Управление проектом. Конспект лекций по курсу Управление проектами. Конспект лекций по курсу Управление проектами (УП) Подготовил профессор Синенко С. А
 Скачать 0.76 Mb.
|
|
Раздел 7. Заключительные положения управления проектами. Эффективность управление проектами. При оценке эффективности системы управления проектами (УП) необходимо рассматривать обширный набор различных аспектов - критериев. Существуют различные подходы к оценке эффективности УП, основывающиеся на методиках различных организаций (как коммерческих, так и независимых, научных), оптимизированных для использования в разных областях хозяйственной деятельности. Коротко их можно сформулировать так: завершение проекта в установленные сроки; завершение проекта в рамках бюджета; соблюдение требований к качеству результата; небольшой объем изменений в ходе реализации проекта; сохранение текущей работы «родительской» организации, т.е. работа над проектом не выбила ее «из колеи»; сохранение производственной культуры и ценностей организации. Факторы, влияющие на успех проекта: координация и взаимосвязи; адекватная структура и управление; уникальность, актуальность и прозрачность проекта; четко обозначенные и согласованные критерии успеха; конкурентная среда и бюджетные ограничения; использование внешних возможностей. Причины неудач проектов: неясные цели; недостаточная поддержка со стороны высшего руководства; недостаточно эффективное взаимодействие в проекте; чрезмерная оптимистичность, концептуальная сложность проекта; недостаточное финансирование; изменение приоритетов в работе «родительской» организации; недостаток самоуправления; неэффективная команда; недостаточно эффективные коммуникации. Оценка эффективности основывается на определении, выборе критериев для рассмотрения и оценки системы по разным качествам. Набор критериев может зависеть от сферы деятельности организации, характеристики проектов и состава системы. Критерии, показатели и оценки можно условно разделить на две группы: качественные; количественные. Одна из методологий качественной оценки эффективности основана на экспертной оценке критических факторов успеха (КФУ), выполнение которых необходимо для успешной реализации проекта. При формулировании целей проекта всегда следует помнить о конкретных критериях успеха, которые оказывают непосредственное влияние на эффективность проекта. Система критических факторов успеха проекта - механизм для стратегической оценки проекта в целом, основанный на экспертной оценке. Данный метод рекомендуется использовать неоднократно на этапе выполнения проекта. Его проводят циклически - через определенные промежутки времени, например, каждый месяц или при закрытии этапа проекта. Количественная оценка эффективности проектной деятельности компании может проводиться методом сравнительного анализа тенденций изменения определѐнных характеристик: - отклонения по стоимости проекта-отклонения бюджета проекта, вызванные его перерасходом или недорасходом; - отклонения в расписании - сдвиги в расписании проекта, вызванные отставанием или опережением работ; - устранение недостатков, найденных при проверке и оценке качества – оценка эффективности работы команды проекта по устранению недостатков, выявленных в ходе выполнения проекта; - количество неразрешенных проблем - эффективность реагирования команды проекта на возникающие трудности; - укомплектованность команды проекта - определение всех участников проекта, а также команды управления проектом. Потребностям в количественных оценочных механизмах деятельности компании, а также механизмах опережающего, повседневно-стратегического управления полностью соответствует методология стратегического управления Balanced Scorecard - Система Сбалансированных Показателей (ССП). В рамках ССП организация рассматривается и оценивается в четырех перспективах: - в перспективе, связанной с финансовым состоянием (общепринятые финансовые показатели); - в перспективе, связанной с позицией компании на рынке (число клиентов, доля рынка и т.д.); - в перспективе, связанной с внутренними бизнес процессами (насколько они настроены и эффективны); - в перспективе, связанной с развитием и обучением персонала. Для более чѐткого и непрерывного процесса качественной и количественной оценки эффективности ИСУП рекомендуется в компании сформировать специальную организационную единицу - стратегический комитет, призванный создавать механизмы эффективного управления, которые позволят достичь стратегических целей, а также будут способствовать воплощению стратегий за счет последовательных действий персонала. Для количественной оценки эффективности внедрения ИСУП можно также использовать метод функционально-стоимостного анализа (ABC). Алгоритм проведения функционально-стоимостного анализа включает определѐнную последовательность шагов: необходимо составить перечень всех возможных действий (работ), выполняемых в компании; необходимо посчитать количество этих действий за определѐнный интервал времени; необходимо составить определѐнную базовую стоимостную величину каждого действия; необходимо разложить косвенные затраты согласно базовой стоимости на действия. Результаты данного вида анализа позволяют выявить «узкие» места в деятельности компании, определить КПД сотрудников (работа сотрудника будет эффективной тогда, когда она будет «удобной») и, главное, выявить потенциальные возможности для повышения эффективности деятельности компании. Процессы анализа включают как анализ плана, так и анализ исполнения проекта. Процессы анализа также можно подразделить на: основные; вспомогательные. К основным относятся те процессы анализа, которые непосредственно связаны с целями проекта и показателями, характеризующими успешность исполнения проекта: анализ сроков - определение соответствия фактических и прогнозных сроков исполнения операций проекта директивным или запланированным; анализ стоимости - определение соответствия фактической и прогнозной стоимости операций и фаз проекта директивным или запланированным; анализ качества - мониторинг результатов с целью их проверки на соответствие принятым стандартам качества и определения путей устранения причин нежелательных результатов исполнения качества проекта; подтверждение целей - процесс формальной приемки результатов проекта его участниками (инвесторами, потребителями и т.д.). Вспомогательные процессы анализа связаны с анализом факторов, влияющих на цели и критерии успеха проекта. Эти процессы включают: оценку исполнения - анализ результатов работы и распределение проектной информации с целью снабжения участников проекта данными о том, как используются ресурсы для достижения целей проекта; анализ ресурсов - определение соответствия фактической и прогнозной загрузки и производительности ресурсов запланированным, а также анализ соответствия фактического расхода материалов плановым значениям. В число процессов анализа не включены анализ взаимодействия с целью оптимизации процедур обработки проектной информации, анализ исполнения контрактов с целью своевременного внесения изменений и предотвращения споров и ряд других процессов, которые не носят регулярного характера (как анализ взаимодействия), либо составляют часть включенных процессов (как анализ контрактов). В результате анализа либо принимается решение о продолжении исполнения проекта по намеченному ранее плану, либо определяется необходимость применения корректирующих воздействий. Итоговый отчет о результатах работы. Получив от заказчика оценку проекта, необходимо приступить к составлению итогового отчета о результатах проекта. Он строится по той же схеме, что и промежуточные отчеты о состоянии работ, но: - добавляется раздел о целях и задачах проекта, чтобы дать представление о том, насколько точно были соблюдены приемные критерии заказчика; - в разделе, посвященном графику работы, перечисляются все основные этапы работы с указанием планируемых и фактических сроков. Если ни один из перечисленных этапов не был связан с конечным продуктом, то он добавляется в конец списка; - в разделе, касающемся трудовых затрат и финансовых расходов, подводятся итоги и фактические данные сравниваются с теми, что были указаны в утвержденном плане; - в разделе изменений плана перечисляются все изменения, которые были внесены в исходный план. Раздел «Окончательный план» должен содержать данные из окончательного плана, касающиеся целей работы (изменений в критериях приема продукта), крайних сроков сдачи, трудовых затрат и расходов; - в самом низу таблицы нужно дать объяснение всем несоответствиям между запланированными и итоговыми фактическими величинами. Несоответствия - это любые отклонения от плановых результатов работы. Несоответствия могут быть как положительными (выполнение работы раньше графика), так и отрицательными. Очень важно объяснить и положительные и отрицательные итоги, так как нужно, чтобы причины всех успехов и неудач были понятными. Спонсор оценивает проект с помощью тех же методов, которые применялись для получения оценки заказчика. Для начала попросите его заполнить форму для оценки проекта, а затем проведите с ним интервью. Перед тем как приступить к оценке проекта, дайте спонсору возможность ознакомиться с итоговым отчетом о результатах проекта. Для получения объединенной формы нужно просто добавить к утверждениям из формы для оценки проекта две колонки, озаглавив их «Положительные результаты» и «Идеи для улучшения работы в будущем». В основном опрос должен касаться процесса управления проектом. Используется тот же набор вопросов, которые задавались спонсору и заказчику проекта. Если у вас есть какие-то вопросы, требующие более конкретных ответов, то свяжитесь с интересующим вас лицом и обсудите их. Получив все ответы, сведите их в единую таблицу, а затем представьте ее команде для анализа. Оценка проекта членами команды. Попросите членов команды оценить проект. Вопросы, которые для них подготовлены, должны касаться следующих аспектов работы: особенности руководства проектом. (Этот вопрос позволяет лидеру проекта выяснить мнение группы о том, как он справился со своей работой); процесс управления проектом, включая результативность планирования, мониторинг и контроль над изменениями; взаимодействие команды - эффективно ли она работала, были ли продуктивными собрания команды; организационная поддержка проекта. Форму для опроса членов команды сделайте по образцу формы для дольщиков проекта, чтобы у них была возможность написать, что им поправилось в работе, а что, на их взгляд, следует доработать. Усвоенные уроки. Опросив всех участников проекта, переходите к собранию, на котором расскажите о том, какие уроки были получены в процессе работы. Используйте список выводов, сделанных на протяжении всего проекта, итоговый отчет о результатах работы, оценки участников и формы плюс/дельта. Показатели и виды эффективности инвестиционных проектов. В общем понимании эффективностью называют степень достижения наилучших результатов при наименьших затратах. Методическими рекомендациями эффективность инвестиционного проекта рассматривается как категория, отражающая соответствие инвестиционного проекта целям и интересам его участников. Финансово реализуемый проект может в то же время быть неэффективным для его участников. Эффективность участия в проекте собственного капитала некоторого участника (или эффективность проекта для этого участника) определяется по соотношению (с учетом разновременности) его собственного капитала, вложенного в проект, и капитала, полученного им за счет реализации проекта и остающегося в его распоряжении (после компенсации собственных издержек и расплаты с другими участниками: кредиторами, государством и пр.). Определение приемлемого для инвестора уровня экономической эффективности инвестиций является наиболее сложной областью экономических расчетов, связанной с разработкой ТЭО, так как здесь надо свести воедино все множество факторов различных интересов и потенциальных инвесторов, и кредиторов, учесть трудно предсказуемые изменения во внешней среде по отношению к проекту в условиях нестабильной экономики: инфляционное влияние, возможные изменения в системе налогообложения и т.п. Все это многократно усложняется в связи с тем, что оценка эффективности должна базироваться на соответствующей информации за весьма длительный расчетный период. Рекомендуется оценивать эффективность проекта в целом и эффективность участия в проекте. Эффективность проекта в целом оценивается для определения потенциальной привлекательности проекта для возможных участников и поиска источников финансирования. Показатели эффективности участия в проекте определяются как техническими,технологическими и организационными решениями проекта, так и схемой его финансирования. Оценку эффективности рекомендуется проводить по системе следующих, взаимосвязанных показателей: чистый доход (ЧД); чистый дисконтированный доход (ЧДД) или интегральный эффект; индекс доходности (или индекс прибыльности); индекс доходности дисконтированных инвестиций; срок окупаемости (срок возврата единовременных затрат РВ); внутренняя норма доходности (или внутренняя норма прибыли, рентабельности); современная стоимость ИП; будущая стоимость ИП. Для оценки жизнеспособности проекта сравнивают варианты проекта с точки зрения их прибыльности, стоимости, сроков реализации. В качестве сравнения берутся результаты ситуаций без проекта и с проектом. Жизнеспособность проекта оценивают с помощью анализа коммерческой эффективности вариантов проекта, а также бюджетной и экономической эффективности вариантов. Показатель коммерческой эффективности учитывает финансовые последствия реализации проекта для его непосредственных участников. Показатель бюджетной эффективности показывает последствия осуществления проекта для федерального, регионального и местного бюджетов. Показатель экономической эффективности учитывает затраты и доходы, связанные с реализацией проекта, выходящие за пределы прямых финансовых интересов участников инвестиционного проекта и допускающий стоимостные изменения. Коммерческая (финансовая) эффективность - соотношение финансовых затрат и результатов, обеспечивающих требуемую норму дохода. При осуществлении проекта выделяют три вида деятельности: инвестиционная; операционная; финансовая. Разница между притоками и оттоками в операционной и инвестиционной деятельности называется потоком реальных денег. Поток реальных денег от инвестиционной деятельности: земля; здания и сооружения; машины, оборудование и передаточные устройства; нематериальные активы; итого - вложения в основной капитал (1+2+3+4); прирост оборотного капитала; всего инвестиций (6+5). Поток реальных денег от операционной деятельности включает: объем продаж; цена; выручка (1х2); внереализационные доходы; переменные затраты; постоянные затраты; амортизация зданий; амортизация оборудования; проценты по кредитам (включаются в себестоимость); прибыль до вычета налогов; налоги и сборы; проектируемый чистый доход; амортизация (7+8); чистый приток от операций (12+13). Потоки реальных денег от финансовой деятельности включают: собственный капитал; краткосрочные кредиты; долгосрочные кредиты; погашение задолженности по кредитам; выплаты дивидендов; сальдо финансовой деятельности. Чистая ликвидационная стоимость объекта: рыночная стоимость; затраты; начислено амортизации; балансовая стоимость на временном шаге (t шаге) (2-4); затраты по ликвидации; доход от прироста стоимости капитала (1-4); операционный доход (убытки) (1-(4+5)); налоги; чистая ликвидационная стоимость (1-8). Срок окупаемости – минимальный временной интервал (от начала осуществления проекта), за пределами которого интервальный эффект становится и в дальнейшем остается неотрицательным. Иными словами, это период, начиная с которого первоначальные вложения и другие затраты, связанные с инвестиционным проектом, покрываются суммарными результатами его осуществления. Результаты и затраты, связанные с осуществлением проекта, можно вычислять с дисконтированием или без него. Соответственно, получаются два разных срока окупаемости. Рекомендуется определять срок окупаемости с использованием дисконтирования. Показатель коммерческой эффективности учитывает последствия реализации проекта для его непосредственных участников. Показатель бюджетной эффективности отражает финансовые последствия для федерального, регионального и местного бюджетов. Основным показателем является превышение доходов над расходами соответствующего бюджета в связи с осуществлением проекта. В расходы включают: средства, выделяемые для прямого бюджетного финансирования; кредиты центрального, региональных и уполномоченных банков для отдельных участников реализации проекта, выделяемые в качестве заемных средств, подлежащих компенсации за счет бюджета; прямые бюджетные ассигнования на надбавки к рыночным ценам на топливо и энергоносители; выплаты пособий для лиц, оставшихся без работы в связи с осуществлением проекта; выплаты по государственным ценным бумагам; государственные, региональные гарантии инвестиционных рисков иностранных и отечественных участников; средства, выделяемые из бюджета для ликвидации последствий, возможных при осуществлении проекта чрезвычайных ситуаций и компенсации иного возможного ущерба при реализации проекта. К доходам относят: НДС и другие налоговые поступления, рентные платежи данного года в бюджет с российских и иностранных предприятий и фирм - участников проекта; увеличение и уменьшение налоговых поступлений от сторонних предприятий, обусловленное влиянием реализации проекта на их финансовое положение; поступающие в бюджет таможенные пошлины и акцизы по ресурсам (продуктам), производимым по проекту; эмиссионный доход по выпуску ценных бумаг под осуществление проекта; дивиденды по акциям и другим ценным бумагам; подоходный налог с заработной платы; плата за пользование землей, водой и другими природными ресурсами, плата за недра и лицензии; погашение льготных кредитов по проекту; штрафы и санкции, связанные с проектом; поступления в пенсионный фонд, фонд занятости, медицинский фонд и фонд социального страхования. Показатели экономической эффективности отражают эффективность с точки зрения интересов всего народного хозяйства в целом, а также отраслей, организаций, предприятий, участвующие в проекте. При расчете таких показателей в состав результатов проекта включаются (в стоимостном выражении): выручка от реализации на внутреннем и внешнем рынках всей произведенной продукции, кроме продукции, потребляемой российскими предприятиями-участниками; социальные и экологические результаты, рассчитанные исходя из совместного воздействия участников проекта на здоровье населения, экологическую и социальную обстановку; прямые финансовые результаты; кредиты и займы иностранных государств, банков, фирм, поступления импортных пошлин. В состав затрат проекта включаются, предусмотренные в проекте и необходимые для его осуществления текущие единовременные затраты российской стороны без повторного счета, поэтому в расчет не включают: затраты предприятий-потребителей продукции других участников проекта; амортизация по основным средствам, создаваемым одним участником проекта, а используемым другим. В затраты включены: все виды налогов, штрафов, санкций; проценты по кредитам; затраты иностранных участников. При расчете показателей экономической эффективности на уровне предприятия в состав результатов проекта включают: -производственные результаты, выручка от реализации произведенной продукции, за вычетом продукции, израсходованной на собственные нужды; -социальные результаты (которые относятся к работникам предприятия и членам их семей). В состав затрат включаются только единовременные и текущие затраты предприятия без повторного счета. |