Курсовой проект ДОУ. Курсовой проект. Курсовой проект По мдк 01. 01. Документационное обеспечение управления Тема Номенклатура дел, её предназначение. Составление номенклатуры дел Специальность 46. 02. 01 Документационное обеспечение управления и архивоведение
 Скачать 218 Kb.
|
Государственное бюджетное профессиональное образовательное учреждение Московской области «Колледж «Подмосковье» Курсовой проект По МДК 01.01. Документационное обеспечение управления Тема: Номенклатура дел, её предназначение. Составление номенклатуры дел Специальность 46.02.01 Документационное обеспечение управления и архивоведение
г.о. Клин 2022 СОДЕРЖАНИЕ Введение…………………………………………………………………………..….....4 1. Понятие и назначение номенклатуры дел………………………………………….5 2. Составление номенклатуры дел………………………………………………...…..7 2.1. Общий порядок разработки номенклатуры дел……………………..…………10 2.2. Основные требования к составлению номенклатуры дел………………..……11 2.3. Виды номенклатуры дел …………………………………………………...……11 2.4. Правила заполнения номенклатуры дел…………………………………….….13 2.4.2. Кто составляет номенклатуру дел……………………………………….……14 2.4.3. Согласование номенклатуры дел…………………………………………...…14 2.4.4. Пересмотр номенклатуры дел…………………………………………………15 2.4.5. Разделы номенклатуры дел……………………………………………………15 ….. 2.4.6. Заголовки дела…………………………………………………………….……15 2.4.7. Сроки хранения дел………………………………………………………….…15 2.4.8. Образец оформления номенклатуры дела……………………………….……16 2.4.9. Использование номенклатуры дел…………………………………….………17 2.4.10. Определение круга документов для включения в номенклатуру………….18 2.4.11. Индексация дел……………………………………………………………..…18 2.5. Порядок оформления и удостоверения номенклатуры дел……………………19 2.5.1.Принципы систематизации документов…………………………………….…20 3. Номенклатура как основа формирования дел…………………………...………..20 Заключение………………………………………………………………………….....22 Список использованных источников……………………………………………..….25 ВВЕДЕНИЕ Классификация документов - одна из наиболее давних и до сих пор окончательно нерешенных проблем. Начальные этапы ее связаны с организацией и систематизацией собраний, созданием перечней единиц хранения, то есть с функционированием первых библиотек и архивов, в частности, древнеегипетских и ассирийских. Исторически первым практическим способом деления документов в логической последовательности - классы, подклассы и более дробные части - являются классификации, базирующиеся на признаках содержания документа, в частности, его тематике (библиотеки средневековой Европы IX века, стран Арабского Халифата). Тематический признак, положенный в основу библиотечно-библиографических классификаций, в итоге привел к разработке Десятичной классификации М. Дьюи и ее модификаций, используемых подавляющим большинством библиотек мира. Подобно классификациям произведений печати, рукописей и других документов, на основе предметизации базировались и первые классификации описаний изобретений: английская (1852-1855), немецкая (1906). Первые классификации строились с учетом информационной составляющей документа. Комплексный подход к классификации документов, учитывающий особенности его содержания и формы, берет свое начало в XX в. одновременно с введением в научный оборот понятий «документ» и «документация». Первая попытка такой классификации осуществлена П. Отле в его «Трактате о документации» (1934), где заложены основы классификации, учитывающей не только некоторые признаки текста, в частности особенности знаковой природы информации, но и характеристики формы документа, т.е. материального носителя1. Активно проблема классификации документов начинает разрабатываться лишь в конце 1960-х - начале 1970-х годов в рамках информатики, книго- и архивоведения, а в конце 1980-х - библиографоведами. Большинство подходов было обусловлено спецификой дифференциации документов, принятой в той или иной науке либо области деятельности. Лишь в последние годы, благодаря работам А.В. Соколова, Ю.Н. Столярова, удалось создать многоаспектную классификацию, базирующуюся на учете информационной и материальной составляющих документа. 1. ПОНЯТИЕ И НАЗНАЧЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ Номенклатура дел как систематизированный перечень дел, заводимых в учреждение с указанием сроков хранения, имеет несколько направлений использования. Главным назначением номенклатуры дел является систематизация документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом, определяет систему хранения документов в учреждении. При этом номенклатура дел может служить основанием как для распределения документов на бумаге в физические дела, так и для упорядоченного распределения, хранения и поиска электронных документов в случае хранения документов (файлов) в организации на уровне файловой системы или БД. Каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет отдельную графу (поле) с указанием срока хранения документов, помещенных в него. Распределяя документы в дела в соответствии с номенклатурой, тем самым одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов. В дальнейшем наличие этого поля (показателя) в автоматизированных системах работы с документами (СЭД) позволяет упростить создание описей на документы постоянного и долговременного сроков хранения, по личному составу, а также актов о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения. Сроки хранения документов, указанные в номенклатуре дел, учитываются при создании резервных копий документов на внешних носителях с однократной записью. Точно также, как при формировании дел в одно дело не подшиваются документы с разными сроками хранения, на внешний носитель записываются документы одного срока хранения1. Это позволяет, при истечении срока хранения документов, после рассмотрения Экспертной комиссией соответствующего годового раздела описей и акта на выделение документов к уничтожению и подписания их руководством организации параллельно с выделением к уничтожению бумажных документов произвести уничтожение и резервных копий электронных документов на внешнем носителе (обычно DVD±R диске). Номенклатура, закрепляя индексацию дел, используется при регистрации документов - в бумажных (ручных) системах регистрации индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный индекс отправляемого документа. Номенклатура дел используется и как вспомогательный справочник: при изучении структуры учреждения; вместо описи как учетный документ при сдаче в архив учреждения дел со сроками хранения до 10 лет включительно; основой при составлении описей на дела постоянного хранения и со сроками хранения свыше 10 лет. В делопроизводстве организации номенклатура дел выполняет ряд функций: используется как схема систематизации при распределении и группировке исполненных документов в дела на календарный год. Заголовки дел из номенклатуры переносят на обложки дел; по окончании года номенклатура дел становится учетным документом, содержащим сведения о количестве заведенных в истекшем году дел; используется при построении информационно - поисковой системы по документам предприятия. Классификационная схема номенклатуры может быть использована для формирования справочной картотеки на исполненные документы в традиционной системе делопроизводства. Наиболее значимой функцией номенклатуры дел - она является справочным инструментом для поиска нужной информации. Например, чтобы определить, где искать необходимый документ, уже подшитый в дело, сначала в номенклатуре находят номер соответствующего дела и затем папку с тем же номером. Когда нужно подшить исполненные документы, вначале просматривается номенклатура, выбирается дело соответствующего содержания, а затем в него подшиваются документы. Номенклатура дел является важнейшим организационным документом и определяет не только организацию хранения документов в течение первых лет после их создания, но их дальнейшее хранение в архиве. Итак, номенклатура дел как систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов в дела (схема классификации), указатель индексации документов и дел, сроков их хранения, а также как схема построения справочной картотеки не исполненных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения. 2. СОСТАВЛЕНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ Номенклатура дел составляется на основе изучения состава и содержания документов, образующихся в деятельности организации. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться уставом или положением об организации, положениями о ее структурных подразделениях, штатным расписанием, номенклатурой дел организации за прошлый год, описями дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, регистрационными формами, ведомственными и типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, типовыми и примерными номенклатурами дел. В номенклатуре дел предусматриваются заголовки дел для группировки документов, отражающие все документируемые участки и вопросы деятельности организации. В номенклатуру дел организации включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, дела ликвидационной комиссии организации включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации). Основой для определения структуры номенклатуры дел является структура (штатное расписание) организации. Разделами, подразделами и другими делениями номенклатуры дел являются названия подразделений (например: канцелярия, бухгалтерия, отдел кадров и т.п.). Графы номенклатуры дел организации, ее структурных подразделений заполняются следующим образом. В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в организации цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 02-03, где 02 - индекс структурного подразделения, 03 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел. В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел разных структурных подразделений (направлений деятельности). Пример: "Приказы по основной деятельности" (02-03, 03-03, 04-03 и т.д.). В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. Вначале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих постановления и приказы вышестоящих организаций, располагаются перед заголовками дел с приказами руководителя организации. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы. •Заголовки дел, заведенных по географическому и по корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту географических названий или корреспондентов. •Заголовок дела должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Состав элементов заголовка дела, располагаемых в принятой последовательности, определяется характером документов дела. В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле. Пример: "Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады)". Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы - приложения к какому-либо документу. Пример: "Документы к протоколам заседания коллегии министерства". Заголовки дел по вопросам, не разрешенным в течение одного года, являются "переходящими" и вносятся в номенклатуру дел организации следующего года с тем же индексом. Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела. В графе 3 номенклатуры дел указывается количество дел (томов, частей). Она заполняется по окончании календарного года. В графе 4 указываются срок хранения дела, номера статей по перечню (типовому, ведомственному), а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел. При включении в номенклатуру заголовков, документов, срок хранения которых не предусмотрен типовым или ведомственным перечнями документов, срок их хранения устанавливается ЭПК соответствующего архивного учреждения по представлению архива и ЦЭК (ЭК) организации. В графе 5 "Примечание" в течение всего срока действия номенклатуры проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др. По окончании делопроизводственного года в конце номенклатуры дел заменяется итоговая запись о количестве заведенных дел (томов), отдельно постоянного и временного хранения. Сведения, содержащиеся в итоговой записи номенклатуры дел организации, в обязательном порядке сообщаются архивному учреждению, о чем в номенклатуре дел проставляется отметка с указанием должности лица, сделавшего отметку, и расшифровки его подписи. 2.1. ОБЩИЙ ПОРЯДОК РАЗРАБОТКИ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ Разработка номенклатуры дел складывается из нескольких этапов: - определение круга документов для включения в номенклатуру; - составление наименований дел; - разработка классификационной схемы номенклатуры; - определение сроков хранения дел; - определение системы индексации и установление индексов дел; - оформление и удостоверение номенклатуры дел. 2.2. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ - охват всех документов, получаемых и создаваемых в процессе деятельности организации; - раздельная группировка в дела документов постоянного и временного сроков хранения; - конкретная и четкая формулировка заголовка дела, полностью отражающая состав и содержание документов в нем и исключает возможность включения в дело документов, не соответствующих его содержанию и сроку хранения; - систематизация дел внутри разделов номенклатуры в соответствии со степенью важности и сроком хранения документации. 2.3. ВИДЫ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ  Архивное хранение документов предполагает использование нескольких вариантов номенклатуры дел: типовая – разрабатывается специально для определенного предприятия, устанавливает единый состав всех дел; примерная –подходит для организаций со схожей деятельностью, но разной структурой (в данном случае обязательно указание индексов). Подобная номенклатура дел обычно носит рекомендательный характер; индивидуальная – составленная для конкретного случая, предприятия, подразделения. Ее разработкой занимается специалист компании, после чего документация согласовывается с главой архивного отдела и подписывается руководителем. Первые два вида формируются только специальными службами, отвечающими за документальное обеспечение. Перед утверждением необходимо их одобрение центральной комиссией, после чего проводится согласование с соответствующей государственной архивной службой. Номенклатура позволяет указать основные направления деятельности компании, отвечает за исполнение дел, их документальное сопровождение. На предприятии могут использовать различные виды номенклатуры в зависимости от поставленных целей. Архивное хранение обеспечивается с учетом действующего законодательства, а также соответствующих актуальных норм. В номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел, переносятся в индивидуальную номенклатуру дел без изменений. Номенклатура дел организации оформляется на общем бланке организации. Номенклатура дел организации визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления, и после одобрения ЦЭК (ЭК) организации направляется на согласование с ЭПК соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации. После утверждения номенклатуры дел организации структурные подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе. Номенклатура дел организации на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года. Согласованная с архивным учреждением номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем организации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Номенклатура дел согласовывается с архивным учреждением не реже одного раза в 5 лет. В случае коренного изменения функций и структуры организации разрабатывается новая номенклатура дел. 2.4. ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ Правила составления и оформления номенклатуры дел установлены следующими тремя документами: ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст); Приказ Министерства культуры РФ от 31 марта 2015 г. № 526 “Об утверждении правил организации хранения, комплектования, учёта и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях”; "ГОСТ Р 7.0.97-2016. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов" (утв. Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст) (ред. от 14.05.2018). 2.4.1. ОСНОВНЫЕ ПРИЗНАКИ ГРУППИРОВКИ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛА Основные признаки группировки документов в делах: - по названию видов документов; - по содержанию документов; - по объектам, фирмам-контрагентам; - по корреспондентам; - по грифу ограничения доступа к документам. 2.4.2. КТО СОСТАВЛЯЕТ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ Номенклатура дел составляется делопроизводственной службой, секретарем-референтом или специалистом, ответственным за работу с документами, при непосредственном участии архивиста предприятия. 2.4.3. СОГЛАСОВАНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ Номенклатура дел организации визируется руководителем архива организации или лицом, ответственным за архив организации, подписывается руководителем службы или лицом, ответственным за делопроизводство. После одобрения экспертной комиссией организации направляется на согласование с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения, после чего утверждается руководителем организации. 2.4.4. ПЕРЕСМОТР НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ Номенклатура дел учреждения пересматривается не менее одного раза в пять лет. Помимо этого, она ежегодно уточняется, утверждается руководителем организации и руководителем экспертной комиссии и вводится в действие с 1 января нового календарного года. 2.4.5. РАЗДЕЛЫ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ Первым разделом номенклатуры является документационное обеспечение управления (ДОУ). Остальные структурные подразделения располагаются после нее по степени значимости. Вначале указываются наиболее важные производственные отделы, затем функциональные или вспомогательные службы с присвоением им индексов. 2.4.6. ЗАГОЛОВКИ ДЕЛА Заголовок дела должен состоять из элементов, расположенных в следующей последовательности: - название вида документа; - краткое содержание дела; - дата, к которой относятся документы дела; - название статистических форм, их номер или условное обозначение; - слова «копии», если дело составлено из копий документов. Заголовок дела должен в обобщенной форме кратко, четко и однозначно отражать основное содержание документов комплекса, так как именно по заголовку дела производится поиск документов. 2.4.7. СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДЕЛ Срок хранения каждого дела в номенклатуре определяется по «Перечню документов с указанием сроков хранения» со ссылкой на соответствующую статью перечня. Вопросы о сроках хранения дел решаются архивистом предприятия и могут быть уточнены экспертной комиссией предприятия или центральной экспертной комиссией. 1. Сроки хранения дел устанавливают для обеспечения сохранности ценных документов. 2. Сроки хранения устанавливаются по перечням документов с указанием сроков их хранения или экспертным путем ведущими специалистами организации. 3. Сроки хранения документов устанавливаются в зависимости от значимости документов. 4. Если в деле содержатся документы временного хранения различной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения всего дела устанавливается для наиболее ценной документации. 5. Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. 2.4.8. ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛА Форма номенклатуры представляет собой таблицу из пяти граф: индексы дел, заголовки дел, количество томов, сроки хранения и примечания.
Начальник отдела делопроизводства Мышкина Мышкина П.Р. Ответственный за архив Палкина Палкина П.А. 2.4.9. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ Номенклатура дел используется для следующих целей: - используется как схема классификации при распределении и группировке исполненных документов в дела; - с ее помощью намечают ориентировочные сроки хранения документов, что является первым этапом экспертизы ценности документов; - используется при построении информационно - поисковой системы по документам предприятия; -используется вместо описи как учетный документ при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно. Она же служит основой для составления описей на дела со сроками хранения свыше 10 лет и постоянного; - номенклатура имеет справочное значение при изучении структуры учреждения, организации, предприятия. 2.4.10. ОПРЕДЕЛЕНИЕ КРУГА ДОКУМЕНТОВ ДЛЯ ВКЛЮЧЕНИЯ В НОМЕНКЛАТУРУ Основное требование к номенклатуре - охват всех документов, образующихся в процессе деятельности организации. При этом должна учитываться документация, как создаваемая в самой организации, так и получаемая от других организаций и лиц, включая регистрационные карточки, журналы учета, различные картотеки. 2.4.11. ИДЕКСАЦИЯ ДЕЛ Обычно индекс дела состоит из цифрового обозначения структурного подразделения, которое принято в организации, и порядкового номера дела в пределах структурного подразделения. Например, индекс дела 02-04 означает, что дело было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс «02», и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела располагается под номером «04». Если номенклатура строится по производственной или функциональной схеме, индекс дела будет состоять из индекса направления деятельности и его порядкового номера в данной группе дел, например: 03-02, где «03» - это обозначение вопроса деятельности, «02» - порядковый номер дела внутри раздела. Индексация структурных подразделений должна быть постоянной и повторяться из года в год. Переходящие дела вносятся в номенклатуру каждый раз под одним и тем же индексом. 2.5. ПОРЯДОК ОФОРМЛЕНИЯ И УДОСТОВЕРЕНИЯ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ - в дела подшиваются только исполненные документы; каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных стандартов и других нормативных актов; - в дело включаются документы в одном экземпляре. Черновики, размноженные копии вместе с оригиналами не подшиваются; документы постоянного и временного сроков хранения группируются в отдельные дела; - в дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; - документация учебных заведений формируется в дела по учебным годам; - документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним приложениями и дополнительными материалами. Допускается помещать в дело исключительно реализованные документы; - необходимо присоединять к делу по одному экземпляру каждого документа; - группировать в отдельные дела документы постоянного и временного сроков хранения; - необходимо вносить в дела документацию, которая относится к одному календарному году. Исключение составляют, так называемые, "переходящие» дел, которые создаются на протяжении нескольких лет; - необходимо размещать документацию внутри дела в хронологическом порядке или таким образом, чтобы при прочтении стадии решения вопроса были расположены последовательно. 2.5.1. ПРИНЦИПЫ СИСТЕМАТИЗАЦИИ ДОКУМЕНТОВ - вопросно-логический; - хронологический; - алфавитный; - нумерационный. 3. НОМЕНКЛАТУРА КАК ОСНОВА ФОРМИРОВАНИЯ ДЕЛ Номенклатура как основа формирования дел Формирование дел - это отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри него. Дело - совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку. Формирование дел должно отвечать следующим основным требованиям: оперативность обработки и поиска документов; надежность документационного обслуживания; сохранность документов. В дело помещают только исполненные документы (подлинники или заверенные копии), оформленные в соответствии с требованиями ГОСТов и ЕГСД. Документы, не соответствующие заголовку дела, неправильно оформленные (возвращаются исполнителю для доработки), подлежащие возврату, черновики, варианты, размноженные копии в дело не помещают. Дела формируются централизованно (в канцелярии) и децентрализованно (в структурных подразделениях). При составлении сводной номенклатуры дел каждому структурному подразделению присваивается индекс. Например, приемная отдела воспитательной работы и социальной защиты Комитета по начальному профессиональному образованию - индекс 03, отдел стратегии и развития профобразования Комитета - 02, бухгалтерия - 04 и т.д. Контроль за формированием дел в структурных подразделениях осуществляет заведующий архивом учреждения или лицо, ответственное за архив. Документы постоянного и временного хранения группируют в отдельные дела (отдельно оригиналы и копии, годовые, квартальные, месячные планы, отчеты и т.д.). В исключительных случаях документы постоянного и временного хранения, связанные с рассмотрением одного вопроса, группируют в одном деле - регистраторе или скоросшивателе. После завершения рассмотрения этих документов, принятия решения и закрытия дела документы постоянного хранения изымаются и переносятся в дело постоянного хранения. Если разделение дела на два предусмотрено номенклатурой, об этом делается запись в графе номенклатуры «Примечание». В дела группируют документы одного делопроизводственного года. Исключения составляют переходящие и судебные дела; личные дела, которые формируются в течение всего периода работы данного лица в учреждении; учебная документация, создающаяся в учебных учреждениях (формируется за учебный год). В деле должно содержаться не более 250 листов при толщине 30-40 мм. При большом количестве документов из них формируют самостоятельные дела по хронологии или узким вопросам. Например: дело «Переписка о поставке металла» можно разделить на три: «Переписка о поставке литья», «Переписка о поставке проката», «Переписка о поставке арматуры и проволоки». Документы к заседаниям, сгруппированные в отдельное дело, систематизируют по номерам протоколов заседаний. Внутри группы документов, относящихся к одному протоколу, их располагают в последовательности решения вопросов; в группе документов по одному вопросу первым подшивается инициативный, а затем другие документы. Поручения вышестоящих органов группируют в дела по направлениям деятельности учреждения. Документы внутри дела располагают в хронологической последовательности. Документы в личных делах размещают в следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу, направление или представление; анкета, листок по учету кадров; автобиография, документы об образовании, выписка из приказов о назначении, перемещении, увольнении (копии записок о приеме на работу, переводе, увольнении); дополнение к личному листку по учету кадров; дополнение к личному листку по учету поощрений. Справки с места жительства, о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел. В пределах этих групп документы располагают по хронологии. Копии приказов о наложении взысканий, о поощрениях, изменении фамилии и т.д. в связи с внесением этих записей в дополнение к личному листку по учету кадров в личное дело не помещают. Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов - создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ. ЗАКЛЮЧЕНИЕ Номенклатура дел необходима для быстрого поиска документов по их содержанию и видам. От того, насколько качественно она составлена, зависят оперативность работы с документами и их сохранность. Наличие номенклатуры дел в каждом учреждении, организации, предприятии обязательно. Основные положения по составлению номенклатуры дел изложены в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД). Номенклатура дел может быть конкретной, примерной и типовой. Кроме того, различают номенклатуры дел структурного подразделения и учреждения. Конкретная номенклатура отражает документы одного конкретного учреждения или структурного подразделения. Примерные и типовые номенклатуры дел отражают документы определенной категории учреждений с однотипным характером деятельности и составом документации. Кроме того, типовая номенклатура устанавливает единую индексацию дел для соответствующих учреждений системы (ведомства) и является обязательной. Примерная номенклатура дел является рекомендательной. Составлению номенклатур дел в организации предшествует подготовительная работа, цель которой - обеспечить учет дел, заводимых в делопроизводстве, их соответствие видам и содержанию откладываемых документов, правильную их классификацию в соответствии с участками работы и вопросами деятельности организации. Работа по составлению номенклатур дел, как структурных подразделений, так и учреждения в целом, координируется делопроизводственной службой и, как правило, включает изучение их организационной структуры и направлений, а также комплекса документов, на основании которых будут формулироваться наименования дел и определяться принципы их формирования. В номенклатуры дел включаются заголовки дел для группировки документов с грифом «Для служебного пользования», справочные картотеки. Утвержденные экземпляры номенклатур дел являются документами постоянного хранения и включаются в состав дел службы делопроизводства организации. Если такая служба отсутствует, они включаются в состав дел секретаря-референта. После утверждения номенклатуры дел структурные подразделения и общественные организации получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе. Номенклатура дел учреждения, не передающего документы на государственное хранение, одобренная экспертной комиссией (ЭК), ежегодно утверждается ее руководителем. Первый экземпляр номенклатуры хранится не менее 10 лет. Номенклатура дел в структурных подразделениях составляется для обеспечения порядка формирования и учета дел в делопроизводстве подразделений. Сводная номенклатура дел составляется на основании номенклатур дел структурных подразделений. Номенклатура дел учреждения печатается в нескольких экземплярах. Первый экземпляр хранится в службе делопроизводства, второй - используется этой службой в качестве рабочего экземпляра, третий - находится в ведомственном архиве (у лица, ответственного за архив) в качестве учетного документа, четвертый - в государственном архиве, в который передаются документы данного учреждения. Номенклатура дел учреждения пересматривается не реже одного раза в пять лет. В случае коренного изменения функций и структуры учреждения она составляется, согласовывается и утверждается заново. СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ 1. Быкова Т.А., Санкина Л.В. Документационное обеспечение управления негосударственных организаций: Учеб. пособие. М.: ИНФРА-М, 2010. 2. Галахов В.В. и др. Делопроизводство, 2018. 3. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления), 2017. 4. Казакевич Т.А. Документационное обеспечение управления, 2018. 5. Басаков М.И. Документационное обеспечение управления (с основами архивоведения), 2018. 6. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления,2020. 7. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Утверждены постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. №477 // СЗ РФ. 2009. №25. Ст. 3060. 8. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» - М., 1998. 9. Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решение коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. М.: Росархив, ВНИИДАД, 2002. 10. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М., 2003. 11. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования». - М., 2007. | |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||