контрольная ДОУ. Контрольная работа 1 документационное обеспечение управления выполнена по контрольному заданию 2018 года издания
 Скачать 23.83 Kb.
|
|
федеральное агентство по государственным резервам федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение ТОРЖОКСКИЙ ПОЛИТЕХНИЧЕСКИЙ КОЛЛЕДЖ КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА № 1 ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ Выполнена по контрольному заданию 2018 года издания Студент 1 курса заочного отделения Гусев Сергей Валерьевич Шифр 218 Специальность: 38.02.03 «Операционная деятельность в логистике» Контрольная работа проверена «___» _________ 20_____г. (число, месяц, год) Оценка ______________________________________________________ (зачтено или незачтено или зачтено с учетом доработки) Преподаватель ______________ / ______________________________ (подпись, фамилия, инициалы) КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА Вариант 8 Регистрация документов, ее основные формы. Организация, которая создала, получила или отправила документ, является ответственной за него. Для оформления этой ответственности документ должен быть надлежащим образом зарегистрирован: ему должен быть присвоен регистрационный номер (индекс), фиксирующий факт его создания, отправления или получения, что и придает ему юридическую силу. Регистрируемые и нерегистрируемые документы. Все бумаги, которые требуют учета, исполнения, а также те, которые предполагается использовать в справочных целях, подлежат обязательной регистрации. К ним относятся распорядительные, учетно-статистические, отчетные, финансовые, бухгалтерские и др. деловые бумаги. Формы регистрации документов В современных организациях используется три вида регистрации деловой документации: журнальная; карточная; электронная. Журнальная регистрация. В относительно небольших организациях, где документооборот измеряется 500-600 документами в год, используется журнальная регистрация. При данном виде учета запись информации о деловых бумагах ведется в простом хронологическом порядке. Все данные заносятся в специальную книгу, в которой каждая страница представляет собой таблицу с графами. Названия граф и их количество определяется руководством самостоятельно. Карточная регистрация. После внедрения единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) большое распространение получила карточная форма ведения дел. Вся информация о входящей или создаваемой деловой бумаге заносится на отдельную карточку. Карточка представляет собой лист плотной бумаги формата А5 (148х210) или А6 (105х148). Реквизиты документов заносятся в специальные графы. На каждом предприятии разрабатывается и утверждается своя собственная инструкция по делопроизводству, которая регламентирует набор и порядок расположения данных на учетной карточке. Эта же инструкция содержит указания по количеству экземпляров каждой карточки. Традиционно их количество соответствует количеству справочных или контрольных карточек. Существуют организации, в которых входящая или создаваемая бумага сразу сопровождается одним экземпляром карточки. Таким образом число таких карточек возрастает на одну. Приведем пример. На предприятии ведется две картотеки. Одна контрольная, вторая – справочная. На каждую бумагу заводится три карточки – для первой картотеки, для второй и третья карточка будет сопровождать бумагу к исполнителю. Существуют варианты, когда справочных карточек бывает три штуки, следовательно, их общее количество возрастет до пяти. Электронная регистрация. Форма и внешний вид электронной карточки аналогичен бумажной, с той лишь разницей, что электронная представлена на экране компьютера. Такие карточки используют организации, в которых введены компьютеризированные комплексы по ведению учета документации. Количество граф, их названия и назначение абсолютно идентичны традиционной регистрационно-контрольной карточке (РКК), разница только в форме заполнения – в последнем случае он осуществляется с клавиатуры. Единая локальная сеть организации дает возможность вести учет всей документации в каждом структурном подразделении отдельно, при этом будет автоматически создаваться единая база данных всей документации предприятия. Экспертиза ценности документов. Этапы и порядок ее проведения. Экспертиза ценности документов – это изучение состава и содержания документов учреждения на основании критериев ценности документов в целях определения сроков их хранения и отбора документов на их дальнейшее хранение. В ходе проведения работ по отбору документов на постоянное или длительное хранение экспертизе ценности подвергается весь комплекс документов, образующихся в деятельности всех структурных подразделений организации. До проведения в установленном порядке экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается. Экспертиза ценности документов в учреждении проводится: в делопроизводстве: при составлении номенклатуры дел, формировании дел и подготовке их к передаче в архив; в архиве: в ходе подготовки дел к передаче на постоянное хранение. Порядок проведения экспертизы ценности документов Экспертиза ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления совместно с ЦЭК (ЭК) организации под методическим руководством архива. При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел. Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел. Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела. Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации. Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов. Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива. Подготовка электронных документов к передаче в архив организации состоит из следующих этапов: -проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив; -запись ЭД на машинные носители; -проверка качества записи; -описание ЭД; -проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документов постоянного хранения и по личному составу; -подготовка комплекта сопроводительной документации. Сопроводительная документация ЭД должна быть достаточной для обеспечения их сохранности и использования. В ней отражается следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, физическая и логическая структура (для БД, сайтов и т.п.), объем документа (для БД также - количество записей). Составить акт ревизии кассы ООО "Вертикаль" выполнило заказ на изготовление рекламных материалов для ООО «Торжокские золотошвеи». Информация о выполнении заказа была передана посредством составления телефонограммы, в которой ООО «Вертикаль» также просило оплатить выставленный счет в срок до 20 декабря текущего года. Телефонограмма была подписана заместителем директора А.Б. Андреевым и передана его секретарем.Составьте телефонограмму, соответствующую данной управленческой ситуации. Тест 1. Движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение: а) документационное обеспечение управления; б) делопроизводство; *в) документооборот; г). документирование; 2.Зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать – это а) бланк; *б) документ; в) дело; г) записка. 3.По способу документирования документы могут быть: *а) письменные и графические; б) внешние и внутренние; в) служебные и личные; г) срочные и несрочные; 4. Типизация документов… *а) заключается в разработке для определенной сферы использования универсальных документальных решений, которые при последующей доработке под конкретные условия применения становятся действующими нормативными актами или руководящими материалами конкретной организации б) сводится к подготовке бланка документа с заранее напечатанной частью текста или специально оставленными пробелами, заполняемыми составителем документа при его окончательном оформлении в) способ. при котором постоянная информация приводится в виде перечня вопросов, расположенных в левой части листа, а переменная информация в виде ответов на вопросы наносится на свободном месте листа с правой стороны г) заключается в подготовке большого числа документов в различных деловых ситуациях по аналогии с предложенными примерами 5. В какой последовательности должны быть расположены наименования в бланке письма филиала организации? 2а) Открытое акционерное общество 4б) (ОАО «Сибнефть») 1в) Филиал в городе Ханты-Мансийске 3г) «Нефтяная компания “Сибнефть”» Список используемой литературы: Басаков М.И. Делопроизводство. – Ростов на Дону: Феникс, 2015. Быкова Т.А. Документационное обеспечение управления (делопроизводство) : учеб. пособие / Т.А. Быкова, Т.В. Кузнецова, Л.В. Санкина ; под общ. ред. Т.В. Кузнецовой. — 2-е изд., перераб. и доп. — М. : ИНФРА-М, 2018. — 304 с/Электронно-библиотечная система Znanium.com. ГладийЕ.В Документационное обеспечение управления: Учебное пособие. - М.: ИЦ РИОР, НИЦ ИНФРА-М, 2016. - 249 с.: 60x90 1/16. - (Профессиональное образование) (Переплёт) ISBN 978-5-369-01042-6/Электронно-библиотечная система Znanium.com. |