|
|
Управление проектом. Компьютерное сопровождение проектов. Компьютерное сопровождение проектов Microsoft Project
Автономная некоммерческая образовательная организация высшего образования
«Сибирский институт бизнеса и информационных технологий»
Экзаменационная (зачетная) работа 4 семестр
Дисциплина: Управление проектом
Реферат
Тема: Компьютерное сопровождение проектов Microsoft Project
Выполнила
Направление Экономика 38.03.01,
Проверил(а)
____________________________
(Ф.И.О. преподавателя)
____________________________
(дата)
Омск 2022г.
Содержание
Введение…………………………………………………………………………….3
1. Общие характеристики и основные функции Microsoft Project…………….4
2. Этапы автоматизированного сопровождения проектов Microsoft Project……9
Заключение………………………………………………………………………….15
Список используемых источников……………………………………………….16
Введение
Компьютерные сопровождения проектов сегодня как никогда актуальны и востребованы. Они могут существенно снизить потенциальные риски, создавая благоприятные условия для реализации предприятия на самом высоком уровне.
Компьютерные средства управления проектами – это интегрированные программно-аппаратные средства, предназначенные для поддержки процессов управления на всех фазах жизненного цикла проекта: разработка концепции, планирование, выполнение проекта и его завершение. Одним из самых распространенных средств является Microsoft Project.
Microsoft Project – эко комплексное программное обеспечение – система управления проектами и способ оптимизации управления портфелем, который позволяет планировать и контролировать проектную деятельность организаций. Для этого применяются встроенные шаблоны, инструменты для разного уровня аналитики и статистики, средства управления рабочим временем и т.д.
Цель работы заключается в знакомстве с возможностями и особенностями сопровождения проектов с использованием Microsoft Project.
Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
- дать общую характеристику и основные функции Microsoft Project;
- проанализировать этапы автоматизированного сопровождения проектов
в Microsoft Project.
Общие характеристики и основные функции Microsoft Project
Начиная с 2007 года, каждая новая версия Microsoft Project выходит раз в три года. Таким образом, последней на данный момент является приложение версии 2019 года с подпиской на «Office 365», совместимые с Windows 10, 12.3.6. По сравнению с другими аналогичными программами Microsoft Project считается самой распространенной и «легкой», относящейся к начальному уровню программного управления проектами с классическим стандартным офисным интерфейсом. На рынке однопользовательских и малых решений программный продукт занимает порядка 80% (его использует около 20 млн. человек). Считается, что в качестве интегрированного набора методов, процессов и средств для планирования и контроля проектов Microsoft Project чаще применяется при реализации относительно небольших проектных замыслов. Однако существование нескольких платных вариантов – базового профессионального и расширенного - при выборе наиболее полного функционала позволяет значительно расширить возможности программы по сравнению с базовой версией.
Кроме облачного приложения, под маркой Project доступны несколько продуктов:
1. Project Standard позволяет осуществлять индивидуальное планирование для небольших проектов.
2. корпоративное управление осуществляется с помощью специальной платформы, включающей:
- собственно Project Standard;
- корпоративный вариант Project Professional, где к возможностям версии Standard добавлены средства совместной работы (Project Server и SharePoint Foundation Server);
- технологию Web-интерфейса отчётности исполнителей о ходе выполнения задач, для просмотра портфелей проектов и другой совместной работы (Project Web Access).
Microsoft Project помогает легко планировать проекты и вести совместную работу. Microsoft Project систематизирует и отслеживает проекты с помощью единственной системы управления проектами, предназначенной для эффективного взаимодействия с другими приложениями и облачными службами Майкрософт. (рис.1).
Рис.1
Легко планирует проекты и управляет ими с помощью новейших шаблонов Project с сайта Office.com.
Отслеживает взаимное пересечение и связи заданий и определяет те из них, которые наиболее значимы для успеха проекта, с помощью новой функции выделения последовательности задач на диаграмме Ганта.
С помощью нескольких простых действий можно создать сайт проекта в среде Office 365 или SharePoint, чтобы оперативно обмениваться проектными данными с группой, оставаться на связи с участниками и поддерживать порядок.
Microsoft Project использует привлекательные готовые отчеты (например, отчет по выработке или обзор ресурсов) или создает собственные с помощью знакомого интерфейса в стиле Excel, чтобы быстро оценивать ход выполнения задач и эффективно взаимодействовать с участниками группы, руководителями и заинтересованными лицами.
Microsoft Project прогнозирует ожидаемые изменения с помощью дополнительных инструментов, таких как визуальный оптимизатор ресурсов, которые помогают обнаружить и устранить потенциальные проблемы, прежде чем они повлияют на расписание.
Microsoft Project позволяет пользоваться приложениями из нового магазина Office, которые дополняют функциональные возможности Project и помогают решать уникальные задачи организации и ее пользователей(рис.2);
Рис.2
Вместе с другими участниками проекта можно эффективно отслеживать его состояние и управлять изменениями.
Microsoft Project позволяет быстро распределять проектную информацию среди участников группы и получать предложенные ими изменения, находясь практически где угодно, с улучшенными функциями синхронизации списков задач между системой Project и средой Office 365 или SharePoint.
Возможность начинать беседы в режиме реального времени прямо из своего проекта благодаря новому уровню интеграции Project с Skype для бизнеса и Skype для бизнеса online.
Microsoft Project дает возможность воспользоваться новыми отчетами Project с рекомендациями от технических специалистов и пользоваться советами в блоге Project для систематизации и расстановки приоритетов с помощью последовательностей задач.
ИТ-специалистам: ознакомиться с техническими возможностями Project в облаке, посмотрев обзорный видеоролик о Project Online
Можно ознакомиться с историями успешного применения Project Online корпоративными клиентами, использующими новейшие облачные решения для управления портфелем проектов для достижения своих бизнес-целей под управлением Office 365.
Моделирование проектов в Microsoft Project 2010 позволяет:
1. составить план производства работ, включающий в себя:
a. сроки исполнения работ;
b. потребность в ресурсах (людях, механизмах, материалах);
c. необходимые затраты денежных средств;
2. рассчитать бюджет проекта и распределение запланированных затрат во времени;
3. рассчитать распределение во времени потребностей проекта в основных материалах и оборудовании;
4. определить оптимальный состав ресурсов (людей и механизмов) проекта и распределение во времени их плановой загрузки и количественного состава;
5. разработать оптимальную схему финансирования работ, поставок материалов и оборудования;
6. проанализировать риски и определить необходимые резервы для надежной реализации проекта;
7. обеспечить информационную и аналитическую поддержку для эффективного взаимодействия подразделений организации и других участников проекта;
8. эффективно контролировать исполнение составленного плана;
9. получать необходимую отчетность по проекту;
10. анализировать отклонения фактического хода выполнения работ от запланированного, своевременно и обоснованно корректировать плановые показатели;
11. моделировать любые решения, например, о замене одних механизмов на другие, изменение схемы финансирования, изменение схемы поставок ключевого оборудования и др., а также анализировать их последствия для проекта на модели и принимать обоснованные управленческие решения;
12. вести архивы проектов и анализировать опыт их реализации, который может быть использован в других проектах;
13. и многое другое…
|
Этапы автоматизированного сопровождения проектов Microsoft Project
Программный комплекс Microsoft Project является наиболее популярным в среде менеджеров малых и средних проектов. Это объясняется достаточно широкими возможностями пакета, удобным, и, что немаловажно, хорошо знакомым большинству пользователей графическим интерфейсом.
Microsoft Project (MS Project) позволяет эффективно управлять проектом на различных этапах его реализации. Он дает возможность выполнить структуризацию проекта путем разделения его на этапы, задачи и подзадачи, выявить критические задачи (задачи, длительность которых существенно влияет на длительность реализации всего проекта), получить сетевой график и календарный план проекта, осуществить назначение ресурсов задачам проекта, эффективно контролировать загрузку ресурсов. Пакет поддерживает все необходимые типы связей между задачами: FS (Finish-Start), SS (Start-Start), FF (Finish-Finish).
Семейство продуктов Microsoft Office Project состоит из следующих продуктов:
Microsoft Office Project Standard – настольное приложение для индивидуального планирования и управления проектами. Использует дружественный интерфейс Microsoft Office, что обеспечивает ускорение освоения программы менеджерами проектов.
Microsoft Office Project Professional – настольное приложение, исполняющее роль клиента в связке с сервером Microsoft Project Server. Содержит всю функциональность Microsoft Project Standard и в связке с Microsoft Project Server обеспечивает пользователей средствами корпоративного управления проектами. Помимо традиционных средств планирования, менеджерам проектов предоставляются централизованные настройки, единый пул ресурсов и возможность автоматически согласовывать свои планы с другими проектами. Менеджерам портфеля проектов предоставляется инструмент для эффективного управления ресурсами предприятия.
Microsoft Office Project Server – серверный продукт, основа корпоративного решения Enterprise Project Management. Включает в себя централизованную базу данных и службы, исполняющее роль сервера в связке с клиентом Microsoft Project Professional. Microsoft Project Server обеспечивает централизованные настройки для пользователей, единый пул ресурсов, Веб-интерфейс для совместной работы участников проекта, а также содержит средства OLAP-анализа и моделирования портфеля проектов.
Microsoft Office Project Web Access – веб-интерфейс Microsoft Project, позволяющий не только менеджерам, но и остальным участникам проектов получить доступ к проектной информации через Веб-браузер Internet Explorer. Является составной частью Microsoft Project Server. В сочетании с Windows SharePoint Services обеспечивает управление документами, ресурсами и рисками проектов. Для использования Microsoft Project Web Access пользователи должны обладать клиентской лицензией на доступ к Microsoft Project Server.
Все продукты линейки Microsoft Office Project 2010 полностью русифицированы.
Поддерживая современные информационные технологии, пакет MS Project позволяет импортировать данные из файлов, созданных в среде других приложений, например MS Excel и MS Access. Неоспоримым достоинством пакета является наличие встроенного языка программирования Visual Basic For Application, что обеспечивает возможность разработки программных компонент, обеспечивающих решение специфических задач.
Методика использования пакета Microsoft Project для управления инновационным проектом на этапе подготовки к реализации, целью которой является получение сетевого графика и календарного плана проекта, может быть представлена в виде последовательности следующих шагов:
- создание календаря проекта (т.е. учет нерабочих и праздничных дней);
- составление списка задач, которые надо выполнить для успешной реализации проекта;
- определение связей между задачами;
- выявление задач, длительность реализации которых существенно влияет на длительность реализации всего проекта, и возможно, изменение порядка выполнения задач проекта;
- формирование списка доступных для реализации проекта ресурсов;
- распределение ресурсов (назначение ресурсов конкретным задачам проекта).
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Определение связей между задачами
|
|
|
Выявление критических задач
|
|
|
Формирование списка ресурсов
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Рис. 3. Алгоритм сопровождения MS Project на этапе подготовки проекта к реализации
Следует обратить внимание, что хотя методика подготовки проекта к реализации представлена в виде последовательности следующих друг за другом этапов, алгоритм подготовки проекта к реализации не является линейным (рис. 3). Существуют этапы, выполнение которых может привести к необходимости возврата к предыдущему шагу, например, с целью внесения изменений и, возможно, дополнений в результат выполнения предыдущих этапов. Таким образом, процесс подготовки проекта является итерационным.
Для иллюстрации использования методов управления проектами при управлении инновационным проектом рассмотрим проект, который назовем «Анализатор телефонных каналов». Для того чтобы создать анализатор телефонных каналов, нужно выполнить некоторую последовательность работ (в терминах управления проектами – задач). Поэтому сначала надо составить список задач проекта. Для приведенного примера в первом приближении список может выглядеть так:
- разработать и утвердить техническое задание;
- разработать структурную схему системы в целом;
- разработать структурные и принципиальные схемы блоков, изготовить и наладить их;
- выполнить сборку и настройку системы;
- провести испытание и сертификацию;
- разработать документацию и обучить персонал.
Объемные, большие задачи, как правило, естественным образом состоят из более мелких, поэтому они представляются как набор подзадач. Например, задача «Блок1» представляется в виде трех подзадач: «Функциональная схема», «Принципиальная схема», «Монтаж» и «Наладка».
В реальном проекте задачи связаны между собой. Некоторые задачи могут выполняться одновременно, некоторые можно начать выполнять только после завершения предыдущих. Поэтому важен не только список задач, но и связи между задачами.
Пакет программ Microsoft Project позволяет легко составить список задач, разделить задачи на подзадачи, назначить связи между задачами. На рис. 2 приведен вид экрана программы Microsoft Project для проекта «Анализатор телефонных каналов». В колонке Task Name приведен список задач проекта, в колонке Duration – их длительность в часах (после цифры стоит буква h) и в днях (после цифры стоит буква d). Длительность задачи определяется на основе принятых нормативных документов.
В правой части экрана приведена диаграмма Ганта (сетевой график) проекта, которая позволяет видеть длительность задач и их взаимосвязи. При помощи этой диаграммы можно обнаружить задачи, которые существенно влияют на время выполнения всего проекта.
На рис. 5 приведен фрагмент экрана со списком ресурсов, необходимых для реализации проекта «Анализатор телефонных каналов».
В столбике Max. Units указано количество единиц ресурсов, доступное для реализации проекта. В столбике Std. Rate – стандартная стоимость использования ресурса в течении часа, а в столбике Ovt. Rate – стоимость сверхурочного использования ресурса.
Рис. 4. Пример экрана программы Microsoft Project
Таким образом, пакет программ Microsoft Project позволяет составить список задач проекта, разделить задачи на подзадачи, задать последовательность их выполнения, определить стоимость выполнения всего проекта, исходя из стоимости ресурсов. Кроме того, что особенно важно для малого предпринимательства, назначить ресурсы (работников и оборудование) конкретным задачам проекта.
Особо следует обратить внимание на то, что если менеджер проекта одновременно реализуется несколько однотипных проектов, то объединив несколько проектов в один, можно выполнять распределение ресурсов между проектами.
Рис. 5. Ресурсы, необходимые для реализации проекта «Анализатор телефонных каналов»
|
Заключение
Microsoft Project предоставляет различные возможности, которые помогут организации получить более совершенный контроль и видимость на протяжении всех проектов.
Это приводит к улучшенному процессу принятия решений и большему соответствию со стратегиями бизнеса. В свою очередь это увеличивает операционную эффективность.
Project помогает спланировать работу и эффективно управлять ресурсами. Он также позволяет эффективно общаться и сотрудничать. В дополнение, он помогает использовать существующие данные и предоставить быстрый доступ к информации.
Microsoft Project помогает провести серьезное предварительное обследование потребностей организации и специфики выполняемых проектов для принятия правильного решения.
Также немаловажна в Microsoft Project возможность анализировать и предсказывать риски. К сожалению, величина и возможность возникновения риска не поддается формальному описанию. Поэтому анализ рисков при планировании проекта заключается в поиске наиболее «узких», с точки зрения опыта менеджера, мест в плане и корректировке плана с целью минимизации их количества.
Список используемых источников
1. Гультяев А.К. Microsoft Project. Управление проектами: Русифицированная версия. – М.: Корона принт, 2013.
2. Дитхелм Г. Управление проектами. Т. 1–2: Пер.с нем. – Спб: Бизнес-пресса, 2013.
3. Евсеев Д.А. Особенности обучения управляющих проектами навыкам работы в среде Primavera // Вестник ПМСофт. Журнал по управлению проектами для профессионалов. №1, 2015. – С. 34–37.
4. Карпова В.С. Опыт использования Primavera на фазе инициации проекта. // Вестник ПМСофт. Журнал по управлению проектами для профессионалов. №1, 2015. – С. 26–30.
5. Королев Д. Эффективное управление проектами. – М.: ОЛМА-ПРЕСС Инвест: Ин-т экономических стратегий, 2013.
6. Культин Н.Б. Инструменты управления проектами: Project Expert и Microsoft Project. – СПб.: БХВ-Петербург, 2019. – 160 с. Ил.
7. Культин Н.Б. Управление проектами: инструментальные средства. – СПб.: Политехника, 2012. – 216 с. Ил.
8. Медынский В.Г. Инновационный менеджмент: Учебник. – М.: ИНФРА-М, 2014.
9. Попов В.Л. Управление бизнес – проектами /В.Л. Попов, Н.Д. Кремлев. – Пермь: Изд-во ПГТУ, 2014.
10. Попов В.Л., Н.Д. Кремлев Методы и средства управления проектами. – Пермь: Изд-во ПГТУ, 2014.
11. Товб А.С. Управление проектами: стандарты, методы, опыт / А.С. Товб, Г.Л. Ципес. – М.: Олимп-бизнес, 2013.
12. Трофимов В.В., Ильина О.П. и др. Информационные системы и технологии в экономике. Учебник. М.: Юрайт, 2015. – 500 с.
13 Бурков В.Н., Новиков Д.А. Как управлять проектами. М.: Синтег, 2017.
13. Васильев Д.К., Заложнев А.Ю., Новиков Д.А., Цветков А.В. Типовые решения в управлении проектами. М.: ИПУ РАН, 2013.
14. Грей Клиффорд Ф., Ларсон Эрик У. Управление проектами: Практическое руководство/ Пер. с англ. - М.: Издательство «Дело и Сервис», 2019.
15. Ефремов В.С. Проектное управление: модели и методы принятия решений. http://www.cfin.ru/press/management/2015-6/11.shtml
16. Ипатов М.И., Туровец О.Г. Экономика, организация и планирование технической подготовки производства. М.: "Высшая школа", 2014.
17. Кочетков А.И., Никешин С.Н., Рудаков Ю.П. и др. Управление проектами (зарубежный опыт). СПб.: "Два Три", 2017.
18. Мазур И.И., Шапиро В.Д. и др. Управление проектами (справочник для профессионалов). М.: "Высшая школа", 2018. |
|
|
Скачать 193.56 Kb.