Контрольное задание. Регистрация документов ркк
 Скачать 220.08 Kb.
|
|
Контрольное задание. Регистрация документов – РКК Прочтите нижеследующий текст. Придумайте несколько документов и напечатайте в WORD 2-3 входящих, 1-2 внутренних и 3-4 исходящих, ограничиваясь названием/темой и датой). Заполните предлагаемые ниже в тексте таблицы для регистрационно-контрольных карточек каждого документа и зарегистрируйте документа одном из 2 журналов регистрации документов. Регистрация документов – это запись учетных данных о документе в регистрационной форме, фиксирующая факт его создания, получения или отправки. Регистрации подлежат входящие, исходящие и внутренние документы, требующие учета и исполнения. При этом документы регистрируются независимо от способа их создания, передачи или доставки. Нерегистрируемые документы включаются в перечень документов, не подлежащих регистрации, разрабатываемый службой ДОУ (службой документационного обеспечения управления) и утверждаемый руководителем организации. Примерный перечень документов, не подлежащих регистрации, определен согласно приложению 5 к Инструкции, он небольшой и включает в себя: документы оперативно-информационного характера (письма, сводки и др.), присланные для сведения; заявки, наряды, разнарядки; поздравительные письма и телеграммы; программы, планы, повестки заседаний, совещаний, конференций, иных коллегиальных мероприятий; пригласительные билеты; печатные издания (книги, журналы, газеты); рекламные материалы (листовки, программы, проспекты, извещения); письма организаций и индивидуальных предпринимателей с предложениями о сотрудничестве или оказании услуг; - информационные и справочные материалы (бюллетени, брошюры, информационные листки, проспекты изданий, авторефераты и др.); формы статистической отчетности и сопроводительная документация к ним. Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов в организации осуществляется централизованно в службе ДОУ. Децентрализованная регистрация документов допускается при территориальной разобщенности структурных подразделений организации. Децентрализованной регистрации подлежат также отдельные категории документов, регистрируемых в структурных подразделениях организации согласно разрабатываемому службой ДОУ и утверждаемому руководителем организации перечню документов, не подлежащих регистрации службой ДОУ (первичная и отчетная бухгалтерская документация, документация по материально-техническому снабжению и др.). Согласно пункту 139.6 Инструкции регистрация входящих и исходящих документов, передаваемых по каналам электросвязи (факсимильная связь, электронная почта и др.), производится в том же порядке, что и документов, передаваемых по почте или курьерской связью. Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов заполняется регистрационно-контрольная карточка (РКК) на бумажном носителе или в автоматизированной системе ДОУ, представляющая собой совокупность регистрационно-учетных сведений о документе, по форме согласно приложению 6 к Инструкции: Примерная форма регистрационно-контрольной карточки Лицевая сторона  ПРАВИЛА заполнения основных реквизитов регистрационно-контрольной карточки   Инструкция допускает, что состав реквизитов РКК может быть дополнен реквизитами: «Исполнитель», «Расписка исполнителя в получении документа», «Ход исполнения» и др. Порядок расположения дополнительных реквизитов на карточке определяется организацией. Из РКК формируются справочные и контрольные картотеки и (или) автоматизированные базы (банки) данных, с помощью которых осуществляются справочная работа по документам и контроль за сроками их исполнения. Количество экземпляров РКК на бумажном носителе, заполняемой на документ, определяется числом справочных и контрольных картотек. Журнальная форма регистрации документов допускается в организациях с незначительным объемом документооборота (до 600 документов в год). Журналы регистрации документов ведутся по формам согласно приложениям 8 и 9 к Инструкции.  Установлено, что решение о выборе формы регистрации документов в организации (карточной или журнальной) закрепляется в локальном правовом акте. Следует помнить, что при регистрации каждому документу присваивается регистрационный индекс, который представляет собой цифровое или буквенно-цифровое обозначение. Он включает в себя порядковый регистрационный номер, присвоенный документу при создании или получении, который может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел, индексом применяемого в организации классификатора корреспондентов, вопросов деятельности и тому подобным, а также другими поисковыми признаками. |