Управление временем. Кинан-Управление-временем часть 1. Книга предназначена тем, кто хочет успевать больше, но не может изза чрезвычайной занятости
 Скачать 81.5 Kb.
|
|
Кейт Кинан Управление временем Эта книга предназначена тем, кто хочет успевать больше, но не может из-за чрезвычайной занятости Введение Время – «продукт» очень дефицитный. И нет еще такой компании, которая смогла бы его производить (в буквальном смысле этого слова). Однако вполне реально сделать так, чтобы за определенный отрезок времени успевать делать намного больше. Ведь упущенное однажды наверстать нельзя, а с годами воплощать свои планы и замыслы становится все труднее. Все мы располагаем равным количеством времени. При этом большинство из нас утверждает, что его недостаточно. Но некоторым все же удается достигать лучших результатов. Наша с вами задача – понять причину такого положения вещей. Чтобы не упускать время, нужно тратить его рационально. Это аксиома. Но если бесцельно проживать день за днем, время уйдет безвозвратно. В этой книге проанализированы самые распространенные ошибки, допускаемые при распределении времени. Кто виноват в том, что мы постоянно тратим его впустую? Как изменить жизнь, чтобы успеть реализовать все свои планы? Автор книги дает ответы на эти и многие другие вопросы, предлагая способы если не сверхпродуктивного, то, по крайней мере, более эффективного использования времени. Как мы тратим время Часто мы тратим время впустую, но нам очень трудно это признать. И дело не только в том, что согласиться с таким утверждением нелегко психологически. В большинстве случаев мы даже не осознаем, что это именно так. Но поразмыслив можно вспомнить случаи, когда мы: • дважды возвращались в одно и то же место из-за того, что забывали взять нужную вещь; • выполняли только часть запланированного на день без видимой на то причины; • удивлялись, как быстро пролетела лучшая половина дня – а мы ведь еще ничего не успели сделать; • замечали, что список неотложных дел неуклонно растет; • обнаруживали пополнение в списке «отложенного на потом»; • не могли найти необходимый документ или вещь в нужный момент; • тратили огромное количество времени на поиски какого-то предмета совсем не в том месте. Многие из этих примеров указывают на плохую самоорганизацию. Возможно, некоторое время вам удастся кое-как выкручиваться и успевать делать хотя бы самое главное. Но в конце концов недостаток самоорганизации обернется серьезной проблемой. Преодолеваем преграды Решить проблему эффективного использования времени нельзя без анализа причин ее возникновения. Большинство секретов эффективного управления временем кроется в нас самих – в умении хорошо себя организовывать. Если вы никогда не имели отношения к организации административных мероприятий, то, вероятнее всего, идея самоорганизации покажется вам скучной. На самом же деле это умение помогает сохранить огромное количество времени – при условии, конечно, что разработка методов самоорганизации не отнимет все ваше время, которое в этом случае, опять-таки, будет тратиться понапрасну. Выясняем причины Чтобы результативно использовать время, прежде всего необходимо быть честным с самим собой. Постарайтесь максимально точно ответить на такие вопросы. 1. Какие из запланированных дел действительно нужно выполнить? 2. Что из этого может и должен сделать кто-то другой? 3. Какая работа отнимает у вас больше времени, чем следовало бы? 4. Какие из ваших действий отнимают время у других людей? 1. Выполнение ненужных дел – очень характерный пример пустой траты времени. Вы не только занимаетесь не нужным вам делом: может оказаться, что это вообще никому не нужно. Например: • Вы (или другие) делаете что-то совершенно бесполезное только потому, что так повелось «с незапамятных времен». Но действительно ли результаты вашей работы приносят пользу? А может, они просто пылятся на полке и никогда не найдут применения? • На все возникающие вопросы у вас имеются подробные инструкции, которым вы слепо следуете уже не один год. • Вы до сих пор вручную делаете то, что давно уже автоматизировано. Причина тому часто кроется в недоверии к новшествам. Все это и есть пустая трата времени. 2. Исполнение чужих обязанностей . Выполнять то, что может и должен делать кто-то другой, иногда очень увлекательно. Особенно это касается тех случаев, когда вы сильны в возникшем вопросе. Но если руководитель не будет поручать часть заданий другим, у него останется очень мало времени на управление. Иногда кажется, что быстрее сделать работу самому, чем тратить время на объяснения. Кроме того, даже отдав распоряжение, очень трудно устоять перед соблазном не вмешиваться при малейшей возможности. Ведь наверняка у исполнителя, особенного неопытного, в первый раз возникнет немало трудностей. Но в случае вмешательства в следующий раз вы опять столкнетесь с той же проблемой, поскольку: • истратили свое время на выполнение работы, которая была поручена другому; • подчиненные быстро поймут, что все проблемы вы будете решать за них; • не сможете решить задачи, стоящие непосредственно перед вами. Разумеется, многие отвергнут вашу помощь. Но найдутся и такие лодыри, которые даже перестанут утруждать себя стараниями. Из-за этого эффективность лично вашей работы окажется под угрозой, и вы будете вынуждены поручать те задания, за которые несете личную ответственность, другим – тем, кто не может выполнять их надлежащим образом. А это значит, что им снова потребуется ваша помощь. 3. Нерациональная трата времени. Вы тратите на выполнение работы больше времени, чем нужно, поскольку: • не организованны и не можете найти все необходимое для завершения дела; • считаете задание чрезмерно сложным, ибо не получили всей информации, необходимой для его выполнения; • начинаете действовать стремительно, без предварительной разработки четкого плана; • пытаетесь все сделать самостоятельно. 4. Мы с большой неохотой признаем, что тратим чужое время . Многие возразят, дескать, они не успевают реализовывать собственные планы, поэтому просто не могут занимать еще чье-то время. Но как часто мы: • выдаем «мысли вдогонку», когда человеком уже проделана большая часть работы; • забываем поделиться новой информацией, и исполнители работают с устаревшими данными; • просим помочь в чем-то, но при этом не предоставляем необходимые документы или материалы; • назначаем спонтанные встречи без определенной повестки. Соответственно, приглашенные не имеют ни малейшего представления, о чем пойдет речь, и не могут должным образом подготовиться; • позволяем себе лирические отступления, из-за чего дискуссии становятся чрезмерно длительными, и, как результат, – менее эффективными; • заставляем пунктуальных людей ждать (объясняя или не объясняя причины) из-за того, что сами опаздываем. Если вы уличили себя хоть в чем-то из перечисленного, вам станет понятно, сколько времени потеряно другими по вашей вине. Например: вы недостаточно подготовились к десяти встречам, из-за чего последние длились на 25 минут дольше необходимого, – в целом потрачено впустую 250 минут, то есть больше половины рабочего дня. Оправдания Иногда задание оказывается слишком трудным, и его выполнение занимает больше времени, чем было запланировано. В таком случае вы вряд ли сможете сделать все, что от вас требуется, и, несмотря на огромные старания, придете к финишу с большим опозданием. Если же вы попросту уклоняетесь от работы, она не выполнится сама по себе, а ваше отношение в конечном итоге непременно приведет к кризису. А преодоление кризиса – это, конечно, «достойный награды» способ потерять время. Всегда можно найти много вполне обоснованных оправданий для неспособности укладываться в срок. Но поскольку все располагают одинаковым количеством времени, отличие между людьми состоит в том, как каждый его распределяет. На самом деле нет такого явления как нехватка времени. Всегда можно его найти. Было бы желание! Если же кто-то оправдывается тем, что у него нет времени, под этим кроется самое обычное нежелание его искать. Ведь, согласитесь, вряд ли у вас бы не нашлось свободного денька, чтобы посетить презентацию нового сорта шампанского в Париже! Мы не укладываемся в отведенное время, поскольку: • задание не кажется достойным усилий; • бездеятельность не грозит каким-то серьезным наказанием; • в конце концов, есть множество более интересных вещей; • не были установлены предельные сроки. Если вы обманываете себя, веря собственным оправданиям, то никогда не научитесь управлять временем. Будьте честны перед собой, определите истинные причины, по которым вы либо совсем не выполняете намеченного, либо нарушаете все возможные сроки. Спросите себя, насколько вы удовлетворены тем, как используете время. Может быть, вы делаете это недостаточно эффективно и чувствуете, что способны на большее. Вполне вероятно, что не выполненные вовремя дела – это те, которые вы не хотели или не смогли сделать. В таком случае полезно будет составить подробный отчет о выполнении работы, скажем, за день. Иными словами, неплохо было бы сделать «фотографию рабочего дня», – чтобы определить исходный уровень, с которым в дальнейшем вы сможете сравнивать свои успехи в управлении временем. Делаем выводы Ваше отношение показывает, хотите ли вы достичь успеха в организации своего времени или же предпочитаете использовать его как оправдание собственному бессилию. От вас требуется желание научиться управлять временем. Стоит только решиться, и все пойдет как по маслу. Спросите себя Чтобы определить, эффективно ли вы используете время, проанализируйте свои ответы на следующие вопросы. ▲ Трудно ли вам перечислить все то, что вы сделали в течение дня? ▲ Сложно ли вам укладываться в сроки? ▲ Делаете ли вы то, что вовсе не обязательно? ▲ Часто ли вы выполняете работу вместо других? ▲ Случается ли так, что на выполнение некоторых заданий вы тратите больше времени, чем необходимо? ▲ Сложно ли вам вовремя приходить на встречи? ▲ Часто ли вы забываете, что собирались сделать? Если вы ответили утвердительно на большинство вопросов, возможно, вам нужно уделять больше внимания организации своего времени. Все получится, если… • не забывать анализировать то, как прошел день; • определить, что отнимает у вас наибольшее количество времени; • выяснить истинные причины того, что мешает вам завершить какое-то дело или вообще не дает возможности выполнить какую-то работу; • четко сформулировать ваши главные достижения за прошедший день; • настроиться на успех в решении проблемы планирования времени. Планируем свое время Уинстон Черчилль сказал однажды: «Если хотите, чтобы работа была выполнена, поручите ее очень занят о му человеку». Считается, что занятые люди лучше других контролируют время. Создается впечатление, что они могут сделать за день столько, сколько другим не по плечу. И именно занятой человек всегда найдет возможность внести нужные коррективы в свой график. Обычно этому способствуют: • умение отличать первоочередные дела от второстепенных; • серьезное отношение к срокам выполнения работы; • привычка все успевать; • ответственность за порученное дело. Определяем обязанности У каждой должности есть свое название и описание, согласно сфере применения. Оно определяет основные функциональные обязанности, за которые работник несет личную ответственность. Если вы осведомлены о круге ваших обязанностей, то всегда можете сравнить их с той работой, которую выполняете на самом деле. При отсутствии должностной инструкции, составьте ее самостоятельно. Определите свои основные обязанности. Составьте список того, что необходимо для эффективного выполнения работы. Проанализируйте реальный объем требований к должности и ваш вклад в эффективное развитие бизнеса. Вы можете обнаружить, что тратите время на выполнение далеко не основных функций. И даже если эта работа интересна и приятна, все же надо осознать, что заработную плату вам платят совсем не за это. Первым шагом к целесообразному использованию времени может послужить четкое представление о том, за что именно вы несете непосредственную ответственность. Как только вы это осознаете, вам, несомненно, станет легче ставить задачи и определять приоритеты. Ставим задачи Постановка и достижение целей играет главную роль в управлении временем. Если вы не знаете, чего хотите достичь, то не будете знать, с чего следует начать. Четко определив наиболее важные дела и сроки их выполнения, вы с легкостью сможете контролировать события. Таким образом, у вас появится шанс достичь наилучших результатов. Причем сделать это вы сможете за то время, которым располагаете. Не забывайте также, что намечать цели очень полезно. Это помогает: • сфокусировать внимание на выполняемой работе; • составлять план выполнения работы на определенный отрезок времени; • держать окружающих в курсе событий, чтобы они понимали, какая роль им отведена. Наличие целей не допускает пустой траты времени. Чтобы четко определить цель, нужно: • выработать ясное представление о том, чего вы планируете достичь; • поделиться мыслями и выслушать мнение других; • изложить на бумаге свои намерения и строго их придерживаться. Определяем приоритеты Установление порядка очередности дел поможет вам в достижении целей. Но для этого нужно определить степень своей загрузки и решить, какие из накопившихся дел нужно выполнить в первую очередь. Задачи можно подразделить на четыре категории: • основные задачи ; их выполнение служит индикатором того, насколько эффективно вы справляетесь со своими обязанностями; • задачи, которые следует выполнять при условии, что со своими первостепенными делами вы уже справились; • задачи, которые вы выполнили бы при наличии времени (это, как правило, проекты, которым не суждено осуществиться). • задачи с невысоким уровнем приоритетности , но вместе с тем несложные и приятные (обычно их мы выполняем в первую очередь). Распределите всю свою работу на эти четыре группы. Посмотрите на перечень и укажите время, необходимое для выполнения поставленных задач. Выделите разными цветами то, что сделать необходимо, и то, чем бы вам хотелось заняться. Время от времени делайте что-нибудь приятное. Так вы будете чувствовать, что хотя это и не вопрос наибольшей важности, вы позволяете себе заняться им в качестве поощрения за выполнение более сложных заданий. Не принуждайте себя слишком строго придерживаться приоритетов. Всегда нужно быть готовым к переменам, если этого требуют обстоятельства. Будьте гибким: ситуация может измениться кардинально, и то, что было приоритетным, утратит свою значимость. Придерживаться в таком случае первоначального плана означает потратить впустую еще больше времени. Однако, если какая-то из первоочередных задач неожиданно снимается с повестки дня (например, отменяется встреча), будьте начеку, чтобы не потратить освободившееся время понапрасну. Используйте накопленную для решения конкретной задачи энергию на следующее задание из вашего списка. Неотложное и важное Понимание различия между неотложным и важным имеет огромное значение при распределении времени. Неотложные задачи требуют немедленного решения, но при этом могут быть незначительными (например, улаживание вопроса с парковкой). Важные же требуют тщательной подготовки и, как правило, дополнительного времени на обдумывание (к примеру, составление бизнес-плана на следующий квартал). Безотлагательные задания зачастую кажутся значимыми из-за сжатости сроков. Они требуют немедленных действий, но обычно не занимают много времени. Обычно мы стараемся побыстрее отделаться от срочных дел, чтобы заняться важными. Бывают также случаи, когда позволительно отвлечься в данный момент на что-то более интересное, отложив на время серьезные дела. Но это можно сделать только при наличии веских оснований. Если возникает соблазн заняться чем-нибудь приятным, подумайте, каким образом вы сможете восполнить потраченное время, и спокойно, без угрызений совести и чувства вины, наслаждайтесь приятными моментами. Конечно, есть вещи в равной степени неотложные и важные. В такой ситуации дело требует полной отдачи, ведь нельзя определить, какое из них более важное. Но в любом случае не забывайте об опасности не уложиться в сроки. Типы заданий Проанализируйте свою деятельность. Определите, сколько времени вы тратите на исполнение обязанностей руководителя, а сколько уходит на рутинную работу, характерную для рода вашей деятельности или профессии. Руководящая должность требует: • продумывать заранее, все ли имеется для эффективного и качественного выполнения задания; • собирать нужных людей и нужные материалы в нужное время в нужном месте; • сообщать исполнителям об их заданиях; объяснять им критерии оценки выполненной работы и, если требуется, давать советы; • убеждаться в том, что задействованные лица посвящены в суть проблемы и знают, как контролировать процесс. Иными словами, вы должны уметь планировать, организовывать, направлять и контролировать ход выполнения работы. Взгляните на перечень приоритетных заданий. Если вы не выполняете должным образом ни один из перечисленных пунктов, подумайте, что же вы все-таки делаете и относится ли это к вашим основным обязанностям. Вы вполне можете обнаружить, что позволяете другим перекладывать на вас трудные, на их взгляд, задания, поскольку вы справляетесь с ними лучше. Возможно также, что вы затягиваете выполнение задания из-за отсутствия плана или нехватки необходимого оборудования. Причин для невыполнения основных обязанностей и несоблюдения сроков может быть множество. Но самое важное – вы можете даже не понимать, какую значительную роль играют ваши организационные способности в управлении времени. Делаем выводы После того как вы определите свои обязанности, наметите цели, расположите задания в порядке приоритетности и распределите их на неотложные и важные, вы с легкостью составите план эффективного использования времени. Если все это кажется вам слишком обременительным и трудоемким, вспомните историю об одном китайском императоре. Он возжелал, чтобы к его дворцу вела кедровая аллея, и отдал приказ исполнить это управляющему поместьем. На что управляющий возразил ему: «Пройдет триста лет, прежде чем эта затея воплотится в жизнь». «В таком случае, – сказал император, – вы не можете терять ни минуты». Спросите себя Подумайте над тем, как вы планируете свое время, и дайте ответы на следующие вопросы. ▲ Четко ли вы знаете свои обязанности? Не занимаетесь ли вы тем, что должны делать другие? ▲ Ясны ли вам цели вашей работы? ▲ Знаете ли вы, каких результатов вы должны добиться сегодня при условии, что сосредоточитесь на выполнении какого-то одного задания? ▲ Видите ли вы разницу между важным и неотложным? ▲ Все ли вы делаете для того, чтобы эффективно использовать время? Все получится, если… • определить основные задачи; • наметить цели; • выполнять важную работу по заранее составленному графику; • быть готовым подкорректировать свои планы в случае непредвиденного изменения ситуации; • четко различать важные и неотложные задачи; • применять, если необходимо, управленческие решения. Это поможет лучше организовать время; • немедленно начать планирование своего времени. Составляем график Управлять временем было бы легче, если бы постоянно не возникали различные непредвиденные обстоятельства, которые совершенно не способствуют осуществлению наших планов. Но что бы ни сулил день грядущий, какие бы вызовы ни бросал окружающий мир, не отчаивайтесь. Просто нужно найти несколько способов, которые помогали бы наилучшим образом использовать время. Справляемся со сроками Первый закон Паркинсона [1] гласит: работа заполняет время, отпущенное на нее. Вот почему очень важно определять сроки ее выполнения. Иначе работа может растянуться на несколько недель, а то и месяцев, и за длительный период сделано будет очень мало. После установления окончательных сроков можно в этих рамках установить собственные – по принципу «матрешки». Так вы получите дополнительный стимул выполнить работу быстрее и не допустите, чтобы на нее ушло неоправданно большое количество времени. Установите собственные временные рамки для различных заданий. Настройте таймер или напоминание в компьютере (либо воспользуйтесь будильником), чтобы знать об истечении срока, отведенного для какого-то задания. Вы будете удивлены тем, насколько это способствует организации и как много вы успели сделать в отведенное время. Более того, постепенно привыкая выполнять работу в установленные сроки, вы обнаружите, что справляетесь с ней все быстрее. Решаем сложные задачи Мы боимся сложных заданий только потому, что они таковыми кажутся. Но, возможно, детально разобравшись в ситуации, обнаружится, что это совсем не так. Не стоит сразу же опускать руки, если вы не знаете, с чего начать работу. Например, при необходимости организовать переезд офиса важно не испугаться кажущейся сложности этой затеи. Секрет в том, что с трудными заданиями легче справиться, если разделить их, словно арбуз, на более мелкие части. После этого надо наметить отдельный план выполнения каждого пункта и реализовывать их в порядке очередности. Таким образом, любое нелегкое задание покажется вполне осуществимым, и вы сможете внести отметку о выполнении в свой план. Выбираем время для работы в уединении Некоторые задания требуют особого внимания и сосредоточенности. При их выполнении нельзя отвлекаться на что-то другое, иначе можно сбиться или потерять мысль, и долгие часы напряженного труда будут потрачены впустую. Многие стараются найти тихое и укромное место, чтобы поработать. Однако есть и другие способы уединиться. Например, отведите в своем графике место «времени недоступности». • Определите, в какие часы к вам можно обращаться, а когда вас нельзя беспокоить. Обязательно сообщите об этом всем, кто имеет привычку нарушать ваш покой. • Включите автоответчик на пару часов, даже если вы на месте. Это освободит время для решения действительно важных вопросов, а сообщения можно будет прослушать позже, в специально выделенное время. • Установите в ванной комнате «сухостираемую» доску с водостойкими маркерами, чтобы иметь возможность писать и планировать в тишине. • Пусть ваш блокнот всегда находится рядом с кроватью. Поразительно, как часто важные мысли посещают нас в минуты наибольшего покоя. Проводим встречи Как часто мы высказываем разочарование после встречи: «Совершенно напрасная трата времени!» Например, нередко остается незамеченным, как изживают себя и становятся бесполезными еженедельные «пятиминутки». Но встречи и собрания должны способствовать эффективной работе, а не убивать время. Если вы ответственны за проведение какого-то мероприятия, убедитесь в том, что вы знаете: • зачем нужно организовать встречу (не проще ли решить вопрос по телефону или отправить сообщение?); • кто и почему должен присутствовать на встрече; • какие вопросы будут обсуждаться; • какой результат вы хотите получить от этой встречи. Если вы хотите, чтобы мероприятие было продуктивным, ответы на эти вопросы должны знать все его участники. Итак, если встречи отнимают у вас очень много времени, не забывайте уточнять: • цель встречи; • отведенную вам роль; • каких результатов вы планируете достичь по ее окончании. Если до проведения встречи вам не известны ответы на эти три вопроса, в первую очередь выясните, почему вы приглашены, обязательно ли ваше присутствие на протяжении всей встречи или же вы можете присутствовать при рассмотрении касающегося вас вопроса, а с остальными ознакомиться по протоколу. Несомненно, бывают ситуации, когда не обойтись без личных встреч. Например: • если вы не встречались с этим человеком раньше; • когда вам нужно составить собственное мнение о том, как взаимодействуют другие, или лично оценить чьи-то способности; • если личный контакт может ускорить решение вопроса; • когда вопрос настолько тонкий, что язык движений и жестов может оказаться важнее слов. Во всех остальных случаях предпочтительнее решать вопрос по телефону, с помощью факса или конференц-связи. Эффективно используем время поездок Поездки зачастую связаны с посещением различных мероприятий и деловых встреч. Переезды, что ни говори, способствуют пустой трате времени, особенно если нужно преодолеть значительные расстояния. Поэтому всегда интересуйтесь целью поездки. Если вы любите командировки или у вас возникла необходимость провести деловую встречу далеко за пределами города, извлеките как можно больше пользы из этого «потерянного» времени. • Захватите с собой ноутбук или персональный органайзер, чтобы, предварительно отключив режим оповещения, немного поработать. • С помощью диктофона, тихо, не создавая неудобств окружающим, работайте с корреспонденцией. • Путешествуйте с коллегой, но будьте осторожны, посвящая его в курс событий. Может быть, не стоит рассказывать ему (или ей) все детали. • Проверьте свой портфель и убедитесь, что все лишнее отправлено в корзину для мусора либо спрятано в надлежащем месте. • Очистите карманы, портмоне и кейс от чеков; их лучше подшить к авансовому отчету. • Прослушивайте с помощью плеера различные аудиокурсы, например пособие по управлению или уроки иностранного языка. • Составьте подробный план и набросайте заметки на будущее. • Прочтите то, что откладывали годами. Делаем выводы Если вам удастся включить в рабочий график все задания, требующие выполнения, появится больше шансов уложиться в срок. Вы успеете сделать все необходимое и, кроме того, найдете время для давно запланированных дел, на которые его никогда не хватало. Укладывайтесь в поставленные сроки сознательно. Тогда вы избежите ситуации, когда выполнение дела затягивается и отбирает время, необходимое для последующих заданий, и не допустите эффекта снежного кома. Появится реальное ощущение, будто вы руководите временем, а не наоборот. Это даст уверенность в том, что вы держите ситуацию под контролем и можете выполнять бессчетное количество дел вовремя. Спросите себя Проанализируйте, как вы составляете график использования своего времени, и дайте ответы на следующие вопросы. ▲ Укладываетесь ли вы в запланированные сроки? ▲ Делите ли вы сложные задания на части? ▲ Используете ли вы «время недоступности» для завершения важных дел? ▲ Извлекаете ли вы всю возможную пользу из встреч с другими людьми? ▲ Все ли ваши поездки действительно необходимы? ▲ Планируете ли вы заранее, как будете использовать время в длительных командировках? ▲ Правильно ли составлен график вашей работы, используете ли вы время с наибольшей эффективностью? Все получится, если… • устанавливать собственные сроки в рамках уже определенных; • внедрять практику «времени недоступности»; • разделять сложные задания на несколько этапов. • планировать, чем заняться во время поездки; • завершать запланированное в установленный срок. |