Как оформить и учесть выдачу форменной одежды сотрудникам. Как оформить и учесть выдачу форменной одежды сотрудникам

Название	Как оформить и учесть выдачу форменной одежды сотрудникам
Дата	14.05.2023
Размер	227.57 Kb.
Формат файла
Имя файла	Как оформить и учесть выдачу форменной одежды сотрудникам.doc
Тип	Документы #1128334

Актуально на 19 апр 2023

Как оформить и учесть выдачу форменной одежды сотрудникам

Сергей Разгулин, действительный государственный советник РФ 3-го класса

Олег Хороший, начальник отдела налога на прибыль организаций департамента налоговой политики Минфина России

Елена Попова, заместитель директора Учебно-методического Института ЖКХ и Строительства НИУ ВШЭ, член комитета по образованию, аттестации и сертификации Ассоциации "Российский Союз аудиторов"

Для выполнения должностных обязанностей организация может выдавать сотрудникам два вида одежды: специальную и форменную. Читайте в этой рекомендации, чем форма отличается от спецодежды, кто обязан носить форму, каков порядок ее выдачи, а также как отразить в бухучете и при налогообложении выдачу формы в пользование или в собственность сотрудника.

Форменная одежда служит для обозначения, что человек работает в конкретной организации. К примеру, униформа продавцов, консультантов и т. д. Учет форменной одежды зависит от того, выдают ли ее в собственность или в пользование.

Порядок проведения и учета отдельных операций совпадает с правилами по спецодежде. Читайте в рекомендации об учете спецодежды:

как провести инвентаризацию;
учесть затраты на уход;
принять к возврату;
списать;
удержать стоимость одежды при увольнении работника.

Отличие форменной одежды от спецодежды

Спецодежда относится к средствам индивидуальной защиты (абз. 6 ч. 2 ст. 212, ч. 7 ст. 209 ТК). Организация обязана выдать ее сотрудникам, которые заняты на работах:

с вредными и (или) опасными условиями труда;
выполняемых в особых температурных условиях;
связанных с загрязнением.

Подробнее об учете спецодежды читайте в рекомендации.

В отличие от специальной, форменная одежда не предназначена для защиты от каких-либо вредных факторов. Она демонстрирует принадлежность сотрудника к организации. Форменная одежда выполняется в единой цветовой гамме и должна содержать на себе фирменную символику (товарный знак, логотип и т. п.). Причем символика должна быть нанесена непосредственно на одежду, а не на значок, галстук или косынку. Об этом сказано в письме Минфина от 01.11.2005 № 03-03-04/2/99.

Кто обязан носить форму

Некоторые категории сотрудников обязаны носить форменную одежду по законодательству. Среди них сотрудники:

железнодорожного транспорта (п. 1 ст. 29 Закона от 10.01.2003 № 17-ФЗ);
службы авиационной безопасности (п. 40 Правил, утв. приказом Минтранса от 25.07.2007 № 104);
ведомственной охраны (ст. 6 Закона от 14.04.1999 № 77-ФЗ);
гостиниц (п. 59 Требований к гостиницам, утв. постановлением Правительства от 18.11.2020 № 1860).

Помимо случаев, определенных законом, форменную одежду могут ввести компании локальным решением. В этом случае обязанность работников носить форменную одежду закрепляют в трудовом или коллективном договоре.

Порядок выдачи

Порядок выдачи форменной одежды определите внутренним документом организации (например, в Правилах трудового распорядка, отдельном положении о предоставлении форменной одежды). В нем установите:

перечень должностей, для которых ношение форменной одежды обязательно;
нормы выдачи форменной одежды;
срок носки, по истечении которого сотруднику выдается новый комплект форменной одежды;
порядок выдачи и возврата форменной одежды: в собственность, в постоянное или временное пользование.

Чтобы правильно определить налоговые последствия, уточните в локальных актах, как именно передаете форменную одежду: в собственность, во временное или постоянное пользование. Это имеет значение:

для учета расходов при налогообложении прибыли и при УСН с объектом «доходы минус расходы»;
начисления НДС;
обложения НДФЛ.

При передаче в постоянное пользование уточните, что понимаете под этим термином. Например, выдачу в постоянное пользование можно считать передачей в собственность. Или можно считать переданной в постоянное пользование форменную одежду, если при выдаче ее закрепляют за конкретным работником на весь период носки. Тогда временным пользованием можно считать форменную одежду, которая не закрепляется за конкретным работником. В этом случае уточните, что право собственности за форменной одеждой до момента ее списания остается за организацией. Соответственно, уточните порядок обслуживания форменной одежды: чистки, ремонта или компенсации этих расходов сотрудникам.

С сотрудниками, которые получают форменную одежду в пользование, заключите договоры о материальной ответственности. При увольнении сотрудник обязан вернуть одежду организации.

Мнение

В НК нет указаний на то, когда считать форменную одежду переданной в постоянное пользование

Разъяснения также не позволяют сделать вывод о том, что считать постоянным пользованием. В частности, в письме от 30.10.2014 № 03-03-06/1/54958 Минфин полное пользование приравнивает к передаче в собственность. А из письма от 01.09.2005 № 03-04-11/218 следует, что передачу форменной одежды в собственность и в постоянное пользование следует разделять.

Исходя из гражданского права само по себе пользование, как временное, так и постоянное, не означает передачу форменной одежды в собственность. Право собственности шире – оно подразумевает, что вещью можно не только пользоваться, но и владеть, распоряжаться (ст. 209 ГК).

Это имеет значение для определения момента реализации, если по договору работник не обязан возвращать форменную одежду по истечении срока носки или при увольнении. При квалификации «постоянного пользования" как пользования, а не передачи в собственность, работник имеет право вернуть форменную одежду, обязывать работника приобретать вещь работодатель не вправе (ст. 154, п. 1 ст. 454, ст. 572, 573 ГК). Соответственно, при передаче одежды в пользование не происходит реализации, даже если работник не обязан возвращать вещи. До окончания срока пользования форменная одежда – собственность организации.

Приобретение

Порядок обеспечения работников форменной одеждой может предусматривать передачу ее в собственность как сразу при выдаче, так и в периоде или по окончании носки. Но также форменная одежда может оставаться в собственности работодателя. С учетом этих условий устанавливают срок полезного использования. В зависимости от срока, стоимости и назначения форменную одежду можно учитывать как:

запасы;
основные средства;
расходы текущего периода.

Если трудовой или коллективный договор предусматривает, что работодатель передает форменную одежду в собственность сотрудника сразу при выдаче, то она не может быть основным средством для организации, независимо от ее срока службы. Здесь можно провести аналогию с товаром, который, независимо от своего срока службы, планируется к продаже в течение ближайших 12 месяцев. Такая форменная одежда считается запасом, независимо от срока носки самой одежды.

Запас

В бухгалтерском учете форменную одежду учитывайте как запасы, если выполняется одно из условий. При этом стоимость форменной одежды может быть любой. Условия таковы:

или срок полезного использования одежды не превышает 12 месяцев или более длительного операционного цикла;
или в трудовом или коллективном договоре прописано, что форменная одежда передается в собственность работника при ее выдаче.

Срок эксплуатации устанавливайте исходя из правил обеспечения ею работников, закрепленных в трудовом, коллективном договоре, порядке обеспечения работников форменной одеждой или ином локальном акте. Если они предусматривают передачу форменной одежды в собственность работникам при выдаче или в течение 12 месяцев, то учитывайте ее в составе запасов вне зависимости от того, с какой периодичностью заменяете старые комплекты на новые.

Одежду отразите на счете 10 «Материалы» субсчет «Форменная одежда» (подп. «б» п. 3 ФСБУ 5/2019, Инструкция к плану счетов). Подробнее о том, как рассчитать операционный цикл, читайте в рекомендации, об учете материалов – в рекомендации.

Дебет 10 субсчет «Форменная одежда» Кредит 60
– оприходована форменная одежда;

Дебет 19 Кредит 60
– отражен входной НДС по форменной одежде;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– принят к вычету входной НДС по форменной одежде.

Исключение – форменная одежда управленческого персонала, ее стоимость можно сразу списать на расходы по желанию организации. Такое решение закрепите в учетной политике (подп. «б» п. 3, абз. 3 п. 2 ФСБУ 5/2019). Подробнее об учете в расходах читайте в подразделе «Расходы текущего периода».

Основные средства

В бухгалтерском учете в составе основных средств отражайте форменную одежду, если она одновременно соответствует трем условиям:

срок ее службы превышает 12 месяцев или более длительный операционный цикл. Подробнее о том, как рассчитать операционный цикл, – в рекомендации;
ее первоначальная стоимость превышает лимит стоимости основных средств, установленный в учетной политике организации;
в трудовых/коллективном договоре или ином локальном акте нет условия о том, что форменная одежда передается в собственность сотрудника при ее выдаче – при наличии такого условия форменная одежда учитывается в составе запасов.

Чтобы учесть форменную одежду в составе основных средств, ее первоначальная стоимость должна быть равна или выше лимита, установленного в учетной политике организации, с учетом критерия существенности (п. 5 ФСБУ 6/2020). Критерий существенности информации об активах организация устанавливает самостоятельно. При этом учитывают величину, характер информации и состав пользователей бухотчетности (п. 6.2.1 Концепции бухгалтерского учета в рыночной экономике России, п. 7.4 ПБУ 1/2008). О стоимостном и иных отличиях ПБУ 6/01, которое действовало до 2022 года, и ФСБУ 6/2020 читайте в рекомендации.

При оприходовании форменной одежды отразите ее на счете 08 «Вложения во внеоборотные активы», субсчет 08-4 «Приобретение отдельных объектов основных средств». Сформированную первоначальную стоимость форменной одежды спишите в дебет счета 01 «Основные средства», субсчет «Основные средства на складе». О документальном оформлении при приемке, учете, амортизации и использовании таких объектов читайте в рекомендации.

Расходы текущего периода

В бухгалтерском учете форменную одежду, которая не удовлетворяет критериям признания ее запасами или основным средством, можно признать в составе расходов в периоде приобретения. Так, если срок полезного использования форменной одежды превышает 12 месяцев или она используется более чем в рамках обычного операционного цикла, она не относится к запасам (абз. 1 п. 3 ФСБУ 5/2019). А если ее стоимость несущественна, то есть меньше лимита, то учетная политика позволяет не учитывать ее на счете 01. В периоде приобретения стоимость такой одежды спишите на счета учета затрат, например счет 20 «Основное производство», счет 44 «Расходы на продажу» и т. п.

Определяйте срок эксплуатации с учетом условий трудового, коллективного договора или порядка обеспечения работников форменной одеждой. Если они предусматривают ее передачу в собственность при выдаче или в течение 12 месяцев, то срок эксплуатации не будет превышать 12 месяцев. В этом случае учитывайте такую форменную одежду в составе запасов.

Кроме этого, в составе запасов можно не учитывать форменную одежду управленческого персонала. Такое решение принимает организация и закрепляет его в учетной политике. В этом случае в периоде, в котором приобрели форменную одежду, ее стоимость списывают на счет 26 «Общехозяйственные расходы» (абз. 3 п. 2 ФСБУ 5/2019).

Проверьте, чтобы общая сумма списываемых однотипных малоценных основных средств за год не превышала уровень существенности, установленный в организации. В противном случае вам грозят замечания аудиторов, подробнее – в рекомендации.

Расходы отразите на основании первичных документов поставщика или иного документа, которым оформили операцию: накладная, универсальный передаточный документ и т. д. Виды документов определяет способ приобретения форменной одежды, они будут те же, что при поступлении материалов. Этих документов достаточно, чтобы признать расходы. Но при необходимости, а также согласно правилам внутреннего документооборота, можно оформить бухгалтерскую справку. В ней сошлитесь на учетную политику организации.

Признание расходов в периоде осуществления отразите записью:

Дебет 23 (25, 26, 44...) Кредит 60
– отражены затраты на приобретение форменной одежды.

Чтобы обеспечить контроль за сохранностью форменной одежды, расходы на которую признали в периоде приобретения, для контроля можно отразить ее на забалансовом счете. Например, 012 «ТМЦ, стоимость которых списана на затраты». Учитывайте на забалансовом счете одежду по условной цене, цене приобретения или в иной оценке – в зависимости от порядка, установленного в учетной политике.

Пример

Как отразить приобретение форменной одежды и ее учет в составе расходов текущего периода

В январе ООО «Гермес» закупило для продавцов 10 комбинезонов в фирменной цветовой гамме (срок носки – 24 месяца) стоимостью 2880 руб. (в том числе НДС – 480 руб.). Эта сумма меньше лимита по стоимости основных средств, которая закреплена в учетной политике для целей бухучета.

В учете бухгалтер сделал следующие записи:

Дебет 44 Кредит 60
– 24 000 руб. ((2880 руб. – 480 руб.) × 10 шт.) – отражено приобретение форменной одежды и ее списание в расходы текущего периода на основании товарной накладной по форме № ТОРГ-12;

Дебет 19 Кредит 60
– 4800 руб. (480 руб. × 10 шт.) – отражен НДС со стоимости форменной одежды на основании счета-фактуры;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 4800 руб. – принят к вычету НДС со стоимости форменной одежды;

Дебет 012
– 24 000 руб. – стоимость форменной одежды учтена на забалансовом счете по цене приобретения;

Дебет 60 Кредит 51
– 28 800 руб. (2880 руб. × 10 шт.) – оплачены комбинезоны поставщику.

НДС

Предъявленный НДС можно принять к вычету на основании счета-фактуры при условии, что форменную одежду приняли к учету и будут использовать для операций, облагаемых НДС.

Расходы на форменную одежду можно соотнести с конкретной деятельностью организации. Если по операциям в рамках этой деятельности уплачивают НДС, то затраты на приобретение форменной одежды направлены на осуществление НДС облагаемых операций. Условие для вычета соблюдается (п. 2 ст. 171 НК).

Подробнее о том, когда входной НДС можно принять к вычету, читайте в рекомендации.

НДС нельзя принять к вычету, если организация:

пользуется освобождением от уплаты НДС;
проводит только не облагаемые НДС операции.

В этих случаях входной НДС учитывайте в стоимости форменной одежды (п. 2 ст. 170 НК). Если сотрудники, которым выдаете форменную одежду, заняты в деятельности, как облагаемой, так и не облагаемой НДС, входной налог со стоимости форменной одежды распределите (п. 4 и 4.1 ст. 170 НК). Читайте подробнее, в каких случаях могут лишить права на вычет по НДС и как вести раздельный учет НДС.

Об учете входного НДС при приобретении активов на УСН читайте в рекомендации.

Учет остатков на 01.01.2021

Правила перехода на новый порядок учета форменной одежды по ФСБУ 5/2019 такие же, как по спецодежде. Читайте об этом в рекомендации.

Выдача в пользование

Бухучет

Выдачу форменной одежды в пользование сотрудникам можно оформить:

требованием-накладной по форме № М-11 (указания, утв. постановлением Госкомстата от 30.10.1997 № 71а);
лимитно-заборной картой по форме № М-8 (указания, утв. постановлением Госкомстата от 30.10.1997 № 71а);
первичным документом, составленным по разработанной организацией форме.

Дальнейший учет зависит от того, остается форменная одежда в собственности работодателя или право собственности передают работникам. При передаче права собственности работникам организация дальше не учитывает форменную одежду. Новый комплект выдают с периодичностью, установленной правилами обеспечения сотрудников форменной одеждой. При этом никакие документы на списание старых комплектов составлять не нужно.

Если право собственности на форменную одежду в течение всего периода эксплуатации остается у работодателя, то нужно оформить выбытие. По окончании сроков носки форменной одежды и при выдаче взамен нового комплекта составьте акт о ее списании. Списание форменной одежды отражайте так же, как и списание спецодежды – подробнее читайте в рекомендации.

Движение форменной одежды, учтенной в составе основных средств, отражайте в первичных документах по учету таких активов. В частности, в инвентарной карточке и акте на списание. Можно использовать унифицированные формы (форма № ОС-6 и форма № ОС-4, утв. постановлением Госкомстата от 21.01.2003 № 7) или самостоятельно разработанные.

Более подробно о документальном оформлении читайте в рекомендации по учету спецодежды. Порядок оформления документов будет идентичным.

Стоимость признали в расходах при приобретении

Движение форменной одежды, стоимость которой уже списана на расходы, организуйте по забалансовому счету или в журнальных регистрах. Например, можно вести ведомость учета форменной одежды в эксплуатации или открыть забалансовый счет «Форменная одежда, переданная в эксплуатацию».

Запасы

Передачу форменной одежды, учтенной на счете 10, сотрудникам в пользование отразите проводкой запись:

Дебет 23 (25, 44...) Кредит 10 субсчет «Форменная одежда»
– выдана сотрудникам форменная одежда в пользование.

Поскольку в момент выдачи форменной одежды ее стоимость переносится на затраты, организуйте контроль за ее дальнейшим использованием. Порядок аналогичен учету форменной одежды, стоимость которой списали на расходы при приобретении.

Пример

Пример отражения в бухучете передачи сотруднику форменной одежды в пользование. Форменная одежда учитывается в составе запасов

Для улучшения имиджа и повышения деловой репутации в мае ООО «Торговая фирма "Гермес"» приобрело для продавца Н.И. Коровиной два комплекта форменной одежды на сумму 2400 руб. (в том числе НДС – 200 руб.). Иных расходов на приобретение нет. Срок носки каждого комплекта – шесть месяцев. В июне один комплект передали во временное пользование сотрудницы.

В учете бухгалтер «Гермеса» сделал следующие проводки.

В мае:

Дебет 10 субсчет «Форменная одежда» Кредит 60
– 2000 руб. (2400 руб. – 400 руб.) – оприходованы два комплекта форменной одежды;

Дебет 19 Кредит 60
– 400 руб. – отражен входной НДС;

Дебет 68 субсчет «Расчеты по НДС» Кредит 19
– 400 руб. – принят к вычету входной НДС.

В июне:

Дебет 44 Кредит 10
– 1000 руб. (2000 руб. : 2 ед.) – передан комплект форменной одежды в пользование работнику.

В декабре (по истечении шести месяцев) Коровиной был выдан новый комплект форменной одежды. В этом же месяце был составлен акт на списание старого комплекта форменной одежды.

В учете выдачу нового комплекта бухгалтер отразил проводкой:

Дебет 44 Кредит 10
– 1000 руб. (2000 руб. : 2 ед.) – передан комплект форменной одежды в пользование работнику.

Основные средства

В бухгалтерском учете сделайте проводку:

Дебет 01 субсчет «Основные средства в эксплуатации» Кредит 01 субсчет «Основные средства на складе»
– передана сотрудникам форменная одежда в пользование.

Порядок начисления амортизации по форменной одежде тот же, что и для спецодежды. Ежемесячно в течение срока использования форменной одежды отражайте амортизационные отчисления записью:

Дебет 26 (23, 25, 44...) Кредит 02
– начислена амортизация по форменной одежде.

По окончании срока полезного использования форменной одежды отразите списание:

Дебет 01 субсчет «Выбытие основных средств» Кредит 01 субсчет «Основные средства в эксплуатации»
– списана первоначальная стоимость форменной одежды;

Дебет 02 Кредит 01 субсчет «Выбытие основных средств»
– списана начисленная амортизация.

Поскольку стоимость форменной одежды самортизирована полностью, остаточной стоимости, которую признают прочим расходом, не будет. В случае списания форменной одежды до окончания срока эксплуатации и амортизации, признайте прочий расход записью:

Дебет 91-2 Кредит 01 субсчет «Выбытие основных средств»
– признан прочий расход от списания форменной одежды.

Такой порядок предусмотрен Инструкцией к плану счетов (счета 01, 02, 91).

Налог на прибыль

Учет расходов на форменную одежду зависит от того, передает ли организация ее во временное или постоянное пользование. Независимо от этого приобретение форменной одежды для сотрудников экономически обоснуйте, подтвердите документально и предусмотрите трудовым или коллективным договором или иным локальным актом (п. 1 ст. 252 НК).

Приобретение форменной одежды обоснует ее предназначение. Одежда должна содержать и доводить до сведения потребителей наглядную информацию о принадлежности работника к конкретной организации. То есть форменная одежда должна быть выполнена в единой цветовой гамме и содержать товарный знак или логотип фирмы, ее символику. Причем товарный знак, логотип, символика должен быть нанесен непосредственно на одежду, а не содержаться на значке, галстуке или косынке или жилете (письма Минфина от 02.04.2009 № 03-03-06/1/207, от 01.11.2005 № 03-03-04/2/99, от 05.07.2011 № 03-03-06/2/109).

Ситуация

Можно ли учесть при расчете налога на прибыль компенсацию расходов, которые сотрудник понес на приобретение форменной одежды

Да, можно, если условия обеспечения работников форменной одеждой предусматривают выплату компенсаций.

Расходы можно учесть, если соблюдаются общие условия для их признания. В частности, расходы экономически обоснованны, документально подтверждены, форменная одежда свидетельствует о принадлежности сотрудника к конкретной организации (п. 1 ст. 252 НК). Такой вывод следует из письма Минфина от 02.04.2009 № 03-03-06/1/207.

Временное пользование: материальные расходы или основные средства

Форменную одежду, переданную во временное пользование, учитывайте как основное средство, если ее первоначальная стоимость превышает 100 тыс. руб., а срок полезного использования больше 12 месяцев. После выдачи работнику начинайте одежду амортизировать (п. 1 ст. 256, п. 1 ст. 257, п. 3 ст. 259 НК).

Более дешевую форменную одежду или с меньшим сроком полезного использования учитывайте как материальные расходы (подп. 3 п. 1 ст. 254 НК). При методе начисления отразите расход на дату передачи одежды в пользование (абз. 2 п. 2 ст. 272 НК). Хотя организация вправе установить иной порядок учета расходов для налогообложения (письмо Минфина от 11.03.2021 № 03-03-06/1/17067). Например, стоимость форменной одежды можно списывать в течение периода использования равномерно или с учетом экономических показателей.

При кассовом методе учтите материальные расходы на более позднюю дату из двух: при выдаче одежды в пользование или оплате ее стоимости поставщику (подп. 1 п. 3 ст. 273 НК).

Признайте расходы в размере стоимости одежды, вне зависимости от того, получаете или нет возмещение. Если сотрудники возмещают часть стоимости одежды, то полученную от них плату включите в состав внереализационных доходов (п. 3 ст. 250 НК). Внереализационный доход при методе начисления учитывайте в момент, когда возникло обязательство работника компенсировать стоимость одежды, при кассовом методе – после получения возмещения (подп. 4 п. 4 ст. 271, п. 2 ст. 273 НК).

Постоянное личное пользование: расходы на оплату труда

Термин «постоянное личное пользование» законодательно нигде не закреплен. Он используется только для целей налога на прибыль в статье 255 НК, а также для УСН. Для целей других налогов и для целей бухучета в зависимости от условий трудового или коллективного договора под этим может пониматься как переход права собственности на одежду (читайте подробнее, как отразить реализацию), так и пользование, когда сотрудник обязан вернуть одежду в конце ее срока службы или при увольнении.

Для целей налога на прибыль стоимость форменной одежды, переданной в постоянное личное пользование сотрудникам, включите в состав расходов на оплату труда. Согласно норме, если трудовой или коллективный договор предусматривает возмещение стоимости одежды за счет сотрудника, то в налоговых расходах учитывают только ту часть стоимости, которую он не компенсирует (п. 5 ст. 255 НК). Соответственно, в этом случае компенсацию не признавайте доходом.

Исходя из разъяснения Минфина, учесть по данной статье можно только ту одежду, которую передают в собственность работников (письма от 05.07.2011 № 03-03-06/2/109, от 30.10.2014 № 03-03-06/1/54958). Об учете передачи форменной одежды в собственность читайте в разделе «Передача в собственность» данной рекомендации. С этим выводом можно не согласиться, учитывая гражданско-правовое понятие пользования, об этом написано в разделе «Порядок выдачи». Но безопасный вариант – учитывать по данной статье расходы только на ту форменную одежду, право собственности на которую передают работникам.

УСН

Налоговую базу организаций на упрощенке, которые платят единый налог с доходов, расходы на приобретение форменной одежды не уменьшают. Такие организации не учитывают никакие расходы (п. 1 ст. 346.18 НК).

При объекте налогообложения доходы минус расходы учитывают расходы, перечисленные в пункте 1 статьи 346.16 НК. Стоимость форменной одежды можно учесть одним из двух вариантов.

Временное пользование: материальные расходы или основные средства

Форменную одежду, переданную во временное пользование, учитывайте как основное средство, если:

первоначальная стоимость превышает 100 тыс. руб.;
срок полезного использования превышает 12 месяцев.

Стоимость такой одежды включайте в расходы по правилам учета затрат на приобретение основных средств (п. 4 ст. 346.16, п. 1 ст. 256, п. 1 ст. 257 НК). Об этом читайте в рекомендации.

Более дешевую форменную одежду или с меньшим сроком полезного использования учитывайте как материальные расходы. Расходы признают на дату оплаты поставщику (подп. 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16, подп. 3 п. 1 ст. 254, подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК). О моменте списания материальных затрат подробнее читайте в рекомендации. Признайте расходы в размере стоимости одежды, вне зависимости от того, получаете или нет возмещение. Если сотрудники возмещают часть стоимости одежды, то полученную от них плату включите в состав внереализационных доходов на дату получения оплаты (п. 1 ст. 346.15, п. 3 ст. 250, п. 1 ст. 346.17 НК).

Личное постоянное пользование: расходы на оплату труда

Стоимость форменной одежды, переданной в постоянное личное пользование сотрудникам, нужно включать в состав расходов на оплату труда. При этом если трудовым или коллективным договором предусмотрено возмещение стоимости форменной одежды за счет сотрудника, то при расчете налога на прибыль можно учесть только ту часть расходов, которую он не компенсирует. Расходы признавайте на дату выдачи форменной одежды работникам (подп. 6 п. 1, п. 2 ст. 346.16, п. 5 ст. 255, подп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК).

Исходя из разъяснения Минфина, учесть по данной статье можно только ту форменную одежду, которую передают в собственность работников (письма от 05.07.2011 № 03-03-06/2/109, от 30.10.2014 № 03-03-06/1/54958). Об учете передачи форменной одежды в собственность читайте в разделе «Передача в собственность». С этим выводом можно не согласиться, учитывая гражданско-правовое понятие пользования, об этом написано в разделе «Порядок выдачи». Но безопасный вариант – учитывать по данной статье расходы только на ту форменную одежду, право собственности на которую передают работникам.

Кроме того, расходы должны соответствовать требованиям, перечисленным в пункте 1 статьи 252 НК (п. 2 ст. 346.16 НК). Выдачу форменной одежды нужно:

экономически обосновать;
подтвердить документально;
предусмотреть трудовым или коллективным договором или иным локальным актом.

Минфин разъяснил, что экономически обоснуют расходы на приобретение форменной одежды ее предназначение. Она должна содержать и доводить до сведения потребителей наглядную информацию о принадлежности работника к конкретной организации. Это означает, что форменная одежда должна быть выполнена в единой цветовой гамме и содержать товарный знак или логотип фирмы, ее символику. Причем товарный знак, логотип, символика должен быть нанесен непосредственно на одежду, а не содержаться на значке, галстуке или косынке или жилете (письма Минфина от 02.04.2009 № 03-03-06/1/207, от 01.11.2005 № 03-03-04/2/99, от 05.07.2011 № 03-03-06/2/109).

Ситуация

Можно ли учесть при расчете налога на прибыль компенсацию расходов на приобретение форменной одежды

Да, можно, если условия обеспечения работников форменной одеждой предусматривают выплату компенсаций.

Расходы можно учесть, если соблюдаются общие условия для их признания. В частности, расходы экономически обоснованны, документально подтверждены, форменная одежда свидетельствует о принадлежности сотрудника к конкретной организации (п. 1 ст. 252 НК). Такой вывод следует из письма Минфина от 02.04.2009 № 03-03-06/1/207. Письмо разъясняет порядок учета затрат при налогообложении прибыли, но его можно использовать и для учета расходов на УСН.

НДС

Если право собственности на форменную одежду сохраняется за организацией, то реализации не происходит. В этом случае объекта обложения НДС не возникает (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК). О начислении НДС при реализации читайте в разделе «Передача в собственность».

Объект налогообложения может возникнуть, только если расходы не учитываются для целей налогообложения прибыли. Например, если на форменной одежде не будет символики, логотипа, товарного знака или иного отличия, которое указывает на принадлежность сотрудника к организации. Налоговики могут не признать такие расходы. По мнению Минфина, в этом случае при передаче форменной одежды возникнет объект обложения НДС (подп. 2 п. 1 ст. 146 НК, письмо Минфина от 01.09.2005 № 03-04-11/218).

НДФЛ

Обложение НДФЛ зависит от того, передают работнику одежду в собственность или нет.

Если сотрудник получает одежду в пользование, право собственности на нее остается у организации. В этом случае дохода не возникает, НДФЛ удерживать не нужно (письма Минфина от 09.02.2007 № 03-04-06-02/19, от 07.06.2006 № 03-03-04/1/502).

Внимание: в отношении термина «постоянное пользование» возможны разногласия с проверяющими. Его могут расценить как передачу в собственность, поэтому при выдаче форменной одежды по этому основанию уточните вопрос о переходе права собственности. Подробнее – в рекомендации.

Про НДФЛ при передаче форменной одежды в собственность читайте в рекомендации.

Страховые взносы

Страховые взносы не начисляйте, если передаете форменную одежду в собственность в соответствии с законодательством или в пользование. Если законодательство не предусматривает выдачу форменной одежды, то ее передача в собственность облагается взносами в общем порядке.

При выдаче в пользование форменной одежды страховых взносов не возникает, поскольку право собственности остается у организации. Это прямая норма НК (п. 4 ст. 420 НК, п. 1 ст. 20.1 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ).

При выдаче форменной одежды, которая переходит в собственность работников, действуют исключения, при которых не начисляют страховые взносы. Это случаи выдачи форменной одежды по законодательству России и случаи выдачи одежды государственным служащим федеральных органов государственной власти. Такие правила устанавливают подпункт 9 пункта 1 статьи 422 НК и подпункт 10 пункта 1 статьи 20.2 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ.

Передача в собственность

Читайте Нужно ли использовать онлайн-ККТ при продаже товаров сотруднику.

Бухучет

Порядок обеспечения работников форменной одеждой может предусматривать передачу ее в собственность сразу при выдаче или в периоде или по окончании носки. Но даже если правила не предусматривают переход права собственности, по соглашению сторон работодатель в любой момент может передать форменную одежду в собственность работнику. От этого зависит бухгалтерский учет операций.

Передача новой форменной одежды

Продажу новой форменной одежды отразите по общим правилам реализации запасов. Полученную оплату признайте выручкой, а стоимость форменной одежды спишите в себестоимость продаж. Обратите внимание, что форменную одежду, которую будете при выдаче передавать сотрудникам в собственность, при приобретении нужно учитывать в составе запасов. Не имеет значения, какой срок носки установлен.

Если продаете форменную одежду, отразите выбытие:

Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит 90-1
– отражена выручка от продажи форменной одежды;

Дебет 90-2 Кредит 10 субсчет «Форменная одежда»
– списана себестоимость форменной одежды.

Более подробно о продаже запасов читайте в рекомендации.

При передаче форменной одежды безвозмездно спишите ее стоимость в прочие расходы:

Дебет 91-2 Кредит 10 субсчет «Форменная одежда»
– списана себестоимость форменной одежды.

Передача форменной одежды, бывшей в эксплуатации

При продаже сотруднику ношенной форменной одежды не признавайте доход. Если стоимость одежды учли в расходах в периоде приобретения или при выдаче, то отразите ее выбытие во внутренних учетных регистрах и на забалансовом счете, если ведете его учет. Сделайте запись:

Кредит 012
– списана форменная одежда.

На сумму полученной оплаты скорректируйте ранее признанный расход или себестоимость продаж:

Дебет 73 Кредит 20 (25, 90-2)
– скорректированы расходы (себестоимость продаж) на стоимость форменной одежды.

Дебет 50 (51) Кредит 73
– получены деньги в счет форменной одежды.

В периоде эксплуатации по соглашению работнику могут передать в собственность или продать форменную одежду, учтенную в составе основных средств. Напомним, что если дорогостоящую форменную одежду с длительным сроком полезного использования изначально предполагается передать в собственность в течение года, то учитывать ее нужно как запасы. Выбытие основного средства отразите при разовой операции:

Дебет 01 субсчет «Выбытие основных средств» Кредит 01 субсчет «Основные средства в эксплуатации»
– списана первоначальная (восстановительная) стоимость форменной одежды;

Дебет 02 Кредит 01 субсчет «Выбытие основных средств»
– списана сумма накопленной амортизации по выбывшей форменной одежде.

Если форменную одежду не доамортизировали, спишите остаточную стоимость:

Дебет 91-2 Кредит 01 субсчет 01 «Выбытие основных средств»
– отражено выбытие форменной одежды по остаточной стоимости.

В случае возмездной передачи отразите доход:

Дебет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» Кредит 91-1
– отражен доход от продажи форменной одежды по остаточной стоимости.

Законодательством не предусмотрен типовой документ для оформления выдачи форменной одежды в собственность сотрудников. Поэтому организация может разработать его самостоятельно с учетом требований пункта 2 статьи 9 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ. Например, такой документ можно составить в форме акта.

Пример

Пример бухгалтерского учета реализации сотруднику форменной одежды

ООО «Торговая фирма "Гермес"» приобрело для продавцов комплекты форменной одежды, фактическая себестоимость каждого равна 2000 руб. Все комплекты передали в эксплуатацию. При увольнении один из сотрудников выкупает комплект за 50 процентов от цены приобретения. Данную стоимость определили как рыночную с учетом износа одежды. С учетом начисленного НДС цена составила 1200 руб. (НДС 200 руб.).

В забалансовом учете комплекты отражены по условной цене 1 руб.

В учете бухгалтер «Гермеса» сделал следующие проводки.

Кредит 012
– 1 руб. – списана выкупленная форменная одежда.

Дебет 50 (51) Кредит 20 (25, 90-2)
– 1000 руб. (1200 руб. – 200 руб.) – скорректированы расходы (себестоимость продаж) на сумму полученной оплаты.

Дебет 91-2 Кредит 68 «Расчеты по НДС»
– 200 руб. – начислен НДС на реализацию форменной одежды.

НДС

Передача форменной одежды в собственность – это реализация. Начислите НДС вне зависимости от того, передаете форменную одежду за плату или бесплатно (п. 1 ст. 146, п. 3 ст. 164 НК).

Если передаете форменную одежду сотрудникам безвозмездно, то налог рассчитайте с рыночной стоимости по ставке 20 процентов (п. 2 ст. 154, п. 3 ст. 164 НК).

Если сотрудник оплачивает форменную одежду хотя бы частично, это возмездная реализация. Начислите НДС с рыночной стоимости переданной одежды (п. 1 ст. 154, п. 1 ст. 105.3 НК).

При продаже бывшей в эксплуатации одежды налоговую базу можно определить исходя из договорной стоимости или суммы частичной компенсации (письмо Минфина от 22.04.2005 № 03-04-11/87). Такую сниженную цену можно признать рыночной ценой (п. 3 ст. 105.3 НК). При продаже по сниженной цене или при частичной компенсации стоимости новой форменной одежды в налоговую базу включите полную стоимость. Счет-фактуру выставлять необязательно.

Начислите НДС на стоимость форменной одежды записью:

Дебет 91-2 Кредит 68 «Расчеты по НДС»
– начислен НДС на реализацию форменной одежды.

или

Дебет 90-3 Кредит 68 «Расчеты по НДС»
– начислен НДС на реализацию форменной одежды.

Налог на прибыль

При реализации выручку учтите в составе доходов. Если организация использует метод начисления, то доход признавайте в периоде реализации форменной одежды. При кассовом методе доход признавайте по мере оплаты форменной одежды сотрудником (ст. 249, п. 1 ст. 271, п. 2 ст. 273 НК).

О порядке учета компенсации читайте в разделе «Выдача в пользование и списание».

Право собственности на форменную одежду могут передать при ее выдаче. Тогда вся стоимость уменьшит доход от реализации. Если в собственность к работнику одежда попадает уже после выдачи, то расходы на приобретение уменьшат доход только в отношении не полностью самортизированных основных средств (п. 1 ст. 268 НК). Уже признанные расходы учесть повторно нельзя.

Внимание

Возможны споры с проверяющими, если расходы в виде стоимости форменной одежды учли как оплату труда.

В случае учета стоимости форменной одежды в периоде выдачи в постоянное пользование, расходы учитывают как оплату труда. Возможны разногласия по вопросу учета полученной оплаты при передаче права собственности в более позднем периоде. Проверяющие могут счесть, что нужно не признавать доход, а уменьшить ранее признанные расходы. Судебной практики и разъяснений по данному вопросу нет.

УСН

При расчете УСН выручку от реализации форменной одежды сотруднику учтите в составе доходов. Признавайте доход в периоде получения оплаты (ст. 249, п. 1 ст. 346.15, п. 1 ст. 346.17 НК). О порядке бухгалтерского учета компенсации читайте в разделе «Выдача в пользование».

Упрощенцы с объектом налогообложения «доходы, уменьшенные на расходы» материальные расходы и расходы на оплату труда признают на дату погашения задолженности перед поставщиками. Этот момент может предшествовать дате передачи права собственности на форменную одежду работнику. Уже признанные расходы учесть повторно нельзя, поэтому в периоде реализации не признавайте расходы, если учли их ранее.

При продаже основного средства нужно пересчитать расходы. При этом Минфин против учета в составе расходов остаточной стоимости. Подробнее об этом читайте в рекомендации.

Внимание

Возможны споры с проверяющими.

Если оплату получают за новую форменную одежду, налоговики могут счесть, что расходы надо признавать в том же порядке, как при приобретении товаров для продажи – при передаче форменной одежды в собственность работнику (подп. 2 п. 2 ст. 346.17 НК).
При передачи собственности на форменную одежду, уже бывшую в эксплуатации, споры возможны, если расходы учли в составе оплаты труда. Проверяющие могут счесть, что нужно не признавать доход, а уменьшать ранее признанный расход. Судебной практики и разъяснений по вопросу учета компенсации за форменную одежду при УСН нет.

НДФЛ

У работника может возникнуть доход при получении форменной одежды в собственность безвозмездно или по сниженной цене. Стоимость форменной одежды, полученной в собственность безвозмездно – это доход работника в натуральной форме (п. 1 ст. 210, п. 1, 2 ст. 211 НК). Читайте – Как удержать НДФЛ с дохода в натуральной форме.

Исключение – случаи, перечисленные в пункте 3.1 статьи 217 НК. Это ситуации, когда форменную одежду, передают добровольцам, волонтерам, которые безвозмездно оказывают услуги или выполняют работы по гражданско-правовым договорам в рамках благотворительной деятельности.

При продаже форменной одежды по цене ниже рыночной у сотрудника может возникнуть материальная выгода. Об НДФЛ с матвыгоды – в рекомендации.

Страховые взносы

Если компания передает форменную одежду в собственность работников, то страховые взносы не начисляют в трех случаях (подп. 9 п. 1 ст. 422 НК, подп. 10 п. 1 ст. 20.2 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ). Во-первых, если такая выдача одежды предусмотрена законодательством России. Во-вторых, при передаче форменной одежды государственным служащим федеральных органов государственной власти. В-третьих, при продаже форменной одежды, бывшей в эксплуатации, поскольку эта операция – не объект обложения страховыми взносами.

В остальных случаях начислите страховые взносы в общем порядке. Например, это нужно сделать, если выдача форменной одежды в собственность предусмотрена только коллективным договором.