Созд БД. Создание отчетов в базе данных Формирование отчетов
 Скачать 1.29 Mb.
|
Создание отчетов в базе данныхФормирование отчетовВсе результаты обработки БД можно представить в виде отчетов. Отчет – это особая форма представления данных, предназначенная для вывода на печать в удобной для чтения и анализа форме с группировкой записей по нескольким уровням, сортировкой значений, вычислением итогов и средних значений и включением графических объектов (диаграмм, графиков и т.д.). В MS Access для формирования отчета создают запрос, в который включают - поля из разных таблиц, - вычисляемые поля, - выполняют группировку, сортировку, - указывают условия отбора записей. Отчет можно создать и по одной таблице. Данные в отчете автоматически обновляются при их изменении в таблице. Отчет может быть создан на основе таблицы, запроса или инструкции SQL. Другие элементы отчета вводятся при его разработке. Можно сортировать данные по возрастанию и по убыванию. Также можно группировать записи по одному или нескольким полям и отображать промежуточные и общие итоги в отчете. В отчет можно также добавлять элементы управления для отображения вычисляемых значений, итогов, текущей даты и времени и других полезных сведений. Вся информация в отчете разбивается на разделы, каждый из которых имеет специальное назначение. При печати разделы располагаются на страницах в определенном порядке. Разделы отчетаЗаголовок отчета Верхний колонтитул Заголовок группы ОБЛАСТЬ ДАННЫХ Примечание группы Нижний колонтитул Примечание отчета - 1раз, в начале отчета - на каждой стр. - на каждой стр. - 1раз, в конце отчета Заголовок отчета печатается один раз в начале отчета (на первой странице перед верхним колонтитулом) и может содержать эмблему, название и дату печати отчета. Примечание отчета печатается один раз (на последней странице перед нижним колонтитулом) и может содержать результаты вычислений над всеми записями отчета. Этот раздел является самым последним в макете отчета. Верхний колонтитул печатается в верхней части каждой страницы отчета и может содержать заголовки столбцов табличного отчета. Нижний колонтитул печатается в нижней части каждой страницы отчета и может содержать номера страниц. Для вывода на экран содержимого полей таблицы, являющихся источником данных отчета в режиме конструктор добавляются элементы управления: -для вывода на экран списка полей базовой таблицы нажать кнопку «Список полей» на панели инструментов; - с помощью кнопки «Поле» на «Панели элементов» Заголовок отчета Верхний колонтитул Заголовок группы Область данных Примечание группы Примечание отчета Область данных Примечание группы Способы создания отчетов в MS Access: При помощи автоотчета на основе таблицы или запроса. Автоотчет служит для создания отчета, в котором выводятся все поля и записи базовой таблицы или запроса. 2. При помощи мастера на основе одной или нескольких таблиц или запросов. 3. Вручную в режиме конструктора. Мастер отчетов выводит на экран вопросы и создает отчет на основании ответов пользователя. После этого пользователь может доработать и изменить отчет в режиме конструктора. Создание отчета при помощи мастера Для создания отчета в MS Access: Запустить Мастер отчетов; Указать те таблицы и поля, которые следует включить в отчет; Выбрать поле, по которому Мастер сможет упорядочить данные; Указать поля для группировки данных; Указать вычисляемые поля и способ обработки для каждого из полей (summ, count, ср.значение и др). Для вычисляемого поля в строке ПОЛЕ: надо набрать формулу Вносить изменения в структуру отчета можно в режиме конструктора Вычисление суммы и среднего значения в отчете Откройте отчет в режиме конструктора. Нажмите кнопку Поле на панели элементов.
Для вычисления общей суммы или среднего значения для всех записей в отчете добавьте поле в заголовок или примечание отчета. Выберите поле и нажмите кнопку Свойства на панели инструментов. В ячейку свойства Данные введите выражение , содержащее функцию Sum для вычисления суммы или функцию Avg для вычисления среднего значения. Можно нажать кнопку Построить ,чтобы создать выражение с помощью построителя выражений. Пример: Для подсчета количества дней по группе осадки можно записать формулу в Поле: =Cоunt([осадки]) Имя поля, по которому считается количество Имя функции Задание 1Задание 1 Откройте базу данных «Март2015» и создайте с помощью Мастера отчетов отчет «Виды осадков»: в отчете должны выводиться поля: осадки, день, температура, давление; сгруппируйте записи по видам осадков; выполните сортировку записей по возрастанию по полю температура; Практическая работа «Создание отчета в СУБД MS Access» Задание 1*Задание 1* Откройте базу данных «Март2015» и создайте с помощью Мастера отчетов отчет «Виды осадков»: в отчете должны выводиться поля: осадки, день, температура, давление; сгруппируйте записи по видам осадков; выполните сортировку записей по возрастанию по полю температура; в режиме конструктора добавьте вычисляемые поля: для расчета итогового значения по группе записей добавьте поле в примечание группы осадки; для расчета итогового значения по всем записям отчета добавьте поле в примечание отчета. Практическая работа «Создание отчета в СУБД MS Access» Задание 2Задание 2 Откройте базу данных «Мосты» и создайте с помощью Мастера отчетов отчет «Виды мостов»: в отчете должны выводиться поля: тип, год постройки, название, страна, длина,м; сгруппируйте записи по типам мостов; выполните сортировку записей по возрастанию по полю год постройки; в режиме конструктора добавьте вычисляемые поля: для расчета итогового значения по группе записей добавьте поле в примечание группы тип; для расчета итогового значения по всем записям отчета добавьте поле в примечание отчета. |