документальное обеспечение управления. Контрольная работа ДОУ Кравцова.В.А. 2ДОУ-19з. Контрольная работа по дисциплине Документационное обеспечение управления специальность
 Скачать 44.37 Kb.
|
|
Министерство и науки и высшего образования Российской Федерации Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования «Норильский государственный индустриальный институт» Политехнический колледж КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА по дисциплине «Документационное обеспечение управления» специальность 46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение
2021 г Содержание Введение 3 1 Понятие о документах, способах документирования, носителях информации. Унификация и стандартизация документов. Системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД). Формуляр-образец ОРД 4 2 Практические работы по составлению и оформлению организационно-распорядительных документов на формате А4 9 Заключение 11 Список использованных источников 12 2Шилов Е.Н. Организационно-распорядительная документация: виды, требования к оформлению, автоматизация// Логика бизнеса. – 2019. - №7. – С. 32-37. 12 3ГОСТ Р 7.0.97-2016 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД). Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов 12 ВведениеАктуальность. Зарождение, становление и развитие социальной системы возможно только с помощью информационных связей, которые зачастую находят материальное воплощение в документированной информации. Документы содержат самую разнообразную информацию о протекающих в обществе процессах, поэтому социальная информация изначально определяет социальную природу, сущность любого документа. Вместе с тем документ, будучи продуктом общественного развития, одновременно и сам оказывает определённое влияние на формирование и характер общественных отношений, тормозит или, наоборот, стимулирует их развитие. Поэтому изучение любого документа невозможно вне той социальной среды, в которой этот документ появился и где он функционирует. Как по капле воды, её внутреннему составу, можно получить определённую информацию о водоёме в целом, так и по отдельному документу можно составить некоторое первоначальное представление о характере и особенностях породившего его общества. Именно идентификация социальной сущности документа, ставшего историческим источником, лежит, в частности, в основе исторической науки и такой важнейшей её отрасли как источниковедение. Социальная природа документа самым тесным образом связана с функциями документа. Под функцией документа понимается внутренне присущее ему целевое назначение, социально выработанный способ его употребления. Иначе говоря, функции документа предопределены его общественно-практическими целями и задачами, являются производными от них. Функции документа непосредственно связаны с функциями информации, которые документ принимает на себя после фиксации этой информации на материальном носителе. Поскольку социальная информация ориентирована на удовлетворение различных человеческих потребностей, т.е. многофункциональна, постольку и документ также полифункционален. Цель работы – рассмотреть понятие о документах, способах документирования, носителях информации; унификацию и стандартизацию документов; системы документации; УСОРД; формуляр-образец ОРД. В работе использована учебная литература, периодические издания, нормативные документы. Работа состоит из введения, основной части, заключения и списка использованной литературы. 1 Понятие о документах, способах документирования, носителях информации. Унификация и стандартизация документов. Системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД). Формуляр-образец ОРД Слово «документ» в переводе с латинского означает «свидетельство», «способ доказательства». Документ – это материальный объект с закрепленной на нем информацией для передачи ее во времени и пространстве. Основным материальным носителем деловой информации в настоящее время является бумага. Документ выполняет следующие функции: информационную - в документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности человека; организационную – с помощью документа обеспечивается воздействие на группы людей для организации и координации их деятельности; коммуникативная - обеспечиваются внешние связи организаций и предприятий; юридическую – поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопросов сторонами деловых отношений; воспитательную – он дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образовательной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетический вкус управленческих кадров, повышает престиж организации в глазах деловых партнеров. Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданных по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности, называется унифицированной системой документации (УСД) [1, c. 46-51]. Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многообразия документов, приведению к единообразию их форм, структуры, языковых конструкций и операций по обработке, учету и хранению. Унификация в делопроизводстве может быть, как самостоятельной работой, так и этапом в работе по стандартизации. Суть стандартизации заключается в разработке оптимальных правил и требований по подготовке и оформлению деловой документации, принятых в установленном порядке и рекомендованных для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты работы при этом оформляются в виде национальных стандартов, межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТ Р), отраслевых стандартов (ОРТ) и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП). Формуляр-образец разрабатывается при создании системы документирования и представляет собой графическую модель или схему построения документа. Он устанавливает форматы, размеры полей, расположение постоянных и переменных реквизитов. Организационно-распорядительная документация (ОРД) - это обширный пласт документов, фиксирующих права и обязанности работников и их работодателей, их задачи, цели и функции. Они оформляются по определенным требованиям, которые сведены в ГОСТ по оформлению ОРД 7.0.97-2016. Несоблюдение этих требований влечет недействительность организационно-распорядительных документов. Весь массив организационно-распорядительной документации с некоторой долей условности можно разбить на три группы: организационная; распорядительная; справочно-информационная. Организационные документы необходимы для регламентирования деятельности организации. Именно с их помощью фиксируются права и обязанности работников и работодателей, закрепляется их взаимная ответственность. Организационная документация - это уставы, штатные расписания, трудовые договоры, правила внутреннего распорядка, многие другие документы, создаваемые внутри компании на основании действующего законодательства. Распорядительные документы создаются при постановке конкретных задач внутри организации. В эту категорию входят распоряжения, решения, приказы, постановления и другие документы, издаваемые для решения тех или иных практических задач. Справочно-информационные документы необходимы для информирования работников и работодателей об установленных правилах, произошедших событиях и их обстоятельствах, результатах принятых мер и другом. В эту категорию входят служебные письма, докладные записки, справки, прочие подобные документы. Ниже приведен перечень распространенных видов организационно-распорядительной документации. В него входят: приказы о назначении и увольнении; положения о конфиденциальности; руководства по информационной безопасности; правила замены вычислительной техники; должностные инструкции персонала; регламенты разграничения доступа к информации; описания технологических процессов; трудовые договоры и дополнения к ним; инструкции по обеспечению охраны помещений; объяснительные записки; приказы о премировании и депремировании; распоряжения о мерах, необходимых для непрерывности бизнес-процессов; расписания несения дежурства на объектах. Это - далеко не исчерпывающий перечень. На практике в организациях, помимо перечисленных, издаются многие другие документы. В полном объеме эти требования представлены в упомянутом выше ГОСТ 7.0.97-2016, который пришел на смену ГОСТ 6.30-2003. Изменение стандартов было связано с развитием делопроизводства. Все шире стали применяться системы электронного документооборота, все более широкое распространение получили цифровая подпись и другие атрибуты. Стоит предостеречь тех делопроизводителей, которые ошибочно ориентируются на устаревший ГОСТ по оформлению ОРД при создании документов: это нарушение закона [2, c. 32-37]. Организационно-распорядительная документация должна быть выдержана в строгом, нейтральном стиле. В ней не должно быть оценочных суждений, эмоциональности и элементов разговорной речи. Информация, содержащаяся в документах, должна быть: краткой, емкой; однозначной, единообразной; последовательной. Существует исчерпывающий перечень реквизитов, которые можно включать в организационно-распорядительную документацию. В их число входят: государственный герб РФ; герб субъекта РФ; логотип организации или ее товарный знак; код формы организационно-распорядительного документа; код организации; название организации, в которой был издан документ; ОГРН, ИНН и КПП юридического лица; название структурного подразделения, издавшего документ; название, дата издания и регистрационный номер документа; название должности лица, сформировавшего документ; справочные сведения об организации; место составления документа; грифы утверждения, согласования и ограничения доступа к документу; заголовок и основной текст; отметки об имеющихся приложениях, прохождении контроля, заверении копии, электронной подписи, исполнении документа, его направлении в дело. Свои требования действуют в отношении оформления организационно-распорядительной документации. Требования, существовавшие в прошлом, формулировались с учетом того, что текст документа печатается на машинке. В ныне действующих стандартах отражены существующие реалии, а именно - повсеместное распространение компьютеров и текстовых редакторов. Документ следует набирать шрифтом Arial, Times New Roman, Calibri, Verdana или близким к ним. Допустимые гарнитуры шрифтов - от 12 до 14. Отступ между абзацами должен составлять 1,25 мм. Допустимый междустрочный интервал - 1-1,5. Интервал между символами должен быть обычным, между словами - один пробел. Основной текст следует форматировать с выравниванием по ширине листа (выражаясь иначе, по границам правого и левого полей). Если текст документа по объему не превышает 4-5 строк, его можно оставить без заголовка. В противном случае следует составить заголовок и набрать его с центровкой по ширине основного текста. В новом ГОСТе появились требования, касающиеся электронного оборота организационно-распорядительной документации. По действующим стандартам документы можно создавать и согласовывать в системах электронного документооборота, при этом они не будут терять юридической силы. Важно, чтобы документы на электронных и бумажных носителях выглядели идентично. Из этого следует, что требования о реквизитах и оформлении бумажных документов полностью справедливы и в отношении их электронных версий [3]. Современный ГОСТ допускает существование документов, представленных только в электронной форме. В их отношении действуют требования, касающиеся цифровой подписи: все ее элементы должны хорошо читаться при просмотре электронного документа в его натуральном размере; цифровая подпись должна располагаться там же, где обычно ставится собственноручная; она не должна перекрывать текст документа. Отдел ДОУ компании контролирует исполнение организационно-распорядительных документов. Данная процедура основана на унифицированной системе организационно-распорядительной документации ОСТ Р 7.0.97–2016 «СИБИД. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» Исполнения требуют приказы, распоряжения, протоколы, служебные и докладные записки - деловые бумаги, в которых руководитель дает поручение подчиненному. Цель контроля - обеспечить своевременное и качественное исполнение документов. Действия, связанные с исполнением документов и поручений, пропишите в Инструкции по делопроизводству. В этом вам помогут рекомендации эксперта-документоведа и проверенный практикой пример раздела «Организация исполнения документов и поручений» Инструкции по делопроизводству. Образец раздела составлен на примере организации, в которой действует система электронного документооборота (СЭД): документы регистрируют в СЭД и задания по ним ставят тоже в СЭД. Текст Инструкции не обязательно составлять самостоятельно. Сегодня разработка Инструкции заключается: - в поиске готовых правил; - внимательном их изучении; - их адаптации под свое предприятие. В качестве образцов можно использовать ведомственные инструкции. Например, полная типовая инструкция по делопроизводству есть: - у таможенников; - в ФМС России; - в Федеральной службе судебных приставов. Все они доступны в справочно-правовых системах. Готовая Инструкция проходит обязательную процедуру согласования с руководителями подразделений. Затем она утверждается генеральным директором. После этого она приобретает статус корпоративного закона. Любой секретарь сможет вернуть на доработку неправильно оформленный документ. Как и любой ЛНА, Инструкция по делопроизводству имеет устоявшуюся структуру. В ней должны быть разделы, посвященные: оформлению документов; описанию основных процессов делопроизводства; правилам создания отдельных видов документов. Например, некоторые добавляют в Инструкцию разделы, посвященные хранению дел и документов. Многие организации внедряют у себя СЭД, ECM и BPM-системы. Внедрение систем отражается на работе с документами. Так что и в Инструкцию по делопроизводству вносятся разделы, посвященные СЭД. Таким образом, содержание Инструкции в разных организациях может (и должно) отличаться. Ведь этот документ разрабатывается для того, чтобы с ним работать [4, c. 288]. Восьмой раздел Инструкции по делопроизводству «Организация исполнения документов и поручений» состоит из пяти частей: Порядок подготовки, оформления, исполнения резолюций руководства. Сроки исполнения документов. Доведение документов до исполнителей. Особенности исполнения документов. Контроль исполнения документов. 2 Практические работы по составлению и оформлению организационно-распорядительных документов на формате А42.1 Оформить решение с продольным расположением реквизитов на бланке ф.А4: ЗАО «Российская пушнина». Решение. 07.04.2019. № 5. г. Вологда. О подготовке к пушному аукциону в Санкт-Петербурге. На основании координационного плана от 03.01.2019 Совет директоров ассоциации «Российская пушнина» решил 1. Назначить ответственным представителем ЗАО на аукционе Васильева В.Д. 2. Васильеву А.Д. подготовить предложения по составу делегации и представить на рассмотрение Совету до 15.04.2019. 3. Смирнову Л.В. Подготовить уточненный ассортимент пушных изделий, пользующихся наибольшим спросом, и представить на рассмотрение Совету до 15.04.2019. Председатель Совета Шилов В.Г. Члены Совета Горбунов В.А., Шумов А.Б. ЗАО «Российская пушнина» Совет директоров РЕШЕНИЕ 07.04.2019 О подготовке к пушному Аукциону в Санкт-Петербурге №5 На основании координационного плана от 03.01.2019 Совет директоров ассоциации «Российская пушнина» РЕШИЛ: 1. Назначить ответственным представителем ЗАО на аукционе Васильева В.Д. 2. Васильеву А.Д. подготовить предложения по составу делегации и представить на рассмотрение Совету до 15.04.2019. 3. Смирнову Л.В. Подготовить уточненный ассортимент пушных изделий, пользующихся наибольшим спросом, и представить на рассмотрение Совету до 15.04.2019. Председатель Совета А.Л. Шилов Члены Совета Л.А. Горбунов, А.С. Шумов Виза В дело № 1-25 07.04.2019 2.2 Оформить внутреннюю справку с продольным расположением реквизитов по следующим данным на ф. А4 Наименование структурного подразделения-автора – бухгалтерия. 12.12.2019. № 45. г. Пермь. Директору треста «Общепит» З.Д.Полуеву. О закупке мебели и оборудования. В соответствии с планом модернизации конторской мебели и оборудования в 2020 году были закуплены комплекты мебели и оборудования на общую сумму 1 млн. рублей. Главный бухгалтер Порева Р.Н. Бухгалтерия Директору треста «Общепит» СПРАВКА З.Д. Полуеву __12.12.2019_ № _____45____ О закупке мебели и оборудования В соответствии с планом модернизации конторской мебели и оборудования в 2020 году были закуплены комплекты мебели и оборудования на общую сумму 1 млн. рублей.
Главный бухгалтер _________________ Порева Р.Н. ЗаключениеИтак, любой документ обладает определённым набором признаков, непосредственно связанных с его основными функциями и свойствами. Прежде всего информация фиксируется кем-либо на материальном носителе с определённой целью, т.е. документированная информация всегда имеет автора. Автор документа - это физическое или юридическое лицо, создавшее документ. Авторство является важнейшим признаком документа. Важным документообразующим признаком является наименование вида документа (приказ, справка, заявление). Оно позволяет получить первое самое общее представление о документе, его юридической значимости. К числу важнейших признаков документированной информации относится датирование документа. Дата - это время создания документа. Однако информация об этом может быть зафиксирована по-разному. Отсюда даты различают: точные (время создания документа указывается точно); приближённые (время создания документа определяется на основе анализа его содержания, авторства, упоминающихся в нём событий); вероятные (время создания устанавливается путём сопоставления отдельных документов или даже их комплексов, анализа внешних признаков документа). Список использованных источниковУваров Н.Г. Унифицированная система организационно-распорядительной документации: тонкости и нюансы работы// Кадры предприятия. – 2019. - №2. – С. 46-51. Шилов Е.Н. Организационно-распорядительная документация: виды, требования к оформлению, автоматизация// Логика бизнеса. – 2019. - №7. – С. 32-37. ГОСТ Р 7.0.97-2016 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД). Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов Ларьков Н.С. Документоведение. − М.: РУДН, 2016. − 288 с. |