Классификация документов -
Признак классификации
|
Вид документа
|
Примечание
|
По отражаемым видам деятельности
|
Документы по общим и административным вопросам.
Документы по функциям управления.
|
Отображают вопросы общего руководства организацией и ее деятельностью. Такие документы могут составлять работники всех подразделений.
Составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения, сбыта, других функциональных
подразделений.
|
По сфере использования
|
Организационно- распорядительные.
Финансово- бухгалтерские.
Научно-технические.
По труду.
Отчетно- статистические.
|
Издаются уполномоченным лицом для инициации, утверждения или квалификации какого-либо события (факта, действия) текущей деятельности организации и (или) предписания отдельным лицам (подразделениям) совершить определенные действия. Помимо общей цели организационно- распорядительные документы объединены общей содержательной структурой документа, а также общим алгоритмом их подготовки, согласования, утверждения и условиями их последующего хранения.
Содержат информацию о финансовом положении организации на отчетную дату, финансовом результате ее деятельности и движении денежных средств за отчетный период. Эти документы являются письменным доказательством действительного осуществления хозяйственной операции и права на ее совершение. Финансово- бухгалтерские документы объединены едиными принципами и правилами
ведения бухгалтерского учета,
|
-
|
|
которые установлены Федеральным законом Российской Федерации от 6 декабря 2011 г. N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Финансово-бухгалтерские документы подразделяются на первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и отчетную бухгалтерскую документацию.
3. К данной группеотносятся:
проектно-конструкторскиедокументы;
технологическиедокументы;
зафиксированнаяинформацияоприроде,какобъектечеловеческойдеятельности:картографическая
,инженерно-геологическая,топографо-геодезическая,почвеннаяигидрологическаядокументация;
документы,способствующиеиспользованиютехническихсредств:паспортатехническихизделий, каталогипромышленныхфирм, рекламныечертежиирисункиит.д.
4. Служат основой для оформления и закрепления трудовых отношений. В кадровых документах фиксируется информация о наличии и движении персонала, в результате чего все кадровые
процедуры (прием, перевод,
|
-
|
|
поощрение, применение дисциплинарного взыскания, командировка, отпуск, увольнение) приобретают документальное оформление. Кадровые документы отражают все направления деятельности кадровой службы организации.
5. Формы документов государственной статистической отчетности разрабатываются Госкомстатом России и являются обязательными для всех учреждений, организаций и предприятий. Формы документов ведомственной отчетности разрабатываются министерствами и ведомствами. Государственная статистическая и ведомственная отчетность представляется в установленные сроки соответствующим территориальным органом. По срокам представления она может быть декадной, месячной, квартальной,
полугодовой и годовой.
|
По назначению
|
Служебные письма, приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры и так далее.
|
Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными, организации могут
разрабатывать свои формы.
|
По месту составления
|
Внутренние.
Внешние
|
Документы, составляемые работниками данной организацией и используемые в ее пределах.
Входящие и исходящие документы, направляемые за пределы организации или поступающие извне от других
организаций и от частных лиц
|
По содержанию
|
1. Простые. 2.Сложные
|
Посвящены одному вопросу.
Посвящены нескольким вопросам, ряду проблем.
|
По форме
|
1. Индивидуальные. 2.Трафаретные.
3. Типовые.
|
1. Содержание каждого документа имеет свои особенности (например,
докладные записки).
|
-
|
|
Часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении.
Созданы для группы однородных предприятий.
|
По срокам исполнения
|
Срочные.
Несрочные.
|
Требуют исполнения в определенный срок.
Срок исполнения не установлен.
|
По происхождению
|
Служебные.
Личные
|
Затрагивают интересы организации.
Касаются конкретного физического лица и являются
именными.
|
По виду оформления
(юридической силе)
|
Подлинники.
Копии.
Дубликаты.
|
Подписанный и надлежащим образом оформленный экземпляр документа, составленный в первый раз.
Повторное, абсолютно точное воспроизведение подлинника (с пометкой
«копия»), засвидетельствованное в установленном порядке соответствующим должностным лицом. На копиях служебных документов, требующих особого удостоверения, в обязательном порядке ставятся подпись руководителя и печать.
Организациям предоставлено право в случае утери владельцем подлинного документа выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с
подлинником.
|
По степени полноты представленной информации
|
Полные и выписки, то есть копии части документа
|
Иногда для работы требуется не копия с подлинного документа, а выписка из того или иного его раздела. При оформлении выписки обязательно надо указать, из какого документа она сделана. Правильность составления выписки подтверждается подписями
должностных лиц и печатью
|
По средствам фиксации
|
1. Письменные.
|
1. Документы, созданные
|
-
|
Графические.
Фото-, видео-, кинодокументы.
Акустические.
Электронные документы
|
рукописным способом.
Чертежи, графики, карты, рисунки, схемы, планы.
Фиксируются с помощью специальной аппаратуры, на специальных носителях, позволяют запечатлеть объекты и явления, которые другими средствами зафиксировать трудно или невозможно.
Позволяют производить точную запись и передачу звуковой информации, широко используются при составлении диктограмм, а также при протоколировании собраний, совещаний, заседаний.
Созданы с использованием электронно-вычислительной техники и специальных
компьютерных программ.
|
По степени гласности
|
Обычные (без ограничения доступа),
с ограничением доступа разного уровня — секретные, для служебного пользования, содержащие коммерческую тайну, или конфиденциальные.
|
Секретные документы могут иметь следующие грифы:
для служебного пользования (ДСП) – служебная информация, предназначенная только для работников конкретной организации или отрасли;
конфиденциально – информация, доступ к которой ограничен законодательством РФ;
коммерческая тайна (КТ) – информация, используемая для достижения коммерческих целей. Разглашение может нанести ущерб обладателю
информации.
|
Могут быть приняты и другие основания для классификации документов. Конкретный документ обычно подпадает под несколько признаков для классификации (например, трафаретная выписка из протокола собрания).
Отдельно рассмотрим классификацию бухгалтерских документов
(таблица 9):
Таблица9
|
Скачать 3.46 Mb.