Закупочная логистика. Закупочная логистика лекции веснай. Курс лекций тема Содержание закупочной логистики и ее роль в управлении цепями поставок

• Название: Курс лекций тема Содержание закупочной логистики и ее роль в управлении цепями поставок
• Анкор: Закупочная логистика
• Дата: 25.03.2020
• Размер: 1.51 Mb.
• Имя файла: Закупочная логистика лекции веснай.doc
• Тип: Курс лекций; #113294
• страница: 10 из 13

6.7. Методы осуществления закупок
материальных ресурсов на предприятии
Методы осуществления закупок материальных ресурсов обосновывают и выбирают в зависимости от сложности выпускаемой продукции, состава комплектующих изделий и материалов.

Основные методы закупок материальных ресурсов, применяемые на предприятии, включают:

1. 
   оптовые закупки (закупка материальных ресурсов одной партией);
   
2. 
   регулярные закупки мелкими партиями;
   
3. 
   ежедневные (ежемесячные) закупки по котировочным ведомостям;
   
4. 
   закупки материальных ресурсов по мере необходимости;
   
5. 
   закупки материальных ресурсов с немедленной сдачей;
   
6. 
   различные комбинации вышеперечисленных методов.
   

У каждого метода есть свои преимущества и недостатки, которые необходимо учитывать, чтобы сберечь время и сократить издержки. Рассмотрим наиболее часто используемые методылогистических закупок материальных ресурсов на предприятии.

Оптовые закупки (закупка материальных ресурсов одной партией). Данный метод предполагает поставку материальных ресурсов большой партией за один раз (оптовые закупки). Его преимущества: простота оформления документов, гарантия поставки всей партии, повышенные торговые скидки. Недостатки – большая потребность в складских помещениях, замедление оборачиваемости капитала.

Регулярные закупки мелкими партиями. При данном методе покупатель заказывает необходимое количество материальных ресурсов, которое поставляется ему мелкими партиями в течение определенного периода.

Преимущества данного метода:

• 
  ускоряется оборачиваемость капитала, так как товары оплачиваются по мере поступления отдельных партий;
  
• 
  достигается экономия площади складских помещений;
  
• 
  сокращаются затраты на документирование поставки, поскольку оформляется только заказ на всю поставку.
  

Недостатки:

• 
  вероятность заказа избыточного количества материальных ресурсов;
  
• 
  необходимость оплаты всего количества материальных ресурсов, определенного в заказе.
  

Ежедневные (ежемесячные) закупки по котировочным ведомостям. Данный метод логистических закупок широко используется там, где закупаются дешевые и быстро потребляемые товары.

Котировочные ведомости составляются ежедневно (ежемесячно) и включают следующие сведения:

1. 
   полный перечень материальных ресурсов;
   
2. 
   количество материальных ресурсов, имеющихся на складе;
   
3. 
   требуемое количество материальных ресурсов.
   

Преимущества данного метода:

• 
  ускорение оборачиваемости капитала;
  
• 
  снижение затрат на складирование и хранение;
  
• 
  своевременность поставок.
  

Закупки материальных ресурсов по мере необходимости. Этот метод похож на регулярную закупку материальных ресурсов, но характеризуется следующими особенностями:

• 
  количество поставляемых материальных ресурсов не устанавливается, а определяется приблизительно;
  
• 
  поставщики перед выполнением каждого заказа связываются с покупателем и согласовывают заказ;
  
• 
  оплачивается только поставленное количество материальных ресурсов;
  
• 
  по истечении срока контракта заказчик не обязан принимать и оплачивать материальные ресурсы, которые еще только должны быть поставлены.
  

Преимущества данного метола:

• 
  отсутствие твердых обязательств по покупке определенного количества материальных ресурсов;
  
• 
  ускорение оборота капитала;
  
• 
  минимум работы по оформлению документов.
  

Закупки материальных ресурсов с немедленной сдачей. Сфера применения этого метода – покупка нечасто используемых материальных ресурсов, когда невозможно получать их по мере необходимости. Материальные ресурсы заказываются, когда они требуются, и вывозятся со складов поставщиков.

Недостаток данного метола – увеличение издержек, связанных с не­обходимостью детального оформления документации при каждом заказе, мелких размерах заказов и множестве поставщиков.

Более детальную классификацию методов осуществления закупок можно представить следующим образом:

• 
  Прямые закупки – закупки материальных ресурсов непосредственно у производителей.
  
• 
  Встречные закупки – закупки у поставщиков, одновременно являющихся и потребителями.
  
• 
  Лизинг – аренда, например, складского оборудования, автомобилей.
  
• 
  Новая закупка – покупатель совершает покупку данной продукции впервые, может потребовать проведения серьезных исследований.
  
• 
  Обычная повторная закупка.
  
• 
  Измененная повторная закупка – предприятие-покупатель изменяет спецификацию заказа, цену, условия поставки или поставщика продукции, требует проведения небольших исследований.
  
• 
  Комплексная закупка – осуществляется на основе комплексного решения и не требует принятия каких-либо отдельных решений.
  

6.8. Методы управления закупками
материальных ресурсов на предприятии
Наиболее распространенные методы управления закупками материальных ресурсов могут быть сгруппированы следующим образом:

1. 
   метод увеличения объемов закупок;
   
2. 
   метод уменьшения объемов закупок;
   
3. 
   метод прямого расчета объемов закупки.
   

Метод увеличения объемов закупок сводится к следующему:

• 
  Учитывается спрос на конкретные виды продукции для принятия решения об их закупках.
  
• 
  Анализируется спрос в течение, по меньшей мере, года для учета всех возможных видов сезонных колебаний.
  
• 
  Определяется достаточный объем спроса на протяжении 12 месяцев для создания запасов конкретного вида продукции.
  
• 
  Решения о создании запасов принимаются в зависимости от количества заказов на конкретные виды продукции, а не от количества проданной продукции.
  

Метод уменьшения объемов закупок сводится к следующему:

• 
  Ежемесячно анализируется статистика сбыта продукции, не пользующейся спросом.
  
• 
  На основании статистики сбыта определяются те виды продукции, объем запасов которых следует сократить.
  
• 
  Вырабатываются критерии, на основании которых определяется необходимость уменьшения или ликвидации конкретных видов запасов продукции.
  
• 
  Сводится к минимуму доля медленно реализуемых видов продукции на основе учета показателей объема запасов продукции.
  

Метод прямого расчета объемов закупок предусматривает вычисление средних величин без учета динамики и цикличности спроса. При этом:

• 
  определяется период времени, для которого осуществляется расчет;
  
• 
  на основании статистики продаж за выбранный период времени определяется общее количество проданной продукции;
  
• 
  определяется средняя величина запасов (в неделях) путем деления общего количества проданной продукции на количество недель в выбранном периоде;
  
• 
  для определения запаса данного вида продукции величина оптимального уровня запаса умножается на среднюю величину запасов в неделю;
  
• 
  по мере продаж новой продукции расчетная величина, а вместе с ней и цифры в стандартном заказе меняются;
  
• 
  полученная в результате расчетов величина изменяется еженедельно, отражая актуальные статистические данные, поэтому средняя величина запасов и оптимальный уровень постоянно пересчитываются.
  

6.9. Особенности планирования
закупок материальных ресурсов на предприятии
Для принятия решений при составлении плана закупок используют следующие детерминанты:

• 
  время выполнения заказа;
  
• 
  доля своевременных поставок;
  
• 
  доля материальных ресурсов в запасах;
  
• 
  удобства доставки заказа;
  
• 
  возможности экспедирования.
  

При планировании закупок обязательно учитывается их целевое назначение в зависимости от периода.

Исходя из этого, выделяют следующие типы (виды) планирования закупок материальных ресурсов:

• 
  стратегическое планирование;
  
• 
  тактическое планирование;
  
• 
  оперативное планирование.
  

Стратегическое планированиев области закупок предусматривает разработку планов закупки материальных ресурсов на период свыше трех лет.

Стратегическое планирование закупки материальных ресурсов направлено на планирование деловых отношений с будущими поставщиками и нацелено на разработку глобальной стратегии закупок и планов ее реализации.

При стратегическом планировании деятельности предприятия составляется бизнес-план. План закупок является его составной частью. Этот раздел бизнес-плана называется «Источники материального обеспечения». Показателями плана закупок в бизнес-плане выступают объемы сырья и материалов, источники получения, альтернативные источники закупок.

Тактическое планирование в области закупок направлено на разработку тактических планов (до трех лет), гарантирующих бесперебойное функционирование цепи поставок материальных ресурсов.

Оперативное планирование в области закупок предусматривает разработку оперативных планов, обеспечивающих ежедневный контроль процесса закупок и поставок.
6.10. Бизнес-процесс закупки. Характеристика этапов
процедуры закупок материальных ресурсов
Бизнес-процесс закупки – это совокупность взаимосвязанных мероприятий, направленных на решение задачи по обеспечению организации материальными ресурсами с максимальной экономической эффективностью, в необходимом количестве, надлежащего качества и в кратчайшие сроки. Ответственным за реализацию бизнес-процесса закупки в организации назначается конкретное лицо.

Технология проведения бизнес-процесса в организации характеризуется следующими этапами процедуры закупок:

1. 
   Подготовка и оформление заявки на материальные ресурсы.
   
2. 
   Выбор поставщиков.
   
3. 
   Обработка заказов.
   
4. 
   Контроль выполнения условий договора.
   
5. 
   Поступление материала.
   
6. 
   Оприходование материала.
   
7. 
   Контроль счетов.
   

1. Подготовка и оформление заявки на материальные ресурсы включает следующие этапы:

а) определение потребности в материальных ресурсах;

б) подготовка заявки на материальные ресурсы;

в) оформление заявки на материальные ресурсы;

г) согласование заявки на материальные ресурсы.

Определение потребности в материальных ресурсах. На данном этапе происходит определение потребности в материальных ресурсах, исходя из планирования потребности в материальных ресурсах. Определяются базовые характеристики требуемых материальных ресурсов, возможные от них отклонения, необходимое их количество и сроки поставки для передачи информации в отдел закупок в виде заявки на материальные ресурсы.

Подготовка заявки на материальные ресурсы. Заявка на материальные ресурсы представляет собой внутреннее сообщение отделу закупки о потребности в материальных ресурсах. В определенной позиции указывается вид заявки на материальные ресурсы. Вид заявки на материальные ресурсы определяет их предназначение:

• 
  Обычная консигнация.
  
• 
  Производство.
  
• 
  Поставка третьему лицу.
  
• 
  Перемещение запасов.
  

В заявке на материальные ресурсы функциональный отдел сообщает базовые характеристики необходимых материальных ресурсов, возможные от них отступления в виде идентификатора материальных ресурсов, требуемое количество и сроки поставки.

Оформление заявки на материальные ресурсы. В заявке на материальные ресурсы должен быть точно указан идентификатор требуемых материальных ресурсов, количество и сроки поставки. В определенной позиции указывается вышеперечисленный вид заявки на материальные ресурсы, который определяет предназначение материальных ресурсов.

В позициях, кроме идентификатора, может присутствовать краткое описание материальных ресурсов.

Согласование заявки на материальные ресурсы. На данном этапе исполнитель, подготавливавший и оформлявший заявку на материальные ресурсы, согласует ее содержание с руководителем функционального отдела. Такое согласование может проводиться с помощью проставления реквизита «визы» в определенном месте бланка заявки.

Если в процессе согласования потребовалось внести изменения, исполнитель проводит повторную подготовку, оформление и согласование заявки.

2. Выбор поставщиков. Данная стадия состоит из следующих этапов:

а) подготовка списка возможных поставщиков;

б) отправка запроса в соответствии с заявкой на материальные ресурсы;

в) непосредственно выбор поставщиков.

Подготовка списка возможных поставщиков.На данном этапе, на основании полученной заявки на материальные ресурсы, сотрудник отдела закупок составляет список возможных поставщиков, состоящий из постоянных поставщиков, с которыми заключены договора на долгосрочное сотрудничество, и, возможно, новых, выявленных с помощью различных информационных каналов, в том числе в результате анализа ранее полученных коммерческих предложений.

Отправка запроса, в соответствии с заявкой на материальные ресурсы.Данная стадия состоит из следующих этапов:

• 
  Организация или возобновление переписки с возможными поставщиками.
  
• 
  Подготовка и оформление запроса, в соответствии с заявкой на материальные ресурсы.
  
• 
  Отправка запроса на материальные ресурсы.
  
• 
  Регистрация отправки запроса возможным поставщикам.
  

Организация или возобновление переписки с возможными поставщиками. На данном этапе с возможными поставщиками организовывается или возобновляется переписка при помощи выбранного средства связи, которым может быть:

• 
  традиционная почта;
  
• 
  средства факсимильной связи;
  
• 
  электронная почта;
  
• 
  личная доставка представителем Исполнителя (Заказчика).
  

Подготовка и оформление запроса в соответствии с заявкой на материальные ресурсы. В соответствии с данной заявкой на материальные ресурсы, отделом закупок подготавливается запрос на материальные ресурсы, который представляет собой просьбу к поставщику на поставку материальных ресурсов, идентификатор, требуемое количество и сроки поставки которых указаны в соответствующих позициях формы запроса. Подготовленный и оформленный соответствующим образом запрос согласовывается с руководителем отдела закупок, и, в случае необходимости, в него вносятся корректировки.

Отправка запроса на материальные ресурсы. Подготовленный и соответствующим образом оформленный запрос на материальные ресурсы отправляется возможным поставщикам при помощи выбранного средства связи: почтой, по факсимильной связи, электронной почтой, личной доставкой представителем.

Регистрация отправки запроса возможным поставщикам. На основании записей об отправке запроса (сделанных при его отправке) и информации из документов, подтверждающих его получение, делаются необходимые записи в регистрационных формах.

Непосредственно выбор поставщиков. Данная стадия состоит из следующих этапов:

• 
  Получение коммерческих предложений от возможных поставщиков.
  
• 
  Согласование полученных предложений.
  
• 
  Регистрация получения коммерческих предложений от возможных поставщиков.
  
• 
  Выбор наиболее подходящих поставщиков.
  

Получение коммерческих предложений от возможных поставщиков. Организация получает коммерческие предложения от возможных поставщиков.

Согласование полученных предложений. При возникновении вопросов по полученным от возможных поставщиков коммерческим предложениям, проводится согласование по позициям, требующим пояснения или дополнительной информации.

Регистрация получения коммерческих предложений от возможных поставщиков. При получении коммерческих предложений от возможных поставщиков производится их регистрация в установленном порядке. Цены и условия поставки возможных поставщиков регистрируются к соответствующему запросу. Для зарегистрированных предложений может быть составлен сравнительный список цен и условий поставки.

Выбор наиболее подходящих поставщиков. На основе сравнительного списка цен и условий поставки для зарегистрированных и согласованных коммерческих предложений от возможных поставщиков, факта наличия или отсутствия в данный момент с ними долгосрочных договорных отношений, а также на основе дополнительной информации о возможном поставщике производится выбор наиболее подходящих поставщиков.

3. Обработка заказов производится в дваэтапа:

а) оформление и отправка заказа;

б) выполнение обязательств по оплате заказа.

Оформление и отправка заказа. На данном этапе производятся следующие операции:

• 
  Подготовка заказа.
  
• 
  Проверка на наличие долгосрочных договоров с поставщиком.
  
• 
  Оформление или продление договора с поставщиком.
  
• 
  Оформление заказа.
  
• 
  Отправка заказа выбранному поставщику.
  
• 
  Регистрация отправки заказа.
  

Подготовка заказа. При подготовке заказа на материал, в его позициях должны быть указаны:

• 
  идентификационный номер заказа;
  
• 
  дата отправления заказа;
  
• 
  идентификатор заказываемых материальных ресурсов;
  
• 
  краткое описание заказываемых материальных ресурсов;
  
• 
  выбранные условия поставки.
  

Позиции определяются в соответствии с запросом на материальные ресурсы и выбранным предложением.

Проверка на наличие долгосрочных договоров с Поставщиком. На данном этапе проверяется наличие договоров на долгосрочное сотрудничество с выбранным поставщикаом. В случае отсутствия ранее заключенного договора, или окончания срока его действия, соответственно совершается процедура заключения или продления.

Оформление или продление договора с Поставщиком. На данном этапе в случае отсутствия договора с поставщиком или окончанием срока его действия, производится процедура его заключения или продления, соответственно.

Оформление заказа. При оформлении заказа, в его соответствующих позициях должно быть указано:

• 
  идентификационный номер заказа;
  
• 
  дата отправления заказа;
  
• 
  идентификатор заказываемых материальных ресурсов;
  
• 
  краткое описание заказываемых материальных ресурсов;
  
• 
  выбранные условия поставки.
  

Оформленный заказ согласуется, и в случае обнаружения неточностей подготавливается и оформляется заново.

Отправка заказа выбранному Поставщику. Подготовленный, оформ­ленный и согласованный соответствующим образом заказ отправляется выбранному поставщику с помощью предпочтенного канала связи.

Регистрация отправки заказа. При отправке заказа поставщику делается отметка в соответствующей регистрационной книге.

Выполнение обязательств по оплате заказа. На данной стадии выполняются следующие этапы:

• 
  Получение инвойса в соответствии с заказом.
  
• 
  Согласование полученного инвойса.
  
• 
  Выполнение обязательств по оплате заказа.
  
• 
  Отправление уведомления о выполнении обязательств по оплате.
  
• 
  Получение уведомления о сроках готовности к отгрузке.
  

Получение инвойса в соответствии с заказом. В соответствии с отправленным заказом, от поставщика должен быть получен инвойс, в котором определены условия выполнения процедуры закупки.

В позициях инвойса должны быть указаны следующие данные:

• 
  идентификационный номер инвойса;
  
• 
  дата отправки инвойса;
  
• 
  идентификатор заказываемых материальных ресурсов;
  
• 
  количество материальных ресурсов;
  
• 
  условия оплаты согласно договору, c указанием реквизитов счета;
  
• 
  идентификатор расчетной валюты.
  

Полученный инвойс соответствующим образом регистрируется в регистрационной книге.

Согласование полученного инвойса. В случае возникновения вопросов по полученному инвойсу, они согласовываются с поставщиком и в случае необходимости могут быть изменены позиции заказа и сделан запрос на высылание повторного инвойса.

Выполнение обязательств по оплате заказа. На данном этапе производится выполнение обязательств по оплате заказа, в соответствии с инвойсом и условиями договора.

Отправление уведомления о выполнении обязательств по оплате. Как только обязательства по оплате выполнены, Заказчик с помощью выбранного средства связи информирует об этом поставщика, отправляя уведомление о выполнении обязательств по оплате согласно договору.

Получение уведомления о сроках готовности к отгрузке. Поставщик, при получении уведомления о выполнении Заказчиком обязательств по оплате, согласно договору, отправляет уведомление, в котором указаны сроки, в которые он готов произвести отгрузку (поставку материальных ресурсов), согласно условиям поставки по договору, при подтверждении выполнения обязательств по оплате со своей стороны.

4. Контроль выполнения условий договора. На данной стадии производятся следующие этапы:

а) отслеживание местонахождения груза (материальных ресурсов) в процессе доставки;

б) регистрация отступления от контрольных дат по условиям поставки, согласно договору.

Отслеживание местонахождения груза в процессе доставки. На данном этапе Исполнитель из Отдела Закупок компании Заказчика контролирует местонахождение и состояние груза (материальных ресурсов) в процессе его доставки вплоть до конечного пункта, согласно договору.

Контроль начинает производиться после получения заказчиком уведомления, что материальные ресурсы отгружены со склада поставщика. Исполнитель фиксирует все отступления от контрольных дат по договору и все факты нарушения его пунктов и условий.

Регистрация отступлений от контрольных дат по условиям поставки. Отступления от контрольных дат, согласно договору, и факты нарушения его пунктов и условий, отмеченные Исполнителем из Отдела Закупок компании Заказчика, соответствующим образом регистрируются, чтобы служить в качестве материала для возможного дальнейшего выставления претензий Поставщику.

5. Поступление материальных ресурсов. На данной стадии производятся следующие процедуры:

а) организация приема груза в установленном месте;

б) сопоставление характеристик полученных материальных ресурсов с заявленными Поставщиком;

в) выставление претензий по факту отступления от условий договора.

Организация приема груза в установленном месте. В соответствии с условиями поставки по договору, организация Заказчик принимает груз (материальные ресурсы) по мере поступления в установленном договором месте. Производится контроль фактически полученного груза.

Сопоставление характеристик и качества полученных материальных ресурсов с заявленными Поставщиком. После получения материальных ресурсов, специалистами Функционального Отдела организации Заказчика проводится проверка соответствия характеристик, качества и комплектности полученных материальных ресурсов с заявленными Поставщиком и регистрируются обнаруженные отклонения.

Выставление претензий по факту отступления от условий договора. В случае невыполнения Поставщиком отдельных условий и пунктов договора, или отклонений от них, повлекших убытки или иной урон Заказчика, в соответствии с договором, осуществляется процедура выставления претензии, в соответствии с зарегистрированным невыполнением условий договора или отклонениями от них.

6. Оприходование материальных ресурсов. После приемки груза Заказчиком производится процедура оприходования материальных ресурсов.

На данном этапе груз размещается на складах Заказчика, и в специально заведенную карточку материальных ресурсов заносятся следующие данные:

• 
  идентификатор материальных ресурсов;
  
• 
  дата поставки и идентификационный номер договора, по которому была произведена закупка;
  
• 
  количество;
  
• 
  краткое описание материальных ресурсов;
  
• 
  цели закупки (внутреннее или внешнее потребление).
  

7. Контроль счетов. На данном этапе производится проверка правильности движения финансовых потоков в процессе выполнения договора на Закупку, выполнения налоговых отчислений, исчисление таможенных пошлин и иных затрат, произведенных в рамках этого бизнес-процесса.