные инструкции работников; · памятки. Текст должен быть максимально лаконичным и, при этом, точным и ясным; Не допускается возможность неоднозначного толкования; Тон изложения должен быть нейтральным и вместе с тем убедительным; Допускается использование только устойчивых, общепринятых словосочетаний и сокращений; Текст должен соответствовать требованиям служебно-делового стиля речи; В основе проекта должны лежать факты и конкретные реальные предложения; Проект не должен дублировать другие организационно правовые акты и противоречить им; Оформление должно соответствовать действующим государственным стандартам и законодательным нормам; 10. Распорядительные документы кадровой службы, особенности и порядок их оформления (унифицированные формы, текстовые формы, порядок регистрации и хранения). В комплекс распорядительной документации входит набор различных по назначению приказов (распоряжений) по личному составу, предназначенных для юридического оформления заключенного трудового договора гражданина с учреждением, организацией или фирмой. Распорядительная, как и организационно-правовая, кадровая документация входит составной частью в УСОРД. В соответствии с требованиями этой системы регламентируется состав реквизитов документов, порядок их оформления, расположения и построения формуляра каждого документа. Издание приказов по личному составу обязательно: при назначении работников на должность (даже при наличии контракта), освобождении от должности и перемещениях по службе; при вынесении поощрений и наложении дисциплинарных взысканий; при введении единых и типовых норм выработки (обслуживания), тарифно-квалификационных справочников, единых тарифных сеток, утверждении систем оплаты труда работников; в случаях премирования работников и выплаты единовременных денежных вознаграждений; при приобретении и повышении квалификации, присвоении разрядов, классности, а также при предоставлении внеочередного отпуска, перемене фамилии и в других случаях. Простой приказ состоит из одного распорядительного раздела (распорядительного, приказного действия): принять, назначить, уволить и т.д. Если приказ касается одного лица, то он называется индивидуальным, если охватывает круг лиц - сводным. При составлении сложных приказов следует учитывать, что в одном документе не должно быть информации с разными сроками хранения. Следует разделить, например, приказы о предоставлении отпусков, командировании сотрудников (срок хранения 3 года) и приказы о приеме на работу, увольнении и т.п. (срок хранения 75 лет минус возраст). Индивидуальный характер всегда имеют приказы о поощрениях и взысканиях. Они содержат также вводную часть. Составление текстовых традиционных приказов по личному составу, даже простых по структуре, сопровождается значительными трудозатратами работников отдела кадров за счет необходимости обработки множества дополнительных документов (заявлений, докладных и служебных записок, листов согласования, листов медицинского осмотра и т.д.). Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) регламентировал индивидуальную и сводную структуру приказов по личному составу. Предусмотрено, что формы приказов (распоряжений) Унифицированной системы первичной учетной документации (УСПУД) распространяются на юридические лица всех организационно-правовых форм и форм собственности, а по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда - на юридические лица всех организационно-правовых форм собственности, кроме бюджетных учреждений. 6 апреля 2001 г. Госкомстат России постановлением № 26 утвердил унифицированные формы первичной учетной документации по учету кадров (примеры унифицированных документов представлены в Разделе 5 настоящего учебно-методического комплекса): · приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма №Т-1, индивидуальная; №Т-la, сводная); · личная карточка работника (форма № Т-2); · личная карточка государственного служащего (форма № Т-2ГС); · учетная карточка научного, научно-педагогического работника (форма №Т-4); · приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма №Т-5; №Т-5а, сводная); · приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6; №Т-6а, сводная); · приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-8; № Т-8а, сводная); · приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма №Т-9; № Т-9а, сводная); · командировочное удостоверение (форма № Т-10); · служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма №Т-10а); · приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11; № Т-11а, сводная); Указанные формы приказов (распоряжений) могут иметь электронную форму и заполняться на экране дисплея с последующей распечаткой бумажного экземпляра подготовленного приказа, предназначенного для проставления виз согласования и личной подписи руководителя. Все виды и формы приказов по личному составу регистрируются, рассылаются и хранятся службой документационного обеспечения управления в соответствии с инструкцией по делопроизводству организации и отдельно от приказов по основной деятельности. В кадровую службу передается один из экземпляров приказа. Однако, учитывая конфиденциальный характер приказов по личному составу, более целесообразно все указанные выше технологические процедуры осуществлять в кадровой службе. Приказы регистрируются в традиционной или электронной карточке. Указываются; дата и номер приказа, содержание (перечень действий и фамилий) и кем подписан. Далее указываются рассылка приказа и сведения о включении подлинника приказа, всех приложений и оснований в дело. Подлинник и экземпляры приказа по личному составу всегда передаются под роспись ответственного лица. К номеру приказа добавляется буква «К» - прием, увольнение и т.п., «КМ» - о командировках, «КО» - отпуска, «КП» - о поощрениях и т.д. Приказы доводятся до сведения работников под роспись в экземпляре приказа, находящемся в отделе кадров. Роспись ставится в специальной зоне ниже каждого пункта приказа. Основания к приказам в соответствии со сроками хранения этих документов или включаются в личное дело работника, или образуют самостоятельное дело приложений к приказам по личному составу. 11. Информационно-справочные документы, особенности и порядок их оформления. информационно-справочные документы, назначение которых – передача сведений, на основании которых принимаются управленческие решения для осуществления производственно-хозяйственной деятельности компании. То, какие документы относятся к информационно-справочным, определяют двумя основными признаками: Документ не требует обязательного исполнения. Документ используют для передачи информации от вышестоящих органов и подразделений к нижестоящим. Всю документацию информационно-справочного характера подразделяют на три блока: Входящая, в том числе информационные письма и отчеты от вышестоящих, дочерних организаций и обособленных подразделений, документы от остальных организаций, заявления и предложения граждан. Исходящая, в том числе отчеты о выполнении и ответы на запросы от внешних респондентов, инициативные и информационные документы, разработанные в организации. Внутренняя, в том числе служебная переписка, а также акты, отчеты, протоколы, сопровождающие и подтверждающие деятельность предприятия. 12. Трудовая книжка: ведение, хранение, выдача при увольнении. Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу. В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике: фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) - на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность; образование, профессия, специальность - на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки). Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения). Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер. С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку. 13. Трудовой договор: разработка бланка, содержание, оформление при приеме на работу, в случае изменения условий. Содержанием трудового договора являются его условия, которые определяются по соглашению его сторон. Содержание трудового договора определяется по соглашению его сторон. Основным содержанием трудового договора являются взаимные корреспондирующие права и обязанности работника и работодателя. Перечень обязанностей работодателя, которые могут быть включены в трудовой договор, в законодательстве исчерпывающим образом не определен. Тогда как перечень обязанностей работника, которые могут быть включены в трудовой договор, в законодательстве определяется исчерпывающим образом. Возложение на работника дополнительных обязанностей без соответствующей компенсации ухудшает положение работника по сравнению с законодательством, что запрещено в ч. 2 ст. 9 ТК РФ. Общие требования к содержанию трудового договора изложены в ст. 57 ТК РФ. Виды условий трудового договора: по степени обязательности: - необходимые (или обязательные), указываются в обязательном порядке, - факультативные (или дополнительные), которые могут иметь место, если стороны их оговорят. по источнику формирования - непосредственные - вырабатываются сторонами в процессе переговоров (указанные в п.1) - производные - установлены трудовым законодательством (об охране труда, о дисциплинарной и материальной ответственности, порядке рассмотрения трудовых споров, продолжительности рабочего времени, ежегодного отпуска и др.). Обязательны для сторон в силу закона, не зависимо от включения в договор 14. Процесс документирования учета и отчетности по кадрам: стадия формирования учетных массивов, стадия обновления, внесения изменений и дополнений, стадия составления отчетности, выдачи справочной информации. процесс включает в себя следующие стадии: - формирование учетных массивов информации; - обновление учетных массивов, внесение изменений и дополнений в учетные персональные данные работников (ведение учетных массивов); - составление регламентированной отчетности по кадрам и выдача справочной и справочно-аналитической информации по разовым запросам. Процесс документирования учета и отчетности по кадрам В процессе документирования учета и отчетности в кадровой службе решается комплекс задач по целевой обработке концентрированных массивов информации, отражающих многообразие персональных данных по всем аспектам управления трудовым коллективом. Стадии этого процесса, как правило, носят технический или формально-логический характер и выполняются с использованием трудоемкой традиционной (ручной) технологии или автоматизированными методами. При любой применяемой технологии процесс включает в себя следующие стадии: - формирование учетных массивов информации; - обновление учетных массивов, внесение изменений и дополнений в учетные персональные данные работников (ведение учетных массивов); - составление регламентированной отчетности по кадрам и выдача справочной и справочно-аналитической информации по разовым запросам. Учетные массивы информации о работниках можно условно разделить на первичные и вторичные. Первичные массивы содержат исходные персональные данные, содержащиеся в трудовых книжках, документах личного дела, приказах по личному составу и личной учетной карточке № Т-2. Вторичные массивы отражают повторяемые исходные персональные данные, систематизированные по определенным тематическим признакам. В основе формирования справочного картотечного учетного аппарата лежит заполнение граф и зон традиционных или электронных учетных карточек различных видов, а также внесение тех или иных показателей в соответствующие журналы регистрации, книги учета, алфавиты и т.д. Карточки заполняются на основании рассмотренных выше документов, сопровождающих оформление трудовых правоотношений граждан с учреждением, организацией или предприятием, фирмой. 15. Состав документов, необходимых для решения вопроса о приеме на работу. Паспорт, снилс, документ об образовании, трудовая книжка, справка об отсутствии судимости, документы воинского учета. 16. Контроль достоверности персональных документов. Изучение документов не должно носить формально-бюрократический характер и быть единственным критерием в решении вопроса о назначении данного лица на должность. Его следует сочетать с объективным анализом нескольких личностей, претендующих на должность, сопоставлением результатов собеседований, тестирования, опросов и т.п. Все это в совокупности позволит сделать правильный выбор именно того претендента на должность, который более всего отвечает составленным ранее требованиям. Практическая работа Министерство машиностороения РФ. ООО Завод "Буряк". ПРИКАЗ №134 06.04.2015г. г. Екатеринбург «О введении Инструкции по делопроизводству» В целях совершенствования работы с документами на предприятии и обеспечения их сохранности. ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Утвердить Инструкцию по ведению делопроизводства в аппарате ООО. 2. Ввести в действие Инструкцию по делопроизводству с 01.05.2015. 3. Всем структурным подразделениям и сотрудникам ООО с 01.05.2015 руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными в инструкции по делопроизводству. 4. Секретарю-референту Костиковой Н.Н. совместно с заведующим копировально-множительной службой Якимовой Е.М. обеспечить тиражирование Инструкции по делопроизводству и ее передачу в структурные подразделения предприятия до 01.05.2015. 5. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора предприятия Сергеева И.Б. Директор предприятия И.Н. Вахтин Институт стандартизации машиностроения Министерства машиностроения ПРОТОКОЛ Заседание научно-технической комиссии по общетехническим и организационно-методическим стандартам. 11.02.2015 г. Г. Москва. Председатель А.Н. Скрыпникова Секретарь Н.Г. Лутошкина. Присутствовали 11 человек. ПОВЕСТКА ДНЯ: 1. О проекте государственного стандарта "Единая система технологической документации. Учет применяемости технологической оснастки". (Доклад члена НТК П.М. Антипова). 2. О проекте государственного стандарта "Микрофотокопирование. Термины и определения". (Доклад члена НТК К.Л. Куприянова). 1. СЛУШАЛИ: П.М. Антипова - Доклад прилагается. РЕШИЛИ: 1. Проект стандарта утвердить. 2. Установить срок введения стандарта в действие с 1 января 2016 года. 3. Контроль за введением стандарта возложить на Управление Госстандарта. 2. СЛУШАЛИ: К.Л. Куприянова - Доклад прилагается. РЕШИЛИ: 1. Проект стандарта утвердить. 2. Установить срок введения стандарта в действие с 1 января 2016 года. Председатель А.Н. Скрыпникова. Секретарь Н.Г. Лутошкина Директору ОАО "Виктория" г-же Марининой В.В. Факс (343) 312-13-14. ООО «Удача» Россия,121002, Москва факс(098) 2913579 e.mail: samoilov@yandex.ru 14.04.2015 № 78 Б.И. Самойлов. Уважаемая Виктория Валерьевна! Довожу до вашего сведения, что в полученной нами партии канцелярских товаров 14.04.2015г. №6 были обнаружены четырнадцать бракованных товаров с поврежденной упаковкой . Для подтверждения этого факта был составлен акт приемки товара от 14.04.2015 N 78, копию которого прилагаем к факсу. Мы сожалеем о случившемся и просим заменить бракованные канцтовары на качественные. Надеемся на то, что дальнейшее сотрудничество ООО «Удача» с ОАО "Виктория" будет более успешным. Приложение: на 1л,в 1 экз. С уважением Директор ООО «Удача» Б.И. Самойлов. Ведомственная принадлежность больницы Министерство здравоохранения РФ г. Екатеринбурга Справка с места работы для предоставления в детский сад «Орленок» от 29.11.2020 г. №1 Дана Котиковой Анастасии Андреевне в том, что она действительно работает в областной больнице в должности медицинской сестры с 12.05.2018г. с месячным окладом 12500 руб. Главный врач М.И. Рохенбах Главный бухгалтер М.М. Кудряшова |