Система организационно-распорядительной документации. Тема 3 ответы на контрольные вопросы Баев. Контрольные вопросы Понятие организационной документации, ее назначение и характеристика
 Скачать 19.4 Kb.
|
|
Тема 3. Система организационно-распорядительной документации Баев Д гр дп 201 ответы на контрольные вопросы 1. Понятие организационной документации, ее назначение и характеристика. Организационная документация – документация, посредством которой определяется порядок работы предприятия. К ней относится: - Положение— нормативный акт, определяющий порядок образования, структуру, функции, права и обязанности организации, структурного подразделения, коллегиального органа (комиссии). Положения бывают двух видов: - типовые - разрабатываемые государственными или отраслевыми органами управления для однотипных предприятий, структурных подразделений, комиссий (например Типовое положение об отделе кадров); - индивидуальные - разрабатываемые для конкретного предприятия, структурного подразделения, комиссии (например Положение о персонале ЗАО "ЭРА"). Отдельную группу составляют положения о проведении каких-либо конкретных мероприятий. - Устав- правовой акт, определяющий права, функции, структуру организации в сфере государственной, коммерческой или общественной деятельности. Основными видами уставов являются: - устав государственной организации - утверждается вышестоящим органом (министерством, комитетом); - устав муниципальной организации - утверждается городской или районной администрацией; - устав коммерческой организации - утверждается общим собранием (учредителями, собственником имущества) и регистрируется государственным органом; - устав общественной организации - утверждается общим собранием (съездом) участников организации. Уставы оформляются на стандартных листах бумаги. Устав должен иметь: - наименование организации; - наименование вида документа; - дату (датой устава является дата его утверждения); - гриф утверждения; - отметку о регистрации устава (для коммерческих организаций); - место издания (город); - текст; - подписи учредителей или лиц, занимающих выборные должности (председателя, секретаря). Текст устава состоит из разделов, имеющих заголовки и нумерацию (раздел, пункт, подпункт): 1. Общие положения. 2. Цели, задачи, предмет деятельности. 3. Правовой статус. 4. Организационная структура (органы управления, структурные подразделения и их взаимосвязи). 5. Финансово-материальная база (уставный капитал, акции, основные и оборотные средства, порядок распоряжения ими). 6. Учет и отчетность. 7. Контроль за финансово-хозяйственной деятельностью. 8. Права и обязанности участников. 9. Порядок ликвидации и реорганизации. - Инструкции-- нормативный акт, регулирующий организационные, производственные, финансовые и иные вопросы деятельности организаций, предприятий и должностных лиц. Инструкции составляются на основе законодательства РФ. Инструкции могут издаваться: - органом государственного управления; - отраслевым органом управления; - муниципальным органом управления; - руководством организации. Инструкции бывают двух видов: - типовые - разрабатываемые государственными или отраслевыми органами управления для однотипных предприятий, структурных подразделений, комиссий (например "Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти"); - индивидуальные - разрабатываемые для конкретного предприятия, структурного подразделения, комиссии (например "Инструкция по делопроизводству ООО "ЛУЧ"). Инструкция должна иметь: - наименование организации; - наименование вида документа; - дату; - номер; - заголовок к тексту; - гриф утверждения; - текст; - подписи составителей; - печать (при необходимости); - визы. Датой инструкции является дата ее утверждения руководителем или вышестоящим органом. 2. Строение и характеристика приказов. Приказ - это нормативный документ, издаваемый директором предприятия для решения каких-либо задач (производственных или связанных с персоналом предприятия). Приказы по организации работы предприятия, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам относятся к приказам по основной деятельности. Подготовка приказа включает следующие стадии: - изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений; - подготовка проекта приказа; - согласование проекта; - подписание руководителем. Приказы оформляются на общем бланке предприятия или на бланке приказа. Приказ должен иметь название вида документа, дату и номер. Датой приказа является дата его подписания руководителем. Нумерация приказов производится в валовом порядке с января до декабрь в пределах года (№ 1, № 2 и т.д.). Текст приказа состоит, как правило, из двух частей. В первой части, констатирующей, указываются основания издания приказа. Во второй части приказа, распорядительной, начинающейся со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», пишут «кому» (исполнителю или структурному подразделению), «что сделать» (указывают конкретную работу), «до какого числа» (сроки ее окончания). 3. Характеристика распорядительной документации. Распоряжение — правовой акт, издаваемый руководителем для разрешения оперативных вопросов. Распоряжения организации составляются в основном по вопросам: - информационно-методического характера; - повседневной административной, производственно-хозяйственной деятельности; - связанным с организацией исполнения приказов, инструкций, правил и других документов, например: • о распределении обязанностей между заместителями руководителя компании; • о передаче дел и документов увольняемыми сотрудниками; • о применении правил работы с конфиденциальными документами; • о сроках предоставления авансовой отчетности; • о порядке использования служебного автотранспорта; • о проведении ежегодной диспансеризации работников и т. п. Распоряжение государственного или муниципального органа управления — правовой акт, обязательный для исполнения организациями и гражданами, которым распоряжение адресовано. Распоряжения, затрагивающие права и интересы граждан, должны быть опубликованы в течение двух недель в официальных изданиях. Распоряжения составляются и оформляются аналогично приказам. Текст распоряжения состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части указывают основания издания распоряжения. В распорядительной части указывают: - "ПРЕДЛАГАЮ (ОБЯЗЫВАЮ)"; - "кому" (исполнителю или структурному подразделению); - "что сделать" (указывают конкретную работу); - "до какого числа" (сроки ее окончания). Распоряжения подписывают руководитель или заместители руководителя предприятия. 4. Основное назначение и состав Справочно-информационных документов. Справочно-информационные документы выполняют служебную функцию по отношению к организационно-распорядительной документации и не содержат поручений, а сообщают сведения, позволяющие принять те или иные управленческие решения. К справочно-информационным документам относят: Докладная записка - документ, адресованный руководителю предприятия (реже — вышестоящему органу), содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями. Докладная записка составляется в случае необходимости поставить руководителя в известность о каких-либо фактах, событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу. Докладная записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий ее содержание. Внутренние докладные записки должны быть подписаны составителем (автором). Докладные записки (внешние), направляемые в вышестоящие органы, должны быть подписаны руководителем предприятия. Датой докладной записки считается дата ее подписания. Докладные записки по основным вопросам деятельности предприятия хранятся 5 лет. Объяснительная записка - это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта и т.п.) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Соответственно объяснительные записки можно разделить на две группы. К первой относятся документы, чаще всего сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо происшествий, сложившихся ситуаций, поступков и поведения отдельных работников. Как и внутренние докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем. Справка - это документ, содержащий описание и подтверждение фактов, событий. В делопроизводстве предприятия чаще всего составляются справки, подтверждающие работу и оплату труда сотрудников. Руководство предприятия обязано выдавать по просьбе сотрудника справку о работе в данной организации с указанием специальности, должности, квалификации, времени работы и размера заработной платы (ст. 40 КЗоТ РФ). Справки начинаются с указания в именительном падеже фамилии, имени и отчества (полностью) лица, о котором даются сведения, его должности, зарплаты. Протокол — документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и коллегиального принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях. На предприятиях, в организациях составляются протоколы: - заседаний совета директоров (учредителей); - общих собраний трудовых коллективов, акционеров, кредиторов и т. п. 5. Письма организации, их классификация. Под корреспонденцией понимается работа над составлением и обменом письмами между организациями. Официальное письмо — один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром.. Важной задачей при составлении письма является его информационное насыщение Письма бывают одноаспектные и многоаспектные. Наиболее простая структура письма — это две части. В первой излагаются факты и события (мотивы, аргументы), послужившие основанием для составления письма, во второй — выводы, просьбы, предложения. При составлении любого письма вначале нужно наметить логическую схему его содержания. Текст делового письма должен быть кратким и содержать только основные сведения. Составляя текст делового письма, необходимо соблюдать определенные требования. Особенности языка служебных писем: - точность и ясность; - лаконичность; - убедительность; - нейтральность тона изложения; - использование устойчивых словосочетаний (стандартных оборотов); - использование общепринятых сокращений. Деловые письма всегда оформляются на бланке письма, при этом используются следующие обязательные реквизиты: - наименование организации; - справочные данные об организации; - дата документа; - адресат. Принято выделять следующую классификацию писем: 1.Письма-приглашения. Письма-приглашения с предложением принять участие в семинарах, совещаниях т.д. 2. Письма - просьбы. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении. 3. Письма-предложения о совместном сотрудничестве. Они состоят из двух частей: изложения сути вопроса и предложения о сотрудничестве. 4. Сопроводительные письма. Составляются для сообщения адресату о направлении каких-либо документов, материальных ценностей. 5. Письма-запросы. Направляется в тех случаях, когда невозможно решить вопрос лично или по телефону. Они обычно используются в деловых взаимоотношениях между разными юридическими лицами. 6. Письма - благодарности. 7. Информационные письма. Цель информационного письма заключается в своевременном информировании другого предприятия или заинтересованного лица о свершившемся факте. 8. Письма-ответы (отказы). Логическая схема письма-ответа (отказа) следующая: |