ЭДО. Контрольная работа по дисциплине Электронный документооборот студент факультета гму группы 441
 Скачать 0.85 Mb.
|
|
ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ НАРОДНОГО ХОЗЯЙСТВА И ГОСУДАРСТВЕННОЙ СЛУЖБЫ ПРИ ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ» ЮЖНО-РОССИЙСКИЙ ИНСТИТУТ УПРАВЛЕНИЯ КАФЕДРА ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ Контрольная работа по дисциплине: «Электронный документооборот» Выполнил: студент факультета ГМУ группы 441 Климентов А.А. Научный руководитель: Перова М.В. Ростов-на-Дону 2020 Содержани II. Практическая часть 3 2.1. Характеристика системы электронного документооборота «Дело» 3 2.2 Характеристика модулей системы «ДЕЛО» 6 III. Проектная часть 7 1.1Подразделения 8 3.2. Кабинеты 12 3.3. Настройка прав пользователей, проверка 15 I. Теоретическая часть II. Практическая часть 3 2.1.Характеристика системы электронного документооборота «Дело» 3 2.2 Характеристика модулей системы «ДЕЛО» 7 III. Проектная часть 10 3.1Подразделения 10 3.2. Кабинеты 13 3.3. Настройка прав пользователей, проверка 14 II. Практическая часть2.1. Характеристика системы электронного документооборота «Дело»Системы электронного документооборота (СЭД) позволяют в комплексе решить задачи автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской дисциплины. Какие задачи решает автоматизация учета документов: централизованное безопасное хранение документов, обеспечение конфиденциальности документов; оперативная работа с документами любых типов с учетом прав пользователей; коллективная работа пользователей с документами с возможностью рассмотрения, согласования, утверждения, исполнения и контроля исполнения; автоматизированная загрузка документов со сканера, электронной почты и других приложений. регистрация входящих, исходящих внутренних документов; ведение регистрационно-контрольных карточек, номенклатуры дел, журналов передачи, рассылка и контроль местонахождения документов и т.д.; Система электронного документооборота «ДЕЛО» компании ЭОС включена в Единый реестр российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных. Соответствующий приказ подписал 20 февраля 2016 года Министр связи и массовых коммуникаций Российской Федерации Николай Никифоров. Внесение СЭД «ДЕЛО» в данный Реестр позволит заказчикам приобретать этот программный продукт для государственных и муниципальных нужд. Компания ЭОС с момента создания первых версий своих программ активно сотрудничает с государственными структурами. По данным независимых аналитических исследований, в госсекторе ЭОС является лидером в сегменте специализированного ПО для управления документами. Разработки ЭОС изначально являются российскими: они создавались российской компанией для отечественных организаций с учетом специфики и российских традиций документооборота. Компания ЭОС уже несколько лет подряд никому не отдает первые позиции по количеству реализованных СЭД-проектов в органах власти, местного самоуправления и иных государственных организациях. ЭОС занимает первую строчку и в рейтинге, подготовленном порталом TAdviser по состоянию на август 2016 года. Аналитики экспертного центра TAdviser отмечают, что, несмотря на непростую ситуацию для рынка информатизации госсектора в 2016 году, его рублевый объем сохраняет стабильность. По итогам 2016 года прогнозируется увеличение ИТ-бюджетов в федеральных органах власти и регионах в пределах 10%. При этом в информатизации госсектора фокус сместился на развитие внедренных решений и оптимизацию инфраструктуры. В системе документооборота предприятия «ДЕЛО» реализована поддержка платформ и технологий лидеров в области создания информационных технологий на мировом и отечественном рынке: - Microsoft и Oracle– поставщики наиболее популярных платформ для корпоративных приложений; Интеграция с пакетом Microsoft Office позволяет регистрировать документы непосредственно из редакторов или почтовой программы. - ABBYY – ведущий разработчик программного обеспечения для сканирования и распознавания документов и форм; - КриптоПро, СигналКом, Aladdin– разработчики надёжных средств криптографической защиты информации и информационной безопасности. Наличие открытого API-интерфейса делает возможной интеграцию системы документооборота предприятия «Дело» с любыми используемыми в организации информационными системами и бизнес-приложениями. Например: - «1С:Предприятие»; - продукты компании «ЭОС»; - другие используемые в организации системы и бизнес-приложения. Кроме того, использование API позволяет расширить свойства системы современного делопроизводства компании для решения различных задач. Например: - для вывода данных системы в наиболее удобной форме отчетов; - для формирования запросов требуемого вида на поиск и отбор данных; - для доступа к данным системы через Internet (Intranet); - для экспорта данных системы в другие базы данных заказчика и т. п. Система «ДЕЛО» представляет собой законченный тиражируемый «коробочный продукт», который решает задачи автоматизации делопроизводства и электронного документооборота большинства организаций. Удобство и простота внедрения электронного документооборота и дальнейшей работы пользователей обеспечиваются благодаря уникальным эксплуатационным качествам системы, а также профессионализму сотрудников компании: Легкость и быстрота установки и настройки программы делопроизводства (в том числе силами заказчика), короткие сроки ввода в промышленную эксплуатацию. Многократно проверенная на практике технология внедрения системы электронного документооборота фирмы и обучения работе с ней пользователей и администраторов. Квалифицированные и опытные специалисты по внедрению, тренингу и консультанты. Служба технической поддержки клиентов. На основе стандартной «коробочной версии» может быть также реализована заказная система автоматизации электронного документооборота, полностью учитывающая конкретные особенности деятельности организации независимо от масштаба, вида деятельности и формы собственности. 2.2 Характеристика модулей системы «ДЕЛО»При работе с системой «ДЕЛО» различным категориям пользователей необходим доступ к определенному набору функций системы. В связи с этим система «ДЕЛО» имеет модульную структуру, а каждый из модулей реализует набор функций, поддерживающих определенный технологический этап работы с документами. Каждый модуль оформлен как отдельное приложение. Система «ДЕЛО» состоит из следующих модулей: Документы; Отчетные формы; Справочники; Пользователи. Пользователи. Предназначен для установки прав пользователей, доступ к документам и всей информации, хранящейся в системе, также позволяет регистрировать и удалять пользователей. Справочники. Этот модуль используется для настройки системы «ДЕЛО» на структуру организации и технологию работы с документами путем ввода и редактирования содержимого справочников системы. Модули, перечисленные ниже, предназначены для работы пользователей, непосредственно выполняющих те или иные делопроизводственные операции. Отчеты. Данный модуль обеспечивает формирование печатных отчетов, содержащих сведения о документообороте, сводок об исполнении документов и справок-напоминаний об исполнении документов. Документы. Этот модуль реализует основные функциональные возможности системы «ДЕЛО». Первым делом, необходимо установить структуру и правила ведения делопроизводства конкретного предприятия. Перед началом работы составляем структуру предприятия для точности ввода данных об организации. Организационная структура Римской империи имеет следующий вид:  Организационная структура Римской империи Римская Империя          Министерство религиозного развития Министерство гос. управления Министерство дипломатии Военное министерство    Управление контроля Императорский комитет Департамент дорог Отдел торговли Отдел внутренних связей Управление снабжения Департамент развития Греческий комитет  Управление сбора Департамент продовольствия    Отдел ближних связей Римский комитет Департамент строительства Схема.1 Организационная структура Римской империи III. Проектная часть1.1ПодразделенияТаблица замещения должностей
После определения структуры предприятия, необходимо заполнить «Справочники» в системе «Дело». Для этого запускаем программу Delo.Local – Справочники – Вход в систему ДЕЛО При запуске модуля «Справочники» открывается окно «Введение справочников». Чтобы создать структуру выбираем команду Справочники – Справочники делопроизводства – Подразделения  Рис. 1 Вход в раздел "справочники делопроизводства" Далее формируем все основные подразделения в предприятии. Для этого в меню «Управление» выбираем поле «Добавить вершину» и заполняем необходимые поля. Так же для сформированных подразделений предприятия вносим данные по персоналу согласно штатному расписанию, составленному ранее, для этого применяем команду: Управление – Добавить вершину – Записать (Рис.2)  Рис. 2 Формирование подразделений Далее добавляем ДЛ по каждому сотруднику. Сюда входит индекс, ФИО, пол, графа «Начальник» (Рис. 3).  Рис. 3 Добавление ДЛ 3.2. КабинетыЗатем следует настройка справочника «Кабинеты». Кабинет представляет собой совокупность папок, в которые поступают записи о документах, поручения и проектов документов, направленных для работы должностным лицам, приписанным данному кабинету. Для настройки «Кабинета» запускаем модуль «Справочники», выбираем пункт «Справочники делопроизводства», затем выбираем строку «Кабинеты». В верхней части справочника выделяем название подразделения, при котором создается кабинет. (Рис.4)  Рис. 4 Создание кабинета Чтобы понять, кому из должностных лиц документ попадает в работу, необходимо присвоить к каждому из кабинетов список должностных лиц, имеющих доступ к данному кабинету. Для выполнения данного этапа выбираем из справочника, сформированного ранее, определенное должностное лицо, которое будет работать в том или ином кабинете. (Рис.4)
Рис. 4 Создание кабинета, занесение списка должностных лиц 3.3. Настройка прав пользователей, проверкаТеперь необходимо установить права доступа для каждого сотрудника. Главная задача – заполнить все вкладки постепенно. Здесь мы указываем, доступ к каким данным получает тот либо иной сотрудник. Далее указываем папки данного кабинета, грифы и группы документов, которые будут открыты для поступления документов (Рис. 5).
 Рис. 5 Установление права доступа к системе "Дело" Теперь в окне мы можем видеть информацию о владельце кабинета, в том числе, информацию о том, какие действия доступны каждому сотруднику (Рис. 6).  Рис. 6 Доступ к папкам и их содержимому После чего открываем окно «Пользователь БД», в графе должностное лицо выбираем ФИО сотрудника, которого будем регистрировать в системе. Выделяем нужного сотрудника и нажимаем на кнопку «Выбрать»- поля «ФИО» и «Подразделения» заполняться автоматически. Далее заполняем все необходимы поля, а также устанавливаем Имя и Пароль нашему пользователю. (Рис.7)  Рис.7 Заполнение Пользователя Далее производим проверку наших действий, чтобы убедиться в правильности установленных параметров. Проверка выполняется двумя способами: через модуль «Документы» или же через Справочники Итак, первый способ с помощью модуля «Документы» (рис. 8)   Рис. 8 Вход в личный кабинет Проверка через Справочники Открываем Справочники Делопроизводство – кабинеты – Списки пользователей (Рис. 9)
Рис.9 Проверка через Справочник Войдя в личный кабинет под паролем пользователя, можно увидеть, какие именно операции с документами ему доступны. Следовательно, проверка пройдена успешно, ошибок не обнаружено. |
