Информационные системы в экономике. Конспект лекций по дисциплине "Информационные системы в экономике" Размещён в электронном образовательном ресурсе (эор) по дисциплине "Информационные системы в экономике"
 Скачать 464.84 Kb.
|
В Excelконсолидация- -это объединение данных одного или нескольких листов с возможностью обработки данных с помощью функций.Рекомендуется консолидированный отчет размещать на отдельном листе РК. При этом консолидированный отчет можно разместитьв той же книге, что и исходные листы, либо в другой книге.Например, таблицы с отчетами по реализации товаров нескольких магазинов созданы на разных листах РК, для получения корпоративного итогового отчета можно использовать консолидацию.Консолидация данных запускается кнопкой Консолидация на вкладке Данные, группа Работа с данными.В Excel предусмотрено несколько механизмов консолидации:I.Консолидация по формуле со ссылками на ячейки илиобъемными ссылкамииспользуется для любого типа и расположения данных. Применяется при отсутствии в исходных данных постоянных позиций или категорий, на которые можно было бы опираться. I. Для Консолидации по формуле нужно: На новом листе ввести вручную или путем копирования названия строк и столбцов, содержащих консолидируемые данные. В ячейки, в которые следует поместить результаты консолидации ввести формулы, включающие объемные (трехмерные) ссылки на данные, которые будут консолидироваться. Примечания. 1.Объемная (трехмерная) ссылка – это ссылка на диапазон, включающий более одного листа книги.2.При изменении данных на исходных листах результаты консолидация автоматически обновляются, если включен параметр вычислений «автоматически». II.Консолидация по расположению - используется для объединения данных, имеющих одинаковый макет, т.е. находящихся в одинаковых ячейках разных диапазонов (листов).Консолидация по расположению требует упорядочивания данных на всех листах, т.е. данные на всех листах должны иметь одинаковый порядок и расположение.III.Консолидация по категории - используется для данных, организованных на разных листах по разным принципам, но с использованием одинаковых названий строк и столбцов, чтобы их можно было сравнить в основном листе.Требования к организации консолидируемых данных Консолидации по категории и расположению возможны только для смежных диапазонов данных Невозможно одновременное применение нескольких функций для обработки данных Необходимо, чтобы все диапазоны данных были представлены в виде списка:первая строка каждого столбца должна содержать название, остальные строки — однотипные данные; пустые строки или столбцы в списке отсутствуют. Каждый диапазон должен быть размещен на отдельном листе. Не рекомендуется помещать диапазоны на лист, на котором должна выполняться консолидация. Для консолидации по расположению макеты всех диапазонов должны совпадать. Для консолидации по категории: подписи столбцов или строк, которые требуется объединить, должны совпадать с учетом регистра букв. Например, заголовки «Наименование товара» и «Наименов товара» различаются и не будут объединены в таблице консолидации. Вопрос 2 8.2.Технология создания консолидированных таблиц методом консолидации по расположению и по категории. Элементы структуры консолидированной таблицы Консолидация по расположению: Консолидируемые данные должны быть в виде списка, располагаться на отдельных листах и иметь одинаковые макеты Вручную скопируйте названия исходных строк и столбцов Щелкните левый верхний угол области, в которой требуется разместить консолидированные данные. Вкладка Данные, группа «Средства обработки данных»выберите кнопку Консолидация. Выберите из раскрывающегося списка Функция итоговую функцию, которую требуется использовать для консолидации данных, например, СУММ или СРЕДНЕЕ … Если лист находится в другой книге, нажмите кнопку Обзор, чтобы найти файл, а затем — кнопку ОК, чтобы закрыть диалоговое окно Обзор. Путь к файлу будет введен в поле Ссылка, он будет завершаться восклицательным знаком. Щелкните поле Ссылка, откройте лист, содержащий первый диапазон данных для консолидации, укажите нужный диапазон и нажмите кнопку Добавить. Повторите этот шаг для всех диапазонов. Оставьте все поля в группе Использовать в качестве именпустыми. Выберите способ обновления консолидации: Консолидация по категориям: Консолидируемые данные должны быть в виде списка, располагаться на отдельных листах, подписи столбцов или строк, которые требуется объединить должны совпадать с учетом регистра букв. Щелкните левый верхний угол области, в которой требуется разместить консолидированные данные. Вкладка Данные, группа «Средства обработки данных»выберите кнопку Консолидация. Далее аналогично пунктам с 5,6,7 консолидации по расположению Установите флажки в группе «Использовать в качестве имен», указывающие, где в исходных диапазонах находятся названия: либо «подписи верхней строки», либо «значения левого столбца», либо оба флажка одновременно Все названия, не совпадающие с названиями в других исходных областях, приведут к появлению дополнительных строк или столбцов в консолидированных данных. Все категории, которые не нужно консолидировать, должны иметь уникальные подписи, которые встречаются только в одном диапазоне исходных данных Замечание. Если в выбранном диапазоне в строке присутствует более одного названия поля с именами, наример, «Дата поставки», «Номер склада-поставщика», «Наименование товара»), то Excel работает с именами самого левого поля. Остальные поля остаются пустыми, их надо удалить. Работа с элементами структуры консолидированной таблицы Если включен флажок «Создавать связи с исходными данными», то консолидированная таблица структурируется. В левом верхнем углу таблицы выводятся символы структуры таблицы. Кнопки: 1,2 – позволяют показать различные элементы структуры целиком для всей таблицы: «1» - показывает результат консолидации. «2» – показывает исходные значения (файл, лист, адрес ячейки), которые были консолидированы. Символы: “+” и “-“ раскрывают и сворачивают исходные данные отдельной группы. Флажок рекомендуется включать, если листы с исходными данными находятся в другой книге. Это влечет за собой автоматическое обновление консолидации при изменении исходных данных. Однако включение флажка не дает возможности изменитьнабор ячеек и диапазонов, входящих в консолидацию. Это можно сделать только при обновлении консолидации вручную. |