ЭДО. Контрольная работа по дисциплине Электронный документооборот студент факультета гму группы 441
![]()
|
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА И ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ ПРИ ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ» ЮЖНО-РОССИЙСКИЙ ИНСТИТУТ УПРАВЛЕНИЯ КАФЕДРА ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ Контрольная работа по дисциплине: «Электронный документооборот» Выполнил: студент факультета ГМУ группы 441 Климентов А.А. Научный руководитель: Перова М.В. Ростов-на-Дону 2020 Содержани II. Практическая часть 3 2.1. Характеристика системы электронного документооборота «Дело» 3 2.2 Характеристика модулей системы «ДЕЛО» 6 III. Проектная часть 7 1.1Подразделения 8 3.2. Кабинеты 12 3.3. Настройка прав пользователей, проверка 15 I. Теоретическая часть II. Практическая часть 3 2.1.Характеристика системы электронного документооборота «Дело» 3 2.2 Характеристика модулей системы «ДЕЛО» 7 III. Проектная часть 10 3.1Подразделения 10 3.2. Кабинеты 13 3.3. Настройка прав пользователей, проверка 14 II. Практическая часть2.1. Характеристика системы электронного документооборота «Дело»Системы электронного документооборота (СЭД) позволяют в комплексе решить задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины. Какие задачи решает автоматизация учета документов: централизованное безопасное хранение документов, обеспечение конфиденциальности документов; оперативная работа с документами любых типов с учетом прав пользователей; коллективная работа пользователей с документами с возможностью рассмотрения, согласования, утверждения, исполнения и контроля исполнения; автоматизированная загрузка документов со сканера, электронной почты и других приложений. регистрация входящих, исходящих внутренних документов; ведение регистрационно-контрольных карточек, номенклатуры дел, журналов передачи, рассылка и контроль местонахождения документов и т.д.; Система электронного документооборота «ДЕЛО» компании ЭОС включена в Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных. Соответствующий приказ подписал 20 февраля 2016 года Министр связи и массовых коммуникаций Российской Федерации Николай Никифоров. Внесение СЭД «ДЕЛО» в данный Реестр позволит заказчикам приобретать этот программный продукт для государственных и муниципальных нужд. Компания ЭОС с момента создания первых версий своих программ активно сотрудничает с государственными структурами. По данным независимых аналитических исследований, в госсекторе ЭОС является лидером в сегменте специализированного ПО для управления документами. Разработки ЭОС изначально являются российскими: они создавались российской компанией для отечественных организаций с учетом специфики и российских традиций документооборота. Компания ЭОС уже несколько лет подряд никому не отдает первые позиции по количеству реализованных СЭД-проектов в органах власти, местного самоуправления и иных государственных организациях. ЭОС занимает первую строчку и в рейтинге, подготовленном порталом TAdviser по состоянию на август 2016 года. Аналитики экспертного центра TAdviser отмечают, что, несмотря на непростую ситуацию для рынка информатизации госсектора в 2016 году, его рублевый объем сохраняет стабильность. По итогам 2016 года прогнозируется увеличение ИТ-бюджетов в федеральных органах власти и регионах в пределах 10%. При этом в информатизации госсектора фокус сместился на развитие внедренных решений и оптимизацию инфраструктуры. В системе документооборота предприятия «ДЕЛО» реализована поддержка платформ и технологий лидеров в области создания информационных технологий на мировом и отечественном рынке: - Microsoft и Oracle– поставщики наиболее популярных платформ для корпоративных приложений; Интеграция с пакетом Microsoft Office позволяет регистрировать документы непосредственно из редакторов или почтовой программы. - ABBYY – ведущий разработчик программного обеспечения для сканирования и распознавания документов и форм; - КриптоПро, СигналКом, Aladdin– разработчики надёжных средств криптографической защиты информации и информационной безопасности. Наличие открытого API-интерфейса делает возможной интеграцию системы документооборота предприятия «Дело» с любыми используемыми в организации информационными системами и бизнес-приложениями. Например: - «1С:Предприятие»; - продукты компании «ЭОС»; - другие используемые в организации системы и бизнес-приложения. Кроме того, использование API позволяет расширить свойства системы современного делопроизводства компании для решения различных задач. Например: - для вывода данных системы в наиболее удобной форме отчетов; - для формирования запросов требуемого вида на поиск и отбор данных; - для доступа к данным системы через Internet (Intranet); - для экспорта данных системы в другие базы данных заказчика и т. п. Система «ДЕЛО» представляет собой законченный тиражируемый «коробочный продукт», который решает задачи автоматизации делопроизводства и электронного документооборота большинства организаций. Удобство и простота внедрения электронного документооборота и дальнейшей работы пользователей обеспечиваются благодаря уникальным эксплуатационным качествам системы, а также профессионализму сотрудников компании: Легкость и быстрота установки и настройки программы делопроизводства (в том числе силами заказчика), короткие сроки ввода в промышленную эксплуатацию. Многократно проверенная на практике технология внедрения системы электронного документооборота фирмы и обучения работе с ней пользователей и администраторов. Квалифицированные и опытные специалисты по внедрению, тренингу и консультанты. Служба технической поддержки клиентов. На основе стандартной «коробочной версии» может быть также реализована заказная система автоматизации электронного документооборота, полностью учитывающая конкретные особенности деятельности организации независимо от масштаба, вида деятельности и формы собственности. 2.2 Характеристика модулей системы «ДЕЛО»При работе с системой «ДЕЛО» различным категориям пользователей необходим доступ к определенному набору функций системы. В связи с этим система «ДЕЛО» имеет модульную структуру, а каждый из модулей реализует набор функций, поддерживающих определенный технологический этап работы с документами. Каждый модуль оформлен как отдельное приложение. Система «ДЕЛО» состоит из следующих модулей: Документы; Отчетные формы; Справочники; Пользователи. Пользователи. Предназначен для установки прав пользователей, доступ к документам и всей информации, хранящейся в системе, также позволяет регистрировать и удалять пользователей. Справочники. Этот модуль используется для настройки системы «ДЕЛО» на структуру организации и технологию работы с документами путем ввода и редактирования содержимого справочников системы. Модули, перечисленные ниже, предназначены для работы пользователей, непосредственно выполняющих те или иные делопроизводственные операции. Отчеты. Данный модуль обеспечивает формирование печатных отчетов, содержащих сведения о документообороте, сводок об исполнении документов и справок-напоминаний об исполнении документов. Документы. Этот модуль реализует основные функциональные возможности системы «ДЕЛО». Первым делом, необходимо установить структуру и правила ведения делопроизводства конкретного предприятия. Перед началом работы составляем структуру предприятия для точности ввода данных об организации. Организационная структура Римской империи имеет следующий вид: ![]() Римская Империя ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() Министерство религиозного развития Министерство гос. управления Министерство дипломатии Военное министерство ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() Управление контроля Императорский комитет Департамент дорог Отдел торговли ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() Отдел внутренних связей Управление снабжения Департамент развития ![]() ![]() ![]() Греческий комитет ![]() ![]() ![]() ![]() Управление сбора Департамент продовольствия ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() ![]() Отдел ближних связей Римский комитет Департамент строительства Схема.1 Организационная структура Римской империи III. Проектная часть1.1ПодразделенияТаблица замещения должностей
После определения структуры предприятия, необходимо заполнить «Справочники» в системе «Дело». Для этого запускаем программу Delo.Local – Справочники – Вход в систему ДЕЛО При запуске модуля «Справочники» открывается окно «Введение справочников». Чтобы создать структуру выбираем команду Справочники – Справочники делопроизводства – Подразделения ![]() Рис. 1 Вход в раздел "справочники делопроизводства" Далее формируем все основные подразделения в предприятии. Для этого в меню «Управление» выбираем поле «Добавить вершину» и заполняем необходимые поля. Так же для сформированных подразделений предприятия вносим данные по персоналу согласно штатному расписанию, составленному ранее, для этого применяем команду: Управление – Добавить вершину – Записать (Рис.2) ![]() Рис. 2 Формирование подразделений Далее добавляем ДЛ по каждому сотруднику. Сюда входит индекс, ФИО, пол, графа «Начальник» (Рис. 3). ![]() Рис. 3 Добавление ДЛ 3.2. КабинетыЗатем следует настройка справочника «Кабинеты». Кабинет представляет собой совокупность папок, в которые поступают записи о документах, поручения и проектов документов, направленных для работы должностным лицам, приписанным данному кабинету. Для настройки «Кабинета» запускаем модуль «Справочники», выбираем пункт «Справочники делопроизводства», затем выбираем строку «Кабинеты». В верхней части справочника выделяем название подразделения, при котором создается кабинет. (Рис.4) ![]() Рис. 4 Создание кабинета Чтобы понять, кому из должностных лиц документ попадает в работу, необходимо присвоить к каждому из кабинетов список должностных лиц, имеющих доступ к данному кабинету. Для выполнения данного этапа выбираем из справочника, сформированного ранее, определенное должностное лицо, которое будет работать в том или ином кабинете. (Рис.4)
Рис. 4 Создание кабинета, занесение списка должностных лиц 3.3. Настройка прав пользователей, проверкаТеперь необходимо установить права доступа для каждого сотрудника. Главная задача – заполнить все вкладки постепенно. Здесь мы указываем, доступ к каким данным получает тот либо иной сотрудник. Далее указываем папки данного кабинета, грифы и группы документов, которые будут открыты для поступления документов (Рис. 5).
![]() Рис. 5 Установление права доступа к системе "Дело" Теперь в окне мы можем видеть информацию о владельце кабинета, в том числе, информацию о том, какие действия доступны каждому сотруднику (Рис. 6). ![]() Рис. 6 Доступ к папкам и их содержимому После чего открываем окно «Пользователь БД», в графе должностное лицо выбираем ФИО сотрудника, которого будем регистрировать в системе. Выделяем нужного сотрудника и нажимаем на кнопку «Выбрать»- поля «ФИО» и «Подразделения» заполняться автоматически. Далее заполняем все необходимы поля, а также устанавливаем Имя и Пароль нашему пользователю. (Рис.7) ![]() Рис.7 Заполнение Пользователя Далее производим проверку наших действий, чтобы убедиться в правильности установленных параметров. Проверка выполняется двумя способами: через модуль «Документы» или же через Справочники Итак, первый способ с помощью модуля «Документы» (рис. 8) ![]() ![]() Рис. 8 Вход в личный кабинет Проверка через Справочники Открываем Справочники Делопроизводство – кабинеты – Списки пользователей (Рис. 9)
Рис.9 Проверка через Справочник Войдя в личный кабинет под паролем пользователя, можно увидеть, какие именно операции с документами ему доступны. Следовательно, проверка пройдена успешно, ошибок не обнаружено. |