Документ Microsoft Word. Порядок действий при поступлении в архив новых документов
 Скачать 14.74 Kb.
|
|
Передача дел в архив организации осуществляется по графику, согласованному с руководителями структурных подразделений, передающих документы в архив, и утвержденному руководителем организации. В период подготовки дел на бумажном носителе структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, сформированных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. Прием-передача дел в архив организации производится работником архива организации в присутствии работника структурного подразделения. На экземплярах описи дел, документов проставляется отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи лица, ответственного за архив, и лица, передавшего дела. Порядок действий при поступлении в архив новых документов: Поступившие в архив документы освобождают от транспортной тары. Размещают в помещении приема и временного хранения. Раскладывают на стеллажах или столах. Транспортную тару из архива удаляют. Поступившие документы проходят контрольно-профилактический осмотр. Оценить поступившие документы ориентировочно, выборочным способом. Выявляют: документы, пораженные биологическими вредителями; влажные документы; степень запыленности и разрушения документов. Обеспыливают обложки и корешки дел, папки, коробки. При сильном запылении материалов обеспыливание проводят полистное, в специальном помещении в вытяжных шкафах. Передают на постоянное хранение только сухие, обеспыленные материалы с нормальным санитарно-биологическим состоянием. Порядок действий при обнаружении поврежденных документов: Документы, пораженные биологическими вредителями (плесневыми грибами, насекомыми) Направляются на санитарно-биологическую обработку Пораженные материалы изолируются. Проводятся выделение и санитарно-гигиеническая обработка, выборочно или в полном объеме При обнаружении плесневого поражения отдельных дел, документов проводится выборочное выделение документов на обработку. При массовом (значительном) плесневении или при обнаружении в делах насекомых осуществляют выделение и обработку всех поступивших материалов в полном объеме. Влажные или намокшие документы высушивают. |