Министерство образования Московской области
ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ПРОФФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ
МОСКОВСКОЙ ОБЛАСТИ «МЫТИЩИНСКИЙ КОЛЛЕДЖ»
КУРСОВАЯ РАБОТА
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
по междисциплинарному курсу
МДК.02.03. «Методика и практика архивоведения» профессионального модуля ПМ.02. «Организация архивной и справочно-информационной работы по документам организации»
Выполнил:
студентка группы 315-Д-19 А.О. Гонтарь
Руководитель:
преподаватель И.В. Кибитов
Нормоконтролер:
преподаватель А.А. Мартиросова
Мытищи 2022
СОДЕРЖАНИЕ
ВВЕДЕНИЕ 3
1 НАПРАВЛЕНИЯ, ЦЕЛИ И ФОРМЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ 7
1.1 Основные направления использования архивных документов 7
1.2 Цели и формы использования архивных документов 8
1.3 Информационные документы, составляемые архивом 12
2 ОРГАНИЗАЦИЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ГОСУДАРСТВЕННЫХ, МУНИЦИПАЛЬНЫХ, АРХИВАХ И АРХИВАХ ОРГАНИЗАЦИИ 14
2.1 Исполнение запросов 14
2.2 Виды запросов и их характеристики 16
3 ИНФОРМАЦИОННЫЕ УСЛУГИ АРХИВОВ В РАМКАХ КОНЦЕПЦИИ ЭЛЕКТРОННОЕ ПРАВИТЕЛЬСТВО 21
3.1 Получение запросов и предоставление копий в форме электронных документов 21
3.1 Электронная подпись и её виды 22
ЗАКЛЮЧЕНИЕ 25
CПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 29
ПРИЛОЖЕНИЕ А – ОБРАЗЕЦ ИНФОРМАЦИОННОГО ПИСЬМА 32
ПРИЛОЖЕНИЕ Б – ОБРАЗЕЦ АРХИВНОЙ СПРАВКИ 33
ВВЕДЕНИЕ
Документ – зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать1.
Архивные документы являются важнейшим источником достоверной информации практически обо всех возможных аспектах развития общества. К архивным источникам постоянно обращаются как отечественные, так и зарубежные исследователи. Особенностью архивного фонда и одним из основных отличий его от других информационных фондов является то, что его объем постоянно возрастает за счет новых поступлений, причем с течением времени информационная, историческая и научная ценность архивной информации не снижается, а, напротив, постоянно возрастает. Поэтому увеличивается и интерес исследователей к архивной информации.
Всем известно, что архивная служба строит свою работу по трём основным направлениям: формирование Архивного фонда, обеспечение сохранности и государственный учёт документов, использование архивных документов. Все эти направления, безусловно, важны, но именно работа по использованию архивных документальных богатств позволяет судить о многогранной деятельности архивистов, свидетельствует об эффективности и общественной значимости их труда. Практика использования документов показывает, что тесное взаимодействие архивистов и потребителей информации является важнейшим фактором удовлетворения запросов общества в ретроспективной документной информации.
Использование архивной информации - один из основополагающих аспектов архивной деятельности. Основные Правила работы государственных архивов Российской Федерации понятие использования архивных документов трактуют следующим образом: «применение пользователями и архивом архивных документов и/или информации, в них содержащейся, в целях удовлетворения информационных потребностей граждан, общества, государства».
Основными принципами использования документов Архивного Фонда Российской Федерации являются общедоступность и открытость документной информации, законность её поиска, получения и использования.
Организация использования архивных документов является частью научно-информационной деятельности архивов и направлена на введение в научный оборот и предоставление государственным, общественным организациям и гражданам ретроспективной документной информации. В современных условиях использование архивных документов отличается большим тематическим, географическим, хронологическим разнообразием. Расширилась сфера применения документной информации, происходят изменения в категориях ее потребителей.
Постоянное информирование государственных и общественных организаций об архивных документов по актуальным проблемам политического и экономического развития страны, по вопросам науки и культуры, предоставление документов исследователям в читальных залах архивов, выдача копий документов, организация документальных выставок, публикации в печати, привлечение материалов для подготовки кинофильмов, теле- и радиопередач, исполнение запросов учреждений и граждан социально-правового характера, подготовка сборников документов - вот далеко не полный перечень форм использования архивных документов в деле удовлетворения потребностей общества в ретроспективной документной информации.
Все формы использования документов в совокупности позволяют обеспечить права граждан на владение, распоряжение архивными документами государственной и негосударственной части Архивного Фонда Российской Федерации; реализовать комплекс мер, исключающих несанкционированный доступ и использование носителей сведений, содержащих государственную тайну, тайну личной жизни, коммерческую и иную охраняемую законом тайну.
На нынешнем этапе качественного преобразования российского общества, в условиях осуществления поставленных задач социально-экономического и политического развития особое значение приобретает глубокое изучение исторического опыта прошлого, его анализ и творческое общение.
Актуальность работы содержится в совершенствовании структуры экономики, организации производства и труда, планирования и прогнозирования социально-экономического и политического развития все в большей мере осуществляется на основе имеющегося опыта, отраженного в архивных документах, что и обусловило актуальность данной работы. Обогащение духовного мира российского народа неотделимо от необходимости познания истории страны, отраженных документов. Углубление творческого подхода к развитию общественных наук, и прежде всего исторической науки, их стремление удовлетворить конкретные нужды практики, дальнейший всесторонний анализ накопленного опыта также способствуют значительному повышению интереса к архивным документам. Все это конкретно воплощается в значительном расширении использования документальных богатств нашего общества.
В связи с этим целью данной курсовой работы является полная и объективная характеристика направлений использования архивных документов.
Для полноценного раскрытия темы необходимо решить следующие задачи:
изучить теоретические основы использования архивных документов, а также состояние отечественного законодательства в области организации использования архивных документов;
подробно охарактеризовать каждую из форм использования архивных документов;
исследовать специфику использования архивных документов в Государственном архиве Российской Федерации;
на основе всего вышеизложенного сделать вывод о значимости всестороннего использования документального богатства нашей страны.
1 НАПРАВЛЕНИЯ, ЦЕЛИ И ФОРМЫ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ 1.1 Основные направления использования архивных документов
В современном архивоведении важнейшими задачами направлениями использования архивных документов являются: укрепление российской государственности; удовлетворение информационных потребностей общества; обеспечение законных прав и интересов граждан.
В процессе использования архивных документов участвуют две стороны:
Архив (федеральный, субъекта Федерации, муниципальный, ведомственный, негосударственный и др.), хранящий информацию.
Пользователь, которому нужна информация.
Пользователями информации государственного архива могут быть органы государственной власти, управления, суда, прокуратуры, министерства, ведомства, предприятия и организации, воинские части, научные, культурные, учебные учреждения, средства массовой информации, негосударственные объединения, предприятия, фирмы, в том числе общественные организации, а также граждане. Круг пользователей ведомственного и негосударственного архива организации, фирмы, субъекты Федерации, как правило, уже.
Использование документов - сложная и ответственная работа, которая требует высокого профессионализма, знания в совершенстве научно-справочного аппарата данного архива, источниковедения и архивной эвристики. Поэтому в государственных архивах использование документов считают разновидностью научной работы. Сотрудники всех архивов и сами архивы несут ответственность за точность, достоверность и своевременность предоставления информации, использование информации во вред интересам общества и личности, отказ в предоставлении информации.
Использование архивных документов в нашей стране основывается на принципах открытости и доступности. Это значит, что любой отказ в предоставлении информации должен быть основан на законе. Для архивиста одинаково важно обеспечение информационных потребностей государства и отдельной личности. С этим связана проблема доступа к документной информации, засекречивания и рассекречивания архивных документов.
1.2 Цели и формы использования архивных документов
В современном архивоведении важнейшими задачами направлениями использования архивных документов являются: укрепление российской государственности; удовлетворение информационных потребностей общества; обеспечение законных прав и интересов граждан.
Использование документов — сложная и ответственная работа, которая требует высокого профессионализма, знания в совершенстве научно-справочного аппарата данного архива, источниковедения и архивной эвристики. Поэтому в государственных архивах использование документов считают разновидностью научной работы. Сотрудники всех архивов и сами архивы несут ответственность за точность, достоверность и своевременность предоставления информации, использование информации во вред интересам общества и личности, отказ в предоставлении информации.
Использование архивных документов в нашей стране основывается на принципах открытости и доступности. Это значит, что любой отказ в предоставлении информации должен быть основан на законе. Для архивиста одинаково важно обеспечение информационных потребностей государства и отдельной личности. С этим связана проблема доступа к документной информации, засекречивания и рассекречивания архивных документов.
Цели использования документов могут быть:
управленческие;
политические;
экономические;
научные;
культурно-просветительские;
социально-правовые (обеспечение прав граждан).
Использование документов в управленческих целях предполагает информационное обеспечение работы данного ведомства или организации, решение с помощью архивных документов вопросов, возникающих в его деятельности, повышение эффективности управления. Например, обращение к архивным документам необходимо при составлении планов и прогнозов развития отрасли, предприятия (они должны быть основаны на анализе опыта предшествующих лет), при разработке проектов реформ государственного аппарата или реорганизации данного ведомства, организации, нормативных актов, положений, инструкций, в том числе квалификационных справочников, должностных инструкций сотрудников, положений о структурных подразделениях, архиве, инструкций по делопроизводству организации и т.д.
Использование архивных документов в политических целях осуществляется при разработке законопроектов, программ реформ, в политической борьбе различных партий и группировок (публикация материалов в ходе избирательных кампаний, использование опыта своих политических предшественников при создании программ, платформ и т.д.); для пропаганды официальной идеологии и политики правительства; для укрепления государственности (публикация материалов о репрессиях, преступлениях режимов, материалов, разоблачающих терроризм, национализм и т.д.); для укрепления государственной безопасности; при проведении национально-территориального размежевания и изменении административно-территориального деления; для заключения международных договоров; при определении межгосударственных границ и т.д.
Использование архивных документов играет существенную роль в законотворческой деятельности. Так, например, для разработки Закона о земле и Земельного кадастра в 1970-е гг. изучались документы о пахотных землях, лугопастбищных угодьях, почвенные карты, материалы регистрации сделок купли-продажи и аренды земельных участков и т.д. При разработке Закона об охране окружающей природной среды изучались материалы мониторинга состояния природной среды и экологической экспертизы различных предприятий, материалы о природозащитных мероприятиях.
Использование архивных документов в экономических целях достаточно разнообразно:
при прогнозировании и планировании экономического развития (при разработке и реализации планов, прогнозов, бизнес-планов и экономических проектов) очень важно провести анализ развития на современном этапе, а для этого обращаются к архивным документам;
при осуществлении проектных и опытно-конструкторских работ (строительстве, реконструкции, проектировании). Обязательно изучение архивных данных при проведении геологических изысканий и горных работ. Научно-техническая и картографическая документации используется при проектировании и реконструкции гидротехнических, мелиоративных сооружений, путей сообщения, промышленных и жилых объектов, а также для оптимизации производственных и технологических процессов.
Материалы муниципальных архивов содержат бесценные сведения по истории городского и коммунального хозяйства, строительства мостов, дорог, путепроводов, водопровода, канализации, озеленении, транспортной сети и др.
Использование архивных документов для реконструкции памятников истории и культуры преследует как экономические, так и культурно-просветительские цели.
Использование документов в научных целях предполагает проведение научных исследований по историческим источникам, хранящимся в архивах.
Научное использование документов предполагает написание статей, диссертационных исследований, монографий, а также курсовых, дипломных работ, публикацию документов в изданиях научного типа, создание справочников, обзоров документов и т.д.
Среди исследователей в архивах преобладают профессиональные историки, хотя с архивными документами работают представители всех отраслей знания. Исследования проводят не только маститые ученые, но и студенты, и даже школьники. Однако из вышесказанного не следует, что в ведомственном архиве не осуществляется использование документов с научными целями, например исследования по истории данного учреждения, ведомства, отрасли в целях написания очерка, издания юбилейного сборника подготовки выставки, альбома и т.д.
Использование документов в культурно-просветительских целях предполагает подготовку юбилейных выставок, музейных экспозиций, докладов, очерков, брошюр, проведение экскурсий, использование документов в средствах массовой информации, публикацию документов и обзоров. Документы используются писателями, кинорежиссерами, художниками, представителями СМИ в процессе творчества. Наконец, важнейшей категорией пользователей являются реставраторы (художники, архитекторы, искусствоведы), работа которых невозможна без проектной документации, планов и других источников.
Использование документов в социально-правовых целях предполагает исполнение запросов, обеспечивающих права и законные интересы граждан, для решения задач социальной защиты, обеспечения установленных льгот и подтверждения имущественных прав физических и юридических лиц. Тематика запросов, как правило, касается службы в армии, размера заработной платы и трудового стажа, образования, гражданского состояния и т.д. Поскольку от результата запроса зависит, зачастую, судьба человека, социально-правовые запросы выделены в особую группу из всех тематических запросов. Сроки исполнения их строго лимитированы.
1.3 Информационные документы, составляемые архивом
Информационные документы архива направляются пользователям в том случае, если документы, на которые пользователи направляют в архив запрос, имеются в распоряжении архива. К информационным документам относятся:
информационные письма;
тематические перечни;
подборки копий документов;
архивные справки;
архивные выписки.
К тематическим перечням и подборкам копий документов прилагаются сопроводительные письма, которые должны быть подписаны руководством архива. Вид информационного документа, который архив подготавливает по запросу пользователя, должен быть с ним согласован в том случае, если это не указано в запросе.
Одним из видов информационных документов является архивная справка.
Архивная справка – документ, составленный на бланке архива, имеющий юридическую силу и содержащий документную информацию о предмете запроса, с указанием архивных шифров и номеров листов единиц хранения тех архивных документов, на основании которых он составлен.2 Она представляет собой официальный документ архива, который имеет юридическую силу и содержит документную информацию о предмете запроса с указанием поисковых данных документов, на основании которых она составляется.
Изложение текста в справке должно производится согласно хронологической последовательности событий с обязательной ссылкой на вид и дату документа. Допускается цитирование документов. Наименование организации, в которой гражданин трудился или учился, должно при первом упоминании в тексте справки приводится полностью, а при последующих упоминаниях допустимо применение официальных сокращений.
В случае выявления несовпадения отдельных данных архива с теми сведениями, которые пользователь приводит в запросе, не является препятствием для включения их в справку в том случае, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых упоминается в документах. В справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в документах архива, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала»).
2 ОРГАНИЗАЦИЯ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
В ГОСУДАРСТВЕННЫХ, МУНИЦИПАЛЬНЫХ, АРХИВАХ И АРХИВАХ ОРГАНИЗАЦИИ 2.1 Исполнение запросов
Архив (архивохранилище) – организация или структурное подразделение организации, осуществляющее комплектование, учет, хранение и использование архивных документов.3
Государственный архив — это учреждения, которые осуществляют сбор, хранение и организацию архивных документов в целях их всестороннего использования.
В государственные архивы документы поступают на постоянное, «вечное» хранение. Главная задача государственных архивов - служение науке. Поэтому государственные архивы нередко называют историческими.
Государственные архивы по своему профилю подразделяются на общие и специализированные, комплектующиеся и не комплектующиеся.
Общие архивы хранят документы, относящиеся к определенной территории, вне зависимости от времени их создания, способа и техники закрепления информации.
Специализированные архивы хранят документы, ограниченные историческим периодом, тематикой содержания или способом и техникой закрепления информации.
Архивы делятся на комплектующиеся и не комплектующиеся (исторические) в зависимости от того, пополняются они или нет. Пример не комплектующегося архива - Российский государственный архив древних актов.
Наиболее важной формой использования документов является исполнение запросов, в том числе социально-правовых. По данным Росархива ежегодно в государственные архивы поступает 10 млн. запросов. До 80 % рабочего времени сотрудников архивов поглощает подготовка архивных справок.
Запрос – это письмо организации или заявление гражданина, в котором сформулирована тема, географические и хронологические рамки необходимой заявителю информации.
Исполнение запроса – поиск и предоставление потребителю информации, содержащейся в архивных документах.
Архив организует прием и рассмотрение запросов граждан в установленном законодательством порядке.
Исполнение запросов в архиве организуется при наличии в запросе названия организации (для граждан — фамилии, имени и отчества), почтового адреса, темы (вопроса), хронологических рамок запрашиваемой информации. Обращения граждан, в которых отсутствуют фамилии, адреса и подписи обращающихся, считаются анонимными и не подлежат рассмотрению; при личном обращении при наличии фамилии и адреса недостающая информация может быть восполнена.
Архив осуществляет прием граждан в приемных и столах справок. Учет граждан, лично обратившихся в архив, ведется в специальном журнале. Прием проводится в установленные дни и часы. Руководство архива несет личную ответственность за организацию приема и рассмотрения запросов граждан.
Запросы организаций и граждан рассматриваются руководством архива, направляются на исполнение в соответствующее подразделение или непосредственно исполнителю, и должны исполняться по всем, хранящимся в архиве документам и печатным изданиям, относящимся к предмету запроса.
Запрос, не относящийся к составу хранящихся в архиве архивных документов, в течение 5 дней с момента его регистрации направляется в другой архив или организацию, где хранятся необходимые архивные документы, с уведомлением об этом пользователя, или пользователю дается соответствующая рекомендация.
При поступлении в архив интернет-обращения (запроса) пользователя с указанием адреса электронной почты и/или почтового адреса, ему направляется уведомление о приеме обращения (запроса) к рассмотрению или мотивированный отказ в рассмотрении. Принятое к рассмотрению обращение (запрос) распечатывается и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.
При поступлении непрофильного запроса архив направляет его по месту хранения запрашиваемых документов или дает организациям и гражданам соответствующие рекомендации.
2.2 Виды запросов и их характеристики
Запросы, поступающие в архивы, подразделяются на тематические, генеалогические и запросы социально-правового характера.
Тематический запрос — запрос о предоставлении информации по определенной проблеме, теме, событию или факту (ведомственный архив данный вид запросов не исполняет). Разновидностью тематического запроса является биографический запрос, по которому устанавливаются сведения, необходимые для изучения жизни конкретного лица, уточняются факты его биографии.
Запросы органов государственной власти, местного самоуправления, административных органов, связанные с исполнением ими своих функций, архив рассматривает в первоочередном порядке в установленные законодательством сроки или обозначенные в запросе. Исполнение таких запросов осуществляется, как правило, на безвозмездной основе.
Исполнение тематического запроса организации или гражданина организуется в порядке оказания платных услуг (в том числе на основе договора) или безвозмездно. Сроки и стоимость работ по исполнению указанного запроса в предварительном порядке согласовываются с пользователем.
При необходимости проведения объемной работы по поиску и копированию архивных документов архив письменно извещает пользователя о промежуточных результатах работы.
В результате проведенных работ архив направляет пользователям: информационные письма, тематические перечни и подборки копий документов, архивные справки и выписки. К тематическим перечням и подборкам копий документов прилагаются сопроводительные письма, подписанные руководством архива. Вид информационного документа, подготовляемого архивом по запросу пользователя, согласовывается с ним, если об этом не указано в запросе.
Генеалогический запрос — запрос, выражающий потребность в документной информации, устанавливающей родство, родственные связи двух или более лиц, историю семьи, рода (ведомственный архив данный вид запросов не исполняет).
Архивы исполняют генеалогические запросы, поступающие от граждан, генеалогических обществ и других организаций в порядке выполнения платных услуг или в соответствии с договорами, заключенными с ними. Генеалогические запросы могут исполняться как в отношении заявителей, так и третьих лиц в установленном порядке.
Информация пользователю представляется в форме родословного древа, генеалогической росписи, генеалогической таблицы или архивных справок, архивных выписок, копий архивных документов, устанавливающих родственные связи. При отсутствии возможностей по исполнению генеалогических запросов архив рекомендует пользователю проводить самостоятельный поиск интересующей его информации генеалогического характера в читальном зале архива.
Запрос социально-правового характера — запрос конкретного лица или организации, связанный с обеспечением прав и законных интересов граждан.
К запросам социально-правового характера относятся запросы о подтверждении трудового стажа и размера заработной платы, службы в воинских частях и формированиях, о состоянии здоровья, награждении, присвоении званий, получении образования, применении репрессий, об актах гражданского состояния и т.п.
В архивную справку о подтверждении трудового стажа включаются данные только за то время, за которое имеются сведения в документах архива. При этом приводится точное название должности, которую занимал гражданин, и период его работы в этой должности.
Имеющиеся в личных делах листки по учету кадров, анкеты, автобиографии, собственноручно составленные гражданином, на которых отсутствуют отметки о проверке имеющихся в них сведений на основании представленных подлинных документов или справок, не могут служить основанием для выдачи архивных справок о трудовом стаже. При необходимости содержащиеся в них сведения письменно сообщаются гражданину. В качестве документов, подтверждающих трудовой стаж, для составления справки при отсутствии приказов по кадровым вопросам (по личному составу) используются приказы по основной деятельности, лицевые счета, расчетные книжки.
В справку для назначения или пересчета пенсии включаются сведения в порядке, определяемом органом, осуществляющим пенсионное обеспечение граждан.
Размер заработной платы указывается в справке в соответствии с масштабами цен, действовавших в тот период, за который запрашиваются сведения.
Сведения о заработке включаются в справку так, как они изложены в документах архива. Данные приводятся раздельно за каждый год, без суммирования в пределах года. Расчет среднемесячного и среднегодового заработка архивом не производится.
При отсутствии документов о заработной плате должностной оклад может быть установлен на основании штатного расписания организации за соответствующий период, другие выплаты — на основании приказов по кадровым вопросам или по основной деятельности.
В справке об образовании при отсутствии в документах сведений об окончании гражданином учебного заведения указывается, на каком курсе или в каком классе он учился.
В справку о награждении, полученном в соответствии с решениями местных органов исполнительной власти, включаются сведения, содержащиеся в списках награжденных, подписанных руководством организации и официально утвержденных местным органом исполнительной власти, а также сведения о соответствующем приказе вышестоящей организации.
В справку о подтверждении фактов получения травмы, несчастном случае на производстве, нахождении на излечении включаются сведения, содержащиеся в актах о несчастных случаях, книгах учета и регистрации аварий, катастроф, делах по расследованию причин аварий и катастроф, а также в документах обкомов, горкомов профсоюзов и профсоюзных организаций соответствующих организаций.
При исполнении повторных запросов или составлении по просьбе гражданина справки, аналогичной ранее выданной, архив проверяет соответствие сведений, включенных в эту справку, тем, которые имеются в документах, и в случае обнаружения дополнительных сведений, включает их в повторно выдаваемую архивную справку.
Срок исполнения запросов социально-правового характера по документам архива не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса. С разрешения руководства архива этот срок может быть при необходимости продлен, но не более чем на 30 дней с обязательным уведомлением об этом заявителя. Срок исполнения запросов по научно-справочному аппарату архива (каталогам, базам данных и др.) — не более 15 дней с момента регистрации запроса.
Пересылка непрофильных запросов по принадлежности в другие архивы или организации, а также информирование об этом заявителя должны быть осуществлены в 5-дневный срок с момента поступления запроса в архив.
Архивы исполняют запросы социально-правового характера, касающиеся обеспечения прав российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, проживающих за рубежом, в порядке, определенном Федеральной архивной службой России и МИД России. Координацию работы по организации исполнения данной категории запросов в архивах осуществляет Федеральная архивная служба России.
3 ИНФОРМАЦИОННЫЕ УСЛУГИ АРХИВОВ В РАМКАХ КОНЦЕПЦИИ ЭЛЕКТРОННОЕ ПРАВИТЕЛЬСТВО 3.1 Получение запросов и предоставление копий в форме
электронных документов
В новых условиях информационного общества формы предоставления архивами информационных услуг изменяются в соответствии с требованиями времени. Согласно изменениям внесенным в Федеральный закон «Об архивном деле в РФ» (в ред. Федерального закона от 27.07.2010 № 227-ФЗ), запросы и обращения пользователей могут быть направлены в архивные учреждения в форме электронных документов с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе Интернета (п. 1.1 ст. 24, п. 3, 7 ст. 26). В таком случает архив высылает уведомление о получении запроса также в электронной форме. Архивы могут предоставлять пользователям доступ к архивным справочникам и документам в форме электронных документов, в том числе через Интернет с возможностью их копирования. Наконец, в отношении такой категории пользователей, как государственные органы и органы местного самоуправления, законодательство предусматривает обязанность архивов предоставлять копии в форме электронных документов, которая касается государственных и муниципальных архивов, а также архивов государственных и муниципальных организаций. Эта обязанность обусловлена распространением на архивы действия Федерального закона от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг». Архивы наряду с другими учреждениями включены в систему межведомственного электронного документооборота и взаимодействия4. В частности, обмен электронными документами, в том числе предоставление архивных справок в электронной форме, осуществляется между архивами и органами Пенсионного фонда РФ. Исполнение запросов органов Пенсионного фонда и без того чрезвычайно ответственная задача для архивов. Известны случаи, когда опечатка в тексте архивной справки о размере заработной платы приводила к обращению в органы государственного арбитража. Однако архивная справка в форме электронного документа требует еще и обеспечения юридической силы предоставляемых электронных копий документов на основе требований Федерального закона «Об электронной подписи».
3.1 Электронная подпись и её виды
Электронная подпись - информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ.5 Иными словами, электронная подпись – это собственноручная подпись в электронном виде, которой можно подписывать документы. Федеральный закон №63‑ФЗ от 06.04.2011 определил три вида электронных подписей: простую, неквалифицированную и квалифицированную. У них разный уровень защиты и юридической значимости, так что применяются они в разных ситуациях.
Простая электронная подпись.
Простая ЭП — это логин/пароль или код из СМС, которые вы вводите для авторизации в интернет‑магазине, портале «Госуслуги» или внутренней корпоративной сети, подтверждая свою личность. Простая электронная подпись имеет юридическую силу при оказании страховых, государственных и муниципальных услуг, а также если участники документооборота договорятся о ее признании.
Неквалифицированная электронная подпись
Неквалифицированная ЭП — это зашифрованная комбинация символов, которая подтверждает личность пользователя и позволяет обнаружить внесение изменений в документ после его подписания. Подходит для внутреннего документооборота и работы на портале nalog.ru. Оформляется самостоятельно или в удостоверяющем центре. Документ, подписанный неквалифицированной ЭП, получает юридическую значимость, если имеется указание закона или достигнута договоренность между сторонами.
Квалифицированная электронная подпись
Самая защищенная подпись, обладающая теми же возможностями, что и неквалифицированная. В отличие от нее, квалифицированная подпись создается с использованием средств шифрования, сертифицированных ФСБ. Выдается квалифицированная ЭП только в удостоверяющих центрах, аккредитованных Минкомсвязи России. Любой документ, который законом не запрещено оформлять в электронном виде, можно подписывать квалифицированной электронной подписью. Он будет иметь полную юридическую силу.
Простая электронная подпись подойдет любым физическим лицам, которые пользуются интернет‑сервисами для покупок товаров и услуг, управления средствами в банке. Может использоваться для оплаты штрафов ГИБДД и получения некоторых услуг на портале «Госуслуги».
Неквалифицированная электронная подпись нужна сотрудникам компаний для обмена документами с партнерами и внутреннего документооборота (для подписания приказов, инструкций, заявлений, справок). Используется для работы в личном кабинете налогоплательщика.
Квалифицированная электронная подпись требуется всем, кто сдает отчетность в ФСС, ФНС, ПФР и другие государственные органы, подписывает договоры с контрагентами, участвует в госзакупках и других видах торгов. С помощью квалифицированной ЭП можно зарегистрировать онлайн‑кассу в ФНС, подать в суд или заключить трудовой договор с удаленным сотрудником без личной встречи.
Квалифицированная электронная подпись универсальна, она подходит для работы на большинстве площадок. Однако некоторые торговые площадки предъявляют дополнительные требования к электронным подписям. Например, чтобы в сертификате подписи был объектный идентификатор (OID), содержащий дополнительную информацию о владельце ЭП и его полномочиях. В «Тензоре» выдадут ЭП для любой торговой площадки.
Каждый человек может пользоваться одной или несколькими электронными подписями. Каких‑либо ограничений по количеству и разнообразию используемых ЭП нет.
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
Сегодня вопросы использования архивных документов – одно из наиболее важных и определяющих направлений работы архивов всех уровней. Наше общество выстрадало право на познание своего прошлого, а значительная часть его в архивных документах видит важнейшее средство своей социальной защиты, политической и моральной реабилитации. Именно поэтому особенно после августовских событий 1991 года оно с нетерпением и живым интересом ожидало открытий в российских архивах, неоднозначно реагируя на все то, что происходит в них и с ними.
Одной из характерных черт складывающегося ныне нового архивно-информационного пространства должна являться его принципиальная открытость для пользователей и та ведущая роль, которая отводится в формировании этой открытости архивистам.
Необходимо определить сугубо практические действия по организации использования документов в условиях формирования нового архивно-информационного пространства.
Во-первых, непременным условием его цивилизованного функционирования должна явиться правовая и нормативная база, начиная от закрепления в законодательной форме понятий «безопасность государства», «тайна личности» в преломлении к архивным документам, и заканчивая порядком выдачи лицензий на использование архивных документов, защитой прав государства на свою архивную интеллектуальную собственность.
Во-вторых, в новое архивно-информационное пространство должны быть вовлечены новые документальные комплексы как высшего, так и низшего уровней, причем не только российских, но и зарубежных архивов. Только это даст возможность создать предпосылки для всесторонних ответов на вопросы о прошлом.
В-третьих, очевидно, что освоение нового архивно-информационного пространства России - дело не одного поколения исследователей. Однако уже сейчас важно, чтобы оно стало достоянием не только российского, но и международного сообщества ученых - в этом залог постижения прошлого, основа международного сотрудничества в гуманитарной сфере.
В-четвертых, такое освоение уже сегодня немыслимо без программного подхода, ясного представления этапов разработки, форм взаимодействия, обмена информацией, использования современных технологий. В частности, сегодня представляется наиболее оптимальным распространение описей, создание на их основе баз данных, маркетинговые операции по определению спроса на тот или иной тематический, видовой, хронологический комплексы архивных материалов, их тиражирование различными способами.
В-пятых, установление исторической истины сегодня — это не просто праздная забава. Важно сказать, что процесс использования имеет и сугубо практический и нравственный аспекты, когда речь идет о запросах социально-правового характера, связанных с политической реабилитацией граждан и т.д.
В-шестых, в условиях развития современных архивных технологий важно переломить стереотипы типа, вида, форм публикаций. Классические издания, безусловно, сохраняют свою значимость, но придется использовать и другое - микрофильмирование, создание баз и банков данных, их подключение к информационным системам других стран.
В ходе данной курсовой работы были проведен анализ основных форм использования архивных документов (представление документов пользователям для исследований в читальном зале; экспонирование документов на выставках; использование документов в средствах массовой информации; проведение информационных мероприятий с использованием документов и др.), в том числе были изучены правила оформления и порядок выдачи основных информационных документов архива.
Была исследована и проанализирована организация использования ретроспективной документной информации АОГУ «Государственный архив Астраханской области».
Также были изложены основополагающие нормы законодательных актов РФ, регламентирующих порядок использования документов архивов.
Исследовав многообразие форм и направлений использования документальных богатств, можно сделать вывод о необходимости и значимости дальнейшего всестороннего использования бесценных сокровищ документов нашей страны с целью обеспечения приоритетных направлений развития экономики, науки, культуры, повышения сознания людей, обогащение духовного мира каждого человека.
Необходимо дальнейшее расширение доступа к архивным фондам, развития системы научно-справочного аппарата архивов; организация публикаций документальных источников по актуальным проблемам отечественной истории, использование архивных документов в культурно-просветительских целях; создание системы непрерывного повышения квалификации работников архивных учреждений, расширение практики стажировок и обмена опытом между отечественными и зарубежными архивами, учреждениями науки и культуры.
Таким образом, применение пользователями и архивами архивных документов в управлениях, в научных, политических, экономических, социально-культурных целях направлены на укрепление российской государственности и информационных потребностей общества, а также для обеспечения законных прав и интересов граждан.
Нередко говорят: без архивного документа нет истории государства и народа, нет нации. И это, очевидно правильно. Проходят столетия, одно поколение сменяет другое, и память о содеянном каждым из них сохраняется в таком уникальном и бесценном источнике, как архивные документы. Их совокупность дает возможность получить сведения по самым различным аспектам отечественной истории, а всестороннее использование позволяет судить о полноте и достоверности фактов и событий, изложенных в них.
CПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ
Основные источники:
Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»
Федеральный закон от 01.06.2005 № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации»
Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»
Федеральный закон от 09.02.2009 № 8-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации органов государственной власти и местного самоуправления»
Указ Президента РФ от 22.06.2016 № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства»
Постановление Правительства РФ от 27.12.1995 № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации»
Приказ Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182 «Об утверждении Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения»
Приказ Минкультуры России от 28.12.2009 № 894 «О введении в действие Административного регламента Росархива по направлению государственной услуги «Организация исполнения запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства связанных с реализацией их законных прав и свобод, оформления в установленном порядке архивных справок»
Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 526 «Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти и организациях»
Приказ Росархива от 06.07.1998 № 58 «Об утверждении Правил работы пользователей читальных залах государственных архивов Российской Федерации»
«ГОСТ Р 54471-2011/ИСО/ TR 15801 2009 Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация сохраняемая в электронном виде»
«ГОСТ Р 54989-2012 /ИСО/ TR 18492 2005 Обеспечение долговременной сохранности электронных документов»
«ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации.
Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (ред. от 14.05.2018)
«ГОСТ Р 7.0.8-2013. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст)
Единый классификатор документальной информации Архивного фонда Российской Федерации.-М.,2007
Алексеева Е,В., Афанасьева Л.П., Бурова Е.М. Архивоведение. Учебное пособие.-М.: Инфра-М, 2007. 231с.
Бурова Е.М. Организация архивной и справочно-информационной работы по документам организации. Учебник. -М,:Академия, 2016.ч.1 235с., ч.2 293с.
Дополнительные источники:
Быкова Т. А., Вялова Л. М., Санкина Л. В. Делопроизводство. Учебник. М.: ДРОФА, 2017. 368 с.
Делопроизводство в кадровой службе / Кибанова А.Я. М.: Проспект, 2021. 80 с.
Казанцев С. Я. Делопроизводство и режим секретности. (СПО). Учебник. М.: Юстиция, 2021.
Корнеев И. К. Делопроизводство. Образцы, документы. Организация и технология работы. М.: Проспект, 2021. 480 с.
Интернет-ресурсы:
Справочно-правовая система «Консультант плюс» (http://www.consultant.ru/).
Справочно-правовая система «Гарант» (http://www.garant.ru/).
ПРИЛОЖЕНИЕ А – ОБРАЗЕЦ ИНФОРМАЦИОННОГО ПИСЬМА
Исх. № ________ Директору ООО _________________
от _______________ г. ________________
О смене директора
Настоящим письмом уведомляем Вас о смене директора нашей организации на основании протокола № ____ от __________ г. С __________ г. директором ООО _________ назначена ___________________________________________________.
Копия протокола № _____ от _____________ г. прилагается.
С уважением,
Директор ООО ____________ подпись ______________
ПРИЛОЖЕНИЕ Б – ОБРАЗЕЦ АРХИВНОЙ СПРАВКИ
ГБОУ «»
Служба документационного обеспечения управления
АРХИВ
(адрес)
Тел./факс
e-mail:
ОКПО, ОГРН
ИНН/КПП /
АРХИВНАЯ СПРАВКА
22.04.2018 N 1050/СДОУ
На N 2161-вх от 12.04.2018
В документах архивного фонда ГБОУ «» содержатся следующие сведения о работе (ФИО, дата рождения)
10.05.1976):
«» г. - принята на работу на должность секретаря в ГБОУ «»
(приказ от №);
Уволена по собственному желанию « » г. на основании ст. 77 Трудового кодекса Российской Федерации (приказ от №).
Основание:
Приложение: историческая справка на 1 л. в 1 экз.
Исполнитель:
Архивариус подпись ФИО
Директор подпись ФИО
Печать
ГБОУ
« »
1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
2 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
3 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
4 Постановления Правительства РФ от 22.09.2009 № 754 «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота»; от 08.09.2010 № 697 «О единой системе межведомственного электронного взаимодействия»; от 07.09.2011 № 751 «О внесении изменений в Правила делопроизводства федеральных органов исполнительной власти».
5 ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
|
Скачать 104.85 Kb.