Информационные системы в экономике. Конспект лекций по дисциплине "Информационные системы в экономике" Размещён в электронном образовательном ресурсе (эор) по дисциплине "Информационные системы в экономике"

Название	Конспект лекций по дисциплине "Информационные системы в экономике" Размещён в электронном образовательном ресурсе (эор) по дисциплине "Информационные системы в экономике"
Анкор	Информационные системы в экономике
Дата	04.01.2022
Размер	464.84 Kb.
Формат файла
Имя файла	Информационные системы в экономике.docx
Тип	Конспект лекций #323704
страница	9 из 13

1 ... 5 6 7 8 9 10 11 12 13

Вопрос 11.2. Работа с таблицей в режиме Конструктора таблиц. Типы полей базы данных. Понятие ключевого поля. Виды ключей

Работа с таблицей в режиме Конструктора таблиц

Данный вопрос рассматривается при выполнении заданий на практическом занятии.

Типы и свойства полей базы данных

Основные типы данных (полей):

Текстовый – произвольная последовательность символов (текст или цифры, не участвующие в вычислениях) длиной до 255;
Числовой – числовые данные, используемые в математических вычислениях. Конкретный вариант этого типа и длина задаются в свойстве «Размер поля»;
Денежный – при обработке данных из этого поля вычисления выполняются быстрее, чем данных числовых полей, и предотвращается округление;
Дата/время;
Логический - применяется для атрибутов, которые могут принимать одно из двух взаимоисключающих значений: Да/Нет, Истина/Ложь, Вкл./Выкл.;
Счетчик - содержит номера записей в БД которые нельзя изменить или удалить. Может использоваться для определения уникального ключа таблицы;
Поле объекта OLE – служит для внедрения объектов в Базу данных (рисунок, документ Word, клип, звук и т.д.);
Поле MEMO – длительный текст (до 64000 символов), например описание или примечание;
Гиперссылка – в качестве ссылки можно указывать путь к файлу на жестком диске, эл. адрес и т.д.

Наиболее важные свойства поля:

Размер поля – задает максимальное количество символов, допустимое для ввода в это поле;
Формат поля – задает формат вывода значений данного поля;
Подпись - определяет текст, который выводится в таблицах, формах, отчетах;
Число десятичных знаков – задает для числового и денежного типов данных число знаков после запятой;
Значение по умолчанию – позволяет указать значение, автоматически вводящееся в поле при создании новой записи;
Условие на значение - задает ограничения на вводимые значения, позволяет осуществить контроль ввода данных.

Например: Если для поля Дата записать [Дата]>31.12.2010 то при вводе даты ранее 1 января 2011 года, система сообщит, что данные ошибочны;

Сообщение об ошибке – позволяет указать текст сообщения, которое будет выводиться на экран, если введенные данные нарушают условие, определенное в «Условии на значение»

Например: «Вы пытаетесь ввести неверную дату!»);

Обязательное поле – указывает, требует ли поле обязательного ввода значения;

Понятие ключевого поля. Виды ключей

Поле или несколько полей, однозначно определяющее содержимое других полей БД (т.е. запись), называется первичным ключом таблицы.

Первичный ключ может быть простым – состоящим из одного поля, и составным – из нескольких пролей.

Первичный ключ обладает следующими свойствами:

однозначная идентификация записи
отсутствие избыточности – никакое поле нельзя удалить из ключа, не нарушая при этом свойства однозначной идентификации.

Вопрос 11.3. Создание связей между таблицами базы данных. Работа с командой Схема данных

Между информационными объектами возможны связи Один-к-одному, Один-ко-многим, Многие-ко-многим.

В Access связи определяются и запоминаются в Схеме данных.

Ключом связи всегда служит уникальный (первичный) ключ Главной таблицы.

В подчиненной таблице ключом связи является либо часть первичного ключа, либо поле, не входящее в первичный ключ. Ключ связи в подчиненной таблице называется Внешним ключом.

Если каждому значению первичного ключа в главной таблице соответствует одна, несколько или ни одной записи в подчиненной таблице, то такое отношение между таблицами называется связью «Один – ко многим». Такое отношение встречается наиболее часто.

Реже встречается отношение «один – к - одному». В этом случае, каждому значению первичного ключа в главной таблице соответствует одно или ни одного значения в подчиненной.

Целостность данных

Механизм, который обеспечивает согласованность данных между двумя связанными таблицами, называется «поддержка целостности данных».

Целостность данных означает:

в связанное поле подчиненной таблицы можно вводить только те значения, которые имеются в связанном поле главной таблицы
из главной таблицы нельзя удалить запись, у которой значение связанного поля совпадает хотя бы с одним значением того же поля в подчиненной таблице.

Каскадное удаление и обновление записей.

Каскадное обновление означает, что изменение значения связанного поля в главной таблице автоматически будет отражено в связанных записях подчиненной таблицы.

Каскадное удаление означает, что при удалении записи из главной таблицы из подчиненной таблицы будут удалены все записи, у которых значение связанного поля совпадает с удаляемым значением.

Создания связей между таблицами БД

Определить в таблицах ключевые поля.
Выполнить команду РАБОТА С БАЗАМИ ДАННЫХ – СХЕМА ДАННЫХ.
В контекстном меню Схемы данных выбрать команду ДОБАВИТЬ ТАБЛИЦУ.
Выделить все таблицы и нажать Добавить. Закрыть окно добавления таблиц.
На экране появится окно «Схема данных». Связь всегда устанавливается от главной таблицы к подчиненной. Для установления связи переместить мышью поле связи из Главной таблицы на поле связи в Подчиненной таблице.
В окне «Изменение связи» включить флажок «Обеспечение целостности данных. Нажать кнопку СОЗДАТЬ

Вопрос 11.4. Ввод и редактирование данных в таблицах базы данных.

Заполнение таблиц

Для заполнения таблицы нужно открыть ее в режиме таблицы командой ВИД – РЕЖИМ ТАБЛИЦА. (Или выполнить двойной щелчок по имени таблицы)

Сначала заполняются справочные (главные) таблицы.

В связанное поле подчиненной таблицы нельзя вводить данные, отсутствующие в связанном поле Главной таблицы.

Печать таблиц

Выполняется командой ФАЙЛ – ПЕЧАТЬ. До печати выполнить предварительный просмотр таблиц.

Редактирование данных рассматривается на практических занятиях.

Вопрос 11.5. Способы сортировки и фильтрации записей в таблицах. Виды фильтрации записей в таблицах базы данных

Данный вопрос рассматривается на практических занятиях.

Вопросы для самоконтроля:

1. Назовите типы данных в таблицах Access.

2. Определите назначение режима Конструктор при работе с таблицами.

3. Дайте понятие Главной и Подчиненной таблиц.

4. Определите назначение Схемы данных.

5. Охарактеризуйте способы фильтрации данных.

6. Назовите виды форм, применяемых в MSAccess.

Задания для практики:

1. Создайте базу данных в соответствии со структурой, описанной в постановке задачи «Учет труда и заработной платы на предприятии». Структура базы данных рассмотрена в учебном пособии «Основы создания информационных систем в экономике» [2, с.167-168].

2. С помощью Конструктора создайте структуры таблиц, предусмотренных в базе данных. Структура таблиц приведена в учебном пособии «Основы создания информационных систем в экономике» [2, с.167-168].

3. Предусмотрите нужные ключевые поля в главных таблицах. Порядок определения ключевых полей приведен в учебном пособии «Основы создания информационных систем в экономике» [2, с.172-173].

4. Постройте Схему данных задачи в соответствии с инфологической моделью предметной области. Технология построения Схемы данных приведена в учебном пособии «Основы создания информационных систем в экономике» [2, с.175-185].

5. Введите данные в созданные таблицы базы данных «Учет труда и заработной платы на предприятии». Данные для заполнения таблиц приведены в учебном пособии «Основы создания информационных систем в экономике» [2, с.250-253].

6. Выполните сортировку данных в таблицах. Порядок выполнения задания приведен в учебном пособии «Основы создания информационных систем в экономике» [2, с.186].

7. С помощью фильтра сделайте выборку данных из таблиц. Порядок выполнения задания приведен в учебном пособии «Основы создания информационных систем в экономике» [2, с.186-189].

8. Для главной таблицы создайте один из видов автоформы.

9. Для подчиненной таблицы создайте форму с помощью Мастера форм. Порядок выполнения заданий 4, 5 приведен в учебном пособии «Основы создания информационных систем в экономике» [2, с.189-197].

Рекомендуемые информационные ресурсы:

1. Информатика и информационные технологии: учебное пособие / Под ред. Романовой Ю.Д. - М.: Изд-во Эксмо, 2009. – с.433-473.

2. Кодолова И.А. Основы создания информационных систем в экономике / Кодолова И.А., Степанова Ю.В., Тартаковская Н.З. – Казань.: КГФЭИ, 2007. – с.122-182.

Тема 12 (2 часа). Технология организации запросов в автоматизированных информационных системах

План:

12.1. Запрос – средство доступа к информации базы данных. Виды запросов.

12.2. Технология создания запроса с помощью Конструктора запросов. Создание в запросе вычисляемых полей.

12.3. Создание запросов с групповой операцией.

12.4. Технология создания перекрестного запроса.

12.5. Способы создания запросов на обновление, на добавление, на удаление, на создание таблицы

Вопрос 12.1. Запрос – средство доступа к информации базы данных. Виды запросов.

Запрос является одним из основных инструментов выборки и обработки данных в СУБД. В общем случае запрос – это производная таблица, которая содержит те же структурные элементы, что и обычная таблица (поля и записи), и формируется на основе одной или нескольких взаимосвязанных таблиц.

С помощью запроса можно выполнить следующие виды обработки данных:

Выбрать записи, удовлетворяющие условию отбора
Включить в запрос (в результирующую таблицу) заданные пользователем поля
Произвести различные вычисления (Например, нам нужно найти Начислено=Кол-во принятых деталей * расценка)
Сгруппировать записи (например, указать нужно ли объединить в группу записи с одним и тем же номером цеха)
Произвести обновление полей в выбранном подмножестве записей (например, изменить расценку на все операции над деталью 6512)
Создать новую таблицу базы данных на основе уже имеющихся таблиц
Удалить выбранное подмножество записей из таблиц базы данных (например, удалить все данные о работнике с табельным номером 6032)
Добавить выбранное подмножество записей в другую таблицу

Виды запросов

MSAccess позволяет создавать следующие виды запросов:

1) Запрос на выборку (простой запрос). Позволяет выбирать данные из одной или нескольких взаимосвязанных таблиц, а также из ранее созданных запросов. Результаты выполнения запроса отображаются в виде таблицы, которая может использоваться при дальнейшей обработке данных.

2) Перекрестный запрос. это операция построения таблицы для вычисления итоговых значений на основе существующей таблицы или запроса. Перекрестный запрос создается в предположении, что исходная таблица содержит необходимые данные для формирования заголовков строк и столбцов новой таблицы.

3) Запрос на добавление. позволяет скопировать данные из одной таблицы в другую не прибегая к буферу обмена. Данные могут перемещаться между разными файлами баз данных и между базами данных разного типа.

4)Запрос с параметром. Позволяет выводить на экран только требуемые данные.

5) Запрос на обновление. Этот тип запроса обеспечивает одну из важнейших функций СУБД – автоматизированную обработку данных, что существенно снижает время редактирования информации.

6) Запрос на удаление. позволяет автоматически удалить большое число записей из таблицы. Для автоматизации удаления нужно определить условие отбора записей для удаления в виде логического выражения.

7) Запрос на создание таблицы. Может служить средством создания новой таблицы. С помощью такого запроса можно превратить несколько связанных таблиц в одну.

Вопрос 12.2. Технология создания запроса с помощью Конструктора запросов. Создание в запросе вычисляемых полей.

Создание простого запроса:

1. В меню выбрать команду СОЗДАНИЕ

2. Нажать пиктограмму МАСТЕР ЗАПРОСОВ

3. Выбрать ПРОСТОЙ ЗАПРОС

4. Указать все поля, которые должны быть в Запросе. Для этого в области Таблицы выбираем из списка нужную таблицу. В области Доступные поля выделяем нужное поле и нажимаем на «стрелку». ДАЛЕЕ

5. Установить флажок «подробный запрос» или «итоговый запрос». Далее.

6. Задать имя запроса

7. Нажать ГОТОВО.

Создание в запросе вычисляемых полей

Открыть ЗАПРОС в режиме Конструктор.
Установить курсор в первое свободное поле.
Щелкнуть по пиктограмме ПОСТРОИТЕЛЬ.
Появится окно «Построитель выражений». В этом окне выбрать нужную таблицу в списке таблиц. Выделить поле, которое нужно вставить в формулу, и нажать кнопку Вставить.
Ввести знак арифметического действия, вставить следующее поле и т.д.
После ввода формулы нажать ОК
Установить курсор в вычисляемое поле. Вместо имени поля по умолчанию (Выражение 1) ввести название поля.

Вопросы12.3, 12.4, 12.5 рассматриваются на лекции на демонстрационных примерах и при выполнении заданий на практических занятиях

Вопросы для самоконтроля:

1. Назовите, на основе каких объектов можно создать запрос в MSAccess.

2. Определите назначение и особенности создания запроса на обновление, запроса с параметром, запроса на удаление, перекрестного запроса.

3. Рассмотрите технологию создания в запросе вычисляемого поля.

Задания для практики:

1. На основе таблицы «Наряд» базы данных «Учет труда и заработной платы на предприятии» создать запрос на выборку, вид которого приведен в таблице 5.

Таблица 12.1

Запрос из базы данных «Учет труда и заработной платы на предприятии»

Номер цеха	Табельный номер	Фамилия, инициалы	Номер наряда	Шифр детали	Шифр операции	Принято деталей	Расценка за операцию	Сумма по наряду

Сумма по наряду вычисляется по формуле:

Сумма по наряду = Принято деталей * Расценка за операцию.

2. Создать запрос с параметром, выводящий данные о количестве принятых деталей и начислениях для табельного номера, указанного пользователем.

3. Создать запрос на обновление, повышающий на 10% расценки на все операции с заданной деталью.

4. Создать запрос, удаляющий из базы данных все записи о заданном табельном номере.

Порядок выполнения заданий приведен в учебном пособии «Основы создания информационных систем в экономике» [2, с.198-210].

Рекомендуемые информационные ресурсы:

1. Информатика и информационные технологии: учебное пособие / Под ред. Романовой Ю.Д. - М.: Изд-во Эксмо, 2009. – с. 458-463, 475-479.

2. Кодолова И.А. Основы создания информационных систем в экономике / Кодолова И.А., Степанова Ю.В., Тартаковская Н.З. – Казань.: КГФЭИ, 2007. – с. 198-210.

3. Экономическая информатика: учебник / Под ред. В.П. Косарева и Л.В. Еремина – М.: Финансы и статистика, 2006. – с. 376-389.

Тема 13 (2 часа). Технология создания результирующих отчетов в автоматизированных информационных системах

13.1. Отчеты – средство вывода информации из базы данных. Способы создания отчетов.

13.2. Создание отчета с помощью Мастера отчетов.

13.3. Технология работы с отчетом в режиме Конструктора отчетов.

13.4. Структура и разделы отчета. Элементы управления отчета.

13.5. Технология работы с отчетом на примере решения экономической задачи.

Вопрос 13.1. Отчеты – средство вывода информации из базы данных. Способы создания отчетов

Отчет создается в том случае, когда нужно наглядно представить на экране или на бумаге сводную информацию, хранящуюся в БД. Отчет позволяет:

представить данные в удобной для чтения и анализа форме;
сгруппировать записи (по нескольким уровням) с вычислением итоговых и средних значений;
включить в отчет и напечатать графические объекты, например диаграммы;
включить в отчет выборочную информацию из таблиц БД;
добавить информацию, не содержащуюся в БД.

Отчет может создаваться в режиме Конструктора или с помощью Мастера отчетов.

MSAccess позволяет создавать однотабличные отчеты, многотабличные отчеты на основе данных нескольких взаимосвязанных таблиц базы данных, отчеты на основе запросов, отчеты в виде диаграмм.

Рассмотрим создание отчета на основе запроса.

Вопрос 13.2. Создание отчета с помощью Мастера отчетов.

Выполнение:

До создания отчета нужно создать запрос, содержащий все поля, которые предполагаются в отчете, и вычисляемые поля.
Выполнить команду СОЗДАНИЕ – МАСТЕР ОТЧЕТОВ
В поле Таблицы и Запросы выбрать из списка Запрос, на основании которого строится отчет.
В области Доступные поля выбрать поля, которые будут включены в Отчет.
Установить, по каким полям выполнить группировку.

Для того, чтобы сгруппировать записи по какому-либо полю, нужно выделить это поле и нажать >. Затем можно указать следующее поле группировки.

Примечание 1: Если в качестве поля для группировки уже указано какое-либо поле, по которому нам не нужно группировать данные, то нужно выделить это поле и нажать стрелку назад <.
Примечание 2: Кнопка «Группировка» позволяет определить интервалы группировки. Это обеспечивает создание таких групп, которые нужны пользователю.

Указать, если требуется, по каким полям выполнить сортировку записей. Access автоматически сортирует записи по тем же полям, по которым выполняется группировка.
На этом же шаге нажать кнопку ИТОГИ.
Установить флажки для выбора функций и полей, по данным которых выполняются групповые операции.

На этом же шаге можно указать, что выводить в Отчет – только итоги или данные и итоги.

Выбрать вид макета отчета.
Выбрать стиль оформления отчета.
В следующем окне задать имя отчета (по умолчанию выводится имя Запроса, на основе которого строится Отчет).

Вопрос 13.3. Технология работы с отчетом в режиме Конструктора отчетов.

Данный вопрос рассматривается на практических занятиях

Вопрос 13.4. Структура и разделы отчета. Элементы управления отчета

Макет отчета разделен на следующие области:

Заголовок отчета. Располагается на первой странице перед верхним колонтитулом. В нем размещается, как правило, название отчета (выходного документа).
Верхний колонтитул. По умолчанию помещается на каждую страницу отчета. Обычно содержит заголовки столбцов.
Заголовок группы. В нем размещается имя поля, по которому выполняется группировка данных. Эта область создается для каждого группировочного признака.
Область данных. Содержит данные базы. Элементы этой области повторяются для каждой группы записей.
Примечание группы. Содержит формулы подведения итогов по группам.
Нижний колонтитул. Присутствует на каждой странице отчета. По умолчанию в него выводится номер страницы и текущая дата. С помощью панели элементов можно создавать в этой области свои поля.
Примечание отчета. Содержит формулу подведения общего итога по записям. При печати помещается в конец отчета и может содержать любую информацию, например, наши пояснения к отчету.

Вопрос 13.5. Технология работы с отчетом на примере решения экономической задачи.

Данный вопрос рассматривается на практических занятиях

Вопросы для самоконтроля:

1. Назовите объекты, на основании которых можно создать отчет в MSAccess.

2. Назовите способы создания отчетов в MSAccess.

3. Рассмотрите технологию изменения структуры отчета.

4. Определите, как выполнить группировку записей с подведением итогов в отчете.

Задания для практики:

На основе запроса базы данных «Учет труда и заработной платы на предприятии», вид которого приведен в таблице 6, выполнить следующие задания:

1. Создать отчет (выходной документ) «Начисления заработной платы по табельным номерам за месяц в разрезе цехов».

2. Создать отчет «Ведомость расчета доплат по цехам в разрезе табельных номеров за месяц».

3. Создать отчет «Ведомость учета выработки по цехам в разрезе табельных номеров за месяц».

Порядок выполнения заданий и формы выходных документов приведены в учебном пособии «Основы создания информационных систем в экономике» [1, с.210-225].